Transcript 專案管理將帥營座談會
以專案管理提昇政府行政效能 專案管理師協會 建言 周龍鴻 roger , PgMP 03/26/2010 協會建言人事局 大綱 • • • • • • 台灣國際專案管理師協會簡介 國家競爭力與專案管理的關連性 如何將公務員行政效能落實到政府執行力 政府的效能基礎: 管理的共同語言 施政滿意度的關鍵: 利害關係人的溝通管理 交流時間 2 台灣國際專案管理師協會簡介 • 2006年6月成立，內政部登記社團法人團體 • 2010年2月止，全國會員人數超過1,500位 PMP，台灣最大專案管理師社團 • 美國PMI合格認證的全球專案管理推廣機構 (Global R.E.P.) • 願景：推動PMBOK專案管理知識體系，深 入台灣各領域及重大建設專案 3 協會組織架構 台灣國際專案管理師協會 國際總會 第2屆 常 務 理 事 劉 鄭 開 照 理 蕭 蔡 洪 王 戴 陳 胡 伍 黃 國 明 事 富 明 家 劍 麗 明 俊 廷 德 宏 祥 琪 文 琇 主 杰 穠 理 事 會 榮譽理事長 理 事 長 黃昭順立委 周 龍 鴻 祕 書 長 王 可 帆 監 事 會 榮 譽 顧 問 監 事 長 監 莊 蔡 洪 趙 劉 家 治 林 楊 豐 進 克 昱 嘉 益 倫 丞 事 明 正 男 字 台 北 分 會 新 竹 分 會 台 中 分 會 台 南 分 會 高 雄 分 會 分 劉 分 藍 分 黃 分 鄭 秘 王 會 開 長 國 會 員：667人 百分比：43% 會 如 長 瑛 會 員：113人 百分比：7.3% 會 淑 長 娟 會 員：310人 百分比：20% 總會員：1,550人 百分比：100% 會 照 長 明 會 員：129人 百分比：8.3% 書 可 長 帆 會 員：331人 百分比：21.4% 結算至 2010/03/15 4 協會名人錄 5 roger PgMP 簡介 • • • • • • 周龍鴻 LH Chou (roger PgMP) 雙子座 O 型 個性積極, 熱忱, 樂觀, 樂於分享 電話: 07-588-8800 Email: [email protected] 現職:台灣國際專案管理師協會 理事長 暨 長宏專案管理顧問有限公司 總經理 • 學歷: 成大機械系 81系級 / 成大EMBA 第一屆 • 座右銘: 策略決定成敗、管理決定盈虧 • 榮譽: 2009 年榮獲 PMI 全球卓越貢獻獎 6 台灣躍上全球專案管理舞台 7 國家競爭力與專案管理的關連性 引言_專案管理的本質 執行力 流程導向 •專案管理不是標準程序，故無法標準化，但是卻 可以藉由風險管理概念，事先先預防好。roger 9 國家政策展開成執行力 意示圖 綜合行動專案群 Project A 啟動 國 家 競 爭 力 規劃 監控 執行 結案 Commitment Direction Resources Product Service Capability Vision Mission Objectives We are here !!! 時序 10 綜合行動管理 Portfolio • 綜合行動是專案及計畫(Program)的集合用 以達成商業策略方針 • 綜合行動的專案並不一定有相互依賴關係 ，可以依風險或利潤來歸類專案 Portfolio (計畫:多個 相關專案) Program A Project1 Program B Project C ...... Project2 11 國際大廠善用專案辦公室 提昇執行力 • PMP訓練為公司經副理MPT(Manager Program Training)的必要訓練之一, 藉由PMP的標竿手法建 立廠內專案管理共同語言及帶動專案管理深化的 氣氛 CEO • 專案辦公室掌管公司 專案辦公室 職能經理 職能經理 最重要專案 職員 職員 專案經理 • 專案辦公室為公司設計專案 管理流程 職員 職員 專案經理 • 為各部門審核公司重大計畫 職員 職員 專案經理 12 標案需要有PMP資格列表 1/2 • 國防部軍備局採購中心_數位電子交換系統_A. 