Transcript Perancangan Organisasi & SDM Pertemuan 14

REKRUTMEN DAN SELEKSI
Pertemuan 14
Pengertian Rekrutmen, Seleksi dan Orientasi
Rekrutmen
Umar , 2004 :
suatu kegiatan untuk mencari sebanyak-banyaknya calon tenaga
kerja yang sesuai dengan lowongan yang tersedia
Gomes, 1995 :
merupakan proses mencari, menemukan, dan menarik para
pelamar untuk dipekerjakan dalam dan oleh suatu organisasi.
Siagian, 1994 :
untuk mendapatkan persediaan sebanyak mungkin calon-calon
pelamar sehingga organisasi akan mempunyai kesempatan yang
lebih besar untuk melakukan pilihan terhadap calon pekerja yang
dianggap memenuhi standar dan kualifikasi organisasi.

Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut
maka rekrutmen dapat didefinisikan sebagai :
“proses mencari, menemukan dan
menarik
para
pelamar
untuk
dipekerjakan dalam dan oleh suatu
organiasi sebagai langkah awal untuk
mendapatkan calon karyawan yang
setepat-tepatnya untuk menduduki
suatu pekerjaan”

Para calon karyawan yang diharapkan mau melamar
dalam rekrutmen dapat dicari, antara lain dari :
 Institusi Pendidikan (sekolah, perguruan Tinggi)
 Daftar pencari kerja pada Departemen Tenaga
Kerja
 Organisasi2 konsultan
 Tenaga kerja dari dalam organisasi sendiri
 Memasang Lowongan Kerja
Berdasarkan waktunya, maka proses rekrutmen
dibatasi sejak mencari hingga lamaran diajukan oleh
pelamar
Karakreristik
Lowongan
Kebijakan
Personalia
Pilihan
pekerjaan
Perlakuan &
Perilaku Perekrut
Karakteristik
Pelamar
Sumber
rekrutmen
Sebab-sebab dilakukan Rekrutmen:






Berdirinya organisasi baru
Adanya perluasan dan kegiatan organisasi
Terciptanya pekerjaan-pekerjaan dan kegiatan-kegiatan
baru
Adanya pekerja yang berhenti, baik dengan hormat
maupun tidak dengan hormat.
Adanya pekerja yang berhenti karena pensiun
Ada pekerja yang meninggal dunia
Sumber Rekrutmen
REKRUTMEN INTERNAL
Keunggulan :
1. Ada peluang maju di perusahaan
2. Karyawan pam betul kondisi perusahan
3. Biaya rekrutmen lebih rendah
4. Meningkatkan motivasi karyawan untuk
berprestasi
5. Loyalitas karyawan akan meningkat
6. Karyawan bersaing secara positif (berlombalomba dalam mengukir prestasi)
Kelemahan :
1. Organisasi tidak mendapatkan suntikan baru
dengan wawasan berbeda.
2. Muncul konflik akibat promosi posisi.
3. Ada kecenderungan tidak objektif.
REKRUTMEN EKSTERNAL
1. Menambah wawasan baru
2. Memerlukan gagasan & pendekatan baru
3. Tidak terkontaminasi dengan kondisi selama
ini
4. Tingkat pengetahuan dan keahlian tidak
tersedia dalam perusahaan yang sekarang.
1. Menghambat karir “orang lain”
2. Keterbatasan penguasaan kondisi, sehingga
sering timbul konflik
3. Karyawan tidak termotivasi
4. Perlu waktu untuk menyesuaikan diri
SELEKSI
Seleksi merupakan kegiatan perusahaan untuk
memilih calon karyawan yang tepat dan mengeliminasi
pelamar yang kurang tepat
Beberapa hal yang harus dipertimbangkan dalam proses
seleksi adalah:
Kompetensi inti perusahaan
Rencana pengembangan perusahaan
Budaya kerja perusahaan

Prose seleksi merupakan usaha yang sistematis
yang dilakukan guna menjamin bahwa mereka
diterima adalah dianggap paling tepat.

