Transcript SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN - Universidad Nacional de Colombia

SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN
“SIMEGE”
Universidad Nacional de Colombia
SIMEGE
La operación del modelo busca “contribuir al mejoramiento
de la gestión académico administrativa de la Universidad
mediante la adaptación e implementación articulada del
sistema de gestión de calidad, el modelo estándar de control
interno y el sistema de desarrollo administrativo, en el marco
del “proyecto Multisedes” y del proceso de acreditación
institucional”.
META DEL SISTEMA
El SIMEGE tiene como meta la
Transparencia
“Implementación del modelo” para
Confianza
articular esfuerzos en materia de
Equidad
mejoramiento organizacional de las
diversas áreas que hacen parte de
Oportunidad
la gestión Universitaria logrando un
Liderazgo
proceso de Mejoramiento Continúo.
Eficiencia
PRINCIPIOS DE LA MEJOR GESTIÓN
1) Enfoque a la comunidad interna y externa
2) Liderazgo
3) Participación activa de los docentes y personal administrativo
4) Enfoque basado en procesos
5) Enfoque de sistema para la gestión
6) Mejora continúa
7) Enfoque basado en hechos para la toma de decisión
8) Relación mutuamente beneficiosa con el proveedor
9) Coordinación, cooperación y articulación
10)Transparencia
¿POR QUÉ SIMEGE?
La Universidad Nacional de Colombia, en su compromiso de
excelencia consideró necesario CREAR un Sistema de Mejor
Gestión, en el cual se armonizan los propósitos de la institución
y sus compromisos de mejoramiento permanente fundamentado
en la calidad, el servicio y el autocontrol.
¿PARA QUÉ SIMEGE?
• Para contribuir al mejoramiento de la gestión académico –
administrativa de la Universidad.
• Para convocar a la Comunidad Universitaria a que contribuya a
mejorar la gestión de la Institución
•Para detectar los trámites percibidos como engorrosos ó
inconvenientes en la Universidad y realizar cambios que permitan
agilizarlos y simplificarlos.
•Para respaldar y articular alternativas aisladas que buscan el
mejoramiento de la gestión.
SIMEGE
Reforma
Organizacional
Reforma
Académica
Propuesta
Multisedes
Acreditación
institucional
Sistema de Gestión de la Calidad (SGC)
Modelo Estándar de Control Interno (MECI)
Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA)
BENEFICIOS DEL SIMEGE

Apoyar la sistematización de los procesos y de la información.

Orientar prácticas a la comunidad académica.

Modernizar la Universidad.

Permite mantener la identidad y la imagen institucional.

Orienta la interacción entre la comunidad universitaria y entre ésta y
la sociedad.

La Universidad Nacional de Colombia gana gobernabilidad.

Oportunidad y calidad en lo cotidiano.

Gana el control social y la participación ciudadana.
BENEFICIARIOS del SIMEGE

Estudiantes

Docentes

Administrativos

La Universidad Nacional de Colombia como Institución

Otras instituciones de Educación Superior

El Sistema educativo del país.
IMPACTO del SIMEGE EN LA UNIVERSIDAD
Será la beneficiaria de un proceso de cambio constante
 Será reconocida por altos estándares de Gestión
 Dará respuesta a requerimientos personales con procesos
organizados
 Brindará oportunidad y calidad en lo cotidiano
 Gana el control social y en participación ciudadana
 Los facilitadores tienen el compromiso de liderar, impulsar y
promover una apropiación y concientización técnica y cultural
frente al cambio organizacional deseado.