為確保本專 案規劃及實施之品質保證，賣方除須提供相關人員組織編 組名冊，其選定之專案負責人及專案經理(需與專案負責 人不同)必須具備下列證照及資格： a、國際專案管理師 (PMP)證照。 b、需具備賣方公司勞健保及薪資證明。 • 行政院公平交易委員會「全球資訊網站改版建置委外服務」 案_[廠商資格摘要]：（五）廠商應取得CMMI或ISO9001 認證資格 或 承作本專案人員至少1人具有PMP專業證照， 並檢附相關證明文件影本。 13 標案需要有PMP資格列表 2/2 • 嘉義縣新港鄉公所「98年度擴大公共建設投資計畫-嘉義縣新港商圈優質環境改造計畫」委託專案管理 _[廠商資格摘要]：(一)政府合格立案且與本採購標的 有關之依法登記合格開業資訊服務廠商，且須有PMP 及RFID相關認證工程師資格1名(含)以上,需附在職證 明。 • 行政院海岸巡防署 海巡偵防管理系統_[廠商資格摘 要]：3.投標廠商或其受雇人員具有PMP專案管理師資 格 • 勞工退休基金監理會 辦理資訊安全管理制度建置暨輔 導驗證委外服務案_[廠商資格摘要]：3.PMP證照至少 1張(確保專案執行過程的品質控管)。 14 IMD2009世界競爭力報告 • 瑞士洛桑管理學院公佈 2009世界競爭力年鑑， 台灣由去年13名退居第 23名。 • 國家競爭力並不光看經 濟榮景強弱，諸如環境、 生活品質、科技、知識 等柔性競爭力也很重要。 • 政府效能不足，執行力 不夠是落後主因 15 IMD2009世紀競爭力報告 16 2008年全球PMP人數最多國家 國家 2006.12_PMP 2006排名 2007.11_PMP 2007排名 2008.12_PMP 2008排名 Grand Total 217519 United States 113371 1 133335 1 156716 1 Japan 18111 2 21919 2 25580 2 China, mainland 14798 3 19534 3 25126 3 Canada 14689 4 17319 4 20861 4 India 10546 5 13154 5 16702 5 South Korea 8933 6 10565 6 11264 6 Brazil 4676 7 5671 7 7231 7 Germany 3294 8 4077 8 5252 9 United Kingdom 3125 9 3862 9 4674 10 Australia 2540 10 3103 11 3727 11 Taiwan( R.O.C.) 2239 11 3347 10 5388 8 Singapore 1718 12 2166 12 3067 12 Hong Kong 1645 13 2082 13 2688 13 17 262443 318278 國家競爭力前10名與PMP人數 PMP人數,排名 15萬, 1 2688, 13 3067, 12 3727, 11 2萬, 4 ～ 5388, 8 • 台灣PMP人數是全世界第8名，但卻無法有助於政 府，因99%分佈在民間企業 • 台灣無具體的專案管理規範 18 如何將公務員行政效能落實到 政府執行力 國際案例以奧運為例 國內案例以工程會為例 民間團體以專案管理重建八八災區 績效管理如何以專案展開 • 績效管理是引導群眾往管理者所要的方向 • 向上，要有良好的願景連結及嚴謹的策略 規劃展開 • 向下，要有良好的執行機制(專案如何展開? 專案辦公室、專案管理制度及專案經理銜 接) • 中間的監控是確保劍及履及的執行力 • 變更控制更是動一髮牽全身 20 專案管理及 PMP 簡介 Project Management Professional(PMP)專案管理師証照 1.PMBOK是全世界最嚴謹的專案管理方法論，已被全 球公認為專案管理共通語言和標準 2.PMI(美國專案管理學會)已成為全球專案管理的權威 機構，PMP資格認證考試也成為專案管理領域的權 威認證 3.