Usaha yang sistematis dapat dilakukan dengan
tahap-tahap sebagai berikut :
Seleksi dokumen
 Psikotes
 Tes Intelegensi
 Tes Kepribadian
 Tes Bakat dan kemampuan
 Tes Kesehatan
 Wawancara

ORIENTASi

Merupakan kegiatan tindak lanjut oleh Perusahaan kepada
karyawan baru yang telah lolos dari proses seleksi

Menurut Umar, 2004
Proses orientasi dimaksudkan untuk memperkenalkan
pegawai baru kepada situasi kerja dan kelompok kerjanya
yang baru, sehingga kegiatan ini merupakan bagiandari
sosialisasi, yaitu prosespemahaman sikap, standart, nilai dan
pola perilaku yang baru.
Formulir Lamaran

Formulir lamaran dirancang untuk
memberikan informasi yang diperlukan
untuk mengevaluasi kemampuan, keahlian,
pengetahuan,dan kualifikasi kerja lain dari
orang yang melamar pekerjaan dalam
perusahaan.
Informasi Dicantumkan
Nama Pelamar
 Alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi
 Jabatan yang diinginkan
 Pengalaman kerja sebelumnya
 Pengalaman akademis
 Pelatihan,keahlian, lisensi, atau sertifikat
 Jam kerja yang tersedia
 Apakah pelamar menginginkan kerja full time, part time
atau pegawai musiman

Isi formulir lamaran secara detail
Informasi kontak, nomor telepon rumah, nomor
telepon kantor, alamat, nomor fax, dan email
 Pengalaman kerja
 Ringkasan kronologis: tanggal mulai bekerja, nama
penyelia, tanggung jawab yang diamban, alasan keluar.
Perusahaan sebelumnya dapat dihubungi

Pengalaman kerja lain yang relevan:
sukarelawan,freelancer, atau kerja kontrak
 Pendidikan/pelatihan
Riwayat pendidikan, jika perlu nilai dan prestasi
khusus yang pernah dicapai. Pengetahuan dan
keahlian yang berkaitan dengan pekerjaan,
kemampuan mengetik, pengalaman mengajar,
keterampilan menggunakan program komputer
tertentu, atau keahlian pengawasan

Pemeriksaan Formulir Lamaran
Pemeriksaan secara tepat terhadap formulir
lamaran yang telah dilengkapi dapat membuat
anda waspada terhadap tanda-tanda bahaya. Anda
harus memeriksa apakah pelamar:
a.
b.
c.
Memiliki riwayat kerja yang berubah-ubah dan tidak
teratur, dimana banyak terdapat masa kerja yang pendek
atau sering berpindah-pindah kerja.
Meninggalkan tenggang waktu yang panjang dari satu
pekerjaan ke pekerjaan yang lain
Memiliki permintaan gaji yang tidak akan dapat dipenuhi
oleh perusahaan anda
d. Sering berpindah tempat kerja
e. Memberi informasi tentang pengalaman dan
pendidikan terdahulu yang tidak berkaitan dengan
persyaratan yang diminta untuk jabatan yang akan
diisi
f. Memberi alasan keluar dari perusahaan terdahulu yang
mengindikasikan bahwa ia mungkin mengalami suatu
masalah
g. Memiliki cacat fisik atau masalah kesehatan yang dapat
menghalanginya dari pelaksanaan tugas dalam
pekerjaan yang akan diisi.
APA YANG HARUS DICARI??
Profit mindness: pelamar menggaris bawahi areaarea yang dipengaruhi secara mendasar oleh tugas
yang dikerjakannya di jabatan terdahulu
 Stabilitas dan perkembangan karir: sering berganti
pekerjaan tidak selalu berarti buruk. Bila
pergantian pekerjaan tersebut terbukti
merupakan peningkatan, maka berarti pelamar ini
agresif dan berorientasi pada karir. Bila terlihat
tidak ada perkembangan, maka stabilitas tersebut
justru mengindikasikan rendahnya motivasi.



Penggunaan deskripsi yang spesifik: Hati-hati dengan
penjelasan yang bersifat umum. Semakin umum deskripsi
yang diberikan oleh pelamar, semakin besar pula
kemungkinan bahwa ia membesar-besarkan karier dan
prestasi yang telah diraihnya.
Ambisi: cari bukti bahwa pelamar adalah seorang pekerja
keras, berkeinginan untuk melakukan lebih dari yang
diminta. Apakah tanggung jawab keras yang dicantumkan
oleh kandidat yang dulunya bekerja tampak melebihi ruang
lingkup kerja yang biasanya dimiliki oleh jabatan tersebut?
Mungkin merupakan tanda dari kemampuan kandidat
untuk bekerja keras dan kemauannya untuk menerima
tanggung jawab yang lebih besar
Menyeleksi

Keputusan menyeleksi harus didasarkan
kriteria objektif yang berkaitan dengan
syarat pekerjaan (spesifikasi pekerjaan)
dan hal-hal yang tercantum dalam
deskripsi pekerjaan
TABEL PENYELEKSIAN
Tabel penyeleksian adalah cara yang baik
untuk secara objektif membandingkan
kualifikasi berbagai kandidat
 Tabel tersebut harus didasarkan atas
kriteria penyeleksian yang telah
ditentukan dan lebih dari satu orang yang
memberi nilai untuk kandidat, untuk
memperkuat objektivitasnya.

