Transcript 標準作業程序上傳教育訓練 - 新北市政府研究發展考核委員會

標準作業文件知識管理
系統平台編輯操作說明
新北市政府資訊中心
許雅慧
100/6/22、24
課程大綱
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文件管理系統簡介
人民申請案件作業流程
標準作業程序作業流程
新增標準作業程序
新增人民申請案件
文件審核
常見問題排除-Part1
修改人民申請案件及標準作業程序
標準作業程序變更為人民申請案件
常見問題排除-Part2
刪除人民申請案件vs.刪除標準作業程序
Q＆A
文件管理系統簡介
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系統網址http://portal.ntpc.gov.tw
點選「知識金庫」-> 「文件管理」
文件管理系統簡介
功能列表
標準作業程序及人民陳情案件
一般文件
文件管理系統簡介

標準作業程序或人民申請案件?
文件管理系統簡介

標準作業程序或人民申請案件?
人民申請案件作業流程
機關承辦人員辦理人民申請
案應備：
1. 期限表
2. E櫃檯新增/異動表
3. SOP文件
便
簽
機關將期限
表送研考會
服務組審核
E櫃檯
「案件說明」修改
由各機關自行辦理
1.機關發布
人民申請案
件公告
2.機關將E櫃檯
新增/異動表送
研考會服務組
審核
公告影送
通過
研考會
考核組
資訊中心
系統科審核
通知資訊
中心系統
科修改公
文管理系統
通知廠商
通知廠商設定
各機關人員
申請權限修正
統
設
定
通過
3.機關準備SOP
文件紙本送研
考會研展組審
核
系
通過
機關於文管
系統新增/修
訂SOP文件
1.承辦上傳
2.主管審核
研考會研
展組線上 系統自動更新
審核：
1.承辦
2.組長
標準作業程序作業流程
機關準備SOP
文件紙本送
研考會研展組
審核
通過
機關於文管系統新增
/修訂SOP文件
1.承辦上傳
2.主管審核
研考會研展組線
上審核：
1.承辦
2.組長
自動連結
系統自動
設定完成
新增標準作業程序
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步驟一：選取上傳目的資料夾
新增標準作業程序

步驟二：點選新增文件
新增標準作業程序

步驟三：填寫「標題」及「是否供民眾閱
讀」後，點選下一步
(1)
(2)
(3)
新增標準作業程序

步驟四：填寫「到期日」及上傳文件後，
點選「文件上傳」，系統會跳出文件須經
審核的提示訊息
(1)
(2)
(3)
新增標準作業程序

若設定供民眾閱讀，將顯示在市府網站供
民眾閱讀
新增人民申請案件

步驟一：選取上傳目的資料夾
新增人民申請案件

步驟二：填寫「標題」、點選「是否為人
民申請案件」，並選取「案件名稱」、填
寫「說明」，人民申請案件必須提供民眾
閱讀
(1)
(2)
(4)
(3)
新增人民申請案件

步驟三：須填寫「主題類別」、「關鍵
字」、 「到期日」、及每個附件的「類
型」及「顯示名稱」
新增人民申請案件
•Office 及 PDF 檔案摘要的標題、類別目錄、作
者、公司、關鍵字、經理、註解 等欄位在上傳
檔案時即加入, 不需手動輸入
標題及主旨為” 人民申請案件名
稱”
類別目錄主選擇主題類別代碼,
以 ”;” 分 隔
關鍵字為上傳輸入之“關鍵字”
新增人民申請案件
註解欄為 上傳時輸入之“ 說明 ” 欄
作者欄自動帶入“ 一級單位名稱 ”
公司欄自動帶入“ 單位代碼 ”
經理欄固定為“新北市政府”
文件審核

審核文件須至e-Portal->電子表單->表單
入口
文件審核
將該申請單往上級主管陳送。
「退回」該申請表單，必須填寫退回意見。
任一關卡執行「退回」時，將退回給承辦人。被
退回之表單，可經過修改後，重新送出。
表示該簽核流程毋需送至上級主管，
直接可進入下個關卡。
常見問題排除-Part1


Q1：該如何查詢文件審核狀況?
A1：至e-Portal->電子表單->表單入口->
流程追蹤，開啟該表單可查詢審核狀況及
審核者意見
常見問題排除-Part1
目前審核人員
常見問題排除-Part1
審核人員之意見
常見問題排除-Part1
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
Q2：文件被退回要到那裡修改?
A2：至e-Portal->電子表單->表單入口，
可開啟該表單，並編輯重送，或選擇取消
申請
修改人民申請案件及標準作業程序



找到該文件後，點選「編輯文件」，修改完成後
送出
修改文件仍需經過審核程序
同機關人員皆可修改文件（含二級機關），不需
另外申請權限
標準作業程序變更為人民申請案件

找到該標準作業程序後，點選「編輯文
件」，再點選「變更為人民申請案件」
常見問題排除-Part2

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Q1：為何文件無法修改?
A1：可能原因1－其他人正在修改文件，
點選該文件時跳出草稿編輯中的提示訊息
常見問題排除-Part2

A1：在「其他版本」可檢視正在編輯的同
仁，請正在編輯的同仁到「我的草稿區」
取消編輯
常見問題排除-Part2

A1：可能原因2－文件已過期，解決方法
為請作者修改文件到期日
刪除人民申請案件vs.刪除標準作業程序

刪除標準作業程序－在該文件點選刪除文
件，經審核通過立即刪除
刪除人民申請案件vs.刪除標準作業程序

刪除人民申請案件－須向研考會服務組申
請刪除整個案件，申請通過後會將e櫃檯
案件及文件管理系統文件完全移除
Q&A