Transcript Kontrol Ortamı

KAMU İÇ KONTROL SİSTEMİ
VE
İÇ KONTROL EYLEM PLANININ
UYGULANMASI
İÇ KONTROL ÇALIŞTAYI
Hakan YÜKSEL
SGDB
26-27 Mart 2014
Sunum Planı











Giriş
COSO Nedir?
COSO’ ya göre iç kontrol nedir?
COSO İç Kontrol Modeli
İç Kontrol Nedir ?
İç Kontrolde Rol ve Sorumluluklar
Kontrol ortamı bileşenleri
İç Kontrole ilişkin Yapılan Çalışmalar
SGDB Olarak yapılan çalışmalar
Örnek Uygulamalar
Çalıştaydan beklentileriniz.
2
GİRİŞ
Yirminci yüzyılın sonlarından itibaren tüm dünyada
hükümetlerin
odak
noktası,
performans
artışını
sağlayacak mekanizmaları hayata geçirmek olmuştur. Söz
konusu amaca hizmet etmek üzere ortaya atılan ‘iyi
yönetişim’, son dönemde özel sektörün yanı sıra kamu
sektörü için de rehber ilke haline gelmiştir.
İyi yönetişim ilkesi çerçevesinde daha kaliteli kamu
hizmetinin sağlanması amacıyla;
Hesap verebilirliğin temini,
Saydamlığın geliştirilmesi,
Yönetsel esneklikler sağlanarak yetki ve sorumlulukların
devri,
Sonuç odaklı yönetim ve Bütçeleme anlayışı ön plana
çıkan unsurlar olmuştur.
GİRİŞ
Kamu hizmeti kalitesinin artmaya başlaması beraberinde;
Hedef odaklı yaklaşımı
Kamu
kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli
kullanılması ihtiyacını doğurmuş,
böylece kamu kurumlarının organizasyon yapısından,
iletişim ve izlemeye kadar mali yönetim ve kontrol
süreçleriyle ilgili pek çok alanda etkili araçların
kullanılmasını gerekli kılmıştır. Bu reform sürecinde
benimsenen en önemli yönetim aracı ise;
iç kontrol sistemidir.
Sistemin bilinen en iyi modeli COSO dur.
4
ÜLKEMİZDE
Türkiye’de, 2003 yılında çıkarılan
5018 SAYILI KAMU
MALI YÖNETİMİ VE KONTROL KANUNU’ ile birlikte kamu
mali yönetim ve kontrol sistemimiz Uluslararası standartlar
ve Avrupa Birliği uygulamalarıyla uyumlu olarak, sağlam mali
yönetim ilkeleri, hesap verilebilirlik ve mali saydamlık anlayışı
temelinde;
YENİDEN YAPILANDIRILMIŞTIR
Bu yapılandırma ile,
 Stratejik planlama,
 Performans esaslı bütçeleme
 İç kontrol ve iç denetim
gibi çağdaş mali yönetim ve kontrol uygulamaları Sistemimize
dahil edilmiştir.
5
ÜLKEMİZDE

5018 sayılı kanunun 55. 56. 57. ve 58.
maddelerine istinaden 2005 yılında İç Kontrol
ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar
belirlenmiştir.

Yeni yapılanma kapsamında eski Kamu
Yönetimi anlayışı terk edilmiş ve Yeni Kamu
Yönetim anlayışına geçişmiştir.
6
Arkadaşlar, arkamızda bir Jaws var...
7
nedir?
Bu
sistemin en iyi bilinen modeli Comittee of Sponsoring
Organizations (COSO) dur.
COSO;
Mali raporlamaların kalitesini arttırmaya yönelik
çalışmalar yapmak üzere 1985 yılında Amerika’da kurulmuş
gönüllü bir kuruluştur.
Amerikan Sertifikalı Kamu Muhasebecileri Enstitüsü
Amerikan Muhasebe Birliği
Finansal Yöneticiler Enstitüsü
İç Denetçiler Enstitüsü
Yönetim Muhasebecileri Enstitüsü
‘ya göre iç kontrol nedir?
İç kontrol, bir organizasyonda