Tabel Penyeleksian
Kandidat
Sarjana Pengalam
Jurnalis
an
tik
Newslette
r
Pelamar
A
*
Pelamar
B
Desktop
Publishin
g
Pengalam
an
Budgeting
Pengalam
an
Penyeliaa
n
Total
3
3
1
2
*9
1
3
4
3
11
Pelamar
C
*
5
3
5
5
*18
Pelamar
D
*
2
4
3
3
*12
5
5
4
4
18
Pelamar
E
Menggunakan Tabel Penyeleksian untuk
Menyusun Wawancara
Tabel penyeleksian berisikan pertanyaan
wawancara berdasarkan job desc dan job spec
membantu menentukan pelamar mana yang
paling memenuhi syarat-syarat jabatan tersebut.
 Sistem tabel juga memberi cara terukur untuk
memberi nilai pada setiap pelamar dan
membandingkan sesama pelamar

Penggunaan Tabel Penyeleksian untuk penyusunan wawancara
Pertanyaan/Respon yang diinginkan
Pelam
ar A
Pelama
rB
Pelam
ar C
Pelama
rD
Pelam
ar E
Peran dlm pembuatan newsletter
(minimal 2 th pengalaman sebagai
editor senior, bertanggungjawab atas
isi, pengawasan desain&produksi)
3
5
4
2
5
Pengalaman dalam program xyz
3
4
5
3
4
Pengalaman dalam produksi cetak
(minimal 2 tahun pengalaman dalam
pemberian tawaran pencetakan &
bekerja langsung dengan percetakan
2
4
4
4
4
Pengalaman sebagai Penyelia
(minimal 3 thn pengalaman dalam
pengawasan karyawan&pekerja
lepas; pengalaman bekerja dengan
penulis & desainer grafis
3
5
4
4
5
Total
11
18
17
13
18
Beberapa pertanyaan khusus yang menggali lebih dalam dapat dibuat
berdasarkan analisis terhadap resume, catat pertanyaan yang timbul
dan area yang perlu ditanyakan pada pelamar sebagai klarifikasi,
contoh:
 Kenapa terdapat kesenjangan waktu riwayat pendidikan/kerja Anda?
Apa yang anda kerjakan dalam waktu tersebut
 Kenapa terdapat perubahan dalam kecenderungan pendidikan anda?
 Kenapa terdapat perubahan dalam kecenderungan karir anda?
 Kenapa anda terlalu sering berganti pekerjaan?
 Kenapa anda membuat perubahan karir sekarang?
 Kenapa ambisi karir anda sangat berbeda dari prestasi akademis anda?
 Bila anda mengamati perkembangan karir anda hingga sekarang,
kemana menurut anda diri anda akan mengarah?
WAWANCARA
Tujuan dari wawancara kerja ada 3 hal:
1.
Bagi yang diwawancarai: untuk menerangkan keahlian dan
kualifikasi yang dimilikinya, yang berkaitan dengan pekerjaan yang
akan diisi.
2.
Bagi pewawancara: untuk memberi pelamar informasi tentang
pekerjaan dan perusahaan, menentukan apakah pelamar qualified
untuk perusahaan tersebut, seberapa jauh pelamar tsb dapat
berkembang dalam perusahaan & apakah akan merupakan
keuntungan bagi perusahaan bla memperkerjakan orang tersebut.
3.
Bagi kedua belah pihak: untuk mengetahui satu sama lain &
menilai beberapa aspek yang lebih kualitatif dari hubungan
diantara keduanya.
Tahap-tahap dalam wawancara
1.
Pembukaan
Buat pelamar merasa diterima & nyaman, terapkan sopan santun,
perkenalkan diri anda dan mulailah obrolan ringan yang bersifat
informal, namun hindari obrolan yang berkaitan dengan hal-hal
pribadi yang tidak berkaitan dengan persyaratan kerja.
2.
Pertukaran informasi
Merupakan inti dari wawancara, mengumpulkan informasi untuk
membuat keputusan perekrutan yang beralasan. Ajukan
pertanyaan yang tepat, meminta respon yang tepat, sambil terus
mengevaluasi ekspresi verbal & non verbal pelamar.
Tahap-tahap dalam wawancara (2)
Dalam area riwayat kerja, perlu digali:
Tugas & tanggung jawab spesifik dalam pekerjaannya
terdahulu
 Prestasi dalam pekerjaannya terdahulu
 Perkembangan dalam hal promosi, kenaikan
gaji/penambahan tanggungjawab
 Kegagalan dan bagaimana ditanggulangi
 Apa yang disukai & tidak disukai oleh pelamar dari masingmasing pekerjaan yang pernah dilakukannya
 Alasan meninggalkan pekerjaan terdahulu

