Projektmanagement PP
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Transcript Projektmanagement PP
Christa Schwarzenpoller
Richard Raab
Projektmanagement
„Sage mir wie du ein Projekt beginnst
und ich sage dir wie es endet!“
(zit. aus dem Ausbildungsprogramm
von Mercedes Benz)
Was ist ein Projekt?
Ein Projekt ist …
…eine Aufgabe mit besonderen Merkmalen:
neuartig
komplex
(schwierig)
fachübergreifend
aufwändig
zeitlich begrenzt
zielorientiert
Ein Projekt erfordert …
eine projektspezifische Organisation
(Projektteam, Projektregeln)
präzise Zielvorgaben
Teamarbeit
laufende Kontrolle und Steuerung
Arten von Projekten
gewinnorientierte
Projekte
Non-Profit-Projekte
interne Projekte
externe Projekte
Projektauftraggeber ist
aus dem selben Unternehmen (bzw. aus der
selben Schule) wie die
Projektauftragnehmer.
Projektauftraggeber und
Projektauftragnehmer
sind aus verschiedenen
Unternehmen (Schulen).
Was ist
Projektmanagement?
Projektmanagement ist …
… die zielorientierte
Vorbereitung,
Planung,
Steuerung,
Dokumentation und
Überwachung von Projekten
mit Hilfe spezieller Instrumente.
Projektmanagement ist …
… nicht nur
ergebnisorientiert
… sondern auch
prozessorientiert
Welche Ergebnisse gibt
es?
Wie sind die Ergebnisse
zustande gekommen?
Leistungen
Beziehungen
Termine
Projektorganisation
Kosten
Projektkultur
Wozu
Projektmanagement?
Durch gutes PM …
kann man Projekte effizient gestalten
(planen und steuern),
werden Projekte für Dritte
nachvollziehbar,
können Lerneffekte für andere Projekte
nutzbar gemacht werden.
Ablauf eines Projektes
(in 4 Phasen)
Vorbereitung
Planung
Durchführung
Abschluss
Aufgabenanalyse
ev. Ist-Situation analysieren
ev. Probleme beschreiben
ev. Ursachen für Probleme analysieren
Ideen sammeln
Grobkonzept erstellen
Projektwürdigkeitsanalyse
Ist die Aufgabe wirklich so umfangreich,
neuartig, schwierig, …?
Ist das Projekt tatsächlich realisierbar?
Steht der Erfolg in einem angemessenen
Verhältnis zum Aufwand?
Gefahr der Projektitis!
Klärung der Projektziele
Sachziel
Was?
Terminziel
Bis wann?
Projektziele
Kostenziel
Was kostet es?
Abgrenzung der Projektziele
Hauptziele
Zusatzziele
Nicht-Ziele
Formulierung der Projektziele
klar und präzise
möglichst messbar
Projektname:
PROJEKTZIELEPLAN
Hauptziele
Adaptiert per...
Zusatzziele
Adaptiert per...
Nicht-Ziele
Adaptiert per...
Version:
Datum:
Ersteller/in:
Seite 1 von 1
Projektorganisation
Wer soll im Projektteam mitarbeiten?
Wer soll das Projekt leiten?
Wie soll das Projekt in das Unternehmen
(in den Schulbetrieb) integriert werden?