GANA EN GOBERNABILIDAD
UTILIDAD DEL SIMEGE?
• Las necesidades de la comunidad interna y externa son
escuchadas y atendidas atendidas y están en línea con las de la
Universidad.
• Se establece un sistema de indicadores que permitirá el
seguimiento y la medición de objetivos, metas, compromisos.
• Faculta al personal de la Institución a que tome decisiones, sea
propositivo y participativo.
• Permite la orientación de procesos, no de áreas
• Personal más capacitado en temas relacionados con la Gestión
• Comunidades fieles a una Universidad que ofrezca calidad
• Se implementa la calidad como una forma de vida
ENFOQUE A LA COMUNIDAD INTERNA Y EXTERNA
PAIS
COMUNIDAD INT
Y EXT
La razón de ser de la Universidad es prestar un servicio dirigido a
satisfacer a la comunidad interna y externa. Por lo tanto, es fundamental
que se comprendan cuáles son las necesidades actuales y futuras de
estas comunidades, que cumpla con sus requerimientos y que se
esfuercen por cumplir sus expectativas.
SIMEGE EN LO OPERATIVO
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
SIMEGE EN LO OPERATIVO ES UNA
HERRAMIENTA QUE PERMITE:
• Determinar necesidades y expectativas de la Universidad y de la
comunidad interna y externa.
• Establecer política y objetivos de Calidad
• Determinar procesos y responsabilidades necesarias para el logro de los
objetivos
• Establecer medidas de eficiencia, eficacia y efectividad de cada proceso y
servidor perteneciente a la Universidad Nacional.
• Establecer y aplicar procesos de mejora continúa
HERRAMIENTAS A APLICAR
SGC
MECI
Sistema de
gestión de
la Calidad
Modelo
Estándar de
Control Interno
SIMEGE
SISTEDA
Sistema de
Desarrollo
Administrativo
Acreditación
Institucional
y de programas
curriculares
HERRAMIENTAS A APLICAR
SGC
Sistema de
gestión de
la Calidad
SIMEGE
SGC: Sistema de Gestión de Calidad
El Sistema de Gestión de la Calidad es un conjunto de
elementos interrelacionados de una organización por los
cuales se administra de forma planificada la calidad de la
misma, en busca de la satisfacción de sus clientes internos y
externos.
Promueve la adopción de un enfoque basado en procesos
ya que bajo este enfoque tiene como ventaja el control
continúo sobre los procesos individuales y sobre su
interacción
Sistema de Gestión de la Calidad
NTCGP 1000:2004
CICLO PHVA
Actuar
Planear
Tomar
acción
adecuada
Revisar o controlar
efectos de la
realización
Verificar
Determinar
metas y
objetivos
Determinar
métodos para
alcanzar las metas
Capacitar
Realizar el
trabajo
Hacer
EL CICLO PHVA
PERMITE MEJORA CONTINÚA
Inicio nuevo ciclo
Siempre es posible implementar
maneras más prácticas y mejores
para prestar servicios en la
Universidad.
ACTUAR
Es fundamental que la mejora
continúa del desempeño global de
la Universidad sea un objetivo
permanente para aumentar su
eficacia, eficiencia y efectividad.
VERIFICAR
PLANEAR
A
P
V
H
HACER
HERRAMIENTAS A APLICAR
MECI
Modelo
Estándar de
Control Interno
SIMEGE
MECI: Modelo Estándar de Control Interno
El propósito esencial del MECI es orientar a las entidades
hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribución de
éstos a los fines del Estado.
Este enfoque concibe el Control Interno como un conjunto de
elementos interrelacionados donde intervienen todos los
servidores de la entidad estando atentos a las condiciones
de satisfacción de los compromisos contraídos.
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
PARA EL ESTADO COLOMBIANO
CONTROL
ESTRATÉGICO
CONTROL DE
GESTIÓN
Esquema
de organización
Planes
Principios
Normas
CONTROL DE
EVALUACIÓN
Métodos
Procedimientos
Actuaciones
Acciones
Adm. Información
Adm. Recursos
Mecanismos de
evaluación y
verificación
HERRAMIENTAS A APLICAR
SIMEGE
SISTEDA
Sistema de
Desarrollo
Administrativo
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
SISTEDA: Sistema de Desarrollo Administrativo
El Sistema de Desarrollo Administrativo es un conjunto de
políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos
de carácter administrativo y organizacional para la gestión y
manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales,
físicos y financieros de las entidades de la Administración
Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y
el desempeño institucional.
El Desarrollo Administrativo es un proceso de mejoramiento
permanente y planeado para la buena gestión y uso de los
recursos y del talento humano en los organismos y
entidades de la Administración Pública.
Sistema de Desarrollo Administrativo
Estructura para:
Políticas
Metodologías
y
técnicas
Estrategias
Ejecutado
Por personas
Fortalecer la
capacidad
administrativa y
del desempeño
institucional
BUENA
GESTIÓN
Propósitos
• Cumplimiento de los fines del estado y de las responsabilidades y
compromisos del servidor público.
• Mantener la unidad y armonía con otras entidades del estado
• Mejoramiento de los niveles de gobernabilidad de la Administración
pública
• Mejoramiento de la Calidad de los bienes y servicios
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
RELACIÓN DE LOS TRES
SISTEMAS
SGC – MECI - SISTEDA
NORMATIVIDAD
SGC
* Ley 872/2003
* Decreto 4110/04
* Circular 06 de 2005 del DAFP
MECI
*Ley 87/1993
* Decreto 1599/2005
* Decreto 2621 de 2006
SISTEDA
* Ley 489/1998
* Decreto 3622/05
Los tres sistemas promueven una mejor gestión y están encaminados a
lograr altos estándares de calidad, de gestión y de logro de los
objetivos.
SGC
MECI
SISTEDA
¿PARA QUÉ SIRVEN?
Para lograr administrar
ordenadamente
los
recursos y el talento
humano de la Universidad
y lograr el cumplimiento
de
los
objetivos
misionales definidos por la
institución, la Ley y las
expectativas
de
la
comunidad.
Para hacer seguimiento y
evaluación al cumplimiento de
los
objetivos
misionales,
garantizando la coordinación
de las acciones y la fluidez de
la
información
y
la
comunicación. Para anticipar y
corregir
oportunamente
(prevención), las debilidades
que se presentan en el
quehacer Universitario.
Para la formulación de
planes estratégicos que
definan
directrices,
lineamientos
y
prioridades que orienten
la gestión universitaria.
SGC
MECI
SISTEDA
COMPONENTES COMUNES ENTRE LOS SISTEMAS
Compromiso de la Dirección
 Gestión del Talento Humano
 Procesos y Procedimientos
 Indicadores de eficiencia y eficacia
 Comunicación Organizacional
 Plan de Mejoramiento Institucional
 Mejora continúa

