Transcript ANTALYA VI. BOLGE GRAMANTIN IYILESTIRME TAKIMI

Antalya
Tapu ve Kadastro
VI. Bölge Müdürlüğü
Gramantin İyileştirme Takımı
TAPU VE KADASTRO VI. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
“Ölçemediğiniz hiçbir şeyi kontrol edemez, kontrol edemediğiniz hiçbir şeyi yönetemezsiniz”
Çalışmanın Yapıldığı Bölge Müdürlüğü
İyileştirme Takımını Adı:
Takımın Lideri
Takımın Raportörü
Takım Üyeleri:
:
:
:
:
6.Bölge Müdürlüğü
Isparta\Aksu Tapu Müdürlüğü
Manavgat Tapu Müdürlüğü
Manavgat Tapu Müdürlüğü
Antalya Kadastro Müdürlüğü
Antalya\Kemer Tapu Müdürlüğü
Senirkent Tapu Müdürlüğü
Burdur Kadastro Müdürlüğü
Gölhisar Tapu Müdürlüğü
Alanya Tapu Müdürlüğü
Kepez Tapu Müdürlüğü
Kaş Tapu Müdürlüğü
Konyaaltı Tapu Müdürlüğü
Ağlasun Tapu Müdürlüğü
Yeşilova Tapu Müdürlüğü
Manavgat Tapu Müdürlüğü
Antalya VI. Bölge Müdürlüğü
Gramantin Takımı
Aliye BAYHAN
İzzet COŞAR
Aliye BAYHAN
İzzet COŞAR
Abit GÖVER
Murat GÜRLEK
Gürsel AVCI
Murat ÖZAYDIN
Osman ERDOĞAN
Adil DOLU
Ummahan ÖĞÜT
Süleyman ERDEM
Fatih ŞİMŞEK
İbrahim KAÇMAZ
Ezgi TEKİN
İlnur SARI
Sezgin ÖZDEMİR
İsmail TÜLÜ
İyileştirme Çalışmasının Konusu:
Personel Performans Ölçme ve Değerlendirilmesi
Çalışmanın Başlama Tarih:
Çalışmanın Bitirildiği Tarih:
Antalya VI. Bölge Müdürlüğü
31.01.2012
03.02.2012
Şubat 2012 – Manavgat -ANTALYA
TAPU VE KADASTRO VI. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
“Ölçemediğiniz hiçbir şeyi kontrol edemez, kontrol edemediğiniz hiçbir şeyi yönetemezsiniz”
SUNUŞ
" Muratları, dilekleri koruyan adalettir... Adalet taksimcidir, bölüşülecek şeyleri o
bölüştürür... Fakat şaşılacak şey şu ki bunda ne cebir vardır ne de zulüm! "
Mevlana Celaleddin-i Rumi.
Sürekli Kurumsal Gelişim projesi kapsamında KYS eğitimleri çerçevesinde
Antalya Tapu ve Kadastro VI. Bölge Müdürlüğü bünyesinde oluşturulan kalite
iyileştirme takımlarından biri olan Gramantin İyileştirme Takımı 31.01.2012
tarihinde çalışmalara başlamış ve 03.02.2012 tarihinde son bulmuştur.
Antalya VI. Bölge Müdürlüğü
Şubat 2012 – Manavgat -ANTALYA
TAPU VE KADASTRO VI. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
“Ölçemediğiniz hiçbir şeyi kontrol edemez, kontrol edemediğiniz hiçbir şeyi yönetemezsiniz”
Problem Havuzumuz
1.Kurum kültürü ve motivasyon eksikliği
2.TAKBİS sistem numaralarının kaldırılarak yerlerine TC numaralarının konması
3.Kurum tanıtımı (basın ve yayının daha yoğun kullanılması)
4.Adaletsiz İş Dağılımı
5.Teknolojik sıkıntılar (internetimizin olmaması)
6.Personel yetersizliği
7.TAKBİS kişi kimlik bilgilerinin yanında fotoğraf ve imzalarının bulunması
Gramantin iyileştirme takımı olarak problem havuzumuzdan “Adaletsiz İş
Dağılımı” problemi seçilmiştir.
