Transcript חדש
ארגון יחידת הרכש מאת ד"ר צבי לביא – CPCM,DBA שאלות ראשוניות בארגון הרכש • • • • • • במה תעסוק היחידה? למי היא תהיה כפופה? כמה עובדים יהיו בה? מה יהיה המבנה הפנימי שלה? מה תהיינה סמכויות עובדיה? מהי מידת הריכוזיות הרצויה לחברה? גורמים המשפיעים על הארגון • • • • • • • התפיסה הארגונית של ההנהלה מהות הפונקציות בהן עוסקת יחידת הרכש התיאום והתקשורת הבין-יחידתיים היקף ומגוון צפויים של פעילות היחידה התפיסה הארגונית של מנהל היחידה סוגי נושאים ,היקף וקווי הדיווח בארגון יחסי העבודה בארגון -הפורמלים והבלתי פורמלים דיווחים ותיאומים ארגוניים קיימים שני סוגי דיווחים ותיאומים: • פנים ארגוניים – בין יחידת הרכש לשאר היחידות הזקוקות לשירותיה וההיפך (למשל צרכני הרכש, הכספים וכד'). • חוץ ארגוניים – בין יחידת הרכש לגורמים חיצוניים (למשל הספקים ,רשויות שונות ,וכד'). עקרונות הארגון של הרכש • • • • • פונקציונאליות פשטות יכולת פיקוח תיאום בין יחידתי ארגון במידה הנחוצה שאלות יסוד בארגון הרכש • • • • • מהו המבנה הארגוני של החברה? מה מידת הדמיון בין מוצרי החברה? מה תהיה השפעת הרכש על ביצועי החברה? מהי מידת הפיזור הגיאוגרפי של יחידות המשנה בחברה? מהו היקף הפעילות בחברה ומהם סוגי הרכש שלה? הרכש הריכוזי יתרונות השיטה: • • • • • • • • • • • • • • • מדיניות רכש אחידה צמצום מגוון הפריטים ריכוז כמויות מו"מ מרוכז עם ספקים מידע מוקדם על תוכניות ומגמות החברה חיסכון בכוח אדם סטנדרטיזציה (כולל ביצוע ניתוח ערך) הנצלה (של הפחת והעודפים) מניעת כפילויות מקצוענות והתמחות בקרת איכות משופרת גמישות (ברמת החברה בלבד) ויסות כמויות בין מפעלים פיקוח על היחידה ותיאום משופרים תכנון יעיל יותר של כוח האדם ביחידה הרכש הביזורי יתרונות השיטה: • • • • • • • • גמישות (ברמת המפעל) צמצום הביורוקרטיה מעורבות יתר מהירות תגובה חיסכון ע"י קניות מקומיות קשרים עם ספקים מקומיים מינימום טעויות אוטונומיה ליחידת התפעול המקומית הערה :ברור שיתרונות הרכש הביזורי הם החסרונות של הרכש הריכוזי וההיפך. הרכש המשולב שיטה זו באה לשלב בין היתרונות של שתי השיטות הקודמות במטרה ליהנות "משני העולמות". עיקרי השיטה: • יחידת רכש מרכזית • יחידות רכש בכל היחידות התפעוליות רכש משולב ( המשך ) גרסה א' פונקציות אפשריות של היחידה המרכזית: • קביעת מדיניות • כתיבה והנפקת נהלי רכש • פעילות כ"מרכז מצוינות" • ביצוע רכש של פריטים עיקריים • ביצוע רכש "חוצה ארגון" רכש משולב (המשך ) גרסה ב' • יחידת רכש מרכזית המשמשת כ"מרכז מצוינות בלבד". • יחידת רכש מרכזית המבצעת את הרכש של פריטים עיקריים ו/או "חוצה ארגון". • יחידות רכש עצמאיות ביחידות התפעול לכל שאר הנושאים. המבנה הפנימי של יחידת הרכש גורמי השפעה אפשריים: • • • • • • • שיטת הרכש ומיקומו בארגון הכישורים הארגוניים של ראש היחידה היקף הרכש מגוון הפריטים הנרכשים חלוקת הסכומים בין מספר הפריטים הנרכשים מספר העובדים ביחידה כישורי הרוכשים (סוגי העובדים) פונקציות הכפופות לרכש • • • • • • • • • תובלה ושינוע מפקחי הספקות פיקוח על המלאי בדיקת חשבוניות ואישורן פיקוח וטיפול בספקים בודקים הנדסיים וכלכליים תכנון מפרטים ניתוח והנדסת ערך הנצלה הערה:ניתן להוסיף ולגרוע לרשימה זו בהתאם לענין. מינהל חומרים הגדרה: "שיטת ניהול המעמידה את כל הפונקציות המטפלות בחומר במפעל יצרני ,משלב הדרישה ועד גמר הייצור, תחת אחריות של ישות אחת ". מבנה ארגוני קונבנציונאלי של מפעל תעשייתי הנהלה שיווק לקוח ייצור מחסנים רכש ספק מבנה ארגוני למנהל חומרים הנהלה שיווק הפצה ללקוח ייצור מינהל חומרים תפ"י רכש מחסנים תו"ש 3גישות לביצוע הרכש רכש "רגיל" מעורבות לאחר קבלת הדרישה מינהל חומרים מעורבות לפני קבלת הדרישה מינהל לוגיסטי מעורבות לפני עיצוב המוצר המטרה של מינהל החומרים • להבטיח הספקת כל הנחוץ לתהליך הייצור בזמן ובמקום הדרושים תוך שמירה על עיקרון " הערך המיטבי". • להבטיח אחריות יחידה לתהליך הנ"ל. יתרונות השיטה • • • • • • • • • תקשורת ותיאום משופרים בקרה יעילה ומרוכזת טיפול בקונפליקטים מערכת מושלמת התמחות ריכוז האחריות יעילות בתפעול קיצור זמן ההספקה (ה) LEAD TIME - מאפשרת JIT השיטה הלוגיסטית • מינהל החומרים מטפל במעבר החומר בתוך הארגון ומבחוץ אל הארגון החל משלב זיהוי הצורך ועד לאחסון התוצרת הגמורה. • התפיסה הלוגיסטית מוסיפה לנ"ל גם את ההפצה הפיזית ללקוחות ואת השירות ללקוח כולל סילוק הפריט מן השירות. פונקציות לוגיסטיות במינהל החומרים • • • • • • • • זיהוי הצורך ותכנון הרכש איפיון הדרישות ותקצובן ביצוע הרכש קבלת הטובין ואחסונם פעילות התפ"י אחסון המוצרים המוגמרים ובתהליך הדרכה בנושאים הרלוונטים תפעול פנים מפעלי ( ,MRO,תובלה ושינוע ,הנצלה וכד') בלוגיסטיקה • • • • • כל הנ"ל אחריות לנושא ILSעבור מוצרי החברה הפצה פיזית ללקוח (כולל תובלה ושינוע) שירות ואחריות ללקוח (כולל הדרכה להפעלת הפריטים הנרכשים) טיפול בהנצלה אצל הלקוח מערכת לוגיסטית אינטגרטיבית •