Transcript İdari ve Mali İşler Şube Sunumu

T.C.
İZMİR VALİLİĞİ
İl Halk Sağlığı Müdürlüğü
İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ;
Satın Alma Birimi, İdari Büro, Maaş Birimi, Aile Hekimliği
Maaş Birimi,Yolluk Birimi, Ulaştırma Birimi, Teknik Bakım
ve Emlak Kiralama Birimi, Gelir Tahakkuk, Ambar Birimi,
Ek Ödeme Birimi, Arşiv Birimi, Yemekhane Yönetimi,
Fotokopi Birimi, Tahakkuk Birimi ile Müdürlüğümüzün
Lojistik hizmet sunan şubelerinden biridir.
1
İDARİ BÜRO

İdari ve Mali İşler Şubesine gelen evrakları
Evrak Kayıt Programında kayıt altına alır,
ilgili birimlere gönderir.
Resmi Mühür yazışmalarını yapar.
Mali ve İdari konulardaki diğer yazışmaları
yapar.
Her ay düzenli olarak Nakit Talep Formunu
Sağlık Bakanlığı Türkiye Halk Sağlığı
Kurumuna gönderir.
2
MAAŞ BİRİMİ





İl dışı ve İl içi tayin gelen Doktor, Hemşire, Ebe, Sağlık
Memuru vs.
kişilerin göreve başlatılması, bordro
girişleri ve saymanlık işlemlerinin yapılması, başlama
yazıları, tayin onayı SGK giriş belgesi, Banka hesap no
gibi belgelerin takibi
Aile Hekimliği maaşlarının yapılması, Aile hekimliğine
geçen, istifa eden kişilere borç çıkarma,
Kıdem terfi işlemlerinin girişleri, geçmişe dönük terfilerin
yapılması, yabancı diller belgelerinin işleme girmesi,
Sendika giriş çıkışlarının yapılması,
Doğum yardımı, ölüm yardımı, aile ve çocuk yardımı,
özürlü indirimi, icra ve nafaka takibi, lojman giriş ve çıkış
işlemleri.
13.04.2015
3









Saymanlıkta maaşların kapatılması ve bankadan
kişilerin hesaplarına aktarılması,
SGK’ ya emekli keseneklerinin gönderilmesi,
4-B maaşlarının yapılması sözleşmeli personellerin
göreve başlatılması SGK giriş ve çıkışları, sigorta
primlerinin gönderilmesi,
4-C sözleşmeli personellerin başlatılması SGK giriş
ve çıkışları, sigorta primlerinin gönderilmesi,
Stajyer örgencilerin maaşları
Banka promosyonlarının yapılması
Giyim kuşam ödemeleri
Key ödemeleri
Yurt dışı terfiler.
4
KULLANILAN PROGRAMLAR
 Personel Bilgi Sistemi
 Evrak Kayıt
 Kamu Bilgi Sistemi
 ÇKYS(Çekirdek Kaynak Yönetim Sistemi)
YOLLUK BİRİMİ




Yolluk birimi 6245 sayılı Harcırah Kanunu’na göre
işlemleri yürütmektedir.
6245 Sayılı Kanuna göre harcırah hak eden
personel birime görev Makam Oluru ile bireysel
başvuruda bulunur. Başvuru belgeleri eksiksiz
teslim alınır.
Tayin yolluğu, emekli yolluğu, mesaili geçici görev
yolluğu, nöbetli sistem geçici görev yolluğu, tam
günlü geçici görev yolluğu, seyyar görev yolluğu
işlemleri için Personel Bilgi Sistemi, Probel
Tahakkuk Modülü, Kamu Bilgi Sistem,Harcama
Yönetim
Sistemi
kullanılarak
veri
girişleri
yapılmaktadır.
Ek ders eğitici eğitimleri ödemesi
yapılır
13.04.2015
6
FATURALANDIRMA
Halk sağlığı Müdürlüğümüz ve Laboratuarlarımızca;
kurumlara özel ve tüzel kişilere verilen hizmetler
(su analizi, kan tahlili, işyeri hekimliği hizmetleri,
eğitim hizmetleri,vs.) faturalandırılmaktadır.
 Hizmet detay belgesi çalışmaları yapılmaktadır.( Ay
içerisinde Toplum Sağlığı Merkezlerimizce verilen
kişiye yönelik muayene, pansuman, ilaç ve sarf
malzemesi, tahlil ve Diş hekimliği çalışmaları)
 Aile Hekimlerine verdiğimiz laboratuar ve
görüntüleme tetkiklerinin bedelinin Döner
Sermayeye gelir kaydedilmesi işlemleri Personel
Bilgi Sistemi, Probel Tahakkuk Modülü, Evrak Kayıt
Programı kullanılarak yapılmaktadır.

