Transcript KAYSERI XI. BOLGE BASARI IYILESTIRME TAKIMI

BAŞARI
İYİLEŞTİRME TAKIMI
ÇALIŞMA RAPORU
TANITIM
Çalışmanın Yapıldığı Bölge Müdürlüğü
:TKGM Kayseri XI. Bölge
İyileştirme Takımını Adı
Takımın Lideri
Takımın Raportörü
Takım Üyeleri
Müdürlüğü
: BAŞARI İyileştirme Takımı
:Adem EKİNCİ
:Eray DAĞSUYU
: Mehmet OĞUZ
Selda ÇELİK
Songül EKİNCİ
Emine KOÇ
Duran YEŞİLAY
Ali KIZILBAYIR
Hasan Hüseyin DİLMEN
Ahmet USLU
Nezire AVCI
Ferhat ADIYAMAN
Fatih DURAK
Fatih Mehmet GÖKÇINAR
İyileştirme Çalışmasının Konusu
: Personelin Performans
Değerlendirme ve Ölçülmesi
Çalışmanın Başlama Tarih
Çalışmanın Bitirildiği Tarih
:31.01.2012
:03.02.2012
Başarı İyileştirme Takımı
SUNUŞ
 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü’nün temeli olan Tapu
ve Kadastro Müdürlüklerinin kendi iç dinamiklerini
harekete geçirerek, içlerinde gerekli müdahalede bulunup
düzeltilebilecekleri sorunları tespit etmek ve çözüm
önerileri geliştirmek; kendi inisiyatiflerini aşan konularda
üst makamlara gerekli önerilerde bulunmak amacıyla
oluşturulan “Başarı İyileştirme Takımı” Tapu ve Kadastro
Müdürlüklerinin kendi içindeki sorunlarını tespit edip
çözüm önerileri sunmak üzere farklı müdürlükten 14
kişiyle günde bir kez olmak üzere dört kez toplanmıştır.
Başarı İyileştirme Takımı
 31.01.2012
tarihinde
gerçekleştirilen
iyileştirme
takımımızın ilk toplantısında takım lideri, takım
raportörü, takımın adı belirlendi.
 01.02.2012 tarihinde problemler belirlendi. Takım içi
oylama ile en fazla puan alan problem iyileştirme
gündemine alındı. Seçilen problemin nedenleri belirlendi.
 02.02.2012 tarihli üçüncü gün yapılan toplantıda kök
neden analizi yapıldı.
 03.02.2012 tarihli dördüncü gün yapılan toplantıda
çözümler belirlendi sonuç yazıldı.
Başarı İyileştirme Takımı
• Takım liderinin seçimi
:Takım lideri olarak Adem
EKİNCİ oy birliği ile seçilmiştir.
• Takım raportörünün seçimi: Takım raportörü olarak Eray
DAĞSUYU oy birliği ile seçilmiştir.
• Takım isminin tespiti
:Takımın ismi “Başarı İyileştirme
Takımı” olarak belirlenmiştir.
Problem havuzu oluşturuldu,Bunun için beyin fırtınası
yöntemi kullanıldı.
PROBLEM HAVUZUNDA YER ALAN
KONULAR
•
•
•
•
1. Personelin Performansının Değerlendirme ve Ölçme,
2. Personelin Hizmet içi eğitiminin yetersizliği,
3. İşlem Havalelerin adil olarak eşit yapılmaması,
4.Yapılan Havalelerin çok olması,ve idarece acele
ettirilmesi neticesinde hata yapılması,
• 5. Personele asli görevi dışında ek görevler verilmesi,
• 6.Personel Özlük Hakları,
Başarı İyileştirme Takımı
TESPİT EDİLEN BU PROBLEMLERİN
PUANLAMASI YAPILMIŞTIR.
KONU
Adem
Eray
Mehmet Selda
Duran
EKİNCİ DAĞSUYU OĞUZ ÇELİK YEŞİLAY
Personel
Performans
Değerlendir
me ve
Ölçme
Hizmet içi
Eğitim
Yetersizliği
İşlem
Havalelerin
in Adil
Olarak
Ali
KIZILBAYI
R
Emine H.Hüseyin Songül Ahmet Nezire Fatih F.Mehmet
Ferhat TOPLAM
KOÇ DİLMEN EKİNCİ USLU AVCI DURAK GÖKÇINAR ADIYAMAN
5
6
5
6
4
5
6
