Transcript Powerpoint 1 - cyberlab.lh1.ku.ac.th

Microsoft access
การสร้ าง Database ใหม่
เมือ่ เข้ าสู่ โปรแกรม Access แล้ ว จะมีวธิ ีให้ เราเลือกการทางานได้ 2 แบบ คือ
การเรียก File Database ทีม่ อี ยู่แล้ วมาใช้ งานหรือการสร้ าง Database ขึน้
ใหม่ ในทีน่ ีเ้ ราจะศึกษาการสร้ าง Database ใหม่ โดยใช้ คาสั่ งต่ อไปนีีี้
1. เลือกคาสั่ ง File,New Database หรือเลือก Icon รูป “New
Database” จะได้ จอภาพดังนี้
การสร้ าง Database ใหม่ (ต่ อ)
เช่ นเดียวกับโปรแกรม Microsoft Office ตัวอืน่ ๆ คือ จะมี Template
ให้ เลือกใช้ ในกรณีไม่ ต้องการออกแบบเอง ในทีน่ ี้ ให้ ลองออกแบบเองก่ อน โดยเลือกเป็ นแบบ
Blank Database จะได้ ผลลัพธ์ ดงั นี้
โปรแกรม Access จะต่ างจากโปรแกรมในกลุ่มของ Microsoft Office
ตัวอืน่ ๆ นั้นคือ เราต้ องกาหนดชื่อ หรือ ตั้งชื่อให้ กบั Database ก่ อน แล้ วจึงกาหนดชื่อ
field และข้ อมูลในภายหลัง โดย Database ทีส่ ร้ างจะมีนามสกุลเป็ น MDB
(Microsoft Database) โดยอัตโนมัติ
การสร้ าง Database ใหม่ (ต่ อ)
2. ให้ ใส่ ชื่อทีต่ ้ องการลงไป (เช่ น TEST) แล้ ว Click ที่ Create จะได้ จอภาพดังนี้
การสร้ าง Database ใหม่ (ต่ อ)
การเข้ าสู่ มุมมอง Table Design ให้ ทาตามขั้นตอนต่ อไปนี้
1. จากหน้ าต่ าง Database ให้ เรา Click mouse ปุ่ ม
2. จะปรากฎไดอะล็อกซ์ New Table ให้ เราเลือก Design View เสร็จแล้ ว
Click mouse ปุ่ ม
1. Click mouse
3. จะปรากฏมุมมอง Table Design ขึน้ มา
2.2 Click mouse
2.1 เลือก Design View
3. ปรากฏมุมมอง Table Design
การสร้ าง Database ใหม่ (ต่ อ)
ขั้นตอนการสร้ างฟิ ลด์ แบบพืน้ ฐาน
การสร้ างแบบพืน้ ฐานในหัวข้ อนี้ จะเป็ นการกาหนดคุณสมบัตติ ่ างๆ ของฟิ ลด์ ซึ่งมีข้นั ตอนดังต่ อไปนี้
1. จากหน้ าต่ าง Table Design ให้ ใส่ ฟิลด์ ในคอลัมน์ Field Name ใน Table Design
Grid
2. เลือกชนิดข้ อมูลที่เหมาะสมจากคอลัมน์ Data Type ใน Table Design Grid
3. ใส่ ข้อความอธิบายเพิม่ เติมได้ ในคอมลัมน์ Description ใน Table Design Grid
2. ใส่ ชนิด4.