SGC
MECI
SISTEDA
ESTRUCTURA DEL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN
1.
2.
3.
4.
5.
Estado actual del SGC.
Herramienta: diagnóstico.
Planeación del diseño e
implementación del
Modelo.
Diseño.
Implementación.
Evaluación a la
implementación del
Modelo.
1.
2.
3.
4.
Planeación del diseño e
implementación del Modelo.
Herramienta:
Autodiagnóstico.
Diseño e implementación del
Modelo. Herramienta
Diagnóstico específico.
Evaluación a la
implementación al Modelo:
Oficina de Control Interno.
Elaboración del normograma.
1.
2.
3.
4.
Diagnóstico
situacional.
Diseño y
formulación del
plan.
Implementación del
plan.
Evaluación.
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
AVANCES DEL SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN EN
LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
PLAN DE TRABAJO
Fases de Trabajo
Autonomía + Plan de desarrollo UN+
SISTEDA + MECI + SGC
Alistamiento
May
o
2007
Oct.
2007
Sostenibilidad
Ejecución
para el mejoramiento
de la gestión
para el mejoramiento continuo
Interna de acciones
Diagnóstico
Interno
(autoevaluación)
Oct.
2007
Procesos y
procedimientos
Dic.
2007
Procesos de
Mejoramiento
Mejoramiento
continuo
Enero
2008
Oct.
2008
Sep.
2008
(Evaluación)
Abril
2009
Abril
2009
Mayo
2009
EN QUÉ ESTAMOS EN SIMEGE:

Estamos abordando mejoramientos patrocinados y ordenados para la
Universidad, los cuales representan una acumulación de aprendizaje
propio de nuestra gente.

Definimos una estructura que tiene ideas de mejoramiento, que está
comprometida con la Universidad y que quiere trabajar por ella.

Estamos capitalizando esfuerzos de mejoramiento emprendidos en el
pasado, tanto en áreas de la UN como a partir de procesos de
capacitación de funcionarios.

Se trabaja bajo un principio de actuación y construcción colectiva.

Se han definido proyectos de mejoramiento donde la experiencia de
los miembros del equipo, para su definición y ejecución, es vital.

Estamos en la construcción de una red de trabajo, donde cada uno de
sus nodos tiene un rol fundamental para el proyecto: responsabilidad y
credibilidad en el objetivo que debe cumplir.
AVANCES IMPORTANTES

Se tiene una base técnica de trabajo articulado que permite navegar con
certeza en el proceso operativo del UN-SIMEGE.

Se tiene un Plan Estratégico que es insumo fundamental en la etapa de
Direccionamiento Estratégico y construcción del Plan Maestro de Gestión de
la Universidad.