Antalya VI. Bölge Müdürlüğü
Şubat 2012 – Manavgat -ANTALYA
TAPU VE KADASTRO VI. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
“Ölçemediğiniz hiçbir şeyi kontrol edemez, kontrol edemediğiniz hiçbir şeyi yönetemezsiniz”
Problem havuzu
oylaması
1
2
3
4
5
6
7
Aliye BAYHAN
Abit GÖVER
Murat GÜRLEK
Gürsel AVCI
Murat ÖZAYDIN
İzzet COŞAR
Osman ERDOĞAN
Adil DOLU
Ummahan ÖĞÜT
Süleyman ERDEM
Fatih ŞİMŞEK
İbrahim KAÇMAZ
Ezgi TEKİN
İlknur SARI
Sezgin ÖZDEMİR
İsmail TÜLÜ
3
3
5
1
1
5
5
3
4
4
5
6
2
3
6
4
6
7
6
6
7
4
1
4
2
5
1
5
4
6
4
5
1
1
4
2
6
2
4
2
3
1
3
4
6
2
7
7
7
6
7
5
5
1
6
6
5
7
6
3
3
5
5
6
5
5
3
7
2
6
2
1
6
2
4
2
2
1
3
3
6
5
2
3
4
3
7
7
1
3
2
1
5
4
2
2
7
2
1
4
3
7
3
5
7
6
7
7
7
7
1
1
60
73
55
83
54
57
75
Antalya VI. Bölge Müdürlüğü
Şubat 2012 – Manavgat -ANTALYA
TAPU VE KADASTRO VI. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
“Ölçemediğiniz hiçbir şeyi kontrol edemez, kontrol edemediğiniz hiçbir şeyi yönetemezsiniz”
ADALETLİ İŞ DAĞILIMI
Adalet, hakkın gözetilmesi ve yerine getirilmesi anlamına gelir. Haklı ile
haksızın ayırt edilmesi adaletle sağlanır. Adalet kavramı temelde hukuk
kurallarına uygunluğu içerir. İnsanların toplum içindeki davranışlarıyla ilgili
olduğundan ahlak kurallarıyla da ilişkilidir.
Hizmet, ekonomide fiziksel özelliğe sahip malın tersine, elle tutulamayan ve
saklanması mümkün olmayan, insan ihtiyaçlarının giderilmesine yönelik
olarak üretilen veya organize edilen faaliyetlerdir. Üretilen çıktının
mülkiyetinin olmaması hizmeti üründen ayıran temel özelliktir.
Görev dağılımı, ekibin başındaki liderin, hedeflenen bir amaca ulaşmak için
ekipteki kişilere ilgili görevleri paylaştırmasıdır.
Tapu dairesinde adaletli iş dağılımı ise, ön başvurudan gelen evrakların
personel sayısına göre ve işin niteliğine göre dağıtılması olarak
düşünülebilir.
Antalya VI. Bölge Müdürlüğü
Şubat 2012 – Manavgat -ANTALYA
TAPU VE KADASTRO VI. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
“Ölçemediğiniz hiçbir şeyi kontrol edemez, kontrol edemediğiniz hiçbir şeyi yönetemezsiniz”
PROBLEM NEDENLERİ
•Personel yetersizliği
•İntibak eğitimlerinin zamansız ve kısa olması
•İdarecinin halet-i ruhiyesi, idareciye çevresel ve siyasi baskı
•Nitelikli personelin azlığı, Personelin eğitim ve iş kabiliyetinin aynı seviyede olmaması
•Liyakat sistemi
•Zamansız ve adaletsiz geçici görevler.
•Personelin kendini ifade edememesi
•Personelin sağlık sorunları
Antalya VI. Bölge Müdürlüğü
Şubat 2012 – Manavgat -ANTALYA
TAPU VE KADASTRO VI. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
“Ölçemediğiniz hiçbir şeyi kontrol edemez, kontrol edemediğiniz hiçbir şeyi yönetemezsiniz”
Personel Yetersizliği
İş dağılımında adalet konusunu sadece müdürlük içi değerlendirmek yerine aynı zamanda
müdürlükler bazında değerlendirmek gerekmektedir. Aylık ortalama işlem sayısı 6000 olan
müdürlükte çalışan personel ile aylık ortalama işlem sayısı 2000 olan personelin çalıştığı
müdürlükler arasında işlem sayısına yönelik olarak orantılı eleman bulunması gerekliliği
yadsınamaz bir gerçektir.
