Transcript Projektmanagement PP

Christa Schwarzenpoller
Richard Raab
Projektmanagement
„Sage mir wie du ein Projekt beginnst
und ich sage dir wie es endet!“
(zit. aus dem Ausbildungsprogramm
von Mercedes Benz)
Was ist ein Projekt?
Ein Projekt ist …
…eine Aufgabe mit besonderen Merkmalen:
 neuartig
 komplex
(schwierig)
 fachübergreifend
 aufwändig
 zeitlich begrenzt
 zielorientiert
Ein Projekt erfordert …
eine projektspezifische Organisation
(Projektteam, Projektregeln)
 präzise Zielvorgaben
 Teamarbeit
 laufende Kontrolle und Steuerung

Arten von Projekten

gewinnorientierte
Projekte

Non-Profit-Projekte

interne Projekte

externe Projekte
Projektauftraggeber ist
aus dem selben Unternehmen (bzw. aus der
selben Schule) wie die
Projektauftragnehmer.
Projektauftraggeber und
Projektauftragnehmer
sind aus verschiedenen
Unternehmen (Schulen).
Was ist
Projektmanagement?
Projektmanagement ist …
… die zielorientierte
 Vorbereitung,
 Planung,
 Steuerung,
 Dokumentation und
 Überwachung von Projekten
mit Hilfe spezieller Instrumente.
Projektmanagement ist …
… nicht nur
ergebnisorientiert
… sondern auch
prozessorientiert
Welche Ergebnisse gibt
es?
Wie sind die Ergebnisse
zustande gekommen?
 Leistungen
 Beziehungen
 Termine
 Projektorganisation
 Kosten
 Projektkultur
Wozu
Projektmanagement?
Durch gutes PM …
kann man Projekte effizient gestalten
(planen und steuern),
 werden Projekte für Dritte
nachvollziehbar,
 können Lerneffekte für andere Projekte
nutzbar gemacht werden.

Ablauf eines Projektes
(in 4 Phasen)
Vorbereitung
Planung
Durchführung
Abschluss
Aufgabenanalyse
ev. Ist-Situation analysieren
 ev. Probleme beschreiben
 ev. Ursachen für Probleme analysieren
 Ideen sammeln
 Grobkonzept erstellen

Projektwürdigkeitsanalyse
Ist die Aufgabe wirklich so umfangreich,
neuartig, schwierig, …?
 Ist das Projekt tatsächlich realisierbar?
 Steht der Erfolg in einem angemessenen
Verhältnis zum Aufwand?

Gefahr der Projektitis!
Klärung der Projektziele
Sachziel
Was?
Terminziel
Bis wann?
Projektziele
Kostenziel
Was kostet es?
Abgrenzung der Projektziele
Hauptziele
 Zusatzziele
 Nicht-Ziele

Formulierung der Projektziele
klar und präzise
 möglichst messbar

Projektname:
PROJEKTZIELEPLAN
Hauptziele
Adaptiert per...
Zusatzziele
Adaptiert per...
Nicht-Ziele
Adaptiert per...
Version:
Datum:
Ersteller/in:
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Projektorganisation
Wer soll im Projektteam mitarbeiten?
 Wer soll das Projekt leiten?
 Wie soll das Projekt in das Unternehmen
(in den Schulbetrieb) integriert werden?

Projektname:
PROJEKTORGANIGRAMM
Projektrolle
Name
Telefon
e-mail
Datum:
Ersteller/in:
Seite 1 von 1
Projektauftraggeberteam
Projektmanager/in
Projektteammitglied 1
Projektteammitglied 2
Projektteammitglied 3
Projektteammitglied 4
Projektmitarbeiter/in 1
Projektmitarbeiter/in 2
Version:
Projektauftrag
Abschluss der Vorbereitungsphase
 Zusammenfassung der wichtigsten
Eckdaten des Projekts
 formelle Beauftragung mit klarer
Zielvereinbarung
 offizieller Start des Projekts

