Transcript SISTEM PENYIMPANAN RM / PENJAJARAN

RETENSI DAN PEMUSNAHAN REKAM
MEDIS
LATAR BELAKANG
1.
Terbatasnya ruang penyimpanan
berkas RM
2.
Terbatasnya rak penyimpanan berkas
RM
3.
Pertambahan berkas RM pasien baru
tidak seimbang dengan penyusutan
berkas in-aktif
LATAR BELAKANG
4.
Kurangnya tenaga khusus untuk pemeliharaan /
pengelolaan berkas RM in-aktif .
5.
Adanya rasa kekhawatiran akan kehilangan
informasi medis / kesehatan  Penyusutan &
Pemusnahan
berkas RM
6.
Adanya rasa was-was  Aspek hukum

PENYUSUTAN / RETENSI :
ADALAH PENGURANGAN JUMLAH FORMULIR
YANG TERDAPAT DI DALAM BERKAS RM
DENGAN CARA MEMILAH NILAI GUNA DARI TIAPTIAP FORMULIR .

PEMUSNAHAN :
Adalah proses penghancuran formulirformulir yang terdapat di dalam berkas RM
yang sudah tidak mengandung nilai guna .
NILAI GUNA RM
( A-L-F-R-E-D )
A
dministration =
Administrasi
L
egal
=
Hukum
F
inancial
=
Keuangan
R
esearch
=
Penelitian
E
ducation
=
Pendidikan
D
ocumentation =
Dokumentasi
TUJUAN RETENSI :

Menjaga kerapihan penyusunan berkas RM aktif

Memudahkan dalam retrieval berkas RM aktif

Menjaga informasi medis yang masih aktif
yg masih mengandung nilai guna )

Mengurangi beban kerja petugas dalam
penanganan berkas Aktif & In-aktif
(
DASAR HUKUM :
1.
UU no.7 / 1971 : Ketentuan Pokok-Pokok
Kearsipan
2.
PP no.34 / 1979 : Kearsipan
3.
PERMENKES No. 269/MenKes/Per/
III/2008 : tentang MEDICAL RECORD
Pasal 7 ayat 1 :
Lama Penyimpanan rekam medis sekurang-kurangnya untuk
jangka waktu 5 (lima) tahun sejak tanggal terakhir pasien
berkunjung .
Pasal 7 ayat 2 :
Lama Penyimpanan rekam medis yg berkaitan dengan hal-hal
khusus, dapat diterapkan sendiri .
Pasal 8 ayat 1 :
Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pasal 7 dilampoi,
dapat dimusnahkan .
Pasal 8 ayat 2 :
Tata cara pemusnahan sebagaimana dimaksud ayat 1 ,
ditetapkan oleh Direktorat Jenderal Pelayanan Medik .
4.
Kep.DIRJEN Yanmed no.78 /RS / Umdik / Ymu /I/ tahun
1991 : Petunjuk Pelaksanaan Rekam Medis di Rumah
Sakit .
5.
Surat Edaran DIRJEN Yanmed
No.HK.00.05.1.5.10.373 / 1993 :
Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan
Pemusnahan arsip RM di rumah sakit.
6.
Surat Edaran DIRJEN Yanmed
no.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 :
Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan
Pemusnahan arsip RM di rumah sakit.
ISI SURAT EDARAN

Arsip RM : Berkas yg berisikan catatan-catatan tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan lain .

Arsip RM in-aktif : Berkas yg telah disimpan 5 tahun  tgl
terakhir pasien dilayani atau 5 tahun setelah pasien
meninggal dunia .

