Transcript دانلود
مدیریت الکترونیکی منابع انسانی E-HRM ارائه دهندگان: زندیه-رشیدی استاد: جناب آقای دکترحجت طاهری گودرزی سرفصل هایE-HRM مقدمه اصطالحات دالیل نیاز HRMبه فناوری اطالعات تفاوت بین HRISوE-HRM تعریف E-HRM مراحل تکامل E-HRM نتایج و اثرات مثبت E-HRM کارکردهای E-HRM مزایای E-HRM مراحل پیاده سازی E-HRM الگوی روئل فرصت ها و چالش ها در عرصه E-HRM فیلم آموزشی نرم افزار Agito eHRM مقدمه امروزه منابع انسانی تنها وجه تمایز در بازارهاای رااابتی م ساوب مای شود،از این رو دیگر نمی توان به سیستم هاای اادیمی مادیریت مناابع انسانی برای آماده سازی نیروی کار و پویا و هوشمند اطمینان کارد .در طول 20سال گذشته سازمان ها ابتدا سرمایه و سپس تکنولوژی را اصلی ترین وجوه تمایز خود دانسته و به تبلیغاات کلیهاه ای مانناد” کارکناان بهترین سرمایه ما هستند “ در زمینه مدیریت منابع انسانی اکتفا کرده اناد ،اما در دنیای کسب و کار راابتی امروز این نیروی انسانی است که وجاه تمایز وبرتری یک سازمان م سوب مای شاود ناه فنااوری و ابازار آالت سازمان. کالس جهانی: اصطالح کالس جهانی درسال 1986ازسوی شونبرگر مطرح شد.کالس جهانی شامل استفاده از تکنیک های و فن آوری های طراحی شده برای فعال کردن وبهبود بخهیدن به فعالیت های یک سازمان به منظور مطابقت با بهترین رابای خود می باشد. مدیریت منایع انسانی: مدیریت منایع انسانی عبارت است از مدیریت و اداره راهبردی و پایدار با ارزش ترین دارایی های سازمان ،یعنی کارکنانی که درسازمان به فعالیت می پردازند و به سازمان در رسیدن به هدف هایش کمک می کنند. در دهه های اخیر،گسترش سریع اینترنت موجب تقویت ،پیاده سازی و اجرای مدیریت منابع انسانی الکترونیک E-HRMشده است.با توجه به این امر انتظار میرود که E-HRMسازمان ها را در دستیابی به کالس جهانی یاری رساند. سیستم اطالعات منابع انسانی (:)HRIS مجموعه ای جامع و یکپارچه از کلیه داده ها و اطالعات مرتبط با نیروی انسانی با استفاده از تجهیزات سخت افزاری ونرم افزاری به منظور کمک به تصمیم گیری ،برنامه ریزی و انجام امور جاری نیروی انسانی در سازمان است. مدیریت منابع انسانی الکترونیک):(E-HRM تاریخچه به کارگیری فناوری اطالعات در مدیریت منابع انسانی به دهه های 40و 50میالدی برمیگردد که شرکت های از ابیل جنرال موتورز فناوری اطالعات را در سیستم پرسنلی و پرداخت حقوق به کار گرفتند. با به کارگیری سیستم اطالعات منابع انسانی فرآیندهای مجزا مانند ترفیعات ،انتصابات ،سنوات خدمتی ،ارزشیابی و اادامات انضباطی در االب طرحی جامع و یکپارچه در آمده و بستر های مدیریت و توسعه منابع انسانی فراهم می آید. دالیل نیاز به HRMبه فناوری اطالعات تفاوت بین HRISوE-HRM -1سیستم اطالعات منابع انسانی مستقیما در بخش منابع انسانی ارار دارد و کاربران این سیستم مهاوران منابع انسانی هستند. -2در سیستم منابع انسانی الکترونیک دیگر گروه هدف ،مهاوران یا ستاد منابع انسانی نیستند ،بلکه افراد خارج از این حوزه را در بر میگیرد.