Transcript DIYARBAKIR VII. BOLGE PRIZMA IYILESTIRME TAKIMI

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
DİYARBAKIR VII.BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi
Kalite Yönetim Sistemi
‘‘PRİZMA’’ İYİLEŞTİRME TAKIMI
ÇALIŞMA RAPORU
OCAK 2012
Diyarbakır
DİYARBAKIR BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
İÇİNDEKİLER
Sayfa No
1. İçindekiler
1
2. PRİZMA Takımı Genel Bilgi
2
3. Sunuş
3
4. Çalışma Tutanağı
4
5. Problem Havuzu Oluşturulması
5
6. Sorunların Analiz Çalışması ve Puanlaması
6
7. Seçilen Problemin Nedenleri
7
9. Balık Kılçığı Diyagramı
8
10. Problem Nedenlerinin Gruplandırılması (Tabakalandırma)
9
11. Problem Nedenleri ve Çözüm Önerileri
10
DİYARBAKIR BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
1
TAKIM REHBERİ
: Yücel SERDAR
•
Çalışmanın Yapıldığı Birim : Kayapınar Tapu Müdürlüğü
•
İyileştirme Takımının Adı
: PRİZMA
•
Takımın Lideri
: Fatih YILDIRIM
•
Takımın Raportörü
: Alaaddin ÜZÜM
•
Takım Üyeleri
: Nurettin TOKMAK,
Kenan CANPOLAT,
Ayfer AKYOL,
Abdulraif ÇAVUŞOĞLU,
Savfet AYYILDIZ,
Aydın KOCAKAYA,
Nurettin KAYA,
Yunus AKTAN,
Sait DERVİŞOĞLU
•
İyileştirme Takımının Çalışma Konusu :
•
Çalışmanın Başlama Tarihi : 12.01.2012 / 09:00-15:00
•
Çalışmanın Bitirildiği Tarih : 20.01.2012 / 09:00 / 16:00
DİYARBAKIR BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
2
SUNUŞ
Kurumsal Gelişim Projesi kapsamında, Bölge Müdürlüğümüz
genelinde
oluşturulan
‘‘PRİZMA’’
iyileştirme
takımı
12.OCAK.2012 tarihinde ilk toplantısını yaparak çalışmalara
başlamış olup, 20.01.2012 tarihinde Diyarbakır ilinde ikinci
toplantısını yaparak çalışmalarını tamamlamıştır. İlk anda
tespit edilen 10 adet problemden, puanlama sonucunda 7.
sırada yer alan ‘‘Özelleştirme sonucunda kurumumuza
gelen
657
–
4/C
personelinden
yeterince
yararlanılamaması’’ konusu iyileştirilmesi gereken problem
olarak seçilmiştir. Problemin nedenleri ve çözüm önerileri
hakkında PRİZMA iyileştirme takım çalışması aşağıda
sunulmuştur.
DİYARBAKIR BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
3
SÜREKLİ KURUMSAL GELİŞİM PROJESİ
PRİZMA İYİLEŞTİRME TAKIM
ÇALIŞMA TUTANAĞI
Toplantı Tarihi
Toplantı No
Toplantı Konusu
: 12.01.2012
:1
: Çalışma Tutanağı
PRİZMA İYİLEŞTİRME TAKIMI; Bölge müdürlüğümüze bağlı birimlerden
teşekkül eden PRİZMA iyileştirme takımı şu isimlerden oluşmaktadır.
Fatih YILDIRIM, Alaaddin ÜZÜM, Nurettin TOKMAK, Kenan CANPOLAT,
Ayfer AKYOL, Abdulraif ÇAVUŞOĞLU, Savfet AYYILDIZ,Aydın
KOCAKAYA,Nurettin KAYA, Yunus AKTAN, Sait DERVİŞOĞLU
İlk toplantı 11 üyenin katılımıyla Diyarbakır Valiliği toplantı salonunda
12.01.2012 tarihinde saat 09:30’ da ikinci toplantı ise 20.01.2012 tarihinde
saat 09:30’ da Diyarbakır ilinde, Batman Tapu Müdürlüğünde görevli
Uzman Fatih YILDIRIM rehberliğinde yapıldı.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Fatih YILDIRIM, iyileştirme takımının ne yapması gerektiği, nasıl
çalışma yöntemi izleneceği hakkında genel bir bilgilendirmede
bulundu.
İyileştirme Takımı gönüllülük esasına göre çalışmaktadır. İlk iş
olarak Takıma oybirliği ile PRİZMA ismi verildi.
Yine oylama sonucu PRİZMA İyileştirme Takımı liderliğine Fatih
YILDIRIM seçildi.
PRİZMA İyileştirme Takımı raportörlüğüne Alaaddin ÜZÜM seçildi.
Yapılan Çalışma: İlk toplantıda tüm katılımcılar ile problem havuzu
oluşturuldu ve 10 adet problem tespit edildi.