hedeflere ulaşmak,

faaliyetlerde etkinliği ve verimliliği sağlamak,

mali raporlama sisteminin güvenirliliğini sağlamak

uygulamaların düzenlemelere uygunluğu sağlamak
konularında makul güvence sağlamak üzere yönetim
kurulu, yöneticiler ve çalışanlar tarafından tasarlanan,
yönlendirilen ve uygulanan bir süreçtir.
İç kontrol makul güvence sağlar
Uluslararası düzeyde kabul gören iç kontrol, kurumun
hedeflerine ulaşması için makul güvence sağlamak üzere
tasarlanmış olan bir sistemdir.
Çünkü;
 Riskin tam olarak belirlenememesi
 Kurumun yönetemeyeceği dış faktörler
 Yönetici ve çalışanların önyargıları
 Yönetimin aşırı talepleri
 Süreçlerde yer alanların kötü niyetli işbirlikleri
 Fayda-maliyet karşılaştırmaları
nedenleriyle kesin güvence verilemez.
10
İç Kontrol Modeli
COSO Modelinde iç kontrol sistemi, birbiriyle ilişkili beş
unsurdan meydana gelir
Kontrol Ortamı
Risk Değerlendirme
Kontrol Faaliyetleri
Bilgi ve İletişim
İzleme
İÇ KONTROL NEDİR?
12
İÇ KONTROL MEVZUATI
13
İç Kontrol Sorumluluğu
60.61.63.64 MD.
Üst yönetici: İç kontrol sisteminin sahibi üst yöneticidir. Üst
yönetici, genel olarak izleme görevini üstlenmekle birlikte
kurumun hedefleri doğrultusunda faaliyetlerini yürütmesinden ve
iç kontrol sisteminin düzgün biçimde işleyişinin sağlanmasından
sorumludur. idarede yeterli ve etkili bir iç kontrol sisteminin
kurulmasını sağlamak, işleyişi izlemek ve gerekli tedbirleri alarak
geliştirmek.
Birim Yöneticileri (harcama yetkilileri): Birimlerinde etkili bir iç
kontrol sistemi oluşturmak, uygulanmasını sağlamak ve izlemek,
zayıf yönleri geliştirmekle sorumludur.
Strateji Geliştirme Birimi Yöneticileri: İç kontrol sisteminin
harcama birimlerinde oluşturulması, uygulanması ve geliştirilmesi
çalışmalarında koordinasyonu sağlamak, eğitim ve rehberlik
hizmeti sağlamaktan sorumludur.
İç denetçiler: İç kontrol sisteminin tasarım ve işleyişini sürekli
olarak incelemek, güçlü ve zayıf yönlerinin belirlenmesini
sağlamak ve geliştirilmesi için değerlendirme ve tavsiyeler
sunmak suretiyle iç kontrol sisteminin geliştirilmesine katkıda
bulunur.
İç Kontrol Sorumluluğu


Personel: İç kontrol tüm personelin görevinin bir parçasıdır.
Kurumda çalışan herkes iç kontrol sisteminin hayata
geçirilmesinde rol oynar. İç kontrol yalnızca bir birimdeki
personelin yürüteceği bir görev değildir. Kurumda çalışan
herkesin yürüttüğü faaliyetlerin içine yerleşmiş bir süreçtir.
Bu nedenle ilave bir iş ya da görev olarak düşünülmemelidir.
Sayıştay: 6085 sayılı Sayıştay Kanunu hükümlerine göre
kamu
idarelerinde
iç
kontrol sistemlerinin
işleyişini
değerlendirir. Dış denetim organı olarak yapacağı düzenlilik
denetimlerinde kamu idaresinin iç kontrol sisteminin düzgün
biçimde işleyip işlemediğini değerlendirir. Bu kapsamda, üst
yönetici ve harcama yetkilileri tarafından imzalanan iç kontrol
güvence beyanlarını ve iç denetim raporlarını da dikkate alır.
15
İç Kontrol Sorumluluğu
Maliye Bakanlığının Sorumluluğu
Merkezi Uyumlaştırma Birimi
İç kontrol süreçlerine ilişkin standartlar ve yöntemler
belirlemek, geliştirmek ve uyumlaştırmak, koordinasyon
sağlamak ve idarelere rehberlik hizmeti vermek.
İç kontrolün temel özellikleri
(İç Kontrole ilişkin Usul ve Esaslar)





İç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde riskli alanlar
dikkate alınır.
İç kontrole ilişkin sorumluluk, işlem sürecinde yer alan
bütün görevlileri kapsar.
İç kontrol malî ve malî olmayan tüm işlemleri kapsar.
İç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilir ve
alınması gereken önlemler belirlenir.
İç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata
uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik ve ekonomiklik,
etkinlik, etkililik gibi iyi malî yönetim ilkeleri esas alınır.
Kamu İç Kontrol Standartları
Kamu İç Kontrol Standartları
COSO modeli, INTOSAI Kamu
Sektörü İç Kontrol Standartları
Rehberi ve Avrupa Birliği İç
Kontrol Standartları çerçevesinde
belirlenmiştir.

