Transcript Halkla İlişkilerde İletişim

HALKLA
İLİŞKİLERDE
İLETİŞİM
HALKLA İLİŞKİLERİN TANIMI
’’Halkla ilişkiler; genelde, bir
kamu kuruluşunun kendi
dışındaki kişilerle, her yönden iyi
ilişkiler kurabilmesi ve kişilerin
de kuruluşa karşı olan düşünce
ve davranışlarının olumlu
yönden geliştirilmesi için
yapılacak her türlü faaliyettir.’’
Halkla ilişkiler
kuruluş personeli arasındaki
ilişkileri de kapsamaktadır.
Bunlar;
1-Personelin halkla ilişkileri
2-Halkın kuruluşa karşı olan
düşünce ve davranışları
3-Kuruluş içindeki personel
ilişkileri
Halkla ilişkiler için kuruluşların,
önce kendi hareketine ve tutumuna çeki
düzen vermesi gerekir.
İlişkilerde açıklık ve dürüstlük
vazgeçilmez bir unsur olarak görülmelidir.
Halkla ilişkiler;
Kurumdaki sadece bir kişinin
ya da şubenin değil, yardımcı hizmetli ve
santral memurlarından en yüksek
yöneticiye kadar tüm personelin, özellikle
de yöneticinin görevidir.
Bu anlayış içinde davranıldığı zaman,
halkla ilişkiler yararlı olur ve amaca
ulaşılır.
HALKLA İLİŞKİLERİN ÖNEMİ
Halkla ilişkilerin varoluş nedeni; halkı, başka
bir deyimle kamu oyunu, herhangi bir
konuda etkilemek, ele alınan konuda onun
desteğini ve güvenini kazanabilmektir.
Bireylere bir şey yaptırabilmek için genelde
üç etkili yolun olduğu bilinmektedir.
Bunlar;
-Zor kullanmak,
-Para ile satın almak,
-İnandırmak.
Halkla ilişkilerde, halkın bir yeniliğe, bir
toplumsal değişime uymasında, bir
kuruluşu desteklemesinde, yeni bir
hareket biçimine alışmasında,
inandırma yolu kullanılır.
HALKLA İLİŞKİLERİN YARARLARI
Halkla ilişkileri başarı ile yürütemeyen,
münakaşa ya da kavga eden bir memur,
görevinde başarılı olamayacağı ve ceza ile
karşılaşabileceği gibi, böyle bir durumdan
sonra eğlence ve dinlenme saatlerinden de
gereği gibi yararlanamaz, neşesiz, bezgin ve
yorgun olur. Halkla ilişkileri iyi bilmek,
memura iş hayatında başarı, özel hayatında
da huzur sağlayacaktır.
HALKLA TEMASTA TARAFLAR
Halkla ilişkilerde iki taraf vardır;
Kurum (memur), Halk (Vatandaş)
Taraflar arasındaki temas ve ilişkiler çok
önemlidir. İlişkinin en uygun şekilde
yürütülmesi için, bu iki tarafı anlamak ve
halkla temasta uygulanacak kuralları,
ilkeleri bilmek gerekir.
Memur:
Halkla yapılan temaslarda, taraflardan birisi
olarak biz memurlar, önce kendimizi
anlamalı gerekiyorsa değişmeliyiz. Kendimizi
anlamak, kendimizi öğrenmek ve bilmek
demektir.
Bir memurun yapması gereken şey, daima
kendi tepkilerini eleştirmek ve daha uygun
davranmaya çalışmaktır.
Vatandaş:
Halkla temasta taraflardan ikincisini de
vatandaş teşkil etmektedir. Vatandaşın
davranışları her zaman arzulanan şekilde
olmayabilir. Vatandaşı değiştirmek bizim
elimizden gelmez. Bizim yapmamız gereken
şey, onu tanımaya ve anlamaya çalışmaktır.
Kendinize yapılmasını istemediğiniz bir
hareket ya da davranışı, başkalarına
yapmamalısınız.
