Transcript BURSA BOLGE KOZA IYILESTIRME TAKIMI

BU BİR KOZA
İYİLEŞTİRME TAKIMI
SUNUMUDUR
Bursa IV. Bölge Müdürlüğü İyileştirme Takımı ilk
toplantısı ; İsmail DİN, Özlem TÜRKER, Nevzat
YANMAZ, Nurdem ŞAHİN, Özlem KOYUN,Sabahattin
KOÇ,Filiz Denizli ÖLÇEREL, Nermin SEZER, İbrahim
BALCI, Harun AKTAŞ, Halim YARAR, Hayrettin
KURTKAYA, Ömer YILDIRIM, Neşe BEYTEKİN, Murat
KILIÇ, Emine DAL, Nur BOZOĞLU katılımlarıyla ve
Bölge Kalite Temsilcisi Lütfü Burak AKYOL’ un
rehberliğinde 31/01/2012 Salı günü saat 17:00 ‘ de de
Starlight Convention Center Thalasso Spa Hotel
Salonu’nda yapıldı
.
İyileştirme Takımı oy birliği ile “Güney Marmara Tapu” adını aldı.
İyileştirme Takımı liderliğine İsmail DİN , iyileştirme Takımı
raportörlüğüne Özlem TÜRKER seçildi.
Takım Lideri
Takım Raportörü
Takım Üyeleri
: İsmail DİN
: Özlem TÜRKER
: Nevzat YANMAZ
Nurdem ŞAHİN
Özlem KOYUN
Sabahattin KOÇ
Filiz Denizli ÖLÇEREL
Nermin SEZER
İbrahim BALCI
Harun AKTAŞ
Halim YARAR
Hayrettin KURTKAYA
Ömer YILDIRIM
Neşe BEYTEKİN
Murat KILIÇ
Emine DAL
Nur BOZOĞLU
İlk toplantıda katılımcılar ile beyin fırtınası yöntemiyle
problem havuzu oluşturuldu ve 35 adet problem tespit
edildi.
İlk toplantıda oluşturulan problem havuzunda tespit
edilen 35 adet problem arasında yapılan oylamada en
fazla puanı 60 puan ile “Vasıflı (işe uygun) Personel
yetersizliği” problemi oldu.
Güney Marmara Tapu İyileştirme Takımı, problem
havuzundan en fazla puan alan bu problemin
nedenlerinin, tespit edilmesi çalışmasına geçildi.
PROBLEM HAVUZU
TOPLAM
1
Fiziki Ortam Yetersizliği
45
2
Arşiv yetersiziliği (arşiv memurunun olmamsı)
30
3
Vasıflı (işe uygun) Personel yetersizliği
60
4
Malzeme ihtiyacının karşılanmaması
15
5
Emlakcıların işlemlerine öncelik tanınması
12
6
Rüşvet alınması
6
7
Müdür ve müdür yardımcılarında koordinasyon
eksikliği
18
8
Vatandaşın sınırsız istekleri
24
9
Ön başvurunun yetersizliği
15
10 Diğer kurumlardan personel çalıştırılması
6
11 İş yükü fazlalığı
12 Memur sigortası olmaması
13 Maaş yetersizliği
14 Kurumun dışarı karşı tanıtılmaması
15 Memurun cezai sorumluluğunun fazla olması
30
16 Müdürlük içindeki görevlendirmelerin adaletsiz olması
17 Eğitim yetersizliği(personelin hitabı bilgi eksikliği vs.)
18 Yeşil kart
19 Akit odasının olmaması
9
20 Halkla ilişkiler olmaması
15
21 Kefalet sandığı
22 Genelgeler ile ilgili bilgi eksikliği
23 Müdürlükler arasında uygulama farklılığı
24 TAKBİS sistemindeki eksiklikler
25 Hacizlerin zamanında personele ulaştırılmaması
26 Kurumun memurun arkasında durmaması
27 Yöneticilerin baskısı
28 Noterlere TAKBİSİ görme yetkisi verilmesi
29 İnternetin sınırlı olması
30 Başvuruların müdür yardımcısı tarafından alınması
15
31
Emlakçı ların memur adına vatandaştan gayrıresmi olarak
para alması
32
Kurumlar arasında koordinasyon eksikliği
33
Kurum üzerinde siyasi baskılar
34
Haciz terkinlerinin elden alınması
35
Amirden kaynaklı yönetim eksikliği(bilgisi yetersiz amirler)
İYİLEŞTİRME ÇALIŞMASININ
KONUSU
VASIFLI ( İŞE UYGUN ) PERSONEL
YETERSİZLİĞİ
Çalışmanın Başlama Tarih
Çalışmanın Bitirildiği Tarih
: 31/01/2012
: 03/02/2012
Koza İyileştirme Takımı 01/02/2012 tarihli toplantısında,
problemin nedenlerini belirlemek üzere çalışmış olup aşağıdaki
belirtilen 16 adet neden tespit etmiştir.
