Transcript Raamatupidamise korraldamine

1
Projektide
raamatupidamise
korraldamine
Anne Volmer
SA Innove
[email protected]
21.veebruar
2012
2
Käsitletavad teemad
• Projektiga seotud dokumentatsiooni
säilitamise nõuded
• Projekti raamatupidamise
korraldamine
• Nõuded projekti
kuludokumentatsioonile
3
Projektiga seotud dokumentatsiooni
säilitamine (I)
Programmperioodi 2007-2013 struktuuritoetuste
projektide puudutavat dokumentatsiooni peab
toetuse saaja säilitama kuni 2025. aasta
31. detsembrini.
Säilitada tuleb originaaldokumente.
(tšekkidest – koopiad)
4
Projektiga seotud dokumentatsiooni säilitamine (II)
•
•
•
•
•
Toetuse saaja peab nõutud tähtaja lõpuni
alles hoidma järgmised dokumendid:
raamatupidamise dokumendid (nt
originaalarved, saatelehed,
maksekorraldused, panga väljavõtted,
tööaja arvestuse tabelid, palgalehed,
lähetusaruanded, lepingud, aktid, jms);
hankedokumentatsioon
projektiga seotud kirjavahetus
lepingud, toote päritolusertifikaadid, load ja
kooskõlastused (ehitusluba, kasutusluba
jms);
muu projektiga seotud dokumentatsioon
(toetuse taotlus, taotluse rahuldamise
otsus, väljamakse taotlused, haldusotsus,
leping, aruanded, koosolekute protokollid,
memod jm).
5
Projektiga seotud dokumentatsiooni
säilitamine (III)
Probleemid:
• Dokumendid ei ole säilitatud
nõutud tähtaja lõpuni
• Säilitatakse dokumentide
koopiad
• Dokumendid on halvasti
komplekteeritud
• Vajalikud dokumendid on
raskesti leitavad (või ei ole
üldse leitavad)
• Dokumentides on raske
orienteeruda
• Partnerid ei ole teadlikud EK
nõuetest
Viibib VMT väljamaksmine või
auditi kontroll
6
Projektiga seotud dokumentatsiooni
säilitamine (IV)
Juhul kui projekti auditi käigus ilmneb, et dokumendid on
kadunud (ei ole leitavad), loetakse vastav kulu
mitteabikõlblikuks ning nõutakse toetuse saajalt tagasi.
Seega oluline:
• Kogu projektiga seonduv dokumentatsioon peab andma
ka projektiga otseselt mitte seotud inimesele kiiresti
ettekujutuse sellest, mis projekti alusel tehtud.
• Projektiga mitte seotud inimene (näiteks audiitor) oskaks
kiiresti dokumentides orienteeruda ning vajalikud
dokumendid koheselt leida.
7
Projektiga seotud dokumentatsiooni säilitamine (V)
Lahendused:
•
•
•
•
•
•
•
Tuleb projekti algusest peale kokku leppida ning ka
organisatsiooni asjaajamiskorras või raamatupidamise siseeeskirjades sätestada, kuidas arhiveeritakse, säilitatakse ning
eristatakse projektidega seotud dokumentatsioon.
Eeskirjades sätestatu ei tohi olla liiga üldsõnaline, vaid peab
peegeldama tegelikku projektiga seotud asjaajamist.
Juhul, kui projekti dokumentide originaale (näiteks üldkuluarved)
hoitakse koos teiste raamatupidamise originaaldokumentidega,
mille säilitamisaeg on lühem kui projekti dokumentidel, siis tuleb
projekti dokumentidele märkida nende säilitamise tähtaeg.
Või säilitada kogu asutuse dokumentatsioon kuni 2025.a lõpuni.
Dokumentide eraldi kaustades hoidmine.
Kaustad peavad olema märgistatud (projektikood, periood,
kaustade sisu, säilitamise tähtaeg).
Informeerida projektis osalevaid partnereid EK nõuetest.
8
PROJEKTI RAAMATUPIDAMISE KORRALDAMINE
(I)
Projekti
raamatupidamisarvestust
tuleb korraldada vastavalt
raamatupidamise seadusele
ning Raamatupidamise
toimkonna juhenditele.
9
PROJEKTI RAAMATUPIDAMISE KORRALDAMINE (II)
Nii toetuse saaja kui ka partnerite
raamatupidamise sise-eeskirjades peaks olema
sätestatud vähemalt järgnev:
• Projekti kulude ja tasumise eristamise kirjeldus
• projektiga seotud majandustehingute
kajastamine;
• projekti üld-, personali- ja transpordikulude
arvestamise metoodika
• põhivarade arvestus ja kajastamine;
• sihtfinantseerimise kajastamine
• dokumentide säilitamise nõuded.
10
Projekti kulude eristamine
organisatsiooni raamatupidamises (I)
Vastavalt perioodi 2007-2013 struktuuritoetuse
seaduse § 22 on toetuse saaja kohustatud
eristama toetuse kasutamisega seotud kulud
oma raamatupidamises muudest kuludest.
STS peab siinjuures silmas abikõlblike kulude
eristamise vajadust. Selleks tuleb pidada projektipõhist
kulude arvestust, sest ühes projektis tekivad või võivad
tekkida ka mitteabikõlblikud kulud.