Projektname:
PROJEKTORGANIGRAMM
Projektrolle
Name
Telefon
e-mail
Datum:
Ersteller/in:
Seite 1 von 1
Projektauftraggeberteam
Projektmanager/in
Projektteammitglied 1
Projektteammitglied 2
Projektteammitglied 3
Projektteammitglied 4
Projektmitarbeiter/in 1
Projektmitarbeiter/in 2
Version:
Projektauftrag
Abschluss der Vorbereitungsphase
Zusammenfassung der wichtigsten
Eckdaten des Projekts
formelle Beauftragung mit klarer
Zielvereinbarung
offizieller Start des Projekts
Projektname:
PROJEKTAUFTRAG
Startereignis
Endereignis
Starttermin
Endtermin
Ziele
Nicht-Ziele
Kosten
zu bezahlende Kosten:
nicht zu bezahlende Kosten:
Projektauftraggeber/in
Projektmanager/in
Teammitglieder
Relevante Projektumwelten
Projektmanager/in
Version:
Datum:
Projektauftraggeber/in
Ersteller/in:
Seite 1 von 1
Beispiel
Projektauftrag
STOP
Ablauf eines Projektes
(in 4 Phasen)
Vorbereitung
Planung
Durchführung
Abschluss
Kick-Off-Meeting
erste gemeinsame Sitzung des gesamten
Projektteams
Zweck: gleicher Informationsstand der
Teammitglieder
(Kennen lernen)
Rolle und Erwartungen der
einzelnen Mitglieder
Vereinbaren von Spielregeln
Grobverteilung der Aufgaben
Projektstrukturplan (PSP)
PROJEKT
Logische Gliederung
Projektstrukturplan (PSP)
Vorgangsweise:
1. alle für das Projekt notwendigen Aktivitäten
listen (Brainstorming)
2. diese Aktivitäten zu Arbeitspaketen
zusammenfassen
Arbeitspakete (AP)
überschaubare Teilaufgaben
für jedes Paket einen eindeutigen
Verantwortungsträger
(Dieser muss das AP nicht alleine bearbeiten, ist aber für die ordnungsgemäße
Ausführung verantwortlich.)
Formulierungstipp: Zeitwort nicht
vergessen! (z.B. Plakat entwerfen)
Projektstrukturplan (PSP)
Vorgangsweise:
1. alle für das Projekt notwendigen Aktivitäten
listen (Brainstorming)
2. diese Aktivitäten zu Arbeitspaketen
zusammenfassen
3. Gliederung erstellen
Gliederung des PSP
PROJEKT
Gliederung nach Gliederung nach
Objekten:
Funktionen:
oder
Homepage
Ideensammlung
Folder
Grobplanung
Visitenkarten
Detailplanung
…
Umsetzung
…
Projektstrukturplan (PSP)
Vorgangsweise:
1. alle für das Projekt notwendigen Aktivitäten
listen (Brainstorming)
2. diese Aktivitäten zu Arbeitspaketen
zusammenfassen
3. Gliederung erstellen
4. Arbeitspakete codieren
5. grafisch darstellen
Projektstrukturplan (PSP)
Matura-Ball
1 Marketing
1.1
Motto
festlegen
Werbedesign
1.2 entwickeln
Angebote
Angebote
1.3
1.3 einholen
einholen
Plakate
Plakate u.
Einladungen
1.4 Einladungen
drucken
2 Dekoration
Einlagen
PM
Ideen sammeln
2.1u. auswählen
Ideen sammeln
u. auswählen
Planung &
Koordination
Dekorationsmaterial
sammeln
Eröffnung
planen
Kommunikation
Gestaltung der
Saaldekoration
Damenspenden
vorbereiten
Organisation &
Dokumentation
Mitternachtseinlage
organisieren
Projektstrukturplan (PSP)
systematische und überschaubare
Gliederung des gesamten Projekts
plan- und kontrollierbare Teilaufgaben
dient der Vereinbarung der Aufgaben für
die Projektteammitglieder
Basis für weitere Planung (Ablauf,
Termine, Kosten, Ressourcen, …)
STOP
Arbeitspaket-Beschreibung
detailiertere Beschreibung eines
Arbeitspakets
nicht für alle Arbeitspakete notwendig
sinnvoll,
wenn
das Arbeitspaket umfangreich ist,
wenn das Arbeitspaket schwierig ist oder
wenn die Abgrenzung zu anderen
Arbeitspaketen unklar ist
Arbeitspaket-Beschreibung
Bestandteile:
PSP-Code
Arbeitspaket-Bezeichnung
Inhalt
Nicht-Inhalt
angezielte
Ergebnisse
Leistungsfortschrittsmessung
ARBEITSPAKETBESCHREIBUNG
Projektname:
PSP-Code:
AP-Bez.:
Starttermin:
Endtermin:
Verantwortliche/r:
AP-Ziel
Adaptiert per...