•Genel Müdürlüğümüz personel alımları, atamaları ve tayin durumlarında bu orantıyı
dikkate alarak hareket etmeli ve taviz vermemelidir.
•Norm Kadro uygulaması teoriden pratiğe
ulaştırılarak titizlikle uygulanmalıdır.
Antalya VI. Bölge Müdürlüğü
Şubat 2012 – Manavgat -ANTALYA
TAPU VE KADASTRO VI. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
“Ölçemediğiniz hiçbir şeyi kontrol edemez, kontrol edemediğiniz hiçbir şeyi yönetemezsiniz”
İntibak Eğitimlerinin Kısa ve Yetersiz Olması
Eğitim Dairemize giden yeni atanmış personel işe başladıktan sonra eğitime alınmaktadır.
Bu durum müdürlükte ani ve uzun süreli personel kaybına neden olmakta aynı zamanda
hiçbir eğitim almadan Tapu Müdürlüklerine atanan personel belirli bir seviyeye gelene
kadar müdürlüğe hiçbir fayda sağlayamamaktadır.
Eğitim Dairemizde sadece teorik bilgi verilmesi nedeni ile yeni personel eğitimden
kendisine özellikle Tapu Müdürlüğünde yapacağı işlemler bakımından çok fazla bir şey
katamadan dönmek zorunda kalmaktadır.
•Yeni atanan personel göreve başlamadan önce eğitime alınmalıdır.
•Eğitimler teoride kalmamalı uygulamalı eğitim modu kullanılmalıdır. Eğitim Dairemizde
kurulacak Sanal Tapu Müdürlüğü sayesinde Tapu Müdürlüklerimizdeki işlemler
eğitimdeki personellere öğretilebilinir.
Antalya VI. Bölge Müdürlüğü
Şubat 2012 – Manavgat -ANTALYA
TAPU VE KADASTRO VI. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
“Ölçemediğiniz hiçbir şeyi kontrol edemez, kontrol edemediğiniz hiçbir şeyi yönetemezsiniz”
İdarecinin Halet-i Ruhiyesi, İdareciye Çevresel ve Siyasi Baskı
İşlem havaleleri kişilere bırakılmamalıdır. Kişilerin anlık fikir değişiklikleri, müdürlük
dışından gelebilecek baskılar nedeni ile yanlı davranabilir.
•İşlemler nitelik, zorluk ve parsel sayısına göre puanlandırılarak sistem tarafından
havale edilmelidir.
•Söz konusu puanlama sistemi aynı zamanda hangi personelin hangi işlemi daha hızlı
yaptığı hangi işlemde daha verimli olduğu ve hangi işlemlerde kendisini geliştirmesi ya
da eğitilmesi konusunda üst yada üstlerine ve kendisine rehberlik edecektir.
•Böylece nitelikli personele sahip olma konusunda yardımcı olacaktır.
•Söz konusu sistemde havale otomatik yapılacağından idareci üzerindeki havale yükü
kalkmış olacaktır.
Antalya VI. Bölge Müdürlüğü
Şubat 2012 – Manavgat -ANTALYA
TAPU VE KADASTRO VI. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
“Ölçemediğiniz hiçbir şeyi kontrol edemez, kontrol edemediğiniz hiçbir şeyi yönetemezsiniz”
Nitelikli personelin azlığı, Personelin eğitim ve iş kabiliyetinin aynı seviyede
olmaması
Şu günlerde görmekte olduğumuz kalite yönetim sistemi seminerlerinde sıkça adını
duyduğumuz, kaliteli personel, nitelikli personelin eksikliğinin çekildiği hepimizce
aşikârdır.
•Söz konusu nitelikli personelin sayısının artırılması için uygulamalı uzaktan
eğitimin önemli bir çözüm şıkkı olabileceği unutulmamalıdır.