Projektname:
PROJEKTAUFTRAG
Startereignis
Endereignis
Starttermin
Endtermin
Ziele
Nicht-Ziele
Kosten
zu bezahlende Kosten:
nicht zu bezahlende Kosten:
Projektauftraggeber/in
Projektmanager/in
Teammitglieder
Relevante Projektumwelten
Projektmanager/in
Version:
Datum:
Projektauftraggeber/in
Ersteller/in:
Seite 1 von 1

Beispiel
Projektauftrag
STOP
Ablauf eines Projektes
(in 4 Phasen)
Vorbereitung
Planung
Durchführung
Abschluss
Kick-Off-Meeting
erste gemeinsame Sitzung des gesamten
Projektteams
 Zweck:  gleicher Informationsstand der

Teammitglieder
 (Kennen lernen)
 Rolle und Erwartungen der
einzelnen Mitglieder
 Vereinbaren von Spielregeln
 Grobverteilung der Aufgaben
Projektstrukturplan (PSP)
PROJEKT
Logische Gliederung
Projektstrukturplan (PSP)

Vorgangsweise:
1. alle für das Projekt notwendigen Aktivitäten
listen (Brainstorming)
2. diese Aktivitäten zu Arbeitspaketen
zusammenfassen
Arbeitspakete (AP)
überschaubare Teilaufgaben
 für jedes Paket einen eindeutigen
Verantwortungsträger
(Dieser muss das AP nicht alleine bearbeiten, ist aber für die ordnungsgemäße
Ausführung verantwortlich.)
 Formulierungstipp: Zeitwort nicht
vergessen! (z.B. Plakat entwerfen)

Projektstrukturplan (PSP)

Vorgangsweise:
1. alle für das Projekt notwendigen Aktivitäten
listen (Brainstorming)
2. diese Aktivitäten zu Arbeitspaketen
zusammenfassen
3. Gliederung erstellen
Gliederung des PSP
PROJEKT

Gliederung nach  Gliederung nach
Objekten:
Funktionen:
oder
 Homepage
 Ideensammlung
 Folder
 Grobplanung
 Visitenkarten
 Detailplanung
…
 Umsetzung
…
Projektstrukturplan (PSP)

Vorgangsweise:
1. alle für das Projekt notwendigen Aktivitäten
listen (Brainstorming)
2. diese Aktivitäten zu Arbeitspaketen
zusammenfassen
3. Gliederung erstellen
4. Arbeitspakete codieren
5. grafisch darstellen
Projektstrukturplan (PSP)
Matura-Ball
1 Marketing
1.1
Motto
festlegen
Werbedesign
1.2 entwickeln
Angebote
Angebote
1.3
1.3 einholen
einholen
Plakate
Plakate u.
Einladungen
1.4 Einladungen
drucken
2 Dekoration
Einlagen
PM
Ideen sammeln
2.1u. auswählen
Ideen sammeln
u. auswählen
Planung &
Koordination
Dekorationsmaterial
sammeln
Eröffnung
planen
Kommunikation
Gestaltung der
Saaldekoration
Damenspenden
vorbereiten
Organisation &
Dokumentation
Mitternachtseinlage
organisieren
Projektstrukturplan (PSP)
systematische und überschaubare
Gliederung des gesamten Projekts
 plan- und kontrollierbare Teilaufgaben
 dient der Vereinbarung der Aufgaben für
die Projektteammitglieder
 Basis für weitere Planung (Ablauf,
Termine, Kosten, Ressourcen, …)

STOP
Arbeitspaket-Beschreibung
detailiertere Beschreibung eines
Arbeitspakets
 nicht für alle Arbeitspakete notwendig
 sinnvoll,

 wenn
das Arbeitspaket umfangreich ist,
 wenn das Arbeitspaket schwierig ist oder
 wenn die Abgrenzung zu anderen
Arbeitspaketen unklar ist
Arbeitspaket-Beschreibung
Bestandteile:
 PSP-Code
 Arbeitspaket-Bezeichnung
 Inhalt
 Nicht-Inhalt
 angezielte
Ergebnisse
 Leistungsfortschrittsmessung
ARBEITSPAKETBESCHREIBUNG
Projektname:
PSP-Code:
AP-Bez.:
Starttermin:
Endtermin:
Verantwortliche/r:
AP-Ziel
Adaptiert per...