با استفاده از این سیستم مدیران واحد های مختلف به راحتی می توانند با در اختیار داشتن اطالعات مناسب به تصمیم گیری اادام نمایند و بسیاری از فرآیند های اداری خود را به راحتی و بدون سپردن زمان زیاد ایجاد نمایند. تعریف مدیریت الکترونیکی منابع انسانی: کلمه E-HRMدر دهه ی 90میالدی مطرح شد و به اجرای فعالیت های منابع انسانی با استفاده از اینترنت اشاره دارد. تعریف نسبتا جامع از سوی استروهمئیر Srohmeier E-HRMبرنامه ریزی ،پیاده سازی و به کارگیری فن آوری اطالعات جهت اتصال حداال دو نفر ،یا دو دسته به منظور اجرای فعالیت های مهترک مربوط به منابع انسانی است. مراحل تکامل E-HRM ایجاد ارزش استراتژیک خودکار نمودن فرآیندها انتشار اطالعات -1شامل یک ارتباط یک سویه ازسمت شرکت به سمت کارکنان ومدیران است.در این نوع E-HRMشرکت از اینترانت برای انتهار اطالعات استفاده میکند. -2فرآیند های کاغذی با ابزارهای الکترونیک جایگزین و از اینترانت جهت اجراب برنامه های کاربردی استفاده می شود. -3در این نوع E-HRMوظیفه ،ایجاد مرکز تخصص ،مدیریت مرکز خدمات و همکاری و مهارکت با خطوط کسب و کار را برعهده دارد. نتایج واثرات مثبت که E-HRMمی تواند برای یک سازمان داشته باشد. کارکردهای مدیریت منابع انسانی الکترونیک: -1اطالعات جامع و کاربردی از تمام کارکنان با استفاده از خود شخص -2اطالع یافتن کارکنان از نوع اطالعاتی که سازمان از آنان دارد. -3مهخص بودن جایگاه فرد در سازمان -4استفاده بهنگام و به روز از ساختار سازمانی ،کارکردهای شغلی و گزارش مربوط به روابط -5کمک به مدیر در فرآیند تصمیم گیری جدول کارکردهای E-HRM مزایای مدیریت منابع انسانی الکترونیک -1اابلیت اجرای تدریجی -2اابلیت پذیرش توسط هر یک از کارکنان -3جمع آوری اطالعات پایه برای تصمیم گیری استراتژیک -4فراهم کردن گزارش ت لیلی -5کاهش هزینه سازمانی -6گامی رو به جلو نسبت به کاغذ بازی سنتی مراحل پیاده سازی مدیریت منابع انسانی الکترونیک -1مهخص نمودن استراتژی ها و سیاست های اصلی مدیریت منابع انسانی با توجه به استراتژی سازمان -2در نظر گرفتن اهداف مدیریت منابع انسانی الکترونیک -3آشنایی با انواع مدیریت منابع انسانی الکترونیک و استفاده از هر یک از آنها با توجه به اهداف سازمان و مدیریت منابع انسانی -4نظارت بر اادامات انجام شده و دستیابی به نتایج مدیریت منابع انسانی الکترونیک الگویE-HRMارائه شده توسط روئل 2004 گام اول مشخص کردن سیاست ها و استراتژی های سازمان بر اساس یافته ها و مطالعات جدید بیر و همکارانش،رویکردهای یک سازمان را می توان به سه دسته تقسیم نمود.به شکل صف ه بعد توجه کنید . -1سیاست های بورکراتیک در سازمانی های وجود دارد که در یک م یط ایستا فعالیت میکنند.در وااع رویکرد اول همان فعالیتهای سنتی مدیریت منابع انسانی است ،که در بیهتر سازمانهای انفعالی وتدافعی به چهم می خورد.توجه این رویکرد بیهتر بر سیستم های کاری و حضور و غیاب است و از سیستم اطالعات مدیریت منابع انسانی استفاده می کند. -2سیاست نوع دوم در سازمانهای مههودتر است که مجبورند بسرعت به تغییرات م یطی و نوسانات شدید بازار واکنش نهان دهند .سازمانهای با این رویکرد به سازمان های ت لیل گر معروفند.توجه این رویکرد به احساسات کارکنان و افزایش توانمندی های آنها میباشد(.ارزش مهترک) -3این سیاست را می توان در سازمانهایی یافت که کامال بر نوآوری و کیقیت ارائه م صول و خدمات تاکید می کنند.تخصص کارکنان در این شرکتها عامل مهمی برای موفقیت است.