Transcript PROJEKTI RAAMATUPIDAMISE KORRALDAMINE

Projektide raamatupidamise
korraldamine
Riina Penu
SA Innove
Tööelu üksus
vanemkoordinaator
20.juuni 2013
Käsitletavad teemad
• Projektiga seotud dokumentatsiooni
säilitamise nõuded
• Projekti raamatupidamise korraldamine
• Nõuded projekti kuludokumentatsioonile
Abimaterjal: Raamatupidamise käsiraamat
Projektiga seotud
dokumentatsiooni säilitamine (I)
Säilitada kuni 2025. aasta 31. detsembrini.
Säilitada tuleb originaaldokumente!
Toetuse saaja peab nõutud tähtaja lõpuni alles
hoidma järgmised dokumendid:
raamatupidamise dokumendid;
hankedokumentatsioon;
projektiga seotud kirjavahetus;
lepingud, toote päritolusertifikaadid, load ja
kooskõlastused;
• muu projektiga seotud dokumentatsioon.
•
•
•
•
Projektiga seotud
dokumentatsiooni säilitamine (II)
Sageli esinevad probleemid:
•
Dokumendid ei ole säilitatud nõutud
tähtaja lõpuni
Säilitatakse dokumentide koopiad
•
Dokumendid on halvasti komplekteeritud
•
Vajalikud dokumendid on raskesti leitavad
•
Dokumentides on raske orienteeruda
•
Partnerid ei ole teadlikud EK nõuetest
•
Oluline:
Kogu projektiga seonduv dokumentatsioon peab andma
projektiga mitte seotud inimesele kiire ettekujutuse sellest,
mis projektis tehtud on. Dokumentides peab olema
võimalik kiirelt orienteeruda ning vajalikud dokumendid
peavad olema koheselt leitavad.
Projektiga seotud
dokumentatsiooni säilitamine (III)
Probleemide soovituslikud lahendused:
•
Kohe projekti alguses tuleb kokku leppida ning ka
organisatsiooni
asjaajamiskorras või
raamatupidamise sise-eeskirjades sätestada, kuidas
arhiveeritakse, säilitatakse ning eristatakse
projektidega seotud dokumentatsioon.
•
Juhul, kui projekti dokumentide originaale hoitakse
koos teiste raamatupidamise originaaldokumentidega,
mille säilitamisaeg on lühem kui projekti dokumentidel,
siis tuleb projekti dokumentidele märkida nende
säilitamise tähtaeg.
•
Kaustad võiksid olla arusaadavalt märgistatud
(projektikood, periood, kaustade sisu, säilitamise
tähtaeg).
•
Informeerida projektis osalevaid partnereid EK
nõuetest.
PROJEKTI RAAMATUPIDAMISE
KORRALDAMINE (I)
Projekti raamatupidamisarvestust tuleb korraldada
vastavalt raamatupidamise seadusele ning
Raamatupidamise toimkonna juhenditele.
Enne esimese väljamakse taotluse esitamist peab toetuse saaja rakendusüksusele
esitama:
1) väljavõtte oma raamatupidamise sise-eeskirjast, milles on kirjeldatud projekti
kulude, tulude ja tasumise eristamist raamatupidamises muudest toetuse saaja
kuludest ja tuludest;
2) koopia asutuse riigihangete läbiviimise korrast, kui asutus on hankija riigihangete
seaduse mõistes;
3) lühikirjelduse projekti rakendamisega seotud dokumentide algatamise, viseerimise
ja kinnitamise kohta ning vajadusel allkirjaõigusliku isiku poolt edasivolitatud õiguste
korral vastavad volikirjade koopiad
Sise-eeskirjades:
• Projekti kulude ja tasumise eristamise kirjeldus;
• projektiga seotud majandustehingute kajastamine;
• projekti üld-, personali- ja transpordikulude
arvestamise metoodika;
• põhivarade arvestus ja kajastamine;
• sihtfinantseerimise kajastamine;
• dokumentide säilitamise nõuded.
Projekti kulude eristamine
organisatsiooni raamatupidamises (I)
Vastavalt perioodi 2007-2013 struktuuritoetuse seaduse § 22
on toetuse saaja kohustatud
eristama toetuse kasutamisega seotud kulud ja tulud
oma raamatupidamises muudest kuludest/tuludest.
STS peab siinjuures silmas abikõlblike kulude eristamise
vajadust
Eristamine:
•
Projektiga seotud dokumentatsioon peab olema eristatud
muudest organisatsiooni dokumentidest projektikoodiga.