AP-Nicht-Ziel
Adaptiert per...




Voraussetzungen
Adaptiert per...




Benötigte Ressourcen
Adaptiert per...




Mögliche Probleme
Adaptiert per...




Kosten
Adaptiert per...




Ergebnisse




Version:
Adaptiert per...
Datum:
Ersteller/in:
Seite 1 von 1
Beispiel AP-Beschreibung
PSP-Code: 3.1
 AP „Ideen sammeln u. auswählen“
 Inhalt:

 Ideen
finden
 Ideen auf Umsetzbarkeit prüfen
 Ressourcenprüfung u. -vergleich durchführen
 Kostenprüfung u. -vergleich durchführen
 Entscheidung für bestimmte Balleinlagen
fällen
Beispiel AP-Beschreibung

Nicht-Inhalt:
 Ausarbeitung
der Balleinlagen
 Organisation
 Durchführung
 Kontrolle
des Erfolges dieser Balleinlagen
Beispiel AP-Beschreibung

angezielte Ergebnisse:
 Brainstormingprotokolle
 mind.
5 verwirklichbare Ideen
 konkrete Umsetzungsstrategien
 Ressourcenlisten
 Kostenaufstellung
 Entscheidung für Balleinlagen
 Besprechungsprotokolle
Beispiel AP-Beschreibung

Leistungsfortschrittsmessung:
 50
% bei Vorliegen der 5 Ideen und deren
Umsetzungsstrategien
 70 % bei Vorliegen der Ressourcenlisten
 90 % bei Vorliegen der Kostenaufstellung
 100 % bei Vorliegen der Entscheidung über
die konkreten Balleinlagen
Terminplanung
Terminliste
 Balkenplan
 Meilensteinplan
 ev. Netzplan (für sehr komplexe Projekte)

Terminliste
Auflistung der Arbeitspakete mit Anfangsund Endtermin
PROJEKTTERMINLISTE
Projektname:
Arbeitspaket
PSP-Code
Version:
Bezeichnung
Datum:
Anfangstermin
Ersteller/in:
Endtermin
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Balkenplan
grafische Darstellung der Anfangs- und
Endtermine der einzelnen Arbeitspakete
 bei großer Anzahl an Arbeitspaketen ev.
nur die Anfangs- und Endtermine der
Arbeitspaket-Gruppen darstellen


Beispiel Balkenplan

Beispiel Balkenplan
Meilensteinplan

listet die bedeutsamsten Termine auf, z.B.:
 Abschluss
einer AP-Gruppe
 Präsentationstermin
…

Meilensteine sollten auch am Balkenplan
ersichtlich sein.
PROJEKTMEILENSTEINPLAN
Projektname:
PSPCode
Version:
Meilenstein-Bezeichnung
Datum:
Plan-Termin
Ersteller/in:
Seite 1 von 1
Ist-Termin
STOP
Ressourcenplan
gibt einen Überblick über benötigte und
vorhandene Ressourcen an Personal und
Sachmittel
 Ziel: Bereitstellung der erforderlichen
Ressourcen  in der richtigen Art

 in
der richtigen Menge
 zum richtigen Zeitpunkt
 am richtigen Ort
Ressourcenplan

Vorgangsweise:
1. Bedarfsermittlung (Wann wird was
gebraucht?)
2. Ermittlung verfügbarer Ressourcen (Wann ist
was verfügbar?)
3. Soll-Ist-Vergleich (Wann fehlt was?)
4. Ausgleichsmaßnahmen (Was tun?):
 zeitliche Verlagerung
 Suche nach Alternativen
 Verzicht
Kostenplan