11
Projekti kulude eristamine organisatsiooni
raamatupidamises (II)
Kuidas tuleb eristamise mõistest aru saada:
• Projektiga seotud dokumentatsioon peab olema
eristatud muudest organisatsiooni dokumentidest
projektikoodiga (või muu tunnusega, mis on
fikseeritud raamatupidamise siseeeskirjades).
• Projekti kulud/tulud peavad olema eristatud
muudest kuludest/tuludest ka
raamatupidamisprogrammis.
• Peab olema võimalik lasta raamatupidamise
programmist väljavõtte projekti kuludest/tuludest.
12
Projekti kulude eristamine organisatsiooni
raamatupidamises (III)
Kulude eristamine raamatupidamise programmis:
• Juhul kui toetuse saajal (või partneril) on mitmeid
projekte, peab olema võimalik eristada abikõlblikke
kulusid erinevate projektide lõikes.
2 võimalust:
• Võib avada igale projektile eraldi kulukonto(d)
• VÕI lisada projektiga seotud raamatupidamise
tehingutele objektitunnus, mis on iga projekti puhul
erinev.
13
Projekti kulude eristamine organisatsiooni
raamatupidamises (IV)
• Soovitatav on eraldi tunnuste lisamine toetusest makstud kuludele,
omafinantseeringust makstud kuludele ja projektiga seotud
mitteabikõlblikele kuludele.
• Kui rakendusüksus tunnistab projekti jooksul või pärast projekti
toetuse saaja poolt abikõlblikuna
deklareeritud kulud mitteabikõlblikuks, siis tuleb ka toetuse saaja (või
partneri) raamatupidamise programmis teha vastav parandus.
• Koos esimese väljamaksetaotlusega küsime väljavõtet projekti
kuludest. Samuti tuleb esitada koopia raamatupidamise siseeeskirjadest projekti raamatupidamise korraldamise kohta. Viimase
väljamaksetaotlusega tuleb esitada raamatupidamise programmist
väljavõte kogu projektis tehtud abikõlblikke kulude kohta.
14
Projekti kulude eristamine
organisatsiooni raamatupidamises (V)
OLULINE:
• et rakendusüksusele esitatavad dokumendid oleksid identsed
nendega, mis säilitatakse toetuse saaja raamatupidamises
• väljamaksetaotlustes esitatud andmed ühtiksid toetuse saaja
raamatupidamise andmetega.
• Projektipõhises väljavõttes raamatupidamise programmist peab
olema kajastatud vaid projektiga seotud kulud/tulud.
• Enne raamatupidamise väljavõtte esitamist tuleb kontrollida, kas
väljavõttes kajastatud andmed lähevad kokku meile esitatud
väljamaksetaotlustega/aruannetega (VMT vorm veerg 10).
• Võrrelda projekti raamatupidamises kajastatud andmed
väljamaksetaotlustega ka jooksvalt.
• Vahe 1 EUR piires on lubatud (kui tegemist on ülemineku ajaga
EEK-EUR). Suuremad vahed peavad olema parandatud.
15
Nõuded projekti dokumentatsioonile (I)
•
•
Projekti kuludokumendid peavad vastama
raamatupidamise algdokumendile esitatud
nõuetele (Raamatupidamise seaduse § 7).
Lisaks antud § toodud rekvisiitidele
kuludokumentidel peab olema märgitud:
informatsioon projekti kuludesse arvestatud
summade kohta (juhul, kui kuludokumendil
kajastatud summa ei ole 100% projektiga
seotud).
Viide projektile (projektikood või nimi)
16
Nõuded projekti dokumentatsioonile (II)
Erisoodustuste pealt arvestatud maksud.
Kuludokumendiks saab esitada:
• Raamatupidamise õiend (kande nr,
projektikood)
• Väljavõte raamatupidamise programmist
VMT-s erisoodustusemaksude kuludokumendiks
tuleb näidata kas õiendi numbrit või kirjendi
numbrit. Arvestamise aluseks olnud arve numbrit
erisoodustusemaksude kuludokumendiks näidata
ei tohi.
17
Nõuded projekti dokumentatsioonile (III)
Tasumist saab tõendada:
• Maksekorraldusega (peavad olema teostatud või
arvestatud staatuses)
• Pangaväljavõttega
• e-riigikassa infosüsteemi konto väljavõttega
• Kassaväljamineku orderiga
Kuludokument peab olema tasutud kogusummas
(sh ka mitteabikõlblik osa). Maksekorraldustel
peab olema panga arhiveerimistunnus.
Täiendavad rekvisiidid (allkirjad, projektikood,
kirjendi number) ei ole kohustuslikud.
18
Nõuded projekti dokumentatsioonile (IV)
Projektiga seotud palgakulude maksmisel ühe
koondsummana (massmaksekorraldus) tuleb
maksekorraldusel märkida projektiga seotud töötasude
ja maksude summa.
Kui ei soovi maksekorraldusel projekti osa välja tuua siis:
• Palgalehel peavad olema ära toodud projektiga seotud
summad ja ülekannete kuupäevad.
• Või tuleb esitada väljavõte raamatupidamise
kontost “pank”/”kassa” projekti kulude tasumise
kohta, millel on toodud projektiga seotud isikute
töötasude ja maksude ülekannete kuupäevad.
19
Kõik raamatupidamise korraldamise nõuded,
dokumentide säilitamise nõuded ja kulude
abikõlblikkuse kriteeriumid kehtivad nii toetuse
saajale kui ka projektis finantspanusega
osalevale isikule (partneritele). Partneri eest
vastutab toetuse saaja.
20
Aitäh kuulamast!