Transcript WiMa-Dokumentenlenkung - ProWatch Demo-Stand

Dokumentenlenkung
Problem und Lösung
Fred Schachtl
Projektleiter
St. Wolfganger Krankenhaustage
16. und 17. Juni 2011
WiMa-Dokumentenlenkung
Wieder was zu verkaufen?
Natürlich, aber das ist nicht der Punkt!
Wir stellen uns konsequent
allen Herausforderungen an
moderne Unternehmensführung
und lösen hocheffizient die
Problemstellungen unserer Kunden
2
Entwicklungsansatz
3
Problemstellung
• Immense Papierflut
Verteilung der Information auf allen Abteilungen
• Teure Änderungen
Vorversion vernichten, neue Version drucken und verteilen
• Keine Garantie der richtigen Version
Papier ist geduldig
• Schlechte Auffindbarkeit
Unterschiedliche Ablagen
• Nicht nachvollziehbar, ob die Information auch gelesen wurde
Unbekannte Dienstanweisungen etc.
• Bestätigungen zu Rundschreiben sind oft lange unterwegs
... wenn sie überhaupt zurückkommen
• Keine garantierten Verteilungswege und Aufbewahrungsorte
im Ordner, im Schrank, im Schreibtisch...
4
Anforderungen Dokumentenlenkung
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Beliebiger Ersteller
Freigabe vor Veröffentlichung
Bei Bedarf Aktualisierung und erneute Freigabe
Änderungen und aktueller Überarbeitungsstatus nachvollziehbar
Verfügbarkeit der gültigen Fassung an den Einsatzorten
Auffindbarkeit der Dokumente
Sicherstellung der Kenntnisnahme bei wichtigen Dokumenten
Unveränderbarkeit der veröffentlichten Version
Unbeabsichtigte Verwendung veralteter Versionen verhindern
Reaktivierung von Vorversionen
5
Die Probleme dabei
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Beliebiger Ersteller
Freigabe vor Veröffentlichung
Bei Bedarf Aktualisierung und erneute Freigabe
Änderungen und aktueller Überarbeitungsstatus nachvollziehbar
Verfügbarkeit der gültigen Fassung an den Einsatzorten
Auffindbarkeit der Dokumente
•Beliebiger Ersteller = beliebige Information
Sicherstellung der Kenntnisnahme
bei wichtigen
Dokumenten
•Korrekte Freigabe
nicht sichergestellt
Unveränderbarkeit der veröffentlichten Version
•Aktualität und Richtigkeit der Information
Unbeabsichtigte Verwendung
Versionen verhindern
nicht veralteter
sichergestellt
Reaktivierung von Vorversionen
6
Die Probleme dabei
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Beliebiger Ersteller
Freigabe vor Veröffentlichung
Bei Bedarf Aktualisierung und erneute Freigabe
Änderungen und aktueller Überarbeitungsstatus nachvollziehbar
Verfügbarkeit der gültigen Fassung an den Einsatzorten
Auffindbarkeit der Dokumente
Sicherstellung der Kenntnisnahme
bei wichtigen
Dokumenten
•Dokumentation
über
Änderungen fehlt
Unveränderbarkeit der veröffentlichten
Version
•Verteilung
nur gültiger Dokumente gefährdet
Unbeabsichtigte Verwendung veralteter Versionen verhindern
•Definition der Ablage nicht durchgängig
Reaktivierung von Vorversionen
•In Papierform oft ungültige Versionen in
Verwendung
•Nur wer den Verteiler kennt, weiß wo eine
Information zu finden ist
7
•Sicherstellung der aktuellen Version
Die Probleme dabei
•Kenntnisnahme nicht garantiert
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•Laufzettel oft zu lange unterwegs
Beliebiger Ersteller
•Zugriff macht Originaldokument veränderbar
Freigabe vor Veröffentlichung
•Veraltete Versionen zwangsläufig
Bei Bedarf Aktualisierung und erneute Freigabe
Vorversionen in
Änderungen•Reaktivierung
und aktuellervon
Überarbeitungsstatus
nachvollziehbar
Papierform nicht möglich
Verfügbarkeit der gültigen Fassung an den Einsatzorten
Auffindbarkeit der Dokumente
Sicherstellung der Kenntnisnahme bei wichtigen Dokumenten
Unveränderbarkeit der veröffentlichten Version
Unbeabsichtigte Verwendung veralteter Versionen verhindern
Reaktivierung von Vorversionen
8
Die Problemlösung
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Beliebiger Ersteller
Freigabe vor Veröffentlichung
Bei Bedarf Aktualisierung und erneute Freigabe
Änderungen und aktueller Überarbeitungsstatus nachvollziehbar
Verfügbarkeit der gültigen Fassung an den Einsatzorten
Auffindbarkeit der Dokumente
•Beliebiger Ersteller und definierte Freigabe
Sicherstellung der Kenntnisnahme
bei wichtigen
Dokumenten
•Korrekte Freigabe
durch Definition
der
Unveränderbarkeit der veröffentlichten
Version
Freigabe sichergestellt
Unbeabsichtigte Verwendung
veralteter
Versionen
•Aktualität
und Richtigkeit
derverhindern
Information
durch Freigabe sichergestellt
Reaktivierung von Vorversionen
9
Die Problemlösung