Tim RM adalah Tim yg dibentuk  Kep.Dir.RS

Arsip yg bersifat khusus : Penyakit Orthopedi,
jiwa, ketergantungan obat dan kusta
.
JADUAL RETENSI REKAM MEDIS
• Umum
RM AKTIF
NO
KELOMPOK
1
2
3
4
5
6
UMUM
MATA
JIWA
ORTHOPEDI
KUSTA
KETERGANTUN
GAN OBAT
JANTUNG
PARU
7
8
RM INAKTIF
RJ
RI
RJ
RI
5 TH
5 TH
10 TH
10 TH
15 TH
5 TH
10 TH
5 TH
10 TH
15 TH
2 TH
2 TH
5 TH
2 TH
2 TH
2 TH
2 TH
5 TH
2 TH
2 TH
15 TH
10 TH
5 TH
15 TH
10 TH
10 TH
2 TH
2 TH
2 TH
2 TH
2 TH
2 TH
Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Th.1995
JADUAL RETENSI REKAM MEDIS…



Anak diretensi menurut kebutuhan tertentu
KIUP+Register+Indeks disimpan permanen
RS harus membuat ketentuan sendiri bila retensinya
lebih lama dari ketentuan umum yang ada, antara lain
untuk :



Berkas rekam medis berdasarkan penggolongan penyakit
Riset dan edukasi
Kasus-kasus terlibat hukum minimal 23 tahun setelah ada
ketetapan hukum
JADUAL RETENSI REKAM MEDIS…

Untuk kepentingan tertentu :











Penyakit jiwa, ketergantungan obat, orthopedi, kusta
Mata
Perkosaan
HIV
Penyesuaian kelamin
Pasien orang asing
Kasus adopsi
Bayi tabung
Cangkok organ
Plastik rekontruksi
Retensi berdasarkan diagnosa masing-masing RS berdasarkan keputusan
Komite RM / Komite Medisdengan pertimbangan nilai guna
SEDANGKAN MENURUT AHIMA (AMERICAN HEALTH INFORMATION
MANAGEMENT ASSOCIATION (HUFMAN,1994) JADWAL
RETENSI
MINIMAL :
PERSIAPAN - PERSIAPAN
1.
Dibuat ketetapan mulai tahun berapa retensi
akan dilakukan .


2.
Rawat jalan : 2003 – 7 tahun = Tahun 1996
Rawat Inap : 2003 – 12 tahun = Tahun 1993
Dibuat TIM PENILAIAN  SK.Direksi



Ka.Rekam Medis
Perawat Senior
Petugas terkait
- Panitia Rekam Medis
- Komite Medik

Dibuat TIM PEMUSNAHAN  SK Direksi
Staf Rekam Medis senior , Staf Tata Usaha dan bagian terkait .
4.
Disiapkan form pertelaan :
3.
NO.
NO.RM
TAHUN JANGKA DIAGNOSIS
WAKTU
AKHIR
5. Disiapkan Berita Acara Pemusnahan
PENILAIAN REKAM MEDIS

Tata cara pemindahan RM aktif menjadi in aktif
 Dilihat
dari tanggal kunjungan tertakhir
 Setelah 5 tahun dari kunjungan terakhir tersebut
berkas dipisahkan di ruang lain
 Berkas RM inaktif dikelompokan sesuai dengan
tahun terakhir kunjungan

Berkas rekam medis yang dinilai adalah yang
telah 2 tahun inaktif
ALUR PROSES PEYUSUTAN DAN
PEMUSNAHAN RM
PEMINDAHAN
RM AKTIF
RM INAKTIF
DINILAI
PENYUSUTAN
RM
RM ADA
NILAI GUNA
RM RUSAK
RM
TERTENTU
RM TIDAK
ADA NILAI
GUNA
DIMUSNAHKAN
DILESTARIKAN
PENILAIAN REKAM MEDIS LANJUTAN…

Indikator


Seringnya rekam medis digunakan untuk penelitian dan
pendidikan
Mempunyai nilai guna