可順利運行的專案從公司小型專案，如每季的新產 品的推出到大型專案，如ERP或國家導入高鐵專案 4.大陸為世界工廠之後，台灣就成為研發創新基地 5.大陸將PMP列為國家八大証照之一 (台灣呢?) 21 4-th專案管理五大流程(IPECC)圖 起始 規劃 監控 規劃 規劃品質 執行 結束 蒐集需求 起始 定義範疇 建立WBS 發展人力資源 計畫書 估算成本 規劃溝通 發展專案管理 計畫書 規劃採購 決定預算 發展專案章程 定義活動 估算活動 資源 規劃風險 管理 執行定性 風險分析 排序活動 估算活動 期程 辨識風險 執行定量 風險分析 辨識 利害關係者 監控 驗證範疇 規劃風險 回應 發展時程 執行 控制範疇 執行品質保證 監控專案工作 控制時程 獲得專案團隊 控制成本 發佈資訊 指導及管理 專案執行 發展專案團隊 管理利害 關係者期望 管理專案團隊 結束 執行整合變更 控制 執行品質管制 結束專案 或階段 報告績效 監控風險 執行採購 結束採購 整合管理 範疇管理 時間管理 成本管理 品質管理 人資管理 管理採購 溝通管理 風險管理 採購管理 22 專案 Project 專案有以下特徵 1.臨時性的: –有明確的開始及結束日期 2.有獨特的產品、服務及結果 3.是逐步完善的 –分階段及連續的累積 –逐步完善使專案執行更具落實性，如專案的範 圍一開始僅有概念，在規劃階段需求會逐漸明 確產出企劃書，執行階段不斷地修正直到專案 成果產出 23 專案管理的九大知識領域 • 為滿足專案 “一英哩寬三吋深” 的 特性，專案經理需對各知識領域有 一定程度的涉獵，故PMI依知識領域 將專案知識分為九大知識領域 • 九大知識依PMBOK排序: 採購 範圍 整合、範圍、時程、 成本、品質、人資、 風險 整 合 溝通、風險、採購。 溝通 • 速記: 人資 盛飯時、誠品人、夠風采 時間 成本 品質 24 案例1:大陸奧運與PMP緣起 • 中國經濟的迅速發展，申奧成功、加入WTO • 國家外國專家培訓中心熊治學處長介紹PMP制度， 某跨國公司開出年薪4萬美元的待遇，當時國內幾 乎沒有擁有PMP，最後以年薪8萬美元從國外聘請。 • 國家外國專家局培訓中心與美國現代項目管理協 會簽署了合作協議，將這一認證考試引進到了中 國 • 三峽工程、西氣東輸、北京奧運會、上海世博會、 以及天津濱海新區開發開放大型專案都使用PMP 體系 25 奧運的概況 • • • • • • 200多個國家與地區參加 10500個運動員 觀摩民眾多達25萬人次 媒體記者也有2~3萬人 高達37億人次透過電視觀看北京奧運。 奧運傳遞聖火起迄時間為2008年3月下旬至8月8日， 歷時130天，經由21780名火炬手傳遞 • 口號：「點燃激情、傳遞夢想」為，將奧運的盛 情傳遞全世界。 26 2727 2828 2929 專案管理在世界運動賽事 所扮演的角色 • PMP在世界運動賽事所扮演的角色 – 統籌全局、組織協調、綜合監控、分工協作、系統整合、 提昇運作效率。 – 奧運工程主辦單位為整個綜合行動的火車頭，由此延伸出 相關計劃及專案 – 例︰機場、地鐵預計於2008年6月竣工。北京巨蛋的擴建， 也是此綜合行動之重大計劃，展開來的專案要如何銜接是 PMP最大的效用。 • 「北京奧組委總體策劃部曹蕾,PMP」對外 發布正式北京奧運大型專案管理計畫 http://www.p3china.com/uc/uc2007report/download.files/aoyun.pdf 30 專案共同思維邏輯的角色 • 北京奧運主辦單位要求每個專案需有兩位 PMP http://my.tdctrade.com/chinabidding/chi_new.asp?id= 20402 • 主辦單位發包相關專案給民間廠商，也要 求相關的廠商要有PMP才能承接專案 • 共同語言及思維邏輯不管是國籍差異亦或 是專業的不同，都可互相溝通 • 外包經理才能與各類型廠商順利協調溝通 31 北京奧運的四個重要計劃管理 1. 