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Beliebiger Ersteller
Freigabe vor Veröffentlichung
Bei Bedarf Aktualisierung und erneute Freigabe
Änderungen und aktueller Überarbeitungsstatus nachvollziehbar
Verfügbarkeit der gültigen Fassung an den Einsatzorten
Auffindbarkeit der Dokumente
Sicherstellung der Kenntnisnahme
bei wichtigen
Dokumenten
•Dokumentation
über
Änderungen im System
Unveränderbarkeit der veröffentlichten
Version
•Verteilung
nur gültiger Dokumente
Unbeabsichtigte Verwendung veralteter
Versionen verhindern
gewährleistet
Reaktivierung von Vorversionen
•Definition der Ablage systemkundig
•In Papierform oft ungültige Versionen in
Verwendung  Hinweis auf Gültigkeit
•Der Verteiler ist am Dokument verankert
10
•Sicherstellung der aktuellen Version
Die Problemlösung
•Kenntnisnahme über Lesebestätigung
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•Mahnung für säumige Leser
Beliebiger Ersteller
•Zugriff auf PDF-Format, Originaldokument nur
Freigabe vordurch
Veröffentlichung
Freigabe veränderbar
Bei Bedarf Aktualisierung
und erneute Freigabe
•Veraltete Versionen nur in Papierform möglich
Änderungen und aktueller Überarbeitungsstatus nachvollziehbar
•Reaktivierung von Vorversionen möglich
Verfügbarkeit der gültigen Fassung an den Einsatzorten
Auffindbarkeit der Dokumente
Sicherstellung der Kenntnisnahme bei wichtigen Dokumenten
Unveränderbarkeit der veröffentlichten Version
Unbeabsichtigte Verwendung veralteter Versionen verhindern
Reaktivierung von Vorversionen
11
Das Produkt
WiMa-Dokumentenlenkung
• Erstellt in enger Zusammenarbeit mit Kunden
• Unter Beachtung der DIN ISO Konformität
• All-in-one
–
–
–
–
–
–
Erstellung
Freigabe
Versionsverwaltung
Ablage
Lesebestätigung
Präsentation
• Die Lösung - nicht nur für QMBs
12
WiMa-Dokumentenlenkung
• Jeder Berechtigte kann Dokumente erstellen und (vorab)
einbinden
• Nur definierte Personen können freigeben
• Bei der Freigabe Ablage der Information in bearbeitbarer
Form (für Berechtigte) und in unveränderbarer Form
(PDF) für die Verteilung
• Bestimmung der Verteilung
• Versionsverwaltung mit Reaktivierungsmöglichkeit
• Lesebestätigung mit Ankündigung per email, Erinnerung
und Mahnwesen
• Statistiken und Historie
13
WiMa-Dokumentenlenkung
• Dokumente
– Erstellen der Dokumente durch Verfasser
– Kontrolle und Freigabe des Dokuments durch
Freigabeverantwortlichen
– Vidierer hat die Pflicht zur Lesebestätigung
– Freigegebene Dokumente werden unveränderbar als PDF
gespeichert
– Übersicht über den Stand der Vidierung pro Dokument
(Postausgang)
– Änderung von Dokumenten mit Versionsübersicht
– Nur gültige Dokumente (freigegebene) stehen den Mitarbeitern
zur Verfügung
14
WiMa-Dokumentenlenkung
Benachrichtigungen / Mahnungen
• Aufforderung zum Einsehen per Email
• Automatische Mahnung per Email
• Manuelle Mahnung möglich
Benutzer
• Verwaltung der Zugriffsrechte
• Definition von
o Verfasser
o Freigabeverantwortlichen
o Vidierer
15
WiMa-Dokumentenlenkung
Übersichten
• Übersicht über alle gültigen Dokumente
• Eigene Übersicht über nicht gültige/veraltete Dokumente
(Historytabelle)
• Möglichkeit zur schnellen Konvertierung externer
Dokumente, die bisher nicht in die Dokumentenlenkung
eingebunden waren
16
WiMa-Dokumentenlenkung
Statistik
• Übersicht aller Dokumente mit aktivierter
Dokumentenlenkung
o
o
o
o
o
Dokumentenname
Verfasser
Freigabeverantwortlicher
Freigabestatus
Erstelldatum
• Übersicht über alle Empfänger und deren Aufrufstatistik
o Anzahl der vidierten/ nicht vidierten Dokumente pro Benutzer
• Aufrufstatistik pro Dokument
– Wie oft wurde das Dokument bereits aufgerufen?
17
WiMa-Dokumentenlenkung
WiMa-Dokumentenlenkung
Ein weiteres Modul zu WiMa, dem Wissens- und
Contentmanagementsystem der uhb consulting AG
Bisherige WiMa-Lösungen:
• Intranetsystem – einfachste Verbreitung von Informationen
• Online-Erfassung – Information da erfassen, wo sie entsteht
• ProWatch – Projekte im Griff
• Elektronisches Verbandbuch – hieb- und stichfest
• Dokumentenüberwachung – ist auch alles aktuell?
• Helpdesk – Leistungsanforderung beliebiger Art
• Umfragetool – selbstgebaute Umfragen mit Auswertungen
• Permanente Befragungen – wie z.B. Patientenbefragung
und die Entwicklung geht weiter ...
18
WiMa-Dokumentenlenkung
Sollten Sie Fragen haben, wir stehen Ihnen gerne zur
Verfügung – jetzt oder auch zu einem späteren Zeitpunkt
Ihr Problem - unsere Herausforderung
19
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!