Davranışlarına göre insan
tiplerinden bazılarını aşağıdaki
şekilde sıralayabiliriz.
1- Nazik
2- Kavgacı
3- Mevzuatı karışık bulur.
4- Münakaşacı
5- Şüpheci
6- Telaşlı
7- Çekingen
8- Akıl Hastaları
9-Sarhoşlar
10-Dolandırıcılar
HALKA ETKİ ETME YOLLARI
Düşündüklerimizi ifade ederken,
‘söylediklerimiz’, ‘söyleyiş tarzımız’ ve
‘yaptıklarımız’ önemlidir.
Konuşurken aynı düşünceyi
nezaketle ifade edebileceğimiz gibi, kaba
bir şekilde de söyleyebiliriz. Bazen
söylediklerimiz hareketlerimizden de daha
etkileyici olabilir. Bunlara birkaç örnek
verecek olursak;
Ne istiyorsunuz? (Kaba)
Bir isteğiniz var mı? (Nazik)
Bunlara bağlı olarak söylediklerimiz kadar,
söyleyiş tarzımız ve ses tonumuz da
önemlidir. Şöyle ki;
- Yumuşak ve inandırıcı ses, vatandaşı
teskin eder, sahibine itibar kazandırır.
- Kızgın ve sert ses, vatandaşı daha da
kızdırır. Anlaşmaya varma imkanı azalır.
- Sıcak ve sempatik ses, yardım arzusunu
gösterir, güven telkin eder işbirliğini teşvik
eder.
- Soğuk ve kayıtsız ses, çok meşgulmüş
izlenimi verir, kayıtsızlık ve ilgisizliği
gösterir, düşmanlık uyandırır.
Halkın güvenini sağlamak için şu hususları
göz önünde tutmamız gerekir.
- Vatandaşa, onu dikkate aldığımızı
göstermeliyiz.
- Verdiğimiz sözleri tutmalıyız.
- Kayıtlarımız daima doğru olmalı.
- Tahmini değil,daima kesin bilgi
vermeliyiz.
- Konuları iyi açıklamalıyız.
- Münakaşa etmekten, azarlamaktan
kaçınmalıyız.
- Görünüşümüz de derli toplu olmalı.
- Güler yüzlü olmalıyız.
VATANDAŞI BAŞARILI
BİR ŞEKİLDE
KARŞILAMA
YÖNTEMLERİ
I- Selamlama:
Selamlama, vatandaş ile
ilgilendiğimizi göstermek bakımından
önemlidir. İhmal edilmemelidir.
Selam gecikmeden verilmelidir.
II- Vatandaşı Nasıl Dinlemeliyiz:
Karşımızdakini dinlemeyi bilmek
de bir meziyettir. İnsanlar konuşkan
kimselerden çok, kendilerini
dinleyenleri severler. Vatandaşı
dikkatle ve sabırla dinlemeliyiz.
Dikkatle Dinlemek
Sabırla Dinlemek
III- Personelin görünüşü:
Halk ile yüz yüze çalışan bir memur,
çalıştığı kurumu en iyi şekilde temsil
etmek zorundadır. Memur, halkın
gözünde çalıştığı kurumla özdeşleşen
kimsedir.
Personelin görünüşünü iki yönden
inceleyebiliriz. Bunlar;‘Giyim – Bakım’
ve ‘Duruş – Tavır’ dır.
Giyim – Bakım : Bir insan hakkında ilk izlenim gözler
yoluyla edinilir. Vatandaş memur ile temas etmeden
önce memuru görür.
- Görünüş bakımından üzerinde durulacak ilk şey
giyimdir. İyi bir memurun elbisesi lekesiz, temiz ve
ütülü olmalıdır.
- Erkek memurların her gün sakal tıraşı olmaları
gerekir.
- Dağınık saçlar iyi bir görünüşü engeller. Memurların
saçları derli toplu olmalıdır.
- El ve tırnak temizliğine dikkat edilmelidir.
- Bayan memurlar aşırı makyaj yapmamalıdırlar.