關鍵計畫涵括重點任務、關鍵時刻，此計劃接受 國際奧委會的定期監控； 2. 各領域專業計畫，如：旅遊、周邊商品販賣等； 3. 場館計劃包括機場、道路、地鐵、比賽場館的擴 建與增設； 4. 議題計畫則著重在意義突出、內容集中、目標單 一的獨項計畫，例如：風險管理計畫、行銷計畫、 異常處理計畫、國家安全計畫。 • 如此龐大專案及無數多的各類計畫中，溝通協調 即是一個關鍵問題 32 同步各專案的資訊系統 • 『專案管理資訊系統』，由奧運策劃部建立六大 基準：進度、成本、資源、技術、風險及範圍 • 監控告計畫的進度的情報系統建立 • 透過顏色管理來提示及預警各計畫的進度 • 經由各外包廠商即時更新績效，彙整於情報中心 • 以合約管理來確保外包廠商如期交付成果及進度 報告 • 變更管理方面，需要透過「變更管理委員會」 （CCB），來做協調性評估、風險評估、質量評 估，再做變更修改，確保專案的運行不悖 33 3434 3535 3636 小結：奧運成功的關鍵因素 • 環環相扣，集眾志成城的活知識體 – PMP是全世界最嚴謹的專案管理工具，可以有 效掌控多個複雜的計畫(計劃中尚有多個專案) 同時在進行中的專案並有效銜接。 • 專案管理，與世界接軌的共通語言 – 北京奧運主辦單位不光要求每個專案需有兩位 PMP，也要求廠商要有PMP資格才能承作外包 案，人才來自四面八方，國籍不同，專業領域 也不一樣，唯有透過PMP專案管理，建構共同 語言及思維邏輯，有效消除溝通障礙。 37 案例2:工程會培訓2,300名中央 及工程人員學習專案管理手法 38 案例2:工程會培訓2,300名中央 及工程人員學習專案管理手法 39 建立符合國際標 的專案管理範本 40 建立符合國際標 的專案管理範本 41 案例3:民間團體以專案管理 重建八八災區 1. WBS維基百科協同平台討論及置放文件 2.虛擬團隊定期開會溝通 3. Skype語音及文字溝通會議 (Demo) 4.小組共同編輯WBS計畫 (Demo) 5.小組訪談重建專家 6.志工實際進入災區勘查 7.最後由災後重建專家定稿 8.專業排版集合成冊，無償電子版供下載 42 WBS維基百科協同平台 http://sites.google.com/site/88morakot/ 43 虛擬團隊定期開會溝通 44 Skype會議畫面 45 專業志工共同產出WBS 46 產出的眾多重建專案WBS 47 小組主動訪談重建專家 48 WBS Dictionary(說明表) 49 PMP志工實際勘查災區 50 921救災專家的編委定稿 •李景賀就是當初的九二一大地震及桃芝 風災土石流災後重建的專家 •游振昌為微軟超大型專案管理演講講師 •袁明義為全國PMP榜首 51 產出重建專案WBS 三 週 完 成 厚 達 兩 百 頁 重 建 書 52 政府的效能基礎: 管理的共同語言 上市公司以世紀鋼構為例 民間企業廣泛使用專案管理當共同 語言 管理的共同語言的重要性 • 大家講同一種語言，有了同一種語言，溝 通的技巧、思考的邏輯是非常接近，團隊 做起事來效率是可以提高，績效方面有所 提升。 • 專案管理是一種執行的最佳方法論，政府 標竿世界級管理方法論可走阻力最小之路 • 可以改變政府文化，讓管理者有共同語言， 減少團隊溝通時間，提昇團隊效能 54 案例1：世紀鋼構董事長周金 裕以PMP達公司策略 • 上市公司世紀鋼構董 事長周金裕於2009年 春考取PMP • 發現PMP能有效提升 企業管理及獲利，再 度指派五大部門高階 主管培訓 • 周董事長指出PMP有 效整合管理語言，大 幅提升公司執行力及 品質 55 世紀鋼構VS中鋼構 http://tw.nextmedia.com/applenews/article/art_id/31777244/IssueID/20090711 56 世紀鋼構VS中鋼構 