İNŞAAT EMLAK





1. Basamak Sağlık Binalarının tadilatları ve eksikleri kapsamında
Kamu İhale Kanununun 4734 ve 4735 sayılı kanun gereği,keşif
yapmak, yaklaşık maliyet hazırlamak, teknik şartname yazmak, proje
çizmek, ihalelerin teknik altyapısını hazırlayıp ihale komisyonlarında
görev almak, işin gerçekleşmesi aşamasında kontrollük yapmak, geçici
kabul, kesin kabul, muayene kabul komisyonlarında görev almak.
Yeni Sağlık binalarının yapılması aşamasında yaklaşık maliyet,
hazırlamak, teknik şartname yazmak, proje çizmek, ihalelerin teknik
altyapısını hazırlayıp ihale komisyonlarında görev almak, işin
gerçekleşmesi aşamasında kontrollük yapmak, geçici kabul, kesin
kabul komisyonlarında görev almak. sıfır bina projeleri ve keşfi için
yapılan proje hizmeti alım ihalelerinde görev almak ve ihale
dokümanlarının hazırlanmasında kontrollük yapmak.
Teknik konularda güncel gelişmeleri takip etmek, ihale ve teknik
konularda mevzuatları takip etmek.
Arsa araştırması, bağış binalarıyla ilgili protokol hazırlanması, 1
basamak sağlık tesislerinin ÇKYS girişlerini yapmak.
ASM’lerdeki aile hekimleri ile ilgili 5258 sayılı kanun gereği Aile
Hekimlerinin kira sözleşmelerini yapmak.
1. Basamak sağlık tesislerinin deprem tahkik
çalışmasının yapılması.
 Engelli vatandaşların 1. Basamak Sağlık
Tesislerinde
ulaşılabilirlik
çalışmalarının
yapılması.
1. Basamak sağlık tesislerinin bina envanter
çalışmalarını, OSKA Yaklaşık Maliyet ve
Hakediş Hazırlama Programı, Autocad Proje
Çizim Programı, Acrobat Reader
Programının kullanılarak yapılması.

AMBAR





Edilen Taşınırları teslim almak, Kullanıma
verilen Taşınırları teslim etmek,
Giriş ve çıkış kayıtlarını MKYS Programı
kullanarak yapmak,
Sayım yapmak, ihtiyaç planlamasını yapmak,
Taşınırların korunmasına ilişkin tedbirleri
almak, kaybolan veya çalınanları harcama
yetkilisine bildirmek,
Taşınır yönetim hesabını hazırlamak.
EK ÖDEME
Her ayın son iş günü Müdürlüğümüze bağlı birim ve
şubelerden gelen Ek Ödeme Döner sermaye ve Sabit
ödeme forumları 3 iş günü içerisinde PROBEL tarafından
yapılan programa birim ve şube bazlı girişlerinin yapılması,
Eksik gün girişi var ise kontrolünün yapılması, Ayrılış
yapan personellerin tespiti,Vergi matrahlarının
kontrolünün yapılması, Askeri geçim indirimi bilgisinin
girilmesi.
Şube müdürü ve birim sorumluları, Halk Sağlığı Lab.
Bir.Sor. ile TSM sorumlu tabiplerinin girişi.
Piyasa Denetim Gözetim,Ayniyat Saymanları,Taşınır Kayıt
Yetkilisi,Şoför vb. yetki verilen personellerin girişi ve
kontrolünün yapılması.
Müdürlüğümüz ve bağlı birimlere açıktan atama,tayin ve
geçici görevlendirilen personel bilgi girişinin yapılması.
 Sabit
•
•
•
Ödeme, Ek Ödeme alıp denge tazminatı
alamayanların tespiti, Denge tazminatı alıp Ek
Ödeme alamayanların tespiti, Kadro yeri farklı olan
personellerin tespiti, Denge ve Ek Ödeme alıp
eksik gün çalışan personellerin tespiti, Kurumdan
ayrılan ve geçici görevle gelen personellerin
kontrolünün Personel Bilgi Sisteminden yapılması.
Bakanlığa e-mail gönderilmesi ve N.P.P. puanın
hesaplanması.
Muhasebe programından ödeme emri
tahakkukunun kesilmesi, 1 nolu DSS ye
gönderilmesi ayın 15 inde Sabit ödeme yapılması.
Bakanlıktan gelen kat sayıya göre hesaplama
yapılarak Ek Ödeme Döner Sermaye ödemesinin
ilgili ayın en geç 20’ ne kadar yapılması.