Burada açıklanmaya çalışılan sebeplerle iyileştirme çalışmaları
yapılırken gözden kaçan konuların olmaması amaçlanarak, geçmişte
yaşanan bazı sorunlar da göz önüne alınarak, problemin nedenleri
ortaya konmuştur.
1- Yöneticilerin personel eksikliğini üst yönetime etkili olarak iletememesi
2- Üst Yönetimin soruna karşı yeterli duyarlılığı gösterememesi
3- İşlerin müdürlükteki personel tarafından yoğun çalışma temposunda
yapılması sebebiyle bu eksikliğin tam olarak görülememesi
4- Yöneticinin kolayı seçmesi
5- Kurumlar arası özlük haklarındaki dengesizlik yüzünden kalifiye personelin
diğer kurumlara geçiş yapması
6- Görevlendirilen kişilerin işle ilgili bilgi ve becerilerine bakılmaması
7- Personeli işin kendisinde kalacağı düşüncesi ile görev almaktan çekinmesi
8- Kurumca Personele verilen mesleki eğitimin verimli olmaması,
9- Personelin eğitime ilgisizliği
10- Personelin aidiyet, kurumsal kimlik duygusu yaşamaması
11- Personele birden fazla görev verilmesi
12- Yetişmiş Personel İstihdam Planlamasının Yapılmaması
13- Personelin kendini yetiştirmesine özen ve gerekli çabayı göstermemesi
14- Aday memurlara eğitimin zamanında verilmemesi
15- Hizmet içi eğitimlerin eksikliği
16- Yöneticilerin iş yoğunluğundan dolayı personellerini eğitime göndermek
istememesi
Koza İyileştirme Takımı 02/02/2012 tarihli 3. toplantısında
belirlenen nedenleri ortak özelliklerine göre üç ana grup altında
topladı.
EĞİTİM den kaynaklanan sebepler
PERSONEL den kaynaklanan sebepler
İDARE den kaynaklanan sebepler
Koza İyileştirme Takımı 03/02/2012 tarihli toplantısında
BALIK KILÇIĞI DİYAGRAMI çözüm yöntemi kullanılarak kök
nedenlerin bulunması ve çözüm önerilerinin belirlenmesi
çalışmalarını gerçekleştirdi.Her neden için alt kök nedenler ve
çözüm önerileri tespit edildi.
PROBLEM : “VASIFLI (İŞE UYGUN) PERSONEL
YETERSİZLİĞİ”
NEDEN ANALİZİ
ÇÖZÜMLER-YAPILACAKLAR
1. EĞİTİM EKSİKLİĞİNDEN KAYNAKLANAN NEDENLER
1.1 Kurumca Personele verilen mesleki eğitimin
verimli olmaması
1.1.1 Bire bir ve uygulamalı eğitim
verilmemesi.
1.1.2 Eğitim değerlendirmesinin yetersizliği
1.1.3 Eğitimcilerin yetersizliği
1.1.4 Eğitimin çok sayıda personele aynı
anda verilmesi
1.2 Yöneticilerin personellerini eğitime
göndermek istememesi
1.2.1 iş yoğunluğu
1.3 Aday memurlara eğitimin zamanında
verilmemesi
1.4 Hizmet içi eğitimlerin eksikliği
1.4.1 Müdürlükler bazında eğitim talebinin
olmaması
1.4.2 Eğitim verecek personelin yetersizliği
- Bölge Müdürlüklerinde eğitim verilebilecek salonlar
oluşturulması
Yeterli eğitimci personelin yetiştirilmesi ve Genel
Müdürlük Bünyesinde olan Eğiticilerin, Bölge
Müdürlüğü bünyesinde de olması ve bu sayede
eğitimlerin sık ve küçük gruplar halinde yapılmasını
sağlayacaktır
-Özellikle çok sayıda personel katılımın olduğu
eğitimlerde, eğitim kalitesini arttırmak için
Akademisyenlerin eğitim vermesi
- Personele Halkla ilişkiler konusunda eğitim verilmesi
ve bu eğitimlerin yılda iki kez olmak üzere Bölge
Müdürlüklerinde olması sağlanmalıdır
- Yönetici personelin eğitimin önemi konusunda
farkındalık eğitiminin verilmesi
- Ataması yapılan personele ilk olarak Genel
Müdürlükte değil, Bölge bazında ve Müdürlüğe
görevlendirilmeden önce eğitim verilmesi,
-Bazı mesleki konularında (güncelliği takip gibi.) belirli
aralıklarla eğitimin tekrarlanması
2.PERSONELDEN KAYNAKLANAN NEDENLER
1.1. İşin kendisinde kalacağı düşüncesi ile Görev
Almadan Çekinmesi (örn.TAKBİS uygulamasını
