Transcript 3 SK utbildning Balanserad styrning 13-14 maj

Balanserad styrning
– stadens styrmodell
Utbildning för politiskt förtroendevalda 22-23 maj
Stadens styrmodell
Balanserad styrning
- hur vi arbetar med styrning och uppföljning
Styrmodellen innehåller:
• En ledningsfilosofi
• En arbetsprocess
• En verktygslåda och arbetsstruktur
• Rollfördelning med ansvar och
befogenheter
Ledningsfilosofi
Direkt styrning (detaljstyrning):
• Fokus på hur-frågor
• Sker med detaljmål, aktiviteter,
regler, befattningsbeskrivningar,
riktlinjer, instruktioner, handlingsplaner, rutinbeskrivningar.
• Styrning av verksamhetens
aktiviteter och genomförande.
• Genom vad som skall göras, när och
hur det skall göras.
Indirekt styrning (målstyrning):
• Fokus på vad-frågor
• Sker med visioner, strategier,
mål, värderingar och dialog
• Styrning av organisationens mål
och resultat.
• Genom delaktighet, kompetens
och engagemang.
Utgångspunkter i modellen för balanserad
styrning i Göteborgs stad
Målstyrning: att verksamhetsövergripande mål bryts ned och anpassas
så att enheters/gruppers/medarbetares arbete bidrar till måluppfyllelse.
Beaktande av perspektiv: att ett ensidigt ekonomiskt perspektiv
ersätts av ett mångsidigt synsätt som säkerställer att flera intressen tas
tillvara
Systematisk verksamhetsutveckling: att det finns en röd tråd
mellan planering, genomförande, utvärdering och utveckling av
verksamheten
Arbetsprocessen
i styrmodellen
Mål och budget
Utveckling/förbättring
Dialog
Mätning/utvärdering
Analys och rapportering
Verktyg i styrmodellen
Verktyg
Syfte
Användare
Budget
(mål och inriktning)
Vision, förhållningssätt,
inriktningar och prioriterade mål
KF och nämnd/
styrelse
Verksamhetsplan
Nedbrytning av budget till lokala
mål och aktiviteter
Respektive chef
Balansen
(styrkort och enkäter)
Mätning och jämförelser för
förbättring och utveckling
Respektive chef
Rappet
Rapportering av grunduppdrag och Från enhetschef till
prioriterade mål och inriktningar
kommunfullmäktige
Utmärkelsen Kvalitet i
Göteborgs Stad
Genomlysning och utveckling
Respektive chef
Styrnivåer i Göteborgs Stad
Strategisk nivå KF
Strategisk nivå KS
Omvärldsanalys – helhet, Vision – uppgift,
Ledningsidé, Finansiering, Verksamhetsvolym
Reglemente
Inriktning
Budget/prioriterade mål
Ekonomiska förutsättningar
Dialog
Nämnd
Omvärldsanalys-område
Strategiska mål
Verksamhetsidé
Resultatmål
Strategi
Förvaltning
Leder och styr den
operativa verksamheten
Direktiv
Inriktning
Budget/prioriterade mål
Ekonomiska förutsättningar
Bolagsstyrelse
Taktisk nivå
Nämnd/Bolagsstyrelse
Operativ nivå
Förvaltningar/Bolag
Omvärldsanalys-bransch
Strategiska mål
Affärsidé
Resultatmål
Strategi
Bolag
Leder och styr den
operativa verksamheten
Ansvar och roller
Styrning
(mål)
KF
Rev
KS
Nämnd/Bolagsstyrelse
Uppsikt
SK
Förvaltning/Bolag
Avdelning
Enhet
Genomförande
Uppföljning
(mätning)
KF styr via budgethandling
Budgetstruktur
• Inledning
• Vision och förhållningssätt
• Övergripande inriktningar och strategier
• Prioriterade mål
Göteborgarnas
behov
Ekonomi
Personal
Göteborgs stads
verksamheter
KFs Budget 2008
Inledning
Kommunfullmäktiges budget utgör Göteborgs Stads
övergripande styrdokument och syftar till att styra
utvecklingen av staden.
I styrningen måste flera olika perspektiv beaktas.
Verksamheten ska bedrivas inom ramen för de
ekonomiska förutsättningarna.
Göteborgarnas behov ska vara vägledande för
verksamhetens utveckling samtidigt som personalens
möjligheter till delaktighet och engagemang ska
tillgodoses.
KFs Budget 2008
Inledning (forts)
“Vi välkomnar naturligtvis alla läsare av
kommunfullmäktiges budget men vill samtidigt
tydliggöra att den i första hand vänder sig till
Göteborgs Stads nämnder och styrelser.”
“De inriktningar och prioriterade mål som
beskrivs i denna budget ska alltså konkretiseras
och omsättas i praktik av nämnderna och styrelserna.”