AP-Nicht-Ziel
Adaptiert per...
Voraussetzungen
Adaptiert per...
Benötigte Ressourcen
Adaptiert per...
Mögliche Probleme
Adaptiert per...
Kosten
Adaptiert per...
Ergebnisse
Version:
Adaptiert per...
Datum:
Ersteller/in:
Seite 1 von 1
Beispiel AP-Beschreibung
PSP-Code: 3.1
AP „Ideen sammeln u. auswählen“
Inhalt:
Ideen
finden
Ideen auf Umsetzbarkeit prüfen
Ressourcenprüfung u. -vergleich durchführen
Kostenprüfung u. -vergleich durchführen
Entscheidung für bestimmte Balleinlagen
fällen
Beispiel AP-Beschreibung
Nicht-Inhalt:
Ausarbeitung
der Balleinlagen
Organisation
Durchführung
Kontrolle
des Erfolges dieser Balleinlagen
Beispiel AP-Beschreibung
angezielte Ergebnisse:
Brainstormingprotokolle
mind.
5 verwirklichbare Ideen
konkrete Umsetzungsstrategien
Ressourcenlisten
Kostenaufstellung
Entscheidung für Balleinlagen
Besprechungsprotokolle
Beispiel AP-Beschreibung
Leistungsfortschrittsmessung:
50
% bei Vorliegen der 5 Ideen und deren
Umsetzungsstrategien
70 % bei Vorliegen der Ressourcenlisten
90 % bei Vorliegen der Kostenaufstellung
100 % bei Vorliegen der Entscheidung über
die konkreten Balleinlagen
Terminplanung
Terminliste
Balkenplan
Meilensteinplan
ev. Netzplan (für sehr komplexe Projekte)
Terminliste
Auflistung der Arbeitspakete mit Anfangsund Endtermin
PROJEKTTERMINLISTE
Projektname:
Arbeitspaket
PSP-Code
Version:
Bezeichnung
Datum:
Anfangstermin
Ersteller/in:
Endtermin
Seite 1 von 1
Balkenplan
grafische Darstellung der Anfangs- und
Endtermine der einzelnen Arbeitspakete
bei großer Anzahl an Arbeitspaketen ev.
nur die Anfangs- und Endtermine der
Arbeitspaket-Gruppen darstellen
Beispiel Balkenplan
Beispiel Balkenplan
Meilensteinplan
listet die bedeutsamsten Termine auf, z.B.:
Abschluss
einer AP-Gruppe
Präsentationstermin
…
Meilensteine sollten auch am Balkenplan
ersichtlich sein.
PROJEKTMEILENSTEINPLAN
Projektname:
PSPCode
Version:
Meilenstein-Bezeichnung
Datum:
Plan-Termin
Ersteller/in:
Seite 1 von 1
Ist-Termin
STOP
Ressourcenplan
gibt einen Überblick über benötigte und
vorhandene Ressourcen an Personal und
Sachmittel
Ziel: Bereitstellung der erforderlichen
Ressourcen in der richtigen Art
in
der richtigen Menge
zum richtigen Zeitpunkt
am richtigen Ort
Ressourcenplan
Vorgangsweise:
1. Bedarfsermittlung (Wann wird was
gebraucht?)
2. Ermittlung verfügbarer Ressourcen (Wann ist
was verfügbar?)