çok iyi bildiğini gizlemesi)
-İş yoğunluğu çok fazla olan Müdürlüklerde TAKBİS
sisteminde yapılan işlerin kontrolünün en az haftada bir
olmak kaydıyla Yönetici tarafından yapılması,
1.2. Personelin eğitime ilgisizliği
1.2.1. İş yükü ağırlığından dolayı personelin
motivasyon eksikliği
1.3. Personelin aidiyet, kurumsal kimlik
duygusu yaşamaması
1.3.1. Özlük haklarının eksikliği
-Sosyal faaliyetlerin arttırılması için sosyal etkinliklerin
sadece Müdürlüklerin kendi içerisinde değil diğer
Müdürlükler ile de birlikte yapılması,
1.3.2. Üst yönetimin çalışanını sahiplenmemesi
1.4. Personelin Kendini Yetiştirmesine Özen
Ve Gerekli Çabayı Göstermemesi
1.4.1. Zamandan kaynaklanan sıkıntılar
1.4.2. Personelin gelecek adına kuruma karşı öz
güven eksikliği
-Özlük haklarının iyileştirilmesi
-Performansa dayalı ücretlendirme sisteminin
Müdürlüklere getirilmesi
-Üst yönetime personel yönetimi konusunda farkındalık
eğitimi verilmesi
- Hizmet standardının uygulamaya konulması
- Personelin sıkıntılarına karşı üst yönetimin daha fazla
duyarlılığının arttırması
3. İDAREDEN KAYNAKLI NEDENLER
3.1. Yöneticilerin personel eksikliğini üst yönetime
etkili olarak iletememesi
3.1.1. Müdürün üst yönetimden çekinmesi
3.1.2. Müdürün üst yönetime karşı güven eksikliği
-Yönetimde bürokrasinin aşılması
3.2. Üst Yönetimin soruna karşı yeterli duyarlılığı
gösterememesi
-Üst yönetime personel yönetimi konusunda farkındalık
eğitimi verilmesi
3.3. Alt yönetimin üst yönetime taşra
Müdürlüklerinin sorunlarını iletememesi
3.3.1. İşin müdürlükteki personel tarafından
yoğun çalışma temposunda yapılması sebebiyle
bu eksikliğin tam olarak görülememesi
3.3.2. Yöneticinin kolayı seçmesi
3.3.3. ileri görüşünün eksik oluşu
- Üst yönetimin taşradaki Müdürlüklere ziyaretinin ve
iletişiminin arttırması ve bu sayede eksiklikleri ve iş
yoğunluğunu bizzat yerinde görmesi,
3.4. Kurumlar arası özlük haklarındaki dengesizlik
yüzünden kalifiye personelin diğer kurumlara geçiş
yapması
-Kurum aidiyetini kazandıracak olan ve vasıflı vasıfsız
tüm personeli motive edecek olan Yönetici olduğundan ,
İdarecilere , personel yönetimi konusunda eğitimler
verilmesi,
- Personel sayısının arttırılarak Müdürlük içerisindeki ek
görev dağılımının ve iş hacminin hizmet standardına
göre uygulanmasının sağlanması, vasıflı personel
yetişmesinde büyük fayda sağlayacaktır.
3.4.1. Görevlendirilen kişilerin işle ilgili bilgi
ve becerilerine bakılmaması
3.4.2. Personele birden fazla görev verilmesi
3.5. Yetişmiş Personel İstihdamı Planlamasının
Yapılmaması
-Üst yönetimin ve alt yönetimin iletişiminin maksimum
seviye çıkarılması
-Personel dış etkenlere maruz kaldığında üst yönetimin
personelin yanında olması, personel haksız ise bu durum
kurum içerisinde çözülmesi
Koza İyileştirme Takımı 03/02/2012 tarihinde son kez toplanmıştır.
01/02/2012 ile 03/02/2012 tarihleri arasında yapılan toplantılar sonucunda;
Tapu Müdürlüklerimizin problemlerinden “Vasıflı (İşe Uygun) Personel
Yetersizliği” ile ilgili olarak, problemin nedenleri, problemin kök nedenleri ve
bu nedenlere uygun makul çözüm önerileri tespit edilmiş olup, İyileştirme
Takımları Yürütme Kuruluna sunulmasına karar verilmiştir.
İsmail DİN
Özlem
TÜRKER
Sabahattin
KOÇ
Nevzat
YANMAZ
Nurdem
ŞAHİN
Memur
Bil.İşlt.
Müd.Yard
.
Müd.Yard.
Uzman
ALİCANOĞLU
Mustafa
DURSUN
Özlem
KOYUN
Filiz
Denizli
ÖLÇEREL
Nermin
SEZER
Nil Polat
Bil.İşlt.
Bil.İşlt.
Bil.İşlt.
Bil.İşlt.
Bil.İşlt.
Bil.İşlt.
Zümrüt