gibt einen Überblick über:
 geplante
Kosten
 tatsächliche Kosten

Aufspaltung sinnvoll in:
 Personalkosten
(im Schulbereich: Arbeitszeit schätzen und mit
fiktivem Stundenlohn multiplizieren)
 Sachkosten
PROJEKTKOSTENPLAN
Projektname:
Arbeitspaket
PSP-Code
Kostenart
Bezeichnung
Kostenbeschreibung
Plankosten
Istkosten
Personal
Material
Fremdleistungen
Sonstige
Gesamt
Personal
Material
Fremdleistungen
Sonstige
Gesamt
Personal
Material
Fremdleistungen
Sonstige
Gesamt
Version:
Datum:
Ersteller/in:
Seite 1 von 1
Umweltanalyse
stellt alle für das Projekt relevanten
Umwelten dar
 ev. mit + und – die geschätzte Einstellung
dem Projekt gegenüber darstellen
 Zweck:

 Auffinden
möglicher Probleme (Konflikte)
 Planung von Vorbeugemaßnahmen
Beispiel zur Umweltanalyse
„Lieferanten“
Projektteam
Medien
Lehrer
Matura & AP
Schulball
Gäste
Stadtgemeinde
Projektleiter
Sekretariat
Direktor
Auftraggeber

Beispiel Umweltanalyse
Risikoanalyse
listet mögliche Risiken für das Projekt auf
 Zweck:

 rechtzeitiges Auffinden
möglicher Risiken
 Planung von Gegenmaßnahmen
PROJEKT-
Projektname:
RISIKOANALYSE
PSP-
AP/Phase
Risiko
Code
Version:
Datum:
VorbeugeMaßnahmen
NotfallsMaßnahme
Ersteller/in:
Adaptier per
...
Seite 1 von 1
Projektkultur

Es sollten klare Spielregeln für das
Projektteam schriftlich fixiert werden, z.B.
 Verhalten
im Krankheitsfall
 Sanktionen, wenn ein Teammitglied eine
Termin nicht einhält
…
Ablauf eines Projektes
(in 4 Phasen)
Vorbereitung
Planung
Durchführung
Abschluss
Projektteambesprechungen
sollten regelmäßig erfolgen
 Zweck:

 gegenseitige
Information über den
Projektstand
 Besprechung aktueller Probleme und
Entwicklung von Lösungen
 Änderung bestehender oder Erstellung neuer
Arbeitsaufträge
Projektteambesprechungen

Ablauf:
1. Ernennen des Protokollführers
2. gegenseitige Information über den
Projektstand und aufgetretene Probleme
3. Entscheidung über die weitere
Vorgehensweise
4. schriftliche Vereinbarung konkreter
Maßnahmen, die im Anschluss an die
Sitzung zu erledigen sind (To Do-Liste)
5. Festlegen des nächsten Sitzungstermins
Statusberichte

Information an den Auftraggeber über den
aktuellen Stand des Projekts
Projektname:
PROJEKTSTATUSBERICHT
per .....
o sehr gut
o gut
o okay
o schlecht
o sehr schlecht
Gesamtstatus des Projekts
Status: Projektziele
Beschreibung der Veränderungen und Interpretation
Maßnahmen
Status: Projektleistungsfortschritt
Beschreibung der Veränderungen und Interpretation
Maßnahmen
Status: Projekttermine
Beschreibung der Veränderungen und Interpretation
Maßnahmen
Status: Projektkosten, Projektressourcen
Beschreibung der Veränderungen und Interpretation
Maßnahmen
Status: Projektumwelten, Beziehungen zu anderen Projekten
Beschreibung der Veränderungen und Interpretation
Maßnahmen
Status: Projektorganisation/Projektkultur
Beschreibung der Veränderungen und Interpretation
Maßnahmen
Version:
Datum:
Ersteller:
Seite 1 von 1
Besprechungsprotokolle
zum Festhalten der wichtigsten Fakten der
Besprechung
 Zweck:

 damit
weniger leicht etwas vergessen wird
 damit man bei unterschiedlicher Erinnerung
nachschlagen kann
To Do-Liste
listet die Maßnahmen auf, die sich aus der
Besprechung ergeben
 kann in das Besprechungsprotokoll
integriert sein

