Transcript A PROJEKT

KULTURÁLIS PROJEKT CIKLUS MENEDZSMENT
III. MODUL – 1. nap
A PÁLYÁZATÍRÁS ÉS
LEBONYOLÍTÁS ALAPJAI –
(K)PCM
Miről lesz szó a III. modulban?
•
•
•
A projekt alapfogalmai
1. Projekttervezés
1.1. projekt ciklus
1.2. projekt ciklus menedzsment
2. A projektek létrehozása
2.1. Elemzési szakasz
2.1.1. Projekt tervezési technikák
2.1.1.1. SWOT analízis
2.1.1.2. A projekt érintettjeinek elemzése (stakeholder analízis)
2.1.1.3. Stratégia-elemzés
2.2. Tervezési szakasz
2.2.1. Logikai kerettervezés (LKM)
2.2.1.1.Problémaelemzés és a célkitűzések meghatározása
2..2.1.2. Előfeltevések és kockázati tényezők meghatározása
2.2.1.3. Indikátorok meghatározása
2.3. A projekt kidolgozása
2.3.1. Megvalósítási ütemterv-munkaterv
2.3.2. A humánerőforrás-terv – A projektcsapat
2.3.3. Kommunikációs terv
2.3.4. A pénzügyi terv/tervezés
3. A projektek megvalósítása (IV. modul anyaga)
A PROJEKT ALAPFOGALMAI
• PROJEKT: Meghatározott célok elérése
érdekében gondosan megtervezett
tevékenységsorozat, melynek „életciklusa
van”. Ez a fajta tev. akár ellentétben állhat a
szervezet rendszeresen végzett
tevékenységeivel, az ismétlődő feladatokkal – pl.
tömeggyártás -, amelyeknek nincs határozott
lezárásuk.
• PÁLYÁZAT: Dokumentum, funkcióját tekintve
egy kérelem, amit azzal a céllal készítünk, hogy
projektünkhöz pénzügyi forrást szerezzünk.
PÁLYÁZAT
definíció
Olyan konkrét fejlesztésekhez (beruházásokhoz,
eszközökhöz, szolgáltatásokhoz) történő
társfinanszírozás igénylése, amely hozzájárul a
szélesebb közösség által kijelölt közép, vagy
hosszú távon elérendő cél megvalósításához.
A PÁLYÁZAT NEM CÉL –
CSAK ESZKÖZ!!!
A projekt - definíció
• Egyedi szervezeti környezetben
megtervezett és végrehajtott
tevékenységsorozat
• Konkrét célt (célokat) meghatározott idő
alatt kíván elérni
• A célok eléréséhez meghatározott
(humán és anyagi) erőforrásokat
rendel – szervezeti háttér, költségvetés
A PROJEKT
255/2006. (XII.8.) Korm.rendelet alapján
• egy önálló fejlesztés, vagy
• több hasonló célú, egyenként 10 millió
forintnál vagy az akciótervben
meghatározott ettől eltérő összegnél
nem nagyobb összköltségű fejlesztés
összessége (közvetett támogatás),
vagy
• pénzügyi eszköz;
A PROJEKT
- Kellermann Éva alapján • Jól meghatározott célkitűzésrendszer elérését
szolgáló,
• egységes menedzsment irányítása alatt
• meghatározott költségvetési és
• időkereten belül megvalósuló tevékenység
együttes.
Nem csak a pályázatra benyújtott projektterv
megvalósítása projekt, hanem bármilyen, a
fentieknek megfelelő tevékenység
együttes!
A projekt – másik definíciója
Azon cselekvési program együttes,
amely konkrét céljának
megvalósításával hozzájárul a
szélesebb közösség által kijelölt közép,
vagy hosszú távú CÉL eléréséhez.
A projekt átfogó definíciója
• A projekt
–
–
–
–
–
–
egyszeri,
meg nem ismételhető,
erőforrás-igényes,
újdonságtartalommal bíró,
kockázatot hordozó,
meghatározott idő- és költségkorláttal bíró
• komplex feladat,
mely megvalósítása szerteágazó,
sokirányú szakismeret bevonását teszi
szükségessé
1. PROJEKTTERVEZÉS ALAPVETŐ KÉRDÉSEK (6)
Szolgát tartok, hat jó legényt.
(Nekem mely iskola!)
A nevük: MIT, MIKOR, MIÉRT,
HOGYAN, HOL, KICSODA.
(Rudyard Kipling- A dzsungel
könyve szerzőjétől)
1. A PROJEKTTERVEZÉS
A legnagyobb hangsúlyt a projekttervezésre kell fektetni.
Csakis:
• jól átgondolt
• pontos háttérdokumentumokkal rendelkező
• az előírásoknak megfelelő projektek útján lehet uniós
forrásokat szerezni.