Bir sonraki toplantının aynı yerde 20.01.2012 tarih ve saat 09:30’ da
Diyarbakır ilinde yapılmasına karar verildi. 20.01.2012 tarihinde
Diyarbakır ilinde 2. grup toplantısı yapılmış olup çalışmalar
bitirilmiştir.
DİYARBAKIR BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
4
SÜREKLİ KURUMSAL GELİŞİM PROJESİ
PRİZMA İYİLEŞTİRME TAKIMI
TOPLANTI TUTANAĞI
Toplantı Tarihi
Toplantı No
Toplantı Konusu
Katılanlar
: 12.01.2012
:1
: Problem Havuzunu Oluşturma
: Fatih YILDIRIM,Alaaddin ÜZÜM,
Nurettin TOKMAK,Kenan CANPOLAT,
Ayfer AKYOL, Abdulraif ÇAVUŞOĞLU,
Savfet AYYILDIZ,Aydın KOCAKAYA,
Nurettin KAYA,Yunus AKTAN,
Sait DERVİŞOĞLU
PROBLEM HAVUZU :
1)
İş yükünün fazla olması,
2)
Fiziki ortam yetersizliği,
3)
Ön Başvuru ve Danışma hizmetlerinin yeteri derecede yerine
getirilememesi ,
4)
Personelin sık sık geçici görevle görevlendirilmesi,
5)
Personelin mesleki eğitimi almadan göreve başlaması ile beraber
personeller arasında homojenliğin olmaması,
6)
Tapu Kütüklerinin ebatları ve dayanıksız olmalarının yer, zaman
ve enerji kaybına neden olması,
7)
Özelleştirme sonucunda kurumumuza gelen 657 – 4/C
personelinden yeterince yararlanılamaması,
8)
Kurumun yeni yüzünün Müşterilere yeterince anlatılamaması,
9)
Gerekli elektronik (Bilgisayar, yazıcı v.s.) desteğinden yoksun
kalma,
10)
Kurumumuzda gerekli güvenlik tedbirlerinin eksik olması.
DİYARBAKIR BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
5
FATİH YILDIRIM
ALAADDİN ÜZÜM
NURETTİN TOKMAK
KENAN CANPOLAT
AYFER AKYOL
ABDULRAİF ÇAVUŞOĞLU
SAFFET AYYILDIZ
AYDIN KOCAKAYA
NURETTİN KAYA
YUNUS AKTAN
SAİT DERVİŞOĞLU
1
İş yükünün fazla olması,
80
4
6
7
5
7
10
8
8
9
10
6
2
Fiziki ortam yetersizliği,
59
2
1
10
1
5
5
9
7
10
2
7
3
Ön Başvuru ve danışma hizmetlerinin
yeteri derecede yerine getirilememesi.
35
6
2
1
2
4
2
4
6
2
5
1
4
Personelin sık sık geçici görevle
görevlendirilmesi,
54
7
10
2
4
6
1
3
2
8
7
4
5
Personelin mesleki eğitimi almadan
göreve başlaması ile beraber
personeller arasında homojenliğin
olmaması,
44
8
5
4
3
3
4
7
1
1
3
5
6
Tapu Kütüklerinin ebatları ve dayanıksız
olmalarının yer, zaman ve enerji kaybına
neden olması,
46
3
7
3
6
9
3
5
4
3
1
2
7
Özelleştirme sonucunda
kurumumuza gelen 657 – 4/C
personelinden yeterince
yararlanılamaması,
96 10
8
9
10
8
9
10
9
7
8
8
8
Kurumun yeni yüzünün Müşterilere
yeterince anlatılamaması
47
9
4
5
7
1
6
1
3
4
4
3
9
Gerekli elektronik (Bilgisayar, yazıcı v.s.)
67
desteğinden yoksun kalma,
1
9
6
9
2
8
6
5
5
6
10
10
Kurumumuzda gerekli güvenlik
tedbirlerinin eksik olması.
5
3
8
8
10
7
2
10
6
9
9
SIRA NO
TOPLAM PUAN
Problem Havuzu
PROBLEM HAVUZU
77
DİYARBAKIR BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
6
SÜREKLİ KURUMSAL GELİŞİM PROJESİ
PRİZMA İYİLEŞTİRME TAKIMI
TOPLANTI TUTANAĞI
Toplantı Tarihi
Toplantı No
Toplantı Konusu
Katılanlar
: 12.01.2012
:1
: Problem Havuzunu Oluşturma
: Fatih YILDIRIM, Alaaddin ÜZÜM,
Nurettin TOKMAK, Kenan CANPOLAT,
Ayfer AKYOL, Abdulraif ÇAVUŞOĞLU,
Saffet AYYILDIZ, Aydın KOCAKAYA,
Nurettin KAYA, Yunus AKTAN,
Sait DERVİŞOĞLU
PROBLEM : Özelleştirme sonucunda kurumumuza gelen 657 – 4/C
personelinden yeterince yararlanılamaması,
Problemin Nedenleri :
1.
Özelleştirme sonucunda Kurumumuza gelen 4/c personellerinin
daha önce nitelik itibarıyle Tapu işlerinden çok uzak ve alakasız
işleri icra etmiş olmaları,
2.