ข้ อมูกลาหนดคุ
ลงไปในคอลั
มน์ตData
Type Size
3. คาอธิให้บกายเพิ
เลือกข้ อหรื
มูลอย่Number
อยสาหรับข้ อมูลชนิ
ณสมบั
ิ Field
บั ฟิ ม่ ลด์เติทมใน
ี่มีชDescription
นิดข้ อมูลเป็ น4.2Text
ในส่ด วNumber
น
Field Properties
1.ใส่ ชื่อฟิ ลด์ ลงในคอลัมน์ Field Name 4.1 ใส่ ขนาดของข้ อมูลสาหรับข้ อมูลชนิด Text หรือ Number
การสร้ าง Database ใหม่ (ต่ อ)
แสดงรายละเอียดของชนิดข้ อมูล (Data Type)
ชนิดของข้ อมูล
Text
เกิน 255ตัวอักษร
คำอธิบำย
ข้ อควำม หรื อ ตัวเลขซึ่งไม่ สำมำรถใช้ ในกำรคำนวณ มีควำมยำวได้ ไม่
Access จะกำหนดขนำดเริ่มต้ น 50 ตัวอักษร
Memo
ใช้ เก็บข้ อควำมต่ ำงๆ มีควำมยำว 64,000 ตัวอักษร
Number
เป็ นชนิดตัวเลข (0-9) สำมรถนำไปใช้ ในกำรคำนวณได้
Date/Time
เป็ นชนิดวันที่หรื อเวลำ มีควำมกว้ ำงตำยตัว คือ 8 Byte นำไปใช้
คำนวณได้ เช่ นเดียวกัน
Currency
ชนิดตัวเลขทำงกำรเงินเป็ นตัวเลขเช่ นเดียวกัน แต่ จะถูกปั ดเศษด้ วย
แต่ ถ้ำเป็ นแบบNumber
จะไม่ มีกำรปั ดเศษใดๆ เลย
AutoNumber ชนิดตัวนับ โดยโปรแกรมจะนับแต่ ละ record เป็ นตัวเลขเรี ยงลำดับกันโดย
อัตโนมัติ
Yes/No
ชนิดตรรก (Logic) โดยกำหนดให้ เติมข้ อมูลเป็ น Yes/No หรื อ
True/Fault หรื อ On/Off
การสร้ าง Database ใหม่ (ต่ อ)
การกาหนด Primary Key
Primary Key คือ ข้ อมูลหลักที่ไม่ ซ้าซ้ อนกัน (Unique) และใช้ แยกแยะข้ อมูลในแต่ ละ
record ออกจากกัน คีย์หลักนีจ้ ะประกอบขึน้ ด้ วยข้ อมูลจาก Field เดียว หรือ กลุ่มของ Field
ก็ได้
การกาหนดคีย์หลักของตาราง ให้ เราเลือกฟิ ลด์ ที่จะก
เสร็ย์หจแล้
1. าหนดเป็
เลือกฟิ ลด์นคีทยี่จ์ หะเป็ลักนคี
ลักวให้ เรา Click
mouse เมนู
Edit>Primary Key
2. Click mouse เมนู Edit>Primary Key
การสร้ าง Database ใหม่ (ต่ อ)
การกาหนดเงือ่ นไขของ Field (Field Properties)
1. Field Size หรือ ขนาดของ Field กาหนดจานวนตัวอักษรสู งสุ ดใน Field ประเภท
Alphanumeric หรือ แบบ Number เช่ น กาหนดไว้ 10 หมายถึง ป้ อนข้ อมูลได้ ไม่ เกิน 10
ตัวอักษร
2. Format ระบุรูปแบบการแสดงของตัวอักษรและตัวเลขบนจอภาพของข้ อมูลประเภท Text, Date,
Number และ Currency
3. Decimal Places กาหนดจานวนตัวเลขหลังจุดทศนิยม สาหรับข้ อมูลประเภท Number และ
Currency
4. Input Mask สาหรับกาหนดให้ มีตวั อักษรพิเศษให้ กบั ข้ อมูลโดยอัตโนมัติ เช่ น หมายเลขโทรศัพท์ จะ
เป็ น xxx-xxxx โดยจะใส่ - (Dash) ให้ อตั โนมัตขิ ณะป้ อนข้ อมูล Input Mask ใช้ ได้ กบั ข้ อมูล
แบบ Text และ Memo เท่ านั้น
5. Caption ปกติการกาหนดชื่อ Field ใน Table นั้นเราอาจกาหนดเป็ นชื่อย่ อ เช่ น FN หมายถึง
First Name แต่ ถ้าเรานา ข้ อมูลนีไ้ ปแสดงใน Report การแสดงค่า Field เป็ น FN อาจไม่
สื่อความหมาย ดังนั้นเราสามารถใช้ Caption มาช่ วยโดยอธิบาย FN เป็ น First Name ได้ ค่าที่