3. Soll-Ist-Vergleich (Wann fehlt was?)
4. Ausgleichsmaßnahmen (Was tun?):
zeitliche Verlagerung
Suche nach Alternativen
Verzicht
Kostenplan
gibt einen Überblick über:
geplante
Kosten
tatsächliche Kosten
Aufspaltung sinnvoll in:
Personalkosten
(im Schulbereich: Arbeitszeit schätzen und mit
fiktivem Stundenlohn multiplizieren)
Sachkosten
PROJEKTKOSTENPLAN
Projektname:
Arbeitspaket
PSP-Code
Kostenart
Bezeichnung
Kostenbeschreibung
Plankosten
Istkosten
Personal
Material
Fremdleistungen
Sonstige
Gesamt
Personal
Material
Fremdleistungen
Sonstige
Gesamt
Personal
Material
Fremdleistungen
Sonstige
Gesamt
Version:
Datum:
Ersteller/in:
Seite 1 von 1
Umweltanalyse
stellt alle für das Projekt relevanten
Umwelten dar
ev. mit + und – die geschätzte Einstellung
dem Projekt gegenüber darstellen
Zweck:
Auffinden
möglicher Probleme (Konflikte)
Planung von Vorbeugemaßnahmen
Beispiel zur Umweltanalyse
„Lieferanten“
Projektteam
Medien
Lehrer
Matura & AP
Schulball
Gäste
Stadtgemeinde
Projektleiter
Sekretariat
Direktor
Auftraggeber
Beispiel Umweltanalyse
Risikoanalyse
listet mögliche Risiken für das Projekt auf
Zweck:
rechtzeitiges Auffinden
möglicher Risiken
Planung von Gegenmaßnahmen
PROJEKT-
Projektname:
RISIKOANALYSE
PSP-
AP/Phase
Risiko
Code
Version:
Datum:
VorbeugeMaßnahmen
NotfallsMaßnahme
Ersteller/in:
Adaptier per
...
Seite 1 von 1
Projektkultur
Es sollten klare Spielregeln für das
Projektteam schriftlich fixiert werden, z.B.
Verhalten
im Krankheitsfall
Sanktionen, wenn ein Teammitglied eine
Termin nicht einhält
…
Ablauf eines Projektes
(in 4 Phasen)
Vorbereitung
Planung
Durchführung
Abschluss
Projektteambesprechungen
sollten regelmäßig erfolgen
Zweck:
gegenseitige
Information über den
Projektstand
Besprechung aktueller Probleme und
Entwicklung von Lösungen
Änderung bestehender oder Erstellung neuer
Arbeitsaufträge
Projektteambesprechungen
Ablauf:
1. Ernennen des Protokollführers
2. gegenseitige Information über den
Projektstand und aufgetretene Probleme
3. Entscheidung über die weitere
Vorgehensweise
4. schriftliche Vereinbarung konkreter
Maßnahmen, die im Anschluss an die
Sitzung zu erledigen sind (To Do-Liste)
5. Festlegen des nächsten Sitzungstermins
Statusberichte
Information an den Auftraggeber über den
aktuellen Stand des Projekts
Projektname:
PROJEKTSTATUSBERICHT
per .....
o sehr gut
o gut
o okay
o schlecht
o sehr schlecht
Gesamtstatus des Projekts
Status: Projektziele
Beschreibung der Veränderungen und Interpretation
Maßnahmen
Status: Projektleistungsfortschritt
Beschreibung der Veränderungen und Interpretation
Maßnahmen
Status: Projekttermine
Beschreibung der Veränderungen und Interpretation
Maßnahmen
Status: Projektkosten, Projektressourcen
Beschreibung der Veränderungen und Interpretation
Maßnahmen
Status: Projektumwelten, Beziehungen zu anderen Projekten
Beschreibung der Veränderungen und Interpretation
Maßnahmen
Status: Projektorganisation/Projektkultur
Beschreibung der Veränderungen und Interpretation
Maßnahmen
Version:
Datum:
Ersteller:
Seite 1 von 1
Besprechungsprotokolle
zum Festhalten der wichtigsten Fakten der
Besprechung
Zweck:
damit
weniger leicht etwas vergessen wird
damit man bei unterschiedlicher Erinnerung
nachschlagen kann
To Do-Liste
listet die Maßnahmen auf, die sich aus der
Besprechung ergeben
kann in das Besprechungsprotokoll
integriert sein
Projektname:
TO DO-LISTE
per ..