18 Standart

79 Genel Şart
Kamu İç Kontrol Standartları
I. Kontrol ortamı standartları
1.
Etik değerler ve dürüstlük
2.
Misyon, organizasyon yapısı ve görevler
3.
Personelin yeterliliği ve performansı
4.
Yetki devri
II. Risk değerlendirme standartları
5.
Planlama ve programlama
6.
Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi
III. Kontrol faaliyetleri standartları
7.
Kontrol stratejileri ve yöntemleri
8.
Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi
9.
Görevler ayrılığı
10.
Hiyerarşik kontroller
11.
Faaliyetlerin sürekliliği
12.
Bilgi sistemleri kontrolleri
IV. Bilgi ve iletişim standartları
13.
Bilgi ve iletişim
14.
Raporlama
15.
Kayıt ve dosyalama sistemi
16.
Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi
V. İzleme standartları
17.
İç kontrolün değerlendirilmesi
18.
İç denetim
İç kontrol araçları
Etkin bir iç kontrol sisteminin varlığına ve
işlerliğine iç kontrol araçları ile güvence verilir.
20
I.BİLEŞEN: KONTROL ORTAMI
21
Kamu İç Kontrol Standartları
I. Bileşen: Kontrol Ortamı
Standart: 1. Etik Değerler ve Dürüstlük
Personel
davranışlarını
belirleyen
kuralların
personel
tarafından
bilinmesi sağlanmalıdır.
1.1. İç kontrol sistemi sahiplenilmeli ve desteklenmeli
1.2. İç kontrol sisteminin uygulanmasında yöneticiler örnek olmalı
1.3. Etik kurallar bilinmeli ve uygulanmalı
1.4. Dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalı
1.5. Adil ve eşit muamele
1.6. Bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalı
Kamu İç Kontrol Standartları
I. Bileşen: Kontrol Ortamı
Etik Değerler ve Dürüstlük Standardına ilişkin temel sorular?

Yöneticilerden beklenen başlıca etik davranışlar nelerdir?

Personelden beklenen başlıca etik davranışlar nelerdir?

Başlıca etik dışı davranışlar belirlenmiş midir?

Etik
davranış
kurallarının
bilinmesini
ve
benimsenmesini
sağlayacak yöntemler geliştirilmiş midir?

Etik dışı davranışların bildirilmesi ve sonuçlandırılmasına ilişkin açık
prosedürler tanımlanmış mıdır?
Kamu İç Kontrol Standartları
I. Bileşen: Kontrol Ortamı
Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler
İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak
belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı
oluşturulmalıdır.
2.1. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli
2.2. Birimlerin ve alt birimlerinin görevleri tanımlanmalı ve duyurulmalı
2.3. Görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı
2.4.Teşkilat şeması
belirlenmeli
ve
buna
bağlı
olarak
fonksiyonel
2.5.Organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk
verebilirlik/uygun raporlama ilişkisini göstermeli
görev
dağılımı
dağılımı/hesap
2.6. Hassas görevlere ilişkin prosedürler belirlenmeli ve duyurulmalı
2.7. Verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar geliştirilmeli
Kamu İç Kontrol Standartları
I. Bileşen: Kontrol Ortamı
Misyon, organizasyon yapısı ve görevlere ilişkin temel sorular




Misyonun
tüm
personel
tarafından
bilinmesi
benimsenmesini sağlayan bir yöntem geliştirilmiş midir?
ve
İdari birimlerin (en alt düzey birime kadar) görev, yetki ve
sorumlulukları yazılı olarak belirlenmiş midir?
Birimlerin görev tanımları
uyumsuzluk var mıdır?
ile
misyon
arasında
bir
Teşkilatlanmaya
ilişkin
düzenlemeler,
hesap
verme
mekanizmalarını ve bu mekanizmaların işleyişini sağlayacak
raporlama kanallarını içeriyor mu?
25
Kamu İç Kontrol Standartları
I. Bileşen: Kontrol Ortamı
Misyon, organizasyon yapısı ve görevlere
ilişkin temel sorular

Birimlerde görevli her personel için
yazılı görev tanımı var mıdır?