Se terminó la fase de Alistamiento que incluyó a todas las sedes y al nivel
nacional, básica para articular y organizar acciones propias de un proyecto
de esta magnitud.

Se tienen definidos ocho proyectos estratégicos que, actuando de forma
sinérgica, derivan en mejor gestión para la UN y hay un mapa de
macroprocesos de la UN concertado, para la implementación de la
herramienta de gestión
PROYECTOS ESTRATÉGICOS
Entorno Ético
Conjunto de elementos rectores
del comportamiento universitario
Acuerdos y protocolos
Prácticas de Gobierno
Universitario
Direccionamiento
Estratégico
Ajuste
Organizacional
Planeación y definición de programas
Modelo de Operación
Comunicaciones Estratégicas
(Connotación pública)
Evaluación de Control
Condiciones Ambientales
Para el trabajo
Seguridad, Salud Ocupacional
y Manejo Ambiental
Estilo de dirección y
Estructura organizacional
Gestión para el mejoramiento
(Académico y Administrativo)
Modelo de operación, políticas de operación,
procesos y procedimientos,
controles, indicadores, riesgos,
modelos de evaluación de control
Ordenamiento
Jurídico
Estructura Normativa para el
Modelo de Operación
Gestión y desarrollo del
Talento Humano
Desarrollo de competencias
Plan de mejora individual
Bien-estar
Desarrollo integral de la
comunidad universitaria
y mejoramiento de su
calidad de vida.
PROCESOS ESTRATÉGICOS
Planeación
ENTRADAS
Conocimiento
Talento humano
Recursos
financieros
Recursos
físicos
Recursos de
información
Normas
Otros recursos
Relaciones
Interinstitucionales
Direccionamiento
Comunicación
PROCESOS MISIONALES
Formación
SALIDAS
Nuevo conocimiento
Nuevos profesionales,
investigadores y
docentes
Propuestas de solución
a problemas de país
Programas curriculares
Programas de educación
no formal
Difusión de la
producción académica
Otros bienes y servicios
Extensión
Investigación
PROCESOS DE APOYO
Gestión de Laboratorios
Gestión de Desarrollo
Tecnológico
e innovación
Análisis y Mejora
Gestión de Bibliotecas
Gestión de Recursos
Físicos
Gestión de Apoyo
a la Docencia/Formación
Gestión de Sistemas
de Información
Evaluación y Auditoría
Bienestar
Universitario
Gestión
Administrativa
Cumplimiento a necesidades y expectativas de la Comunidad
Universitaria
Necesidades y expectativas de la Comunidad Universitaria
MAPA DE MACROPROCESOS UN
Gestión del
Talento Humano
Gestión Jurídica
y Legal
Gestión
Financiera
Evaluación Independiente y
Auditoría de Calidad
TEMAS DE TRABAJO EN CADA NODO
Manizales
Ética
Gestión del Talento Humano
Palmira
Bienestar
Condiciones Ambientales para el trabajo
Bienes y servicios
Medellín
Gestión del mejoramiento en la parte administrativa
Investigación
Gestión de Laboratorios
Análisis y Mejora
Evaluación y Auditoria
Bogotá
Direccionamiento Estratégico y Ajuste Organizacional
Extensión
Condiciones ambientales para el trabajo
Gerencia
Gestión del Mejoramiento (administrativo y financiero)
Secretaría General
Ordenamiento Jurídico
Dirección Nacional de Personal
Gestión del Talento Humano
Amazonía, Orinoquía, Caribe
Ajuste Organizacional y Direccionamiento Estratégico
Vicerrectoría Académica
Acreditación y evaluación institucional
Vicerrectoría de Investigación
Investigación
Planeación
Direccionamiento Estratégico y Evaluación
Vicerrectoría General
Coordinación General, Macroproceso de apoyo académico y Gestión del
Mejoramiento.
MODELO UN - SIMEGE
Conjunto articulado de políticas, estrategias, metodologías y
técnicas que con un enfoque sistemático de planeación,
ejecución y evaluación busca fortalecer de manera permanente
la gestión, la capacidad académico - administrativa y el
desempeño de la UN
Se están armonizando los propósitos de la UN y su compromiso de buscar mejorar en forma permanente:
• Contribución directa con el mejoramiento de la gestión
académico – administrativa.
Buena comunicación y articulación como red
que permite mejorar continuamente y
compartir experiencias
• Poder de convocatoria en la Comunidad Universitaria a que
contribuya a mejorar la gestión.
Alta recordación del UN-SIMEGE: todo
mejoramiento se reconoce en esta instancia.
• Agiliza y simplifica procesos y trámites detectados como
engorrosos o inconvenientes en la Universidad.
• Articula
gestión.
y respalda alternativas que buscan mejorar la
113 trámites recibidos, 16 trámites mejorados
y 87 en estudio agrupados en cuatro
categorías: asuntos de estudiantes,
inventarios, ODC – ODS – ATIS, otras.
14 experiencias de mejoramiento de alto
impacto
Avances reportados