6
5
6
5
6
1
2
5
1
3
3
5
1
2
3
4
3
4
2
6
4
4
4
6
4
4
5
2
3
1
5
2
5
2
4
3
6
3
4
1
3
2
1
1
1
2
1
1
1
5
6
4
3
6
2
3
3
5
2
2
4
6
75
6
2
3
4
5
4
41
59
Yapılmaması
İşlemlerin
Bitilmesi
İçin Acele
Ettirilmesi
Asli Görev
Haricinde
Ek Görev
Verilmesi
Personel
Özlük
Hakları
Başarı İyileştirme Takımı
3
3
2
2
1
1
1
6
5
74
21
54
Yapılan bu puanlamadan oluşan sıralamaya göre
öncelikli sorun/konu olarak belirlenen “Personelin
Performansını Değerlendirme ve Ölçme”
maddesinin nedenlerinin araştırılmasına
başlanılmıştır.
Balık kılçığı teoremi ile “Personelin Performansını
Değerlendirme ve Ölçme” konusunun nedenleri ve
bu nedenlerin alt nedenleri tespit edilmeye
çalışılmıştır.
Başarı İyileştirme Takımı
ÇIKAN SONUÇLARA GÖRE BİR
SINIFLANDIRMA OLUŞMUŞTUR.
MEVZUAT
- Mevzuattaki eksiklikler ve bürokratik
prosedürlerin fazlalığı.
-Değerlendirme ve Ölçü Kriterlerinin
Objektif Olarak Belirlenmemesi
PERSONEL
-Performans Kriterlerinin Personel
tarafından Daha Önceden Bilinmemesi
- Personelin Yapmış olduğu işin Kalitesi
ve Belirlenmiş Standartlara Uygunluğu
- Çalışma Gruplarının
Oluşturulmaması.
-Personelin özverili çalışmaması
- Personelin Ödüllendirilmemesi.
- Personelin Vatandaş Odaklı Hizmet
Sunmaması
- Personelin Teknolojiyi ve Kaynakları
Etkin Kullanmaması.
Başarı İyileştirme Takımı
EĞİTİM
İDARİ
-Eğitimli Personelin Az Olması
- Personele yeteri kadar Hizmet İçi
Eğitim verilmemesi
-İdareci görevlendirmeleri işi özverili ve
sorunsuz yapanlara vermesi
-İdarecinin atıl personele görev
vermemesi,
-İdarecilere,Personelin Performansının
Değerlendirilmesi ve ölçülmesi esnasında
adil görev dağılımı ve işi takip etme
hakkında yöneticilik eğitimi verilmesi.
-İdareciler tarafından performans
değerlendirme kriteri belirlerken sadece
iş ile özel hayattaki ilişkilerin
karıştırılması.
Başarı İyileştirme Takımı
Bu nedenlerin tespitinde Müdürlüklerimizdeki Uygulamalar,
gerek mesleki tecrübelerimiz, gerekse takım üyelerinin
kurumlarındaki deneyimlerinden de yararlanılmıştır.
Yapılan takım faaliyetleri toplantı tutanakları ile kayıt
altına alınmış olup, “Personel Performans Değerlendirme
ve Ölçme” ile ilgili durumlar aşağıdaki tabloda
gösterilmiştir.
Başarı İyileştirme Takımı
PERSONELİN ASLİ GÖREVİ HARİCİNDE
GÖREVLENDİRİLMESİ
NEDENLERİ & ÇÖZÜM ÖNERİLERİ
Problemin Nedenleri
1.MEVZUAT
Çözümleri
Personelin
 Mevzuatta
Performansına göre ücret ve ödül
1.1.Mevzuattaki eksiklikler ve
verilebileceği belirtilmekte ise
bürokratik prosedürlerin fazlalığı.
de,Performans Değerlendirme ve
Ölçme için Objektif ölçülebilir bir
1.2. Değerlendirme ve ölçü
kriterin belirlenmesi gerekir.
kriterlerinin
objektif
olarak
 Kamu da çalışan personelin
belirlenmemesi
Performansını
artırmak
ve
neticesinde Ödül alabilmesi için
mevzuatta belirtilen bürokratik
prosedürlerin azaltılması.
Başarı İyileştirme Takımı
2.PERSONEL
 2.1.Performans
Kriterlerinin
Çalışanlar
tarafından
önceden
bilinmemesi.