Tahap-tahap dalam wawancara (3)






Ketika menggali area latar belakang pendidikan, perlu diketahui:
Pendidikan pasca SMU yang dimiliki pelamar, dimana dan kapan gelar tsb
diraih
Seberapa sukses ia disekolah
Bidang pelajaran terbaik dan terburuk
Kegiatan ekstrakurikuler yang dikerjakan pelamar
Salah satu aspek penting dalam wawancara adalah menentukan tujuan
pribadi & profesional dari pelamar, yang perlu diketahui:
Apa yang pelamar anggap sebagai prestasi menonjol dari dirinya
Apa tujuan karir jangka panjang pelamar
Untuk menghasilkan info yang lebih valid tentang kinerja di masa datang,
yaitu dengan menanyakan kandidat cara menangani situasi sebelumnya yang
mungkin terjadi lagi di pekerjaan barunya, juga saat-saat dimana kandidat
gagal dan cara menangani kegagalan tersebut.
Tahap-tahap dalam wawancara (4)

PENUTUP WAWANCARA
Beritahu pelamar kapan keputusan akan diambil & bagaimana ia akan
dihubungi. Apakah akan diberikan wawancara kedua atau berikutnya?
Apakah akan menghubungi pemberi rekomendasi pelamar?
Jelaskan seluruh langkah yang akan diambil untuk membuat pelamar
merasa nyaman tentang masa tunggu setelah wawancara.
Para pelamar harus dievaluasi secara konsisten, sejauh mana
memenuhi kriteria dan dibandingkan dengan pelamar lain. Harus
berhati-hati untuk tidak mengatakan sesuatu yang dapat diartikan
sebagai tawaran pekerjaan/janji untuk memperkerjakan, tunggu hingga
seluruh pelamar selesai diwawancara. Lalu isi formulir ringkasan
wawancara untuk setiap kandidat, beri nilai berdasarklan kriteria &
pilih yang besar kemungkinannya dapat melaksanakan pekerjaan
dengan lebih baik.
Simulasi
Tips
 Resume profesional
 Photo diri
 Permintaan gaji : sesuaikan dengan standar
perusahaan

Surat lamaran dibuang tanpa dibuka???
Data HRD: 80% lamaran kerja sudah dibuang sebelum
sempat dibuka amplopnya
----- lamaran via PO BOX jumlahnya karungan, makin
besar iklannya makin besar persaingannya.
----- Baca iklan lowongan dan segera kirimkan. Warna
amplop dan kertas surat sewarna, elegan tampil beda,
kreatif dan inovatif, etika bahasa
* Proses di HRD : terbatas, HRD dan mudahkan tim HRD
(bayangkan jadi HR, muatan isi jangan melelahkan mata)

Resume Profesional
Diawali dengan orientasi/tujuan karir yang jelas
 Memperlihatkan kompetensi anda
 Informasi (pengalaman kerja/pelatihan kursus, organisasi,
dll) masih relevan: Setiap lamaran berbeda untuk setiap
lowongan.
 Informasi penunjang memberi nilai tambah: IPK, Kampus,
Tesis.
 Susunan terstruktur, mudah diserap, menjual potensi
 Acuan dasarnya adalah info lowongan

RESUME PROFESIONAL
Usahakan 1 lembar, dan jangan dilipat, gunakan
klip dan bukan stepler
 Gunakan kepala surat yang elegan, lay out isi
menonjol
 Data alamat lengkap, nomor telepon & HP yang
bisa dihubungi
 Photo Copy tidak dianjurkan
 Tanda khusus: Bold, cetak miring

PHOTO DIRI
Berwarna, ukuran standar
 Tampil optimis & yang terbaik
 Beri identitas dan dikemas (plastik)
 Menyatu dengan resume
 Penampilan mempengaruhi penilaian