Emisión del Acto Administrativo que crea el UN-SIMEGE.
Identificación y conformación de los grupos Directivo y asesor.
Compromiso y respaldo del Grupo de Dirección al proyecto.
Desarrollo del Modelo UN- SIMEGE
Estrategia general de comunicación del proyecto para fomentar la cultura
de la mejor gestión en la UN.
Conformación del Comité Técnico del SIMEGE que da soporte a la
estrategia y modelo para su implementación.
Construcción y ajuste de los nodos de SIMEGE en cada sede.
Avances reportados

Se creó la página Web del SIMEGE, con apoyo de Unimedios,
como medio de comunicación directa con la Comunidad
Universitaria.
www.simege.unal.edu.co
Avances reportados
Se diseñó la campaña UN contra el
Mal Trámite:


Página Web.

Mecanismo
Avances reportados



Participación en el IV Foro Internacional hacia la excelencia en el
servicio público.
Lazos con el MEN para trabajar en un sistema integrado de mejor
gestión en las instituciones de educación superior.
Se está trabajando la política de
desarrollo del talento humano
como parte fundamental de la
mejor gestión en la Universidad.
www.unal.edu.co/dnp/concurso.html
Avances reportados

Se trabaja en el desarrollo de la
campaña Nuestra Gente: breves
reseñas de estudiantes, docentes y
funcionarios, con un mensaje de
cómo cada uno contribuye para
lograr una mejor gestión.
NUEVOS AVANCES

Alto esfuerzo en capacitación a través de un diplomado (1) para el grupo
asesor que adelanta el diseño e implementación del UN-SIMEGE. Esta
herramienta es fundamental para hacer el desdoblamiento del mapa de
macroprocesos en cada sede, como vía para la estandarización y la
trazabilidad.
(1) Este diplomado es dictado por la Facultad de Ciencias Económicas – sede Bogotá
NUEVOS AVANCES

Se terminó la etapa de Diagnostico que corresponde a la segunda fase
del proyecto, en donde esta herramienta define la línea de base en la
implementación de las normas y reconoce el estado de avance de la
Universidad en estas materias:
DIAGNOSTICO


Con el diagnostico se recogieron los problemas, las acciones que
está desarrollando la Universidad y las propuestas de solución hacia
el futuro
Que hace actualmente la Universidad en términos de Gestión?
A partir de las experiencias encontradas en términos de mejor
gestión, la Comunidad Universitaria busca continuamente fortalecer
su gestión con base en esfuerzos y logros socializados de
mejoramiento.

Esfuerzos de mejoramiento en las diferentes Sedes en áreas como
bienestar, administrativo, financiero, de planeación, de control, entre
otros….
Resultados del Diagnostico
SIMEGE
SEDE MEDELLÍN
CALIFICACIÓN TOTAL
12,1%
4. SISTEMA DE
GESTIÓN DE LA
CALIDAD
11,3%
5. RESPONSABILIDAD
DE LA DIRECCIÓN
6. GESTIÓN DE LOS
RECURSOS
7. REALIZACIÓN DEL
PRODUCTO
8. MEDICIÓN,
ANÁLISIS Y MEJORA
12,4%
13,3%
12,6%
11,6%
0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0% 60,0% 70,0% 80,0% 90,0% 100,0
%
% DE CUMPLIMIENTO
Resultados del Diagnostico
SIMEGE
COMPARATIVO UN – SEDES BOGOTA, MEDELLÍN PALMIRA,
MANIZALEZ
CALIFICACIÓN TOTAL
18,0%
16,0%
14,0%
12,0%
10,0%
8,0%
6,0%
4,0%
2,0%
0,0%
MANIZALES
BOGOTA
MEDELLIN
PALMIRA
MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN!!!