Projektname:
TO DO-LISTE
per ..
PSPCode
Version:
Vorgang
Datum:
Zuständigkeit
Ersteller:
Fertigstellungstermin
Status
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Notizen
Controlling
bedeutet nicht nur Kontrolle, sondern auch
 Steuerung
 Hauptaufgabe ist der Soll-Ist-Vergleich
bezüglich:

 Termine
 Kosten
 Qualität
der Ergebnisse
um rechtzeitig gegensteuern zu können
Ablauf eines Projektes
(in 4 Phasen)
Vorbereitung
Planung
Durchführung
Abschluss
Abschluss
Abschlusspräsentation
 Projektabnahme
 ev. Einschulung des Auftraggebers
 Abschlussbesprechung
 ev. Abschlussfeier
 Abschlussbericht

Abschlusspräsentation

dem Auftraggeber und ev. anderen wird
das Projekt präsentiert
Projektabnahme
1. Das Projektteam stellt dem Auftraggeber
das Projektergebnis vor.
2. Etwaige Mängel werden schriftlich
dokumentiert.
3. Nachbesserungsmaßnahmen werden
vereinbart.
Abnahmeprotokoll
schriftliche Zusammenfassung der
Projektabnahme
 wird von Auftragnehmer und Auftraggeber
unterschrieben

Abschlussbesprechung
Berichterstattung zur Kundenzufriedenheit
 Reflexion und Feedback:

 Wurden
die Ziele erreicht?
 Warum wurden ev. Ziele nicht voll erreicht?
 Welche Probleme gab es?
 Was könnte im nächsten Projekt besser
gemacht werden?
 Welche positiven Erfahrungen können für das
nächste Projekt mitgenommen werden?
Abschlussbericht
schriftliche Zusammenfassung der
Abschlussbesprechung
 kann zusätzlich enthalten:

 Planungsunterlagen
 detailierte Abrechnung

wird meist vom Projektmanager verfasst
Projektname:
PROJEKTABSCHLUSSBERICHT
Gesamteindruck
Reflexion: Projektziele, Leistungen, Projekttermine
Reflexion: Projektressourcen- und Projektkosten
Reflexion: Projektumweltbeziehungen, Beziehungen zu anderen Projekten
Reflexion: Teamarbeit, Einsatz von Projektmanagement
Zusammenfassende Erfahrungen für andere Projekte
Version:
Datum:
Ersteller/in:
Seite 1 von 1
Projektdokumentation
Projektdokumentation
alle schriftlichen Unterlagen kommen in
einen Projektordner (Verantwortlichen
bestimmen!)
 alle elektronischen Unterlagen werden in
einem Projektordner gespeichert:

 muss
für alle Teammitglieder zugänglich sein
 ev. Unterordner anlegen
 Sicherungskopien anlegen!
 Verantwortlichen bestimmen!
Projektdokumentation
Projektdokumentation für Schule
 ev. abweichendes Projekthandbuch für
externen Auftraggeber

Projekthandbuch
Inhalt:
 Deckblatt (P:\0Lehrerpublic\Freitag\Deckblatt Matura)
 eidesstattliche Erklärung
 Inhaltsverzeichnis
 Lebenslauf (europäisch – max. 2 Seiten)
 Projektmanagement-Instrumente
 ev.
Projektzieleplan
Projekthandbuch
 Projektorganigramm
 Projektauftrag
 Projektstrukturplan
(PSP)
 Arbeitspaketbeschreibung(en)
 ev. Terminliste
 Balkenplan
 Meilensteinplan
Projekthandbuch
 ev.
Umweltanalyse
 Risikoanalyse
 ev. Statusberichte
 ev. Besprechungsprotokolle
 ev. Projektabnahmeprotokoll
 Projekttagebuch
 Abschlussbericht
Projekthandbuch

