Transcript 外交部领事司申办护照签证外事管理系统说明

外交部领事司申办签证
二维码系统的说明
国际学术交流中心签证处
二○一二年九月二十六日
导言
• 该系统系领事司为升级其目前正在使用的签证管
理程序而牵头编制的出访管理软件，涉及资料录
入、编辑、护照、签证、查询等管理内容。
• 本次领事司签证处要求启用二维码方式受理签证
申请，主要仅涉及该软件中签证部分的相关信息
录入，最终形成带有二维码标记的部分签证申请
表格，用于替代原向领事司签证处申办“统办国
家”签证时所使用的“申请签证事项表”（新形
成的《信息表》如下图）。
• 该软件中的其他功能与外交部领事司“本次要求”
无直接关系，故我们将仅对该软件中与我院申办
签证有关的部分进行相应描述。
最终打印出的信息表样式
最终打印出的信息表样式（续）
申办签证二维码系统
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一、软件系统安装
二、加密狗安装
三、系统登录设置
四、信息录入
五、打印表格
一、软件系统安装
• 1、在安装光盘中找到如下图所示文件，双击“外交部领
事司申办护照签证外事管理系统安装包.exe”文件安装护
照签证外事管理系统。
一、软件系统安装（续一）
• 2、进入安装界面，可按系统提示安装即可。建议将安装
目录改为D盘，以防重装系统后数据丢失。
一、软件系统安装（二）
• 3、按提示成功安装后，必须再安装签证二维码升级包
“[20120917]签证二维码升级包”（院签证网站上获取）。
将“[20120917]签证二维码升级包.rar”解压得到
“upgrad.exe”升级文件。
一、软件系统安装（三）
• 4、 双击“upgrad.exe”运行，如图所示，出现“外事专
用软件更新程序”页面时，点击“更新”即可。成功后会
提示“程序更新完毕，共6文件”
一、软件系统安装（四）
• 5、程序安装成功后，电脑桌面“下属单位外事专用软件”
快捷方式。安装成功后还需对计算机的时间格式进行设置，
并继续安装硬件加密狗后再运行该程序。
需要特别说明的是此系统需要的时间格式为YYYY-MM-DD，请不是此时间
格式的计算机按下列操作设置
• ※设置计算机的格式，设置路径是“开始—设置—控制面
板—区域选项”。
• ※打开“区域和语言选项”，点击“自定义”按钮。
※打开“自定义区域选项”，点击“日期”标签，将“短日
期格式”设置为“yyyy-mm-dd”即可。
二、加密狗安装
• 1、每份软件对应一个加密狗（蓝色U盘形状）。软件安装
成功后，运行软件前必须安装加密狗，否则软件将无法启
动。将加密狗插入计算机USB接口，会出现“找到新硬件
向导”，选择“否，暂时不”选项，点击“下一步”继续
安装。
二、加密狗安装（续一）
• 2、选择“自动安装软件（推荐）”选项，点击“下一步”
继续安装。
二、加密狗安装（二）
• 3、系统将自动安装加密狗驱动，安装过程中弹出如图所
示界面，选择“仍然继续（C）”按钮继续完成安装。
二、加密狗安装（三）
• 4、成功安装驱动后，系统提示安装成功，点击“完成”
即可。
三、系统登录设置
• 1、插入加密狗，双击桌面“下属单位外事专用软件”图
标，出现登录界面，注意初次使用时“用户名”与“密码”
均为1，点击“确定”登录。
三、系统登录设置（续一）
• 2、登录后出现如图所示界面，首先请先关闭“团组定位”
界面，点击红框所示关闭按钮。
三、系统登录设置（二）
• 3、进入系统主界面，如图所示各区域功能简介。
三、系统登录设置（三）
• 4、设置单位编码，如图所示，点击红框所示按扭进入
“程序设置”界面。
三、系统登录设置（四）
• 5、在“程序设置”中“单位编码”栏中输入组织机构代
码“00001471-X”（注意是数字0），点击“确定”完成
设置。退出程序后再重新登录即可。
三、系统登录设置（五）
• 6. 在“程序设置”中点击“程序数据” 设置常用数据。
三、系统登录设置（六）
• 7.程序资料设置后，按下
列设置完成后，点击保存。
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审查部门填写“中国科学院"
派遣部门填写“中国科学院”
批件号填写“科际批字[2012]****号”
单位性质填写“事业”
其余项可按各单位具体情况自行设置
四、签证信息录入（七）
• 签证信息录入共分三个部分，需分别录入：
– 1、团组资料
– 2、成员资料
– 3、出访地资料
1）录入团组资料必填项
（1）派遣部门：中国科学院
（2）审批部门：中国科学院
（3）批件号：科际批字[2012]****号
（4）组团单位：中国科学院
（5）对外身份：不填
（6）团组类型：普通
（7）经办人及电话：填写联系人及电话
（8）单位性质：事业