2.2. Personelin kendisine verilen işi

hızlı bir şekilde tamamlarken Yapmış
olduğu işin Kalitesi ve Belirlenmiş
Standartlardan çıkması.
2.3.Çalışma
Oluşturulmaması.
Gruplarının

2.4.Personelin özverili çalışmaması

Çalışan Personelin Performansının değerlendirilebilmesi ve
ölçülebilmesi için Performans
Kriterlerinin çalışan personel
tarafından bilinmesi gerekir.
Personel
tarafından
Performansını
yükseltmek
isterken Kalite ve belirlenmiş
Standartlara Uygun Olmasına
dikkat edilmelidir.
Birim içinde çalışma gruplarının
oluşturulması ile iş bölümü
yapılacağından
personelin
performansı artacaktır.
Özveri ile Çalışan Personelin
Performansı
her
zaman
artacaktır.
Başarı İyileştirme Takımı



 Teknolojiyi ve mevcut kaynakları
iyi kullanan personeller iyi ve hızlı
2.5.Personelin
sonuç alacaklarından performansödüllendirilmemesi.
ları kendiliğinden artacaktır.
 Personelin
Performansının
2.6. Personelin Vatandaş Odaklı
değerlendirilmesi ve Ölçülmesi
Hizmet Vermemesi,
esasında Vatandaşın memnuniyeti
çok önemli rol oynamaktadır.
2.7.Personelin Teknolojiyi ve  Personelin
Performansını
Kaynakları Etkin Kullanmaması.
artırmanın en önemli yöntemi
,Personelin Maaş,Terfi v.b ödüllerle
ödüllendirilmesidir.
 Personelin Liderlik ve Yöneticilik
yetenekleri
de
Performans
değerlendirme
ve
Ölçmesinde
dikkate alınmalı,
 Personelin
Performansının
değerlendirilmesi ve Ölçülmesinde
kendisine verilmiş olan görevlerin
sonuçlandırılması dikkate alınmalı,
Başarı İyileştirme Takımı
3.EĞİTİM
Çalışan Personele Performansı
3.1.Personele yeteri kadar Hizmet
artırmak için gerekli Hizmet içi
İçi Eğitim verilmemesi,
eğitimleri sıklıkla yapılması,
3.2.Personelin bilgi ve becerilerini Personele Grup çalışma
geliştirmek için gerekli gayreti
eğitimlerinin verilmesi,
göstermemesi
 Daire amirlerinin de belirli
periyotlarda kurum içi eğitimlere
alınması.
Çalışan Personele Performansını
artırmak için Motivasyon
eğitimlerinin de verilmesi gerekir.
Başarı İyileştirme Takımı
 İdareci işini temiz ve sorunsuz
yapan
personele
sürekli
iş
4.1.İdarecinin görevlendirmeleri
göndermesi nedeni ile işini iyi
işi özverili ve sorunsuz yapanlara
yapan personelin işin yoğunluğu
vermesi,
nedeni ile yapılan işin kalitesinden
ödün verileceği ve yapılan işlerin
4.2.İdarecinin atıl personele görev
hatalı sonuçlandırılacağından, tüm
vermemesi ,
personele Adil iş dağılımının
yapılması gerekir.
 İdareci tarafından Yetersiz ve
geliştirilmesi gereken personellere
performanslarını artırmak için
gerekli
desteklerin verilmesi
gerekmektedir.
 İdarecinin
personelleri ile özel
hayatındaki kişisel ikili ilişkilerini
iş hayatına yansıtmamaları gerekir.
 İdarecilerin liderlik ve yöneticilik
vasıflarını
kullanarak
atıl
durumdaki
personelleri
aktif
olarak
işe
katılımlarını
sağlamalıdırlar.
4.İDARİ


Başarı İyileştirme Takımı
4.3.İdarecilere,Personelin
Performansının Değerlendirilmesi
ve Ölçülmesi esnasında adil görev
dağılımı ve işi takip etme hakkında
yöneticilik eğitimi verilmemesi,
 İdarecilere,Personelin
Performansının Değerlendirilmesi ve
Ölçülmesi esnasında
adil görev
dağılımı ve işi takip etme hakkında
yöneticilik
eğitimi
verilmesi
gerekmektedir.
4.4.İdareciler
tarafından
Performans değerlendirme kriteri
belirlerken sadece iş ile özel
hayattaki ilişkilerin karıştırılması.
 İdareciler tarafından Performans
değerlendirme
kriteri
belirlerken
sadece iş ile özel hayattaki ilişkilerin
karıştırılması
Başarı İyileştirme Takımı
SONUÇ
 “Başarı İyileştirme Takımı” olarak Teşkilatımızın “Sürekli
Kurumsal Gelişim Projesi” ile gelişim – ilerleme ve iyileştirme
hareketine katkı sağlayabilecek fikirler üretmeye çalıştık.
 Çıkmış olduğumuz gelişim – ilerleme ve iyileştirme
vizyonumuzu, fayda üretmek ve çözüm odaklı projeler
geliştirmek olarak belirledik.
 Başarı İyileştirme Takımı olarak; “Kurumumuz Personellerinin
performans farklılıklarında herhangi bir takdirname,terfi veya
ödül ile sonuçlanmadığından değerlendirme amacını
yitirecektir.Başarı ile ödül arasındaki ilişkiyi adil biçim de
algılandığından yüksek iş tatminine sahip olacaktır.Daha
verimli çalışacak,performans düzeyini ve hizmet kalitesini
yükseltebilecektir.” düşüncesinden hareketle, Kurumumuzun
yürüttüğü bu projenin her aşamasında üzerimize düşen görevi
sonuna kadar yapmaya hazırız.
Başarı İyileştirme Takımı
TEŞEKKÜR EDERİZ.
Başarı İyileştirme Takımı