•
Projekti kulud/tulud peavad olema eristatud muudest
kuludest/tuludest ka raamatupidamisprogrammis.
•
Peab olema võimalik lasta raamatupidamise programmist
väljavõtte projekti kuludest/tuludest.
Projekti kulude eristamine
organisatsiooni raamatupidamises (II)
Raamatupidamise programmis eristamine:
Võib avada igale projektile eraldi kulukonto(d)
VÕI lisada projektiga seotud raamatupidamise tehingutele
objektitunnus, mis on iga projekti puhul erinev.
Soovitatav on eraldi tunnuste lisamine toetusest makstud kuludele,
omafinantseeringust makstud kuludele ja projektiga seotud
mitteabikõlblikele kuludele.
Kui rakendusüksus tunnistab projekti jooksul või pärast projekti
toetuse saaja poolt abikõlblikuna deklareeritud kulud
mitteabikõlblikuks, siis tuleb ka toetuse saaja (või partneri)
raamatupidamise programmis teha vastav parandus.
Koos esimese väljamaksetaotlusega küsime väljavõtet projekti
kuludest. Samuti tuleb esitada koopia raamatupidamise siseeeskirjadest projekti raamatupidamise korraldamise kohta. Viimase
väljamaksetaotlusega tuleb esitada raamatupidamise programmist
väljavõte kogu projektis tehtud abikõlblikke kulude kohta
Projekti kulude eristamine
organisatsiooni raamatupidamises
(III)
OLULINE:
• et rakendusüksusele esitatavad dokumendid
oleksid identsed nendega, mis säilitatakse
toetuse saaja raamatupidamises
• väljamaksetaotlustes esitatud andmed
ühtiksid toetuse saaja raamatupidamise
andmetega.
• Projektipõhises väljavõttes raamatupidamise
programmist peab olema kajastatud vaid
projektiga seotud kulud/tulud.
• Enne raamatupidamise väljavõtte esitamist
tuleb kontrollida, kas väljavõttes kajastatud
andmed lähevad kokku meile esitatud
väljamaksetaotlustega/aruannetega.
• Võrrelda projekti raamatupidamises
kajastatud andmed väljamaksetaotlustega
ka jooksvalt.
Nõuded projekti dokumentatsioonile
(I)
Projekti kuludokumendid peavad vastama
raamatupidamise
algdokumendile esitatud nõuetele (Raamatupidamise
seaduse § 7).
Lisaks peab kuludokumentidel olema märgitud:
informatsioon projekti
kuludesse arvestatud summade
kohta(juhul, kui kuludokumendil kajastatud summa ei ole
100% projektiga seotud).
Viide projektile (projektikood või nimi).
Raamatupidamiskirjendi number
Erisoodustuste pealt arvestatud maksude kuludokumendiks saab
esitada:
Raamatupidamise õiend
Väljavõte raamatupidamise programmist
Arvestamise aluseks olnud arve numbrit erisoodustusemaksude
kuludokumendiks näidata ei tohi.
Nõuded projekti dokumentatsioonile
(II)
Tasumist saab tõendada:
Maksekorraldusega
Panga väljavõttega
e-riigikassa infosüsteemi konto väljavõttega
Kassa väljamineku orderiga
Kuludokument peab olema tasutud kogusummas (sh ka
mitteabikõlblik osa). Maksekorraldustel ja pangaväljavõtetel peab
olema panga arhiveerimistunnus.
Palgakulude tasumisel ühe koondsummana terve asutuse lõikes
käsitletakse tasumist tõendava dokumendina väljavõtet
raamatupidamise arvestusest, millel on rakendusüksuse nõudmisel
toodud projektiga seotud isikute töötasude ja maksude ülekannete
kuupäevad ning vastavad summad.
Kui ei soovi maksekorraldusel projekti osa välja tuua siis:
Palgalehel peavad olema ära toodud projektiga seotud summad ja
ülekannete kuupäevad.
Või tuleb esitada väljavõte raamatupidamise kontost “pank”/”kassa”
projekti kulude tasumise kohta, millel on toodud projektiga
seotud isikute töötasude ja maksude ülekannete kuupäevad
Kõik raamatupidamise korraldamise nõuded, dokumentide
säilitamise nõuded ja kulude abikõlblikkuse kriteeriumid kehtivad
nii toetuse saajale kui ka projektis finantspanusega osalevale
isikule (partneritele). Partneri eest vastutab toetuse saaja.
AITÄH KUULAMAST!