- Yardımcı hizmetlilerin uygun bir şekilde giydirilmiş
olup olmaması da kuruluşun prestijini etkiler.
IV- Teşkilatın Halka Görünüşü:
Teşkilatımız açısından halka görünüş, merkez
ve taşra örgüt binalarının dışı ve içerisinin, mobilya,
makineler gibi her türlü araç ve gereçler ile personelin
görünüşünü içermektedir.
Konuyu şu bakımlardan incelemeye çalışalım;
a) Güven Verici Olma,
b)Temizlik,
c)Aydınlık ve Ferahlık,
d) Düzen
a) Güven Verici Olma:
Bir kuruluşumuzun her şeyden önce güven
verici olması gerekir. Temizlik, aydınlık ve
düzen konularında başarılı olmak, güven
sağlamak için gereklidir.
b) Temizlik:
Binayı ve eşyayı daha güzel gösterir.
Temizlik yalnız başına bilinçli bir tercih
sebebi olmasa da, temiz bir binanın
vatandaş üzerinde olumlu etkisi
olacaktır.
c) Aydınlık ve Ferahlık: Bir binanın aydınlık ve ferah
olması için şunlara dikkat edilmelidir.
- Giriş, varsa merdivenler yeteri kadar geniş ve
aydınlık olmalıdır.
- Salonun iyi ışıklandırılmış ve açık bir renge
boyanmış olması gerekir.
- Salonda ve servislerde, lüzumsuz, fazla eşya
bulundurulmamalıdır.
d) Düzen:
İşyerinin düzenli ve tertipli olması,
oraya gelen halkı ilk anda etkiler ve
olumlu bir ilişkinin kurulmasında
önemli bir rol oynar.
ÇALIŞANLARIN
İŞYERİNDEKİ
DAVRANIŞLARI VE
İHTİYAÇLAR
I- İNSAN TABİATI
İnsanın davranışları hakkında dört temel
varsayım vardır. Bunlar;
-
Kişisel ayrılıklar,
Bütün olarak insan,
Davranış nedeni ihtiyaçlar,
İnsanın saygıdeğer oluşu.
Kişisel Ayrılıklar:
İnsanlarda; davranışlarının nedenlere
dayanması, amaçlarının belli olması, fiziksel
yapılarının aynı olması gibi pek çok ortak
yön vardır. Fakat, her insan kişi olarak
farklıdır.
Bütün Olarak İnsan:
Bazıları, insanı sadece beynini
çalıştıran varlık olarak düşünseler de,
kişiyi bütün heyecanları, istekleri,
korkuları gibi özellikleriyle birlikte
kabul etmek zorundadırlar.
Davranış Nedeni İhtiyaçlar:
Bütün normal insan davranışları, kişinin
ihtiyaçlarından ortaya çıkar. Bu
davranışları etkilemek için, önce kişinin
ihtiyaçlarının farkına varmasını sağlamak,
sonra da bu ihtiyaçların karşılanması için
onu motive etmek gerekir.
Kişinin Saygı Değer Oluşu:
Bu varsayıma göre insan, diğer üretim
faktörlerinden ayrı olarak düşünülmelidir.
Bunun nedeni, insanın evrenin en üstün
yaratığı olmasıdır. İnsanlar, sayılma ve
itibar görmek ister ve bu onların hakkıdır.
II- DAVRANIŞ
Davranış,insanların içindeki düşünce ve
duyguların dışa vurulmuş şeklidir. Birey,
düşündüklerini davranışlarıyla ortaya koyar.
Daha açık bir deyimle davranışlar, bireyin
fiziki, psikolojik durumlarının tümünün aktif
bir şekilde ortaya çıkmasıdır.