ใส่ ลงใน Caption จะถูกนาไปแสดงใน Report แทนชื่อ Field
6. Default Value กาหนดค่าตายตัว หรือคาเฉพาะให้ กบั Field นั้นไปเลย ในการป้ อนข้ อมูลโปแก
การสร้ าง Database ใหม่ (ต่ อ)
7. Validation Rule มีการตรวจสอบค่าของข้ อมูลที่ป้อนลงไปด้ วยว่าจะต้ องไม่ เกินจากช่ วงที่กาหนดไว้
8. Validate Text ใช้ กาหนดเงือ่ นไขในการตรวจสอบข้ อความ โดยจะกาหนดเป็ นข้ อความ Error ให้ ถ้ า
ป้ อนชนิดข้ อมูลมาผิด
9. Required ระบุว่า Field นีจ้ ะต้ องมีข้อมูลห้ ามเป็ น Field ว่าง
10. Allow Zero Length กาหนดให้ Field ว่างของ Text หรือ Memo เก็บค่า “” ไว้ด้วย ซึ่ง
ปกติ Field ว่างจะไม่ มีคาใดๆ เก็บอยู่เลย
11. Index กาหนดให้ ใช้ Field นีใ้ นการทางานกับ “Index”
ตัวเลือกสาหรับการ Index ได้ แก่
Yes (Duplicates OK) ใช้ Field นีใ้ นการ Index และข้ อมูลใน Field นีข้ องแต่ ละ
record สามารถซ้ากันได้
Yes (No Duplicates) ใช้ Field นีใ้ นการ Index และข้ อมูลใน Field นีข้ องแต่ ละ
record จะต้ องไม่ ซ้ากันด้ วย
No
ไม่ ใช้ Field นีใ้ นการ Index
การสร้ าง Database ใหม่ (ต่ อ)
การกาหนดเงือ่ นไขของ Table (Table Properties)
Table ก็เช่ นเดียวกันกับ Field สามารถกาหนดเงือ่ นไขให้ ได้ โดยเงือ่ นไข มีให้ เลือกใช้ ได้ 3
แบบ ได้ แก่
Description กาหนดคาอธิบายให้ กบั Table
Validation Rule
มีการตรวจสอบค่าของข้ อมูลที่เติมลงไปในทุก record
Validation Text
แสดงข้ อความในกรณีที่มีการป้ อนข้ อมูลลงไปไม่ ตรงตามเงือ่ นไขที่
กาหนดไว้ใน
Validation Rule
Filter
กาหนดให้ Filter (เงือ่ นไขการคัดเลือกข้ อมูล) ถูกเรียกใช้ พร้ อมกับ
การเรียกใช้ Table
Order By
กาหนดให้ Sort Order (ข้ อมูลที่ถูกเรียงลาดับแล้ว) ถูกเรียกใช้ พร้ อมกับการ
เรียกใช้ Table
การสร้ าง Database ใหม่ (ต่ อ)
การแก้ไข Table
เมือ่ สร้ าง Table เสร็จแล้ ว ถ้ าต้ องการแก้ ไขทาได้ ดงั ต่ อไปนี้
การลบ Field
1. เลือก Field ทีต่ ้ องการลบ โดย Click ในส่ วนของ Field
Selector
2. กดปุ่ ม Del
การเปลีย่ นชื่อ Field (Rename)
1. Click ทีช่ ื่อ Field ทีต่ ้ องการเปลีย่ นชื่อ
2. พิมพ์ชื่อใหม่ ลงไป
การย้ ายตาแหน่ ง Field (Move)
1. เลือก Field ทีต่ ้ องการย้ ายตาแหน่ ง โดย Click ในส่ วนของ Field
Selector
การสร้ าง Database ใหม่ (ต่ อ)
การเปลีย่ นชนิดของ Field
ให้ เปลีย่ นชนิดได้ จากส่ วนของ Data Type แต่ งต้ องระวังด้ วยว่ าการเปลี่ยนแปลง
ชนิดของ Field นั้นอาจทาให้ ข้อมูลหายไปได้ เช่ น การเปลีย่ นจากชนิด Number ไป
เป็ น Text
การเปลีย่ นขนาดของ Field
เปลีย่ นจากในส่ วนของ Field Properties แต่ ต้องระวังว่ า ถ้ าเปลีย่ นจากขนาด
ใหญ่ ให้ มขี นาดเล็กลง ข้ อมูลบางส่ วนอาจสู ญหาย
เมือ่ แก้ ไข Table เสร็จแล้ ว อย่ างลืม Save Table ด้ วยคาสั่ ง File, Save
ด้ วย