Transcript שיטות חדשניות לניהול תהליכי רכש

‫שיטות חדשניות לניהול תהליכי רכש של‬
‫בקשות וניתוח הצעות מחיר מספקים‬
‫מרצה‪ :‬דרור פלומין‪ ,‬מנכ"ל רמדור‬
‫ניתוח המצב הקיים‬
‫עשרות תהליכים בחודש בהם גורם כלשהו בארגון מבקש הצעות מחיר‪ ,‬מקבל‬
‫ומבצע השוואה‪.‬‬
‫תהליכים אלו מתבצעים לעיתים באמצעות ניירת‪ ,‬שליחת פקסים‪ /‬מיילים‬
‫הרבה תהליכים "קטנים" מהווים סכום גדול‬
‫התהליך עצמו הוא "גזלן" זמן – פעולות ידניות‪ ,‬טלפונים לוידוא הגעה‪,‬‬
‫בדיקות והקלדות ידניות (של הצעות)‬
‫יכולת מוגבלת להעתיק מתוך הצעה אחת לשנייה מה שמחייב פעמים רבות‬
‫הקלדה מחודשת של כל ההצעה‬
‫בתהליך ה"ידני" יש יותר סיכוי לטעויות‪.‬‬
‫ניתוח מצב הקיים‬
‫אין אחידות באופן ניהול תהליכים אלו ולעיתים כל גורם מחליט על שיטת‬
‫העבודה בעצמו‪.‬‬
‫אין בקרה על התהליכים ‪ -‬מי ביקש‪ ,‬מה ביקשו‪ ,‬מתי‪ ,‬למי פנו וכו'‬
‫אין בסיס נתונים של ההצעות השונות לאורך הזמן ‪ -‬קשה לדעת‪,‬‬
‫לנתח ולהשוות בין המחירים השונים לאורך זמן‪.‬‬
‫אין כלים מתאימים לשקלול הצעות המחיר עם קריטריוני איכות‬
‫אין יכולת לנהל תהליכי בקשות להצעות מחיר מתוחכמות כגון תהליכי תיחור דינאמי‬
‫משמעויות מהמצב הקיים‬
‫בתהליך הקיים המתבסס על ניירת ועל זיכרון העובדים‪ ,‬היכולת של‬
‫הארגון להבטיח שהוא זוכה להצעות הטובות ביותר היא מוגבלת‬
‫ביותר ותלוייה במידת היכולת‪ ,‬הזכרון‪ ,‬הכשרון והרצון של הקניין‪.‬‬
‫תהליך יעיל ואפקטיבי יותר יוכל להביא את הארגון לחסכון בזמן‬
‫ולחסכון בעלויות‪.‬‬
‫מתודולוגית הפתרון‬
‫מערכת אינטרנטית לניהול מכרזים והצעות ספקים המאפשרת לגורמים המעורבים‬
‫בתהליך לנהל בפלטפורמה אחת‪:‬‬
‫בניית הבקשה להצעות‬
‫הפצת הבקשה למציעים‬
‫קבלת הצעות‬
‫השוואה ומו"מ‬
‫בחירת ספק זוכה‬
‫נט‬
‫הפתרון‬
‫מערכת חדשנית המאפשרת ‪:‬‬
‫להגדיר בקשה להצעת מחיר הכוללת פריטים ומסמכים נלווים‬
‫(תמיכה מלאה בניהול רשימות קטלוגיות מהן ניתן לשלוף פריטים בפשטות ומהירות )‬
‫להפיץ אלקטרונית את הבקשה לספקים כך שכל ספק מקבל זימון במייל‬
‫מערכת פשוטה וידידותית למציע למילוי והגשת הצעתו‬
‫ביצוע השוואת הצעות ובחירת ספק לביצוע העבודה‬
‫תמיכה בשיטות שונות לאופן מילוי ההצעה‪ :‬מחירי יחידה או אחוזי הנחה‬
‫השוואת הצעות לפי מחירים ובמקרים הרלוונטיים לפי ציוני איכות‬
‫תמיכה בשיטות שונות לביצוע התהליך‪:‬‬
‫• הזנת נתוני ההצעה ישירות לבסיס הנתונים של תיבת הצעות אלקטרונית‬
‫• "תיחור דינאמי"‬
‫• הגשת הצעות שהוכנו חיצונית למערכת לתיבת מכרזים אלקטרונית‬