رویکرد سوم در وااع همان مدیریت استراتژیک است که بعد اثر بخهی استراتژیک منابع انسانی را ت ت تاثیر ارار می دهد تا مزیت راابتی ایجاد کند. در عصر حاضراکثر سازمانها مبتنی بر رویکرد دوم وسوم بوده وبرای کارآمدی مدیریت منابع انسانی خود بیهتر تمایل به استفاده از مدیریت منابع انسانی الکترونیک دارند. گام سوم آشنایی با انواع مدیریت منابع انسانی و انتخاب یکی از آنها با توجه به اهداف سازمانی بر اساس گفته رایت ودایر سه حوزه انتخابی برای اجرا و پیاده سازی منابع انسانی الکترونیک مهخص شده است که عبارتند از : -1مدیریت منابع انسانی سوداگر -2مدیریت منابع انسانی سنتی -3مدیریت منابع انسانی ت ول گرا از سوی دیگر لیپک و اسنل تمایز مهابهی را بصورت زیر آورده اند: -1مدیریت منایع انسانی عملیاتی -2مدیریت منابع انسانی ارتباطی -3مدیریت منابع انسانی ت ول گرا الزم به توضیح است که انتخاب هریک از حوزه های فوق به ساستهای منابع انسانی و سازمان وابسته است.به عبارتی گام سوم به گام اول پیاده سازی E- HRMوابسته است. -1حوزه مدیرت منابع انسانی عملیاتی: مربوط به فعالیتهای اساسی منابع انسانی در حوزه اجرا می شود.سیستم های اطالعاتی پرداخت حقوق و جمع آوری داده های پرسنل در این حوزه ارار می گیرند.به عنوان مثال پرونده ها در گذشته به صورت دستی نگهداری می شد وبرای اکثر سازمان ها بایگانی و حفظ این پرونده هامهکالت زیادی به همراه داشت که درنتیجه استفاده از سیستم های مبتی بر وب این امکان را برای سازمان هاو کارکنان آنها به وجود آورد که به راحتی بتوانند اطالعات خود را به روز کنندو مهتریان نیز به راحتی به این اطالعات دست یابند و یا در بخش فروش نیز کارمندان می توانند اطالعات مهتریان در دسترس خود را ببینندو با آنها تعامل داشته باشند. -2حوزه مدیریت منابع انسانی ارتباطی: مربوط به فعالیتهای توسعه منابع انسانی است.در اینجا تاکید بر اجرا نیست بلکه،بر روی ابزار منابع انسانی است که به فرآیندهای اساسی کسب وکار مثل استخدام وانتخاب نیروی جدید ،آموزش ،مدیریت ارزیابی و عملکرد وپاداش کمک میکند. به عنوان مثال انتخاب و استخدام که از طریق یک وب سایت انجام شود یا برگزاری آزمون استخدامی به صورت الکترونیکی. -1حوزه مدیرت منابع انسانی ت ول گرا: به فرآیندهای تغییر سازمانی،جهت گیری استراتژیک،مدیریت شایستگی استراتژیک و مدیریت دانش استراتژیک مربوط می شود.در این سطح مدیریت منابع انسانی الکترنیک به سازمان می کند تا کارکنان از طریق وب سایت داخلی با هم تعامل داشته و در سریعترین زمان ممکن اطالعات را دریافت وتبادل نمایند و حتی از این طریق در تصمیم گیری های سازمان شرکت کنند.از ویژگیهای اابل توجه این سیستم آنستکه حتی کارکنان این امکان را دارند حتی بدون حضور در م ل کاروارد سیستم نامه نگاری سیستمی سازمان شده ونامه های ارجاعی خود رامهاهده نمایندو یه بصورت گفتگوی الکترونیکی با مقام مافوق یا مهتریان تعامل داشته باشند. گام دوم در نظر گرفتن اهداف مدیریت منابع انسانی اهداف E-HRM -1بهبود بخهیدن به نقش راهبردی منابع انسانی(استراتژی مداری) -2بهبود بخهیدن به خدمت به مهتری(مهتری مداری) -3بهبود بخهیدن به کارایی فرآیند های اداری(کارا بودن) -4انعطاف پذیری نسبت به تغییرات م یط هدف اول بهبود بخهیدن به نقش استراتژیک منابع