http://tw.nextmedia.com/applenews/article/art_id/31777244/IssueID/20090711 57 專案管理已成企業共同語言 58 專案管理已成企業共同語言 59 政府應善用民間9000位專案管理菁英 500位高度影響力PMP 60 政府應善用民間9000位專案管理菁英 500位高度影響力PMP 61 施政滿意關鍵因素 利害關係人的溝通管理 利害關係人管理的重要性 • 利害關係人管理是政府該用心卻常見疏失 的地方 • 如媒體關係、立法院關係、中央與地方關 係，及其它需評估的關係在規劃計畫、執 行計畫、監控計畫的單位或承辦人都該注 意的關鍵重點 • 預先做好利害關係人的溝通管理，方可避 免施政指標的下降，負面新聞報導及機關 首長、院長因疏忽而扛失職的責任 63 溝通失敗案例：豐田召回車風波 64 專案利害關係人的溝通管理 發起人需求 內部專案 1 外包專案 辨識利害 關係者 組織流程資產 / 企業環境因素 利害關係者 登錄表 3 2 需求文件 蒐集 需求 需求追溯矩陣 需求管理計畫書 利害關係者 管理策略 5 4 溝通管理計畫書 規劃溝通 專案管理計畫書_u 績效報告 變更申請 7 發佈 資訊 指導及管理 專案執行 變更申請 組織流程資產 / 企業環境因素 8 管理利害 關係者期望 議題紀要 專案管理計畫書 工作分解結構 工作績效資訊 交付成果 工作績效資訊 專案範疇聲明 定義範疇 / 建立WBS / 發展專案管理 計畫書 6 3 控制範疇 / 控制時程 / 控制成本 報告 績效 工作績效衡測值 4 預算預測值 變異分析 預測方法 溝通方法 9 專案管理計畫書 執行整合變更控制 變更申請 2 溝通方法 資訊發佈工具 10 結束專案或階段 變更紀要 最終產品、服務 或成果移轉 顧客 顏色標註： 流程 計畫或基準 專案外部文件 專案文件 變更 活動產出 跨知識流程 _u: 或更新 65 給人事局建言結論 1.建議人事局善用專案管理的績效管理+流程導向+ 客戶導向特性提高政府競爭力，這也是大型專案 及跨國的管理共同語言 2.建議人事局應用專案管理的利害關係人溝通管理 運作方式提高施政滿意度 3.建議人事局仿工程會模式讓公務人員科長級以上 官員深入了解民間企業專案管理最佳實務，方能 跟民間9,000位PMP及大陸30,000位PMP接軌 4.善用民間9,000位PMP專案管理菁英，特別是PMP 團體有六十位的資深媒體人 5.Apple iPod的啟發 66 政府應善用民間9000位專案管理菁英 60位資深媒體人PMP 姓名 媒體 職銜 莊豐嘉 台灣新聞記者協會 理事長 劉嘉韻 台灣新聞記者協會 秘書長 蔡進益 高雄市財經記者聯誼會 榮譽會長 林政峰 經濟日報 特派員 黃翠娟 中華日報 採訪主任 孫育仁 港都電台 副總監 黃玉美 中國廣播公司 節目主持人 張騄遠 中視新聞 台北副主任(原高雄特派) 梁瑞齡 環宇廣播電台 總經理特別助理(原記者) 洪家駿 環宇廣播電台 總經理(26歲) 莊惠伶 台中廣播公司 董事長祕書兼記者 陳淑敏 蘋果日報 人事 經理 梁人元 蘋果日報 經理 楊欽亮 壹週刊 人物組 主任 胡秀珠 資策會 創新發現誌 副總編(原天下雜誌撰述) 67 政府應善用民間9000位專案管理菁英 60位資深媒體人PMP 姓名 媒體 職銜 柯美月 Taiwan News 召集人 陳秀蘭 經濟日報 記者 藍如瑛 就業情報雜誌 職涯顧問 蘇理彰 全國廣播 副總經理 陳慧瑩 港都電台 節目主持人 陳世環 鉅亨網 採訪主任 楊伶雯 NOWnews 組長 曹逸雯 NOWnews 副組長 王憶紅 自由時報 記者 黃彥棻 電週文化事業股份有限公司 記者 方瑋 東森電視 副總編(原經理) 彭馨霈 台灣電視公司 記者 李亨山 中央社 編輯 王振裕 慈濟人文志業中心 特派記者 68 Apple IPod 的啟發 69 協會願景 推動PMBOK專案管理知識體系， 讓PMP專案管理知識深入台灣 各領域及重大建設專案