İlgili dönem yazışmaları olan;
Sağlık Kurumları Saymanlığına personellerden kesilen
icra kesintilerinin bildirilmesi,
Geçici görevle gelen personellerin aylık matrahları ile
brüt ve net ücretlerin kadrosu bulunduğu kurumlara
bildirilmesi,
Kadrosu Müdürlüğümüz’ de olup geçici görevle diğer
kurumlarda çalışan personellere yapılan ödemelerden
aylık matrahları ile brüt ve net bilgilerinin işlenmesi ve
ödeme yapılacak ödeme ile muhasebe kayıtlarının
kapatılması için mahsup yapılması,
Tahakkuk eden kişi borçlarının tespiti ve tahsilinin
yapılması,
Sehven ödeme yapılmayan personellerin tespiti ve
ödeme yapılması gereken ek bordroların yapılması,
Fazla ve sehven ödeme yapılan personellerin tespiti ve
personelden geri alınması.
13
Banka
ve 1 Nolu DSS ile yapılması
gereken yazışma ile muhasebe kayıtlarının
yapılması.
SGK doktor sabitlerinden kesilen pirimler
bildirilir ve muhasebe kayıtlarına alınır.
 Tüm bu işlemler Probel Muhasebe
modülü, Maaş Modülü, ÇKYS, PBS, E-SGK
programları üzerinden yapılır.
ARŞİV
 Birimlerde
bekleme süreleri dolan dosyaların mevzuat
çerçevesinde teslim alınır,
 Teslim alınan dosyaların standart dosya planına uygun
olup olmadığı kontrol edilir,
 Dosyalar Konu ve Tarih sırasına göre arşiv dolaplarına
sıralanır,
 Her yılın başında Ayıklama ve İmha Komisyonu
oluşturularak, bekleme süresi dolan dosyalar
ayıklanarak bir liste halinde Halk Sağlığı Kurumuna
onaylanmak üzere gönderilir.Halk Sağlığı Kurumu
onayından sonra anlaşmalı firmaya teslim edilerek
imhası sağlanır,
 Halk Sağlığı Müdürlüğüne bağlı Toplum Sağlığı
Merkezlerinin Arşivleri Arşiv mevzuatına uygun olup
olmadığı arşiv birimimizce takip edilir.
İL KONSOLİDE
Taşınır kayıt kontrol yetkililerinin onay ve
değişikliği,
 Yıl sonunda İldeki 150-255-253-254 kodlu
malzeme ve ilaçların hesaplarının
düzenlenerek Sayıştay ve Bakanlığa
gönderilmesi,
Saymanlıkla Döner sermaye ve Genel bütçe
hesaplarının takip edilmesi,
 Birimler ve kurumlar arası demirbaş
malzemelerinin devir işlerini takibi
 Halk
sağlığına bağlı kurumlardaki tıbbi
malzeme ve ilaçların muayene kabul
işlemleri
 Halk sağlığına bağlı kurumlarda ki tıbbı
malzeme ve ilaçların taleplerinin
toplanması ve ihaleye hazır hale getirilmesi
 Birimler ve kurumlar arası ilaç ve tıbbı
malzemelerinin devir işlemlerinin takibi
 Halk sağlığı deposunda mevcut olan
ilaçların miad takibi miadı yaklaşan
ürünlerin kullanılmasını sağlamak
ULAŞTIRMA BİRİMİ
Taşıt talepleri doğrultusunda hizmet aracı
ihtiyacının karşılanabilmesi için planlama
yapmak,
Probel Araç Takip Programı üzerinden
Taşıtların bakım, onarım ve arıza durumlarını
takip etmek, Taşıtların muayene, vize, ruhsat,
sigorta, vb. işlemlerinin zamanında yapılmasını
sağlamak,
Taşıtların herhangi bir kazaya karışması
durumunda yasal süreçleri ile durumu takip
etmek.
TAHAKKUK
Aboneye
bağlı telefon ödemeleri ,
İta amiri mutemet avansları
İcralar , firmalara ait fatura ödemeleri
Aboneye bağlı elektrik-su-telefon-adsl –
cep telefonu ödemeleri
Aile Sağlığı Merkezi giderleri , radyoloji
teknikleri, tıbbı atık ödemesi ,
 Kurum avansları ,
13.04.2015
19
Kişi avansları , ketem ödemesi
 Analiz ücret bedelleri
 Tüberküloz ödemeleri , kablolu tv
ödemesi , kontur alımı
 Posta pulu alımı , kira ödemeleri , iade
paralar