Csupán ötletekre – bármilyen jók is – nem!
MIÉRT?
Mert az EU adóként befizetett pénzből gazdálkodik, ezért
csakis megfelelően ellenőrzött, átlátható, szabályos és
gazdasági szempontból hatékony projektek
megvalósításához járul hozzá.
Projekttervezés és előkészítés
KÉTFÉLE MEGKÖZELÍTÉS:
• Forrás-vezérelt = forráshoz alakított
fejlesztési elképzelés – ez volt a jellemző
rossz magyar gyakorlat
• Jövőkép-vezérelt = stratégiai
gondolkodásmód előkészített elképzelésekkel
– ez a követendő gyakorlat
– Feltételezi a hosszú távú gondolkodásmódot és a
kiszámítható környezetet, illetve támogatási
rendszert.
1.1. PROJEKT CIKLUS
A projektek tervezésének és végrehajtásának folyamata:
projekt ciklus néven is ismert.
A ciklus kiindulópontja a projekt ötlet, melyet a
helyzetelemzés után egy végrehajtó és egy értékelő
munkatervvé kell fejleszteni. A cél egy olyan stratégia
keret kialakítása, mely egyben biztosítja a projekthez
kapcsolódó érdekcsoportok véleményének
megkérdezését és a releváns információk rendelkezésre
állását.
Így ez a struktúra lehetőséget ad a kellően megalapozott
döntések meghozatalához a ciklus minden
kulcsfontosságú szakaszában.
A projekt szakaszai (3)
Projektháromszög:
Létrehozás
Lezárás
Megvalósítás
A projekt szakaszai (3)
• Létrehozás – a tervezés és programozás
szakasza
• Megvalósítás – a projekt végrehajtásának
és nyomon követésének, monitoringjának
szakasza
• Lezárás – utólagos értékelés és
tapasztalatok leszűrésének szakasza
A projekt szakaszai (3)
• A projektháromszög mind3összetevője
további szakaszokra bontható. Ha ezt
megtesszük, akkor megkapjuk az
úgynevezett projekt ciklust.
Új projektterv
Meghatározás
Tervezés
Lezárás
Előzetes
értékelés
Megvalósítás
Döntés
A projekt létrehozása
– A projekt meghatározása - helyzetvizsgálat, a
projekttel megvalósítható elképzelések
meghatározása és feltérképezése.
– A projekt kidolgozása, tervezése - a projekt
alapgondolatának kifejtése, részletes kidolgozása.
– A projekt előzetes értékelése - szorosan
kapcsolódik a projektkidolgozáshoz. Biztosítja a
javasolt projekt szigorú értékelését, és a szükséges
módosítások elvégzését.
– A projekttel kapcsolatos tárgyalások és döntések
– törvény által előírt engedélyekre, az erőforrásokra,
a finanszírozásra, valamint a projekt
megszervezésére/megvalósítására vonatkozó
megállapodások.
A projekt megvalósítása
= a projekt beindítása és megvalósítása
 szükség lehet szakmai segítségnyújtási-, munkavégzési- illetve
szállítási pályázatok kiírására és szerződések megkötésére
 A megvalósítás során a projektgazdának a projekt
időtartamától függően 1X vagy akár többX is értékelnie kell,
hogy a projekttervekhez képest milyen tényleges
előrelépéseket sikerült elérni a végrehajtás során.
 Az elkészült középtávú, időközi értékelés alapján eldönthető,
hogy a projekt jó úton halad-e, s valóban a kitűzött célok
megvalósítását szolgálja-e. Az értékelés továbbá segítséget
nyújt a projektgazdának, hogy a projekt kidolgozása óta eltelt
idő alatt történt jelentős változások fényében módosítsa a
projekt irányát, illetve bizonyos célkitűzéseket.
A projekt lezárása
A projekt lezárása és értékelése, az
eredmények terjesztése (disszeminációja).
A projekt befejeződik, a projekt
eredményeit értékelni kell, és új projektek
alapgondolatai születnek meg.
ráfordítás
Projektfázisok (ciklusok) - másként
kezdemétervezés végrehajtás lezárás
nyezés
Idő
Projekt életciklus (1-2)
4 fázis:
1) Kezdeményezési (koncepcionális) fázis