•Söz konusu sistemde personel görsel materyallerle (video, resim vb.) eğitilmeli
süreli sınavlarla test edilmelidir.
•Aldığı eğitimlerin personelin idarecisi tarafından gözlemlenebilmelidir.
•Böylelikle kendisine havale edilen işlemlerle ilgili bilgi kısıtlılığı yaşadığı gibi
bahaneler üretemeyecektir.
Antalya VI. Bölge Müdürlüğü
Şubat 2012 – Manavgat -ANTALYA
TAPU VE KADASTRO VI. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
“Ölçemediğiniz hiçbir şeyi kontrol edemez, kontrol edemediğiniz hiçbir şeyi yönetemezsiniz”
Liyakat
Liyakat kısaca layık olmak anlamına gelir, işe alınan personel konusunda kurumumuzun
yeteri kadar ince eleyip sık dokumadığı iş konumuzla hiç ilgisi olmayan kurumlardan
kurumumuza geçen diğer memurlara bakıldığına açıkça ortaya çıkmaktadır.
•Kuruma personel alımlarında daha çok mesleğe yönelik olarak eğitim almış kişilere
öncelik verilmesi gerekmektedir.
•Böylelikle yeni personelin adaptasyon süresi minimize edilebilecektir.
•Mesleğimizle ilgili olmayan kurumlardan personel alımı önlenmelidir.
•Kurumumuz işleyişi ile ilgisi olmayan bir kurumdan personel almak yerine başarıya aç
yeni personel alımına öncelik verilmelidir
Antalya VI. Bölge Müdürlüğü
Şubat 2012 – Manavgat -ANTALYA
TAPU VE KADASTRO VI. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
“Ölçemediğiniz hiçbir şeyi kontrol edemez, kontrol edemediğiniz hiçbir şeyi yönetemezsiniz”
Zamansız ve Adaletsiz Geçici Görevler
Geçici Görevler gerçekten gerekliliğinin dışında kimi zaman personeli “sürmek”
manasında kullanılmaktadır. Bu ceza alternatifi çoğu kez cezalandırılmak istenen
personelle birlikte tüm müdürlük personelinin cezalandırılmasına ve adil olmayan iş
dağılımlarına sebep olmaktadır.
•Geçici Görevlendirme işlemi bir ceza-i müeyyide olmaktan çıkarılmalıdır.
Antalya VI. Bölge Müdürlüğü
Şubat 2012 – Manavgat -ANTALYA
TAPU VE KADASTRO VI. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
“Ölçemediğiniz hiçbir şeyi kontrol edemez, kontrol edemediğiniz hiçbir şeyi yönetemezsiniz”
Personelin Kendini İfade Edememesi
Bu sorun özellikle işe yeni başlayan yada halen adaylık sürecinde bulunan personel için
işini kaybetme korkusu yada asil memurların bilgi eksikliğinden kaynaklanmaktadır.
•Yeni başlayan personel eğitimler sırasında hak ve görevleri hakkında bilgilendirilmeli
•İdareciler ile personel arasındaki iletişim sorununun eğitimler yolu ile aşılması
gerekmektedir.
Antalya VI. Bölge Müdürlüğü
Şubat 2012 – Manavgat -ANTALYA
TAPU VE KADASTRO VI. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
“Ölçemediğiniz hiçbir şeyi kontrol edemez, kontrol edemediğiniz hiçbir şeyi yönetemezsiniz”
Personelin sağlık sorunları
Tapu Müdürlüklerinde çalışan personelin büyük bir bölümünün yoğun iş temposundan
ötürü psikolojik problemler yaşadığını bilmekteyiz.
•Stres yönetimine yönelik olarak eğitimlerin verilmesi
•Personelin sosyal faaliyetlerde bulunulması.
Antalya VI. Bölge Müdürlüğü
Şubat 2012 – Manavgat -ANTALYA
Dinlediğiniz için Teşekkür ederiz.
Antalya Tapu ve Kadastro VI. Bölge
Müdürlüğü
Gramantin İyileştirme Takımı