Beschreibung der Projektergebnisse
 je
nach Projektthema kürzere oder längere
Darstellung (8-10 Seiten)
 zB Screenshots, Designüberlegungen, …

ev. Quellenverzeichnis
Projekthandbuch
Form:
 gebunden (1 Exemplar) + 1 CD
Umfang:
 20 – 40 Seiten pro Gruppe
(2 - 4 Personen)
Projekt-CD
Projekthandbuch
 Folder, Visitenkarten
 Website
 PowerPoint-Präsentation (falls vorhanden)
 Originalfotos

Leistungsbeurteilung
PM und Leistungsbeurteilung
Leistungen
 Termine
 Ressourcen
 Kosten

Beziehungen
 Projektorganisation
 Projektkultur

ergebnisorientiert
= „hard facts“
prozessorientiert
= „soft facts“
Danke für die
Aufmerksamkeit
… und viel Spaß beim Projekt!
Reserve
Projektkontextanalyse zeitlich und sachlich
Vorprojektphase
Nachprojektphase
(Konsequenzen)
Welche Handlungen und
Entscheidungen sind nach
Projektende zu setzen?
Was ist vor dem
Projektstart passiert?
Welche Entscheidungen
wurden bereits getroffen?
Wie ist es zu diesem
Projekt gekommen?
Projekt
Welche Folgeprojekte
kann/soll/muss es geben?
Wer hat die
Projektentstehung
gefördert bzw. gehemmt?
Welche Folgenutzen,
-kosten gibt es?
Welche Unterlagen
wurden erstellt?
.........
.......
SYSTEMATIK des PM
PROJEKTMANAGEMENT
im Zeitablauf
PROJEKTSTARTPHASE
PROJEKTDURCHFÜHRUNGSPHASE
Projektidee: Abgrenzung u. Projektkontext
Projektentscheidung u. Projektauftrag
Erstplanung - Projektstruktur
Projektorganisation u. Projektkultur
Kosten u. Ressourcen
Projektdokumentation
PROJEKTABSCHLUSSPHASE
SYSTEMATIK des PM
PROJEKTMANAGEMENT
im Zeitablauf
PROJEKTSTARTPHASE
PROJEKTDURCHFÜHRUNGSPHASE
PROJEKTABSCHLUSSPHASE
Projektfortschrittskontrolle
Projektneuplanung
Neugestaltung von Organisation
Weiterentwicklung der Projektkultur
SYSTEMATIK des PM
PROJEKTMANAGEMENT
im Zeitablauf
PROJEKTSTARTPHASE
PROJEKTDURCHFÜHRUNGSPHASE
PROJEKTABSCHLUSSPHASE
Projektreflexion
Planung der Nachprojektphase
Transferplanung (= organisatorisches Lernen)
Auflösung der Projektkultur
Abgabe ca. Weihnachten
Beurteilung
ev. Korrektur
Endtermin: Anfang - Ende Februar
MEILENSTEINLISTE
PROJEKTMANAGEMENT
im Zeitablauf
PROJEKTSTARTPHASE
PROJEKTDURCHFÜHRUNGSPHASE
PROJEKTABSCHLUSSPHASE
Antrag
Auftrag
Kick-off
Abnahme
Besprechungstermine
PROJEKTABGRENZUNG










WAS?
- konkrete Definition d. Projektes (außen - innen)
- 3 Dimensionen: zeitlich / sachlich / sozial
WOZU?
- Klarheit über Projektziel
- Klarheit zw. P-Team und Auftraggeber
WIE?
- intuitiv / systematisch (Visualisierung!)
-3 Schritte: zeitlich / sachlich / sozial
- im Team! Als Projekt-Startworkshop
Projektstrukturplan (PSP)
Matura-Ball
Marketing
Dekoration
Einlagen
PM
Motto
festlegen
Ideen sammeln
u. auswählen
Ideen sammeln
u. auswählen
Planung &
Koordination
Werbedesign
entwickeln
Dekorationsmaterial
sammeln
Eröffnung
planen
Kommunikation
Angebote
einholen
Gestaltung der
Saaldekoration
Damenspenden
vorbereiten
Organisation &
Dokumentation
Plakate u.
Einladungen
drucken
Mitternachtseinlage
organisieren