Primer





Administrasi
Hukum
Keuangan
Iptek
Sekunder


Pembuktian
Sejarah
PENILAIAN REKAM MEDIS LANJUTAN…
Prosedur penilaian rekam medis
REKAM
MEDIS
KETENTUAN
KHUSUS
ANAK,JIWA,MA
TA,JANTUNG
DLL
LEMBAR RM TERTENTU
LEMBAR RM SISA
LEMBAR RM RUSAK
DIMUSNAHKAN
KETENTUAN
TERTENTU RS
DILESTARIKAN
KETENTUAN
UMUM
- Ringkasan masuk keluar
- Resume
- Lembar operasi
- Lembar persetujuan
- Identifikasi bayi lahir hidup
- Lembar kematian
PENILAIAN REKAM MEDIS LANJUTAN…
DAFTAR RM YANG DIPINDAHKAN DAI AKTIF KE INAKTIF
No
Tanggal
No. RM
Pemindahan
Tanggal
Teakhir
berobat
Diagnosis Kode
ICD-X
Jumlah
Lembar
Formulir
RM Yg tidak
lengkap
Bandung, …..
Kepala Unit Rekam Medis
PENILAIAN REKAM MEDIS LANJUTAN…
DAFTAR PERTELAAN NILAI GUNA REKAM MEDIS
No
Tanggal
Penilaian
No. RM
Diagnosis
Kode
ICD-X
Kepentingan /
Kasus tertentu
ya
Jenis Kasus
Tertentu
tdk
Bandung, …..
Kepala Unit Rekam Medis
BERITA ACARA PENYUSUTAN
SK…./…/… 2006
Pada hari ini Kamis tanggal 1 April 2006 bertempat di
halaman parkir RS XXXX yang berlokasi di
Jl.
YYYYYYYYYYYYYYY , JakSel . Akan dilakukan pemusnahan
berkas Rekam Medis pasien Rumah Sakit XXXXX sebanyak
10.000 RM ( dengan perincian terlampir ) .
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan . Atas
perhatiannya kami ucapkan terima kasih .
TTd Direksi
Tim Penilai
Tim Pemusnah
Saksi : 1……………… 2…………. 3………………..
Berita acara pemusnahan Rekam Medis yang asli
disimpan di rumah sakit, lembar ke 2 dikirim pada
pemilik pelayanan kesehatan (Depkes, Pemda
(dinkes), yayasan)
 Khusus untuk rekam medis yang sudah rusak /tidak
terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan
terlebih dahulu membuat pernyataan di atas kertas
segel oleh Direktur

PELAKSANAAN PEMUSNAHAN, DAPAT
DILAKUKAN DENGAN CARA :

Dibakar menggunakan incenerator atau dibakar
biasa

Dicacah, dibuat bubur

Pihak ke Tiga disaksikan Tim pemusnah
FORMULIR REKAM MEDIS YANG DILESTARIKAN
DIANTARANYA YAITU :
Ringkasan masuk dan keluar
 Resume
 Lembar operasi
 Identifikasi bayi
 Lembar persetujuan
 Lembar kematian
 Dan rekam medis sisanya dan rekam medis
rusak tidak terbaca disiapkan untuk
dimusnahkan,

REKAM MEDIS ELECTRONIK

Berkas RM asli yang di microfilmkan .

Berkas RM asli yang di scaning

Tulisan / catatan medis yang diinput
di-entry ) ke dalam komputer .
(
MEDIA RETENSI
MANUAL
SCANING
MIKROFILM
KOMPUTER
Form dikeluarkan
dari berkas induk
Form disiapkan
untuk di scaning /
copy
Formulir difoto
Dibuat program
aplikasi retensi
Form disimpan
dalam dus-dus
Disimpan dalam
hard disk / CD /
Disket
Disimpan dalam
negatif film
Data-data
dimasukkan dlm
komputer
Perlu tempat
untuk menyimpan
dus-dus .
Tidak perlu tempat
khusus
Perlu berapa alat
untuk prosesnya
Tidak perlu tempat
khusus
Susah pencarian
jika dibutuhkan
Mudah dlm retrievel
jika dibutuhkan .
Bentuk form asli
Lama retrivel, krn
harus dicuci &
dicetak .
Hanya informasi
saja yg keluar dan
bukan FORM
Perlu banyak
tenaga.
Mudah
dioperasikan
Perlu training
khusus
Mudah
dioperasikan
Rp………………
Rp. ………………..
Rp. ………………
Rp. ……………….