Birim & Alt birim
Görev adı (veya unvan adı)
Temel yetki, görev ve sorumluluklar
Görev için gerekli beceri ve yetenekler
Diğer görevlerle ilişkisi
Onay bölümü ve personele tebligata ilişkin bölüm
Hassas görevler yazılı olarak belirlenmiş midir?





İdarenin hedeflerini etkileyebilecek önemli kararlar
Gizli bilgilere düzenli erişim
Mali değeri yüksek olan iş ve işlemlerle ilgili görevler
Yüksek seviyede özel uzmanlaşma gerektiren görevler
İdarenin itibarını olumsuz etkileyecek durumlar
26
Kamu İç Kontrol Standartları
Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler
X
Bakanlığı
İdarenin Misyonu
Birimlerin görev
tanımları
Alt birimlerin görev
tanımları
Personelin görev
dağılım çizelgesi
Y
Z
Birimi
Birimi
D Birimi
Ahmet
Mehmet
E Birimi
Fatma
F Birimi
Ayşe
Yılmaz
G Birimi
Sevgi
Kamu İç Kontrol Standartları
I. Bileşen: Kontrol Ortamı
Misyon, organizasyon yapısı ve görevler
«Bir Organizasyon Şeması»
28
Kamu İç Kontrol Standartları
I. Bileşen: Kontrol Ortamı
Standart: 3. Personelin yeterliliği ve performansı
İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı,
performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır.
3.1 İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerine yönelik olmalı
3.2. Yönetici ve personel bilgili, deneyimli ve yetenekli olmalı
3.3.Mesleki yeterliliğe önem verilmeli, her görev için en uygun personel
seçilmeli
3.4.İşe alma/görevde yükselmede liyakat ve bireysel performans dikkate
alınmalı
3.5. Her yıl için eğitim faaliyetleri planlanmalı ve uygulanmalı
3.6.Personelin performansı en az yılda bir kez değerlendirilmeli, ödüllendirme
mekanizmaları geliştirilmeli
3.7. insan kaynakları yönetimi yazılı olmalı ve duyurulmalı
Kamu İç Kontrol Standartları
I. Bileşen: Kontrol Ortamı
Personelin yeterliliği ve performansına ilişkin standartla ilgili temel sorular

Birimlerin görev tanımlarından yola çıkılarak iş analizleri yapılmış mıdır?

İş analizlerinden yola çıkılarak yönetici ve personelde aranacak nitelikler
her unvan ya da görev için belirlenmiş midir?

Maliyet fayda analizleri çerçevesinde kadrolar belirlenmiş midir?

İhtiyaca uygun kişilerin seçimini sağlayacak güvenilir işe alım süreçleri
belirlenmiş midir?
Kamu İç Kontrol Standartları
I. Bileşen: Kontrol Ortamı
Personelin yeterliliği ve performansına ilişkin standartla ilgili temel sorular

Eğitim stratejisi ve prosedürleri belirlenmiş midir?






Eğitim ihtiyacı anketleri
Görev tanımları ile uyumlu eğitim programları (Teorik
Uygulamalı)
Yurtdışı eğitim ve stajlar
Eğitim ve staj sonu değerlendirmeleri
Kişisel gelişimi destekleyen konferans, çalıştay vb. çalışmalar
ve
Kariyer geliştirme ve liyakat sistemine ilişkin prosedürler belirlenmiş
midir?






Yükselme/Başarı kriterleri
Personel performans göstergeleri
Kariyer planlamaları
Ödül mekanizmaları
Düşük performans kararının hangi verilere dayandırılacağının
belirlenmesi ve bunun bütün çalışanlara duyurulması
Göreve son verme kriterlerinin açık olarak belirlenmesi ve personele
bu kriterlerin duyurulması
31
Kamu İç Kontrol Standartları
I. Bileşen: Kontrol Ortamı
Standart: 4. Yetki Devri
İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı
olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak
yetki devri yapılmalıdır.
4.1.İş akış süreçleri ile imza ve onay mercileri belirlenmeli ve
duyurulmalı
4.2. Yetki devirlerine ilişkin hususlar belirlenmeli ve duyurulmalı
4.3.Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve
yeteneğe sahip olmalı
4.4. Yetki devredene bilgi verilmeli
Kamu İç Kontrol Standartları
I. Bileşen: Kontrol Ortamı