PSPCode
Version:
Vorgang
Datum:
Zuständigkeit
Ersteller:
Fertigstellungstermin
Status
Seite 1 von 1
Notizen
Controlling
bedeutet nicht nur Kontrolle, sondern auch
Steuerung
Hauptaufgabe ist der Soll-Ist-Vergleich
bezüglich:
Termine
Kosten
Qualität
der Ergebnisse
um rechtzeitig gegensteuern zu können
Ablauf eines Projektes
(in 4 Phasen)
Vorbereitung
Planung
Durchführung
Abschluss
Abschluss
Abschlusspräsentation
Projektabnahme
ev. Einschulung des Auftraggebers
Abschlussbesprechung
ev. Abschlussfeier
Abschlussbericht
Abschlusspräsentation
dem Auftraggeber und ev. anderen wird
das Projekt präsentiert
Projektabnahme
1. Das Projektteam stellt dem Auftraggeber
das Projektergebnis vor.
2. Etwaige Mängel werden schriftlich
dokumentiert.
3. Nachbesserungsmaßnahmen werden
vereinbart.
Abnahmeprotokoll
schriftliche Zusammenfassung der
Projektabnahme
wird von Auftragnehmer und Auftraggeber
unterschrieben
Abschlussbesprechung
Berichterstattung zur Kundenzufriedenheit
Reflexion und Feedback:
Wurden
die Ziele erreicht?
Warum wurden ev. Ziele nicht voll erreicht?
Welche Probleme gab es?
Was könnte im nächsten Projekt besser
gemacht werden?
Welche positiven Erfahrungen können für das
nächste Projekt mitgenommen werden?
Abschlussbericht
schriftliche Zusammenfassung der
Abschlussbesprechung
kann zusätzlich enthalten:
Planungsunterlagen
detailierte Abrechnung
wird meist vom Projektmanager verfasst
Projektname:
PROJEKTABSCHLUSSBERICHT
Gesamteindruck
Reflexion: Projektziele, Leistungen, Projekttermine
Reflexion: Projektressourcen- und Projektkosten
Reflexion: Projektumweltbeziehungen, Beziehungen zu anderen Projekten
Reflexion: Teamarbeit, Einsatz von Projektmanagement
Zusammenfassende Erfahrungen für andere Projekte
Version:
Datum:
Ersteller/in:
Seite 1 von 1
Projektdokumentation
Projektdokumentation
alle schriftlichen Unterlagen kommen in
einen Projektordner (Verantwortlichen
bestimmen!)
alle elektronischen Unterlagen werden in
einem Projektordner gespeichert:
muss
für alle Teammitglieder zugänglich sein
ev. Unterordner anlegen
Sicherungskopien anlegen!
Verantwortlichen bestimmen!
Projektdokumentation
Projektdokumentation für Schule
ev. abweichendes Projekthandbuch für
externen Auftraggeber
Projekthandbuch
Inhalt:
Deckblatt (P:\0Lehrerpublic\Freitag\Deckblatt Matura)
eidesstattliche Erklärung
Inhaltsverzeichnis
Lebenslauf (europäisch – max. 2 Seiten)
Projektmanagement-Instrumente
ev.
Projektzieleplan
Projekthandbuch
Projektorganigramm
Projektauftrag
Projektstrukturplan
(PSP)
Arbeitspaketbeschreibung(en)
ev. Terminliste
Balkenplan
Meilensteinplan
Projekthandbuch
ev.