（9）停留时限：临时（三个月以上填长期）
（10）出访目的：科学技术或会议
（11）办证方式：加急
（12）出访事由（中）：不能简单填写访问
或考察，应填写具体的任务名称。
（13）出访事由（英）：翻译中文的出访事由。
（14）总人数：填写申办签证的人数
（15）费用来源：所付、双方或外方
（16）申请出访日期：实际出访日期
（17）成行日期 ：实际出行日期
（18）申报日期 ：填表日期
四、签证信息录入（九）
• 3）注意事项：所有信息录入完毕后，点击“保存”按钮保存信息
四、签证信息录入（十）
• 2、录入成员资料，单击“成员资料”下子项出现如图界
面。成员资料分三部分：成员资料，基本资料，持照情况。
1、单击此处即
可在右侧录入
人员信息
3、添加、删除
人员按钮
准持
四、签证信息录入（十一）
• 1）录入成员资料必填项
– （1）姓名、证件类型、证件号码、出生日期、民族：根据实际情
况填写
– （2）姓名是否需要拆分：是。注意：针对部分少数民族姓氏，无
此情况者，请选择“否”。
– （3）出生地：可录入，也可点击下拉框选，出生地拼音自动生成。
注意：出生地名不可填“省”字，否则系统不会保存
– （4）姓名拼音、电码：系统自动生成
四、签证信息录入（十二）
• 2）录入基本资料必填项
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–
–
（1）政审部门：中国科学院
（2）政审号码：中科院审字[2012]****号
（3）单位类型：下属单位
（4）对内单位：中国科学院XXX所
（5）类别：普通
（6）职业属性：事业单位人员
（7）对内职务：工程技术人员
（8）对外身份：不填
（8）对外职务：请填写批件上的对外身份
四、签证信息录入（十三）
• 2）录入基本资料注意事项
– 点击“其他资料”标签，在其他资料中将“对外单位”中系统自
动成生的信息删除
将此处的系统自动
生成的信息删除
四、签证信息录入（十四）
• 3）录入持照情况必填项
– （1）持照情况：点右键，选择“准持” ，“证件号码”框需要填
写所持有效护照的号码。
– （2）证件号码：详情见下页
– （3）发照日期、有效日期：根据证件号码详情自动生成
准持
四、签证信息录入（十五）
• （2）证件号码：单击“证件号码”文字弹出菜单，如图显示打开证
件管理和删除号码两项（如果所选定的人员已有护照则会多增加一
项）。
准持
无护照信息，点击
“打开证管理”录入
护照信息
人员已有护照，选
择对应的护照号即
可
四、签证信息录入（十六）
• （2）证件号码：点击“打开证件管理”菜单打开“证件登记”界面
准持
四、签证信息录入（十七）
• （2）证件号码：在证件登记界面中填写人员护照信息，点击“保存”
后关闭该页面即可
2、保存信
息
3、点击关闭
返回上级页面
1、录入护
照信息
四、签证信息录入（十八）
• （2）证件号码：单击“证件号码”文字弹出菜单，选择该人员已有
录入的护照号即可。
准持
选择人员对应的护
照号即可
四、签证信息录入（十九）
• 4）录入成员资料范例（填写完整后请点击保存）
准持
四、签证信息录入（二十）
• 3、录入出访地资料，单击“出访地资料”子项出现如图
界面
统办
德国
1、单击此
处在右侧界
面录入信息
3、添加、
删除出访地
按钮
德国
四、签证信息录入（二十一）
• 1）录入出访地资料必填项
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–
（1）出访地名：只填到国家
（2）出访地英文：根据出访地名自动生成
（3）入境日期、离境日期：严格按照实际出访日期填写
（4）签证种类：一般情况填写一次入境
（5）签证渠道：统办
（6）过境地、入境地、离境地：只填到国家
（7）前往城市：根据实际情况填写
（8）邀请单位：填写邀请单位中文名称
其他项无须填写
统办
德国
德国
四、签证信息录入（二十二）
• 2）录入出访地资料范例（填写完整请点击保存）
统办
德国
德国
五、打印表格（一）
• 1、打印表格种类
– 1）打印团组签证信息表
– 2）打印所有签证成员信息表
– 3）打印所有签证国家信息表
1、点击“打印”
图标，弹出打印
表格选择菜单
2、分别选择这
三类表格打印
五、打印表格（二）
• 1）打印团组签证信息表：选择“打印团组签证信息表”，
弹出如图界面，点击“确定”即可。
五、打印表格（三）
• 1）打印团组签证
信息表样表
• 特别说明：在最终打
印信息表（右侧图）
之前，请务必核对表
格右下角是否有单位
审批人签字及日期提
示（红框部分），如
无上述显示，则说明
“升级包”未下载成
功，必须下载“升级
包”对系统进行升级。
五、打印表格（四）
• 2）打印所有签证成员信息表
五、打印表格（五）
• 3）打印所有签证国家信息表