انسانی(استراتژی مداری) یعنی استراتژی مداری باعث می شود تا مدیریت منابع انسانی با استفاده E-HRMرویکردی استراتژیک یابد وهمراه با توسعه و فن آوری اطالعات همراه شود . هدف دوم بهبود بخهیدن به خدمت به مهتری(مهتری مداری) هدف سوم بهبود بخهیدن به کارایی فرآیندهای ادارای (کارا بودن) هدف چهارم انعطاف پذیری نسبت به تغییرات م یط هدف دوم و سوم وچهارم باعث می شود تا سازمان عالوه بر انعطاف پذیر بودن نسبت به تغییرات م یط با حداکثر سرعت و کمترین هزینه کارآمد تر از دیگر سازمانها از مزایای این سیستم استفاده نماید و در عین حال با خدمت رسانی به کاریر داخلی و خارجی مهتری مداری را نیزت قق بخهد. گام چهارم نظارت بر پیاده سازی مدیریت منابع انسانی الکترونیک و رسیدن به نتایج مورد نظر با نظارت دایق بر فرآیند پیاده سازی مدیریت منابع انسانی الکترونیک وبکارگیری فناوری اطالعات دو رویداد مهم باید در سازمان رخ دهد و توجه به آن برای مدیران بسیار مهم است. -1توسعه حرفه ای زمانی که ظرفیتهای مهارتی آماده توسعه باشد ولی م توی متناسب با آن فراهم نهود ،مهارتها پس از مدتی کهنه شده و نیاز سازمان و فرد را برآورده نمی کند. یعنی E-HRMدر ابعاد زیر باعث توسعه مهارتی کارکنان می شود: الف-مهارتهای کهنه را بازسازی می کند. ب-ظرفیتهای خالی ابلی را تکمیل می کند. ج-مهارتهای جدیدی را به وجود می آورد. د-بین مهارت کارکنان پیوند ایجاد می کند. ه-مهارت آموزی فرآیندی می شود. -2نهادینه شدن تغییر و نوآوری بروز خالایت و نهادینه شدن آن عدم استفاده موثر از اطالعات کمبود اطالعات وبروز خالایت عدم خالایت وتغییر زیاد میزان نفوذ E-HRM کم زیاد میزان پذیرش کم بیر و همکارانش معتقدند که نتایج اجرای E-HRMتوجه به رویکرد مدیریت منابع انسانی و نوع E-HRMعبارتند از: -1افزایش تعهد -2افزایش شایستگی و اابلیت ها -3افزایش توافق و انسجام -4اثر بخهی هزینه ها مهمترین فرصت ها در عرصه مدیریت منابع انسانی الکترونیک عنوان فرصت درصد اثر بهبود حداال های دانش و مهارت در سازمان و ایجاد مزیت راابتی 11 تنوع در گزارش های HRوافزایش تعداد آنها 27 تمرکز بر برنامه ریزی استراتژیک HRبه جای پیگیری کارهای روزمره توزیع وظایف واحد HRبین کارمندان سازمان وافزایش مهارکت 35 سهولت در طراحی مجدد فرآیند های HRبه دلیل یکپارچگی اجزای نرم افزارهای E-HRM 14 13 چالش های در عرصه مدیریت منابع انسانی الکترونیک عنوان چالش درصد اثر هزینه سرمایه گذاری برای سیستم های مدیریت منابع انسانی الکترونیک 11 مقاومت مدیریت برای انجام بعضی وظایف 17 مقاوت کاربران به دلیل واسط کاربر نامتعارف 25 عدم برنامه ریزی و تفکر در خصوص تطابق سیستم جدید مدیریت منابع انسانی الکترونیک با سیستم های موجود سازمان مقاومت مدیران وکارمندان به دلیل نقص در مستند سازی و آموزش 27 20 همانگونه که مهاهده میهود 62درصد چالش ها به مقاومت و دالیل مختلف آن وابسته است .این آمار نهان می دهد توجه به تجربیات در خصوص مدیریت مقاومت از اهمیت فوق العاده ای برخوردار است. توجه به سه نکته اساسی زیر برای موفقیت در پیاده سازی HRISو E-HRM تاثیر به سزایی دارد: -1درک عملکرد سیستم به شکل سازمان -2پذیرش سیستم باعث نفوذ آن در سازمان می شود. -3جایگزینی سیستم ابلی توسط تکنولوژی جدید به شکل کامل