SATINALMA





1- Müdürlüğümüz Şube ve birimlerinden gelen talepleri inceleyerek,
değerlendirmeye almak.
2- Değerlendirmeye alınan taleplerin satın alınması için hangi ihale
yönteminin izleneceğini saptamak.
3- Bu doğrultuda ihale dökümanını oluşturan idari şartname,
sözleşme tasarısı ve diğer standart formların hazırlanması talepler
ekinde talep eden Şube ve birim tarafından hazırlanmış olan teknik
şartnameyi ihale dökümanına eklemek.
4- Satın alınacak malzemeler için yaklaşık maliyetin oluşması için
ilgili firma ve Ticaret odalarına yazı yazarak yaklaşık maliyeti
toplamak.
5- Yaklaşık maliyet komisyonunca 4734 sayılı kamu ihale kanuna
uygun olarak hazırlanan yaklaşık maliyet doğrultusunda ihale
yöntemini belirleyerek ihale onay belgesini düzenlemek.
13.04.2015
21





6- İhale dokümanını oluşturan İdari Şartname, Sözleşme Tasarısı ve
Standart formları ihale türü ve usulüne göre hazırlamak.
7- Satınalma işlemlerini 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735
sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu çerçevesinde yürütmek.
8- Mal ve Hizmet alımlarında muayene ve kabul işlemlerini Muayene
ve Kabul Yönetmelikler doğrultusunda yürütmek.
9- Taşınır Mal Yönetmeliği doğrultusunda taşınır işlem fişinin
oluşturulmasını sağlamak
10- Ödemeye esas oluşturacak evrakları hazırlamak
13.04.2015
22


11- İş deneyim belgesi talep eden yüklenicilere iş deneyim belgesi
hazırlamak.
12- Hizmet ihalelerinde İlgili sigorta kurumuna yazışmalar yaparak
teminat çözümünü sağlamak.

13- Bankalardan gelen teminatlarla ilgili teyit veya iptalinin
yapılmasını sağlamak.

14- Döner Sermaye gelir ve gider bütçesinin takibini yapmak ve
gerektiğinde aktarma işlemlerini gerçekleştirmek
13.04.2015
23
İLGİLİ YASAL MEVZUATLAR :
 1- 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve
ikincil mevzuat
 2- 4735 sayılı Kamu İhale Şözleşmeleri
Kanunu ve ikincil mevzuat
 3- 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve
Kontrol Kanunu ve ikincil mevzuat
 4- Taşınır Mal Yönetmeliği

13.04.2015
24