Öğrenim durumlarının düşük olması,
3.
Tüm 657 4/c li personelin edinmiş oldukları
bakılmadan hepsinin aynı şekilde değerlendirilmesi.
4.
Gerekli kurum kültürünün ve kurumun alt yapısına dair eğitimin
verilmemesi
DİYARBAKIR BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
7
niteliklere
SÜREKLİ KURUMSAL GELİŞİM PROJESİ
PRİZMA İYİLEŞTİRME TAKIMI
TOPLANTI TUTANAĞI
Toplantı Tarihi
Toplantı No
Toplantı Konusu
Katılanlar
: 12.01.2012
:1
: Problem Tabakalandırma, Gruplandırma
: Fatih YILDIRIM, Alaaddin ÜZÜM,
Nurettin TOKMAK, Kenan CANPOLAT,
Ayfer AKYOL, Abdulraif ÇAVUŞOĞLU,
Saffet AYYILDIZ, Aydın KOCAKAYA,
Nurettin KAYA, Yunus AKTAN, Sait ERVİŞOĞLU
PROBLEM : Özelleştirme sonucunda kurumumuza gelen 657 – 4/C
personelinden yeterince yararlanılamamasının nedenleri.
YÖNETİMSEL :
1.
Özelleştirme sonucunda Kurumumuza gelen 4/c personellerinin daha
önce nitelik itibarıyle Tapu işlerinden çok uzak ve alakasız işleri icra
etmiş olmaları,
3.
Özelleştirme sonrası gelen personele Sorumluluk yüklenmemesi.
EĞİTİMSEL :
4.
Gerekli kurum kültürünün ve kurumun alt yapısına dair eğitimin
verilmemesi
KİŞİSEL :
2.
Öğrenim durumlarının düşük ,yaş ortalamasının yüksek olması
DİYARBAKIR BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
8
BALIK KILÇIĞI DİYAGRAMI
YÖNETİMSEL
EĞİTİMSEL
1
4
3
Özelleştirme
sonucunda
kurumumuza gelen 657
– 4/C
personelinden yeterince
yararlanılamaması,
2
KİŞİSEL
DİYARBAKIR BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
9
SÜREKLİ KURUMSAL GELİŞİM PROJESİ
PRİZMA İYİLEŞTİRME TAKIMI
TOPLANTI TUTANAĞI
Toplantı Tarihi
Toplantı No
Toplantı Konusu
Katılanlar
: 20.01.2012
:2
: 7. Problemin Nedenleri ve Çözüm Önerileri
: Fatih YILDIRIM, Alaaddin ÜZÜM,
Nurettin TOKMAK, Kenan CANPOLAT,
Ayfer AKYOL, Abdulraif ÇAVUŞOĞLU,
Saffet AYYILDIZ, Aydın KOCAKAYA,
Nurettin KAYA, Yunus AKTAN, Sait DERVİŞOĞLU
PROBLEM: Özelleştirme sonucunda kurumumuza gelen 657 – 4/C
personelinden yeterince yararlanılamaması,
YÖNETİMSEL NEDENLER
1- Özelleştirme sonucunda Kurumumuza
gelen 4/C personelinin daha önceden
nitelik itibarıyle Tapu işlerinden uzak
ve alakasız işleri icra etmiş olmaları
1.1.Kurumumuza gelen 657-4/c li personelin
daha önce değişik kurumlarda Garson,
Aşçı vs.hizmetlerde
çalışmış olmaları
ÇÖZÜM ÖNERİLERİ
1-Kurumumuza Özelleştirme sonrası
657-4/c personelin minumum Mahhalli
Müdürlük düzeyinde sertifika gibi
nitelik farkı tespit edilmelidir.
2-Kurumu tanıması sağlanmalı,
Yararlı işlerde görevlendirelerek
personelden verim alınmalıdır.
1.2.657-4/C Personellerinin Yaş ortalamasının
yüksek olması
DİYARBAKIR BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
10
EĞİTSEL NEDENLER
4-Gerekli kurum kültürünün ve
kurumun alt yapısına dair
eğitimin verilmemesi
4.1.Gelen personelin kurumumuz
hakkında hiç bilgisinin olmayışı
KİŞİSEL NEDENLER
2-Öğrenim durumlarının düşük olması
,
2.1.yaş ortalamasının yüksek olması.
ÇÖZÜM ÖNERİLERİ
1-Kuruma özelleştirme sonrası gelen
Personelin uyum sorunu giderilmeli,
2-Kuruma özelleştirme sonrası gelen
657-4/c personele kurum kültürü
ve hizmetin gereği konusunda
eğitim verilmeli.
ÇÖZÜM ÖNERİLERİ
1-Kuruma gelen 657-4/c personelin
Kendini geliştimesi için gerekli moral
ve Destek sunulmalı.
2- İş değiştiren bu kişilerden,
kendilerini gönüllü bir şekilde
Güncelleştirmeleri Teşvik edilmeli
Kurumla bütünleşmeleri sağlanmalı.
DİYARBAKIR BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
11