Ötlet/igény felmerülése
Projektjavaslat elkészítése
Részletesebb piaci elemzések
(megvalósíthatósági tanulmány) készítése
2) Tervezési fázis




Projekt célok definiálása
Projekt menedzsment létrehozása
Tevékenységek, erőforrások tervezéseütemezése, integrácója minőségi- ill.
biztonsági előírásokkal, adminisztrációval
Életciklus-előrehaladás ellenőrzési tervek
készítése
Projekt életciklus (3-4)
3)Végrehajtási (implementációs)
fázis



Tervek „üzembehelyezése”
Tevékenységek figyelemmel kísérése,
irányítása
Előrehaladás (periodikus) vizsgálata,
szükség szerint reviziója
4)Lezáró(befejező) fázis
Projekt komplettálása

Átadás

Projekt kiértékelése

Nyomonkövetési feladatok
(`follow-up`)

1.2. PROJEKT CIKLUS
MENEDZSMENT (PCM)
• PCM: a projektcikluson belüli különböző fázisok
koherens és hatékony módon történő
kezelésének képessége és folyamata
• A PCM-et az Európai Bizottság vezette be az
1990-es évek elején, az általa finanszírozott
segélyprogramok eredményességének javítása
érdekében.
Európai Bizottság – a programok
gyenge teljesítésének oka:
•
gyenge a projekttervezés és előkészítés
•
a kockázatokat hiányosan vették figyelembe
•
figyelmen kívül hagyták a projekt hosszú távú
fenntarthatóságát befolyásoló tényezőket
•
a múltbeli tapasztalatok alapján levont
tanulságokat csak ritkán vették figyelembe
az új projektek tervezése során.
Miért szükséges a PCM?
Tapasztalatok:
Bizonytalan stratégiai keret
Kínálat-vezérelt projektek
Gyenge helyzetelemzés
Tevékenység-orientált tervezés
Nem ellenőrizhető hatások
Folyósítási kényszer
Rövid távú szemlélet
Pontatlan
projektdokumentumok
PCM:
 Szektorális megközelítés
 Kereslet-vezérelt megoldások
 Fejlett elemzés
 Cél-orientált tervezés
 Mérhető hatás
 Minőség hangsúlyozása
 Összpontosítás a
fenntarthatóságra
 Egységes formátumok
PCM alapelvei (5)
1. A projekt-ciklus szakaszainak
következetes betartása
2. Részvétel (participáció) biztosítása:
fontos uniós alapelv a
partnerség+részvétel biztosítása: a
projektciklus kulcsfontosságú
szakaszaiban szervezett workshopok és a
projekt céljainak a kedvezményezettek
részére nyújtandó tartós előnyök/hasznok
formájában történő megfogalmazása
révén
PCM alapelvei (5)
3. Fenntarthatósági szempontok: a valóban
sikeres projektek: hosszú távon is fenntarthatóak;
hatásuk még évek múlva is érezhető. Ezen cél
elérése érdekében a fenntarthatósági
szempontokat már a projekttervezés során
figyelembe kell venni.
• 4. Logframe alkalmazás: a közösségi
beavatkozás struktúráját hatékonyan biztosító
eszköz, amely egységes elemzési módszert
biztosít a projekttervezés és a végrehajtás során.
= logikai keretmátrix (LKM), amely keretbe
foglalja és vizuálisan is megjeleníti a
projekttervezés és -elemzés súlyponti
megállapításait és eredményeit
PCM alapelvei (5)
5. Integrált megközelítés: a megvalósításra váró
projekt céljait szorosan kapcsolni kell az EU
regionális politikai céljait szem előtt tartó
Közösségi Támogatási Kerethez, illetve az
annak végrehajtását szolgáló operatív
programok célkitűzéseihez. Szintén ez a
szemlélet biztosítja, hogy az uniós célkitűzések
mellett a nemzeti és szektorális célkitűzéseket is
figyelembe veszik a projektek, valamint
biztosítja, hogy a projekt-munkatervek és
költségvetések logframe módszerrel
készüljenek.
Projektek típusai
Beruházási projekt
• Műszaki, technikai létesítmény
Kutatás fejlesztési projekt (K+F)
• Új termék, új technológia
Szellemi szolgáltatási projekt
• Szervezet működési körülményeinek
minőségi változása
• Új szolgáltatások kialakítása és
bevezetése
Kormányzati – Profit szektor – Non-profit szektor