III- İŞ YERİNDEKİ MUTSUZLUK NEDENLERİ
Bireylerin iş yerlerindeki mutsuzluk
nedenleri olarak şunları sayabiliriz;
- Yabancılaşma duygusu,
- Kişinin değerinin anlaşılamaması ve kişiye
değer verilmemesi,
- Kişinin, kendi yeterliliğine güvenememesi,
- Sorumsuzluk,
- Düzen duygusu yokluğu,
- Elde edilecek bir şeyin olmaması,
- Adaletsizlik
IV- İŞ ARKADAŞLARIYLA ANLAŞMA
Çalışan insan, gününün önemli bir
kısmını işinde geçirmektedir. Çalışan insanın
doyumu için sadece işini sevmesi yeterli
değildir. İnsanlar daima topluluk içinde
yaşama istek ve ihtiyacındadırlar.
İLETİŞİM
VE
ETKİLEŞİM
I- İLETİŞİM (Haberleşme)
Kurum içinde insan ilişkilerinin aracı
iletişimdir. İletişim, kurum içindeki
elemanın diğerine bilgi aktarması olayıdır.
Aktarılan bilgi, kurumun işlemesi için diğer
girdiler kadar önemli bir enerjidir. İletişim
personelin etkileşimini sağlar.
Etkileşim, örgütte gerekli görev ve
davranışlarda personelin eğitimini ve
benzer davranışların yaygınlaştırılmasının
temel öğesidir.
Genel olarak iletişimin iki ana amacı vardır.
1- Ekip çalışması için yöneticilerin gerekli
bilgileri emrinde çalışan memurlara aktarması
ve anlatması,
2- Personelin moralinin yükseltilmesi,
toplu çalışma ve görevden zevk duymaları için
onlara gerekli tutumları kazandırmak.
II- HALKIN BAŞVURMASINI KOLAYLAŞTIRMA
YOLLARI
Vatandaşların müracaat ettikleri yerlerden
edindikleri izlenimlerin olumlu olması, şüphesiz
idare için çok önemlidir. Bu izlenimlerin ilki,
daireye ilk defa giren bir kimse için büroların
yerleşim durumlarıyla ilgili olandır.
Verilen cevaplarda
kullandığımız kelimeleri, cevap
verilen kimsenin
kişiliğini dikkate
alarak onun anlayış
düzeyinde bir dille
yazmalıyız. Yani,
verilen cevabın dilini
mümkün olduğu kadar
kişiselleştirmeliyiz.
Hazırlanan cevaplar, mahalli
şartlar ve imkanlarla mümkün
olan çabuklukla ilgililere
ulaştırılmalıdır.
Varlık nedeni
halkın işini
görmek ve
kolaylaştırmak
olan kamu
kuruluşları, halk
ile yakın ilişki
kurmak ve
devamlı olarak
halkın desteğini
kazanmak
ihtiyacındadırlar.
KURUMLAR HAKKINDA KAMUOYUNUN GÖRÜŞLERİ
Kamuoyu devlet daireleri hakkında bazen çok
ağır eleştirilerde bulunur. Bu eleştirilerden bazılarını
şöyle sıralayabiliriz.
-Kamuoyuna göre, devlet dairelerinde çok kişi
çalışmaktadır ve haksız gelir elde edilmektedir. Kısaca,
israf vardır. Halbuki bu hesapsız harcamaların karşılığı,
vergi, fiyat yükselmesi, ücretlerin sınırlandırılması
şeklinde milletçe ödenmektedir.
Kamuoyunda
yukarıda sayılan
veya benzeri
duygu ve
düşüncelerin
oluşmaması için
yoğun çaba sarf
etmeliyiz.
Bunların başında
kırtasiyecilikten
kaçınmak gelir.
Diğer yandan halk,
işlemleri esnasında
kendisine çok fazla
soru sorulduğu,
gereksiz formlar
doldurtulduğu, işi
dolayısıyla fazla
bekletildiği
hususlarına
inanmakta, bunun
zorunluluğu ve
amacını
anlamamaktadır. Bu
durum idare hakkında
olumsuz düşünceye
yol açmaktadır.
KAYNAK:İşletmelerde
Halkla İlişkiler
Porf.Dr.Dilaver
TENGİLİMOĞLU
Prof. Dr. Yüksel
ÖZTÜRK