Umweltanalyse
Risikoanalyse
ev. Statusberichte
ev. Besprechungsprotokolle
ev. Projektabnahmeprotokoll
Projekttagebuch
Abschlussbericht
Projekthandbuch
Beschreibung der Projektergebnisse
je
nach Projektthema kürzere oder längere
Darstellung (8-10 Seiten)
zB Screenshots, Designüberlegungen, …
ev. Quellenverzeichnis
Projekthandbuch
Form:
gebunden (1 Exemplar) + 1 CD
Umfang:
20 – 40 Seiten pro Gruppe
(2 - 4 Personen)
Projekt-CD
Projekthandbuch
Folder, Visitenkarten
Website
PowerPoint-Präsentation (falls vorhanden)
Originalfotos
Leistungsbeurteilung
PM und Leistungsbeurteilung
Leistungen
Termine
Ressourcen
Kosten
Beziehungen
Projektorganisation
Projektkultur
ergebnisorientiert
= „hard facts“
prozessorientiert
= „soft facts“
Danke für die
Aufmerksamkeit
… und viel Spaß beim Projekt!
Reserve
Projektkontextanalyse zeitlich und sachlich
Vorprojektphase
Nachprojektphase
(Konsequenzen)
Welche Handlungen und
Entscheidungen sind nach
Projektende zu setzen?
Was ist vor dem
Projektstart passiert?
Welche Entscheidungen
wurden bereits getroffen?
Wie ist es zu diesem
Projekt gekommen?
Projekt
Welche Folgeprojekte
kann/soll/muss es geben?
Wer hat die
Projektentstehung
gefördert bzw. gehemmt?
Welche Folgenutzen,
-kosten gibt es?
Welche Unterlagen
wurden erstellt?
.........
.......
SYSTEMATIK des PM
PROJEKTMANAGEMENT
im Zeitablauf
PROJEKTSTARTPHASE
PROJEKTDURCHFÜHRUNGSPHASE
Projektidee: Abgrenzung u. Projektkontext
Projektentscheidung u. Projektauftrag
Erstplanung - Projektstruktur
Projektorganisation u. Projektkultur
Kosten u. Ressourcen
Projektdokumentation
PROJEKTABSCHLUSSPHASE
SYSTEMATIK des PM
PROJEKTMANAGEMENT
im Zeitablauf
PROJEKTSTARTPHASE
PROJEKTDURCHFÜHRUNGSPHASE
PROJEKTABSCHLUSSPHASE
Projektfortschrittskontrolle
Projektneuplanung
Neugestaltung von Organisation
Weiterentwicklung der Projektkultur
SYSTEMATIK des PM
PROJEKTMANAGEMENT
im Zeitablauf
PROJEKTSTARTPHASE
PROJEKTDURCHFÜHRUNGSPHASE
PROJEKTABSCHLUSSPHASE
Projektreflexion
Planung der Nachprojektphase
Transferplanung (= organisatorisches Lernen)
Auflösung der Projektkultur
Abgabe ca. Weihnachten
Beurteilung
ev. Korrektur
Endtermin: Anfang - Ende Februar
MEILENSTEINLISTE
PROJEKTMANAGEMENT
im Zeitablauf
PROJEKTSTARTPHASE
PROJEKTDURCHFÜHRUNGSPHASE
PROJEKTABSCHLUSSPHASE
Antrag
Auftrag
Kick-off
Abnahme
Besprechungstermine
PROJEKTABGRENZUNG
WAS?
- konkrete Definition d. Projektes (außen - innen)
- 3 Dimensionen: zeitlich / sachlich / sozial
WOZU?
- Klarheit über Projektziel
- Klarheit zw. P-Team und Auftraggeber
WIE?
- intuitiv / systematisch (Visualisierung!)
-3 Schritte: zeitlich / sachlich / sozial
- im Team! Als Projekt-Startworkshop
Projektstrukturplan (PSP)
Matura-Ball
Marketing
Dekoration
Einlagen
PM
Motto
festlegen
Ideen sammeln
u. auswählen
Ideen sammeln
u. auswählen
Planung &
Koordination
Werbedesign
entwickeln
Dekorationsmaterial
sammeln
Eröffnung
planen
Kommunikation
Angebote
einholen
Gestaltung der
Saaldekoration
Damenspenden
vorbereiten
Organisation &
Dokumentation
Plakate u.
Einladungen
drucken
Mitternachtseinlage
organisieren