Transcript Manajemen Unit Kerja 2 Pertemuan 2

MERENCANAKAN RUANG
PENYIMPANAN REKAM MEDIS
(PLANNING A STORAGE MR )
LUAS AREA PENYIMPANAN RM
 Tentukan dahulu kebutuhan untuk penyimpanan
berapa tahun rekam medis
 berapa rekam medis yang harus ada di file aktif
 perkirakan jumlah rekam medis yang akan
terlayani dalam satu tahun.
 jadwal retensi yang direkomendasi oleh
peraturan setempat
LUAS AREA PENYIMPANAN RM
 Jumlah disharge/meninggal tahunan dan registrasi OPD
(+ A & E pasien baru bila untuk difile di lokasi utama
rekam medis) dan jumlah tahun yang diingini untuk
penyimpanan aktif, ump. 7 tahun, maka anda dapat
memperoleh angka jumlah rekam medis yang akan
diterbitkan dalam 7 tahun mendatang.
Jumlah OPD /tahun
3000
 Jumlah discharge/meninggal (No A&E)
23000
__________________
26000 per tahun
 Untuk 7 tahun = 26000 x 7 = 182000 RM
LUAS AREA PENYIMPANAN RM
 Ump. Tebal RM @ 2cm
Hitung jumlah rekam dalam 1m
100 cm/ 2cm = 50 rekam medis pada rak 1m ( 1 subrak)
Jumlah space (isi rak) file yang dibutuhkan menjadi:
Discharges/meninggal per tahun + Reg. OPD
________________________________ X Jumlah tahun
penyimpanan yang ditentukan
Jumlah rekam per meter
Ump.: 23000 + 3000 X 7 (th) = 182000 = 3640
Untuk menyimpan 182.000 rekam medis dalam 7 tahun berjalan
diperlukan 3.640 m space rak penyimpanan
LUAS AREA PENYIMPANAN RM
 selama 10 atau 20 tahun berjalan.
Kebutuhan ini akan merubah perhitungan
dengan umpama akan ada kenaikan 10%
di OPD, maka:
 10% dari 3640 = 364, --.> 3640 + 364 =
4004 m yang dibutuhkan.
LUAS AREA PENYIMPANAN RM
 Untuk keperluan terminal digit filing cara
 mengkalkulasi kebutuhan m2 bagi rak yang
 diperlukan untuk masing-masing primary
 digit gunakan formula sebagai berikut:
 jumlah meter letak rak yang diperlukan = 4004
 banyaknya seksi (sections)di dalam file 100
 = 40 m per primary section
LUAS AREA PENYIMPANAN RM
 Untuk menghitung jumlah total unit yang
 diperlukan:
 Tentukan jumlah meter2 yg diperlukan untuk
 tempat penyimpanan unit-unit
 Contoh: masing unit = rak dengan ukuran 6
 (panjang) x 2 (tinggi) meter
 = 12 meter rak per unit
 ada 30 subrak
 4004 : 30 = 134 unit atau 67 pasang unit
Untuk 6x2m panjang rak didapat 30
subrak
2m
6m
LUAS AREA PENYIMPANAN RM
 Berapa luas ruang yang diperlukan??
LUAS AREA PENYIMPANAN
RM INAKTIF
 hendaknya di lokasi dalam unit kerja
rekam medis juga, atau
 di lokasi tepat berdampingan
dengannya, atau
 di bawah satu atap satu gedung
dengannya dengan jalan atau tangga
penghubung khusus
LUAS AREA PENYIMPANAN
RM INAKTIF
jumlah total rekam medis yang harus disimpan
jumlah rekam medis dalam 1 meter
 Contoh:
150.000 rekam inaktif yang harus disimpan
Ada 50 RM dalam 1 meter, maka
50.000/100 =500m yg dibutuhkan
Filing
 Tipe rak yang akan digunakan adalah penting,
 Rak terbuka adalah paling praktis. Rak terbuka
paling irit memakan tempat di banding bentuk
rak lain, lebih irit waktu penyelesaian kerja filing
dan retrieval dan memberi kemungkinan bagi tipe
penyimpanan apapun yang akan dikembangkan.
Setelah jumlah rak dikalkulasi,maka dapat
ditentukan luas lantai yang diperlukan bagi setiap
rak yang akan dipasang.
Filing
 Harus disediakan space untuk jarak antara
rak dan baris rak yang terpasang.Biasanya
untuk jarak utama antara dua kelompok
baris rak diperkirakan rata-rata 153 cm dan
jarak sekunder yakni jarak antara rak depan
dan belakangnya kira-kira adalah 92 cm
lebar
Antara 1 unit dg
Unit lain 92 cm
153 cm
Antara 1 unit dg
Unit lain 92 cm