Budgetens roll i staden
• Ägardirektiv och reglemente beskriver uppdraget
• Kommunfullmäktiges budget utgör Göteborgs Stads övergripande
styrdokument
• Budgeten vänder sig till samtliga nämnder & styrelser
• Nämnder & styrelser ansvarar för samtliga mål i KF-budgeten
• Inriktningsdokument & budgetförslag arbetas fram årligen
• Uppföljning av såväl fullmäktiges mål, som de egna målen
• Dialogen som styrform
Arbetsprocess
Mål och budget
Utveckling/
förbättring
Dialog
Mätning/
utvärdering
Analys och rapportering
Citat från KF´s budget
”Utifrån KF´s budget utarbetar och beslutar
nämnd/styrelse ett inriktningsdokument för den
egna budgeten. Dokumentet bör innehålla
övergripande inriktningar och prioriterade mål.”
“Varje nämnd/styrelse gör sina egna
prioriteringar och formuleringar utifrån den egna
verksamhetens unika nuläge och
förutsättningar.”
Citat från KF´s budget 2008
”Därefter har nämnd/styrelse möjlighet att
delegera utarbetandet av ett budgetförslag till
förvaltningen/bolaget. I budgetförslaget
konkretiseras målen i inriktningsdokumentet
ytterligare och aktiviteter för hur måluppfyllelse
ska uppnå beskrivs. ”
- Vilken väg ska jag ta?
- Vart ska du?
- Det vet jag inte.
- Då spelar det ingen
roll vilken väg du tar.
Mål och budgetprocessen
Reglemente/ägardirektiv
Omvärldsanalys
KF´s budget
Intern nulägesanalys
Prioriteringar och omformuleringar
Omvärldsanalys
Nämnd/styrelsens
budget
Prioriteringar och omformuleringar
Verksamhetens
plan
Intern nulägesanalys
Politikernas uppdrag till
förvaltningen/bolaget
•
•
•
•
•
•
•
•
Utgå från mål och inriktning
Ta fram förslag till budgeten
Förankra budgeten
Mät resultat
Analysera resultaten
Rapportera resultat och slutsatser
Förslå förändringsåtgärder
Ta fram underlag till mål och inriktning
SMARTA mål
Specifika
Mätbara
Accepterade
Realistiska
Tidsatta
Ansvarsfördelade
Arbetsprocess
Mål och budget
Utveckling/
förbättring
Dialog
Mätning/
utvärdering
Analys och rapportering
Hur är det tänkt att “verktygen” skall användas I detta?
Balansen – Rappet – Kvalitetsverktyget/Utmärkelsen
Arbetsprocess
Mål och budget
Utveckling/
förbättring
Dialog
Mätning/
utvärdering
Analys och rapportering
Mätning och utvärdering
Varje nämnd/styrelse har ansvar för
uppföljningen av dels den egna
verksamhetens uppdrag och dels KF´s
prioriterade mål.
Rapportering till KS och KF ska ske med
resultat och analyser av det egna
uppdraget, KF´s mål och den egna rollen i
helheten Göteborgs stad.
Vi styr inte genom att mäta Vi mäter för att öka
kunskapen och förståelsen
för att kunna styra och möta
behoven hos de vi är till för
Beaktande av flera perspektiv
De vi är till för
Medarbetare
Hur nöjda är de vi
är till för med hur vi
tillfredställer deras
behov?
Vilka förutsättningar
har medarbetarna och
hur uppfattas dessa?
Ekonomi
Hur ser
utfallet/
resultatet ut?
Verksamhetens
processer
Hur fungerar våra
processer?
Uppföljning på olika nivåer i organisationen
Kommunfullmäktige
Nämnd/Styrelse
Förvaltning/Bolag
Verksamhet
Enhet
KF´s budget
Mål och inriktning
Budget
Arbetsprocess
Mål och budget
Utveckling/
förbättring
Dialog
Mätning/
utvärdering
Analys och rapportering
Från ekonomisk uppföljning till
balanserad uppföljning
”Ekonomisk uppföljning”
Ekonomi
Verksh uppf
Verksh uppf
Verksh uppf
Verksh uppf
Övergripande; Ekonomi,
Personal
Verksh uppf
Ek uppföljning
Ek uppföljning
Ek uppföljning
Ek uppföljning
En verksamhet
Verksamhete
r
Flera verksamheter
Övergripande; Ekonomi
Ek uppföljning
Verksamheter
Flera verksamheter
”Balanserad uppföljning; alla
perspektiv”
En verksamhet
Övergripande; Ekonomi, Personal
Verksamhet
Arbetsprocess
Mål och budget
Utveckling/
förbättring
Dialog
Mätning/
utvärdering
Analys och rapportering
Att styra och följa upp
Medborgare
Styrning (mål)
sker nedåt i
verksamheten
KF/KS
Nämnd/styrelse
Förvaltningschef/VD
Verksamhetschef
Enhetschef
Genomförande
”De vi är till för”
Uppföljning
(mätning-analys-rapportering)
sker uppåt i
verksamheten
Arbetsprocessen
i styrmodellen
Mål och budget
Utveckling/förbättring
Dialog
Mätning/utvärdering
Analys och rapportering