‫מתודולוגיית הפתרון לחוק המכרזים המעודכן‬
‫הגדרת מכרז חדש‬
‫מאחורי הקלעים‬
‫פתח תיבת מכרזים אלקטרונית חדשה‬
‫הגדר‪:‬‬
‫• תאריכי פתיחה וסיום‬
‫• מורשי חתימה לפתיחה‬
‫• רשימת מציעים‬
‫טען תעודות דיגיטליות של מורשי פתיחה‬
‫למערכת‬
‫(" מפתחות דיגיטלים לצורך הצפנה ופתיחה ")‬
‫נוצר לינק דיגיטלי לצורך הגשת הצעות למכרז‬
‫מציעים מגישים הצעות ישירת ממחשבם‬
‫באמצעות האינטרנט‪:‬‬
‫חתימה על הקבצים המוגשים‬
‫הצפנת הקבצים המוגשים‬
‫טעינתם לתיבת המכרז‬
‫‪ ‬נוצר מבנה התיקיות ו ‪DB‬למכרז‪:‬‬
‫• לכל מציע תיקיה נפרדת‬
‫• מוגדרות הרשאות צפייה‬
‫‪ ‬כל מורשה חתימה מוגדר באופן חד ערכי ע"י‪:‬‬
‫• שם משתמש‬
‫• סיסמא ‪Certificate‬‬
‫‪‬המפתח הדיגיטלי הציבורי של כל מורשה נטען למערכת‬
‫‪ ‬לא ניתן יהיה לצפות בפרטי קבצי ההגשה עד לפתיחה‬
‫‪ ‬המערכת מייצרת צמד מפתחות א‪-‬סימטרי ייחודי לתיבת המכרז‬
‫‪Private & Public - PKI‬‬
‫‪ ‬כל מגיש מזדהה באופן חד ערכי באמצעות‪:‬‬
‫• שם משתמש‬
‫• סיסמא‬
‫‪ ‬כל מסמך נחתם ע"י המשמש באמצעות‬
‫• מפתח דיגיטלי פרטי‬
‫‪ ‬לכל הגשה מיוצר מפתח הצפנה סימטרי ייחודי‬
‫‪ ‬הקובץ מוצפן באמצעות המפתח הסימטרי הייחודי‬
‫‪ ‬המפתח הסימטרי מוצפן באמצעות המפתח הציבורי של המכרז‬
‫מתודולוגיית הפתרון לחוק המכרזים המעודכן‬
‫בהגיע המועד לפתיחת תיבת המכרז ‪:‬‬
‫פתיחת התיבה‬
‫מאחורי הקלעים‬
‫‪ ‬המפתח הפרטי של תיבת המכרז מפוענח בעזרת‬
‫המפתח הפרטי של אחד ממורשי הפתיחה‬
‫כל מורשי הפתיחה נותנים אישורם‬
‫לפתיחת התיבה הדיגיטלית‬
‫ניתן לחייב כי הפתיחה תעשה באמצעות כרטיס פיזי‬
‫‪ ‬מפתחות ההצפנה הסימטריים מפוענחים באמצעות‬
‫המפתח הפרטי של המכרז‬
‫‪ ‬הקבצים המוצפנים מפוענחים באמצעות המפתחות‬
‫הסימטריים‬
‫מתבצעת פתיחה של הצפנת הקבצים‬
‫קבצי המכרז מוכנים לצפייה ע"פ‬
‫הרשאות הארגון‪:‬‬
‫• הקבצים חתומים דיגיטלית‬
‫• תיעוד מלא של מועד ההגשה‬
‫• תיעוד מלא של גרסאות‬
‫‪ ‬תיבת המכרז מתועדת ונשמרת‪:‬‬
‫• קבצים‬
‫• מועדים‬
‫• גרסאות‬
‫• זהות המגיש‬
‫‪ ‬תיעוד מלא של כל גישה לקבצי המכרז‬
‫יתרונות‬
‫נט‬
‫חסכון בעלויות ושיפור ביעילות העבודה‬
‫חסכון גדול של מרבית זמן עובדי הארגון המושקע בתהליך‬
‫בקרה מלאה על כל תהליכי הבקשות ותוצאות ניתוח ההצעות‬
‫קיצור לוחות זמנים משמעותי‬
‫פתרון מעשי וזמין לחוק המכרזים המעודכן‬
‫שיפור היכולת להשיג את המחירים הטובים ביותר‬
‫בסיס מידע ארגוני של הצעות המאפשר לייעל משמעותית את תהליך הרכש‬
‫שיטות מכרזים מגוונות ‪ -‬חסכון בעלויות‬
‫הרחבת מאגר המציעים הפוטנציאליים‬