Yetki devri
Karar alma ve iş süreçleri çerçevesinde, ilgili mevzuat da
dikkate alınmak suretiyle, yetki kullanımlarının envanteri
çıkarılmalıdır.
İdari kararların veya işlemlerin hangi idari makam veya
personel tarafından alınabileceği ya da yapılabileceği yazılı
olarak belirlenmelidir.
Yetki devri yapılacak yöneticide aranacak nitelik ve deneyim
her durum için yazılı olarak belirlenmelidir.
Yetkiyi devralanlar, yetki devredenlere belirli dönemlerde
rapor vermeli ve yetkiyi devreden bu raporu talep etmelidir.
Yetki devrine ilişkin esas ve usulleri içeren bir düzenleme
yapılmalıdır.
33
İÇ KONTROLE İLİŞKİN ÇALIŞMALARIMIZ






Üniversitemizin 2009 yılında hazırlanmış olan Mevcut Eylem
Planı gözden geçirilmiş,
Eylem planı kapsamında birimlerimizin yapmış oldukları
çalışmalar irdelenmiş,
Mevcut Eylem Planının Revize işlemleri başlatılmak üzere üst
yönetici onayı alınmış,
İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu
ve İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu oluşturulmuş,
Hazırlama Gurubu tarafından Çeşitli zamanlarda yapılan
toplantılar sonucunda Üniversitemizin Eylem Planı taslağı
oluşturularak İzleme ve Yönlerdirme Kurulu Üyelerine
gönderilmiş,
Üst Yönetici 25.09.2013 tarih ve 568 sayılı olurları ile
onaylanarak yürürlüğe konulmuş ve Maliye Bakanlığına
Gönderilmiştir.
34
İÇ KONTROLE İLİŞKİN ÇALIŞMALARIMIZ
Başkanlığımız
tarafından
Eylem
planının
uygulamaya
konulması ve iç kontrol sistemi hakkında farkındalık
oluşturulmak amacıyla;
Kamu
İç
İç
İç
İç
İç
İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi
Kontrol Broşürü
Kontrol Kitapçığı
Kontrol Afişi
Kontrol Genelgesi,
Kontrol Eylem Planı Süreci,
Hazırlanmış ve
gönderilmiştir.
birimlerimize
Üst
Yönetici
onayı
ile
35
İÇ KONTROLE İLİŞKİN ÇALIŞMALARIMIZ
Birimler tarafından yapılacak olan çalışmaları neler?
1. Aşamada yapılacak olanlar Eylemler;
- Dosyalama Sisteminin oluşturulması
- İç Kontrol farkındalık Toplantılarının yapılması
- Misyon ve Vizyon Belirlenmesi ve duyurulması
- Kamu Görevlileri Etik Sözleşmesi imzalanması ve duyurulması
- Organizasyon Şemalarının çıkarılması
- Hizmet Standartları ve Hizmet Envanterleri belirlenmesi
2. Aşamada yapılacak olan Eylemler;
- Birimlerin genel anlamda görev ve sorumlulukları
- Alan bazında genel olarak görev ve sorumlulukları
- Personelin ortak görev ve sorumlulukları
- Kişi bazlı görev ve sorumluluklar
36
SGDB OLARAK İKEP ÇALIŞMALARIMIZ











İç Kontrol Farkındalık toplantıları her hafta düzenlendi ve bu
toplantılar kayda alındı.
Dosyalama sistemi oluşturuldu.
Misyon ve vizyon belirlendi ve personele duyuruldu, Personelin
Belirlenen Misyon ve Vizyona uygun hareket etmesi istendi
Kamu Görevlileri Etik Sözleşmesi tüm Personel imzalatıldı,
dosyalandı ve toplantılarda okunarak bilgilendirilmeleri sağlandı,
Organizasyon Şeması oluşturuldu ve Birim WEB Sitesinde
yayımlandı
Hizmet Standartları ve Hizmet Envanterleri hazırlandı Birim WEB
Sitesinde yayımlandı
Başkanlık ve bağlı Birimlerinin İşlem Süreçleri çıkarıldı
Görev tanımları yapıldı ( Birim ve kışı bazlı)
Görev dağılım çizelgeleri oluşturuldu
İş Akış Süreçleri çıkarıldı
Birim WEB Sitesi yeniden düzenlendi ve yapılan çalışmalar
yayımlandı,
37
“Otomobilinizin sistemlerinin iyi
çalıştığından eminseniz güvenle
hız yapabilirsiniz ve hedefinize
daha kısa zamanda ulaşırsınız”
38
Soru, Cevap,
Beklenti ve Öneriler
TEŞEKKÜRLER
39