Transcript komunikasi bukan lisan - Jabatan Pendaftaran Negara Malaysia

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA MALAYSIA
KEMENTERIAN DALAM NEGERI
Disampaikan oleh :
Pn. Nik Nurashikin Nik Mansor
Timbalan Pengarah
Bahagian Kewarganegaraan
Jabatan Pendaftaran Negara Malaysia
1
2
DEFINISI KOMUNIKASI

3
James A.F. Stoner & Charles Wankel (1989)
komunikasi
ialah satu cara manusia
berhubung yang melibatkan pengertian atau
maksud yang dikongsi, dengan syarat
mereka perlu bersetuju dengan definisi
istilah-istilah yang digunakan berdasarkan
sesuatu yang simbolik seperti isyarat, huruf,
nombor, dan perkataan yang melambangkan
atau menyerupai idea-idea yang dapat
menyampaikan maksud.
DEFINISI KOMUNIKASI

4
S.Bernard
Rosenblatt
dalam
bukunya
Communication
in
Business
(l983)
mendefinisikan
komunikasi
sebagai
pertukaran idea, pendapat, maklumat,
perhubungan
dan
sebagainya
yang
mempunyai tujuan dan dipersembahkan
secara peribadi atau tidak peribadi melalui
simbol atau isyarat yang bertujuan untuk
mencapai matlamat organisasi.
DEFINISI KOMUNIKASI
5

Emery, Ault dan Agee (dlm. Sulaiman Masri, 1997)
komunikasi ialah seni memindahkan maklumat, idea,
dan sikap daripada seseorang kepada seseorang.

Sulaiman Masri (l997) merumuskan bahawa,
komunikasi bermula apabila satu mesej (maklumat)
daripada pengirim (penutur, penulis) dipindahkan
menerusi alat atau saluran tertentu kepada penerima
(pembaca,
pendengar)
yang
kemudiannya
memberikan maklum balas (mengekod dan
mentafsir) mesej tersebut.
RUMUSAN DEFINISI KOMUNIKASI


6
Proses
pertukaran
idea
atau
penyampaian maklumat antara dua
individu atau lebih, dengan maksud
untuk
berkongsi
maklumat
dan
pengalaman.
Pertukaran idea ini boleh berlaku
secara lisan atau bukan lisan.
7
FUNGSI KOMUNIKASI
Memindahkan
maklumat
Mengajar
dan Belajar
Perundingan
Membujuk/
Mempengaruhi
Bersosial
Hiburan
8
9
KEPENTINGAN KOMUNIKASI

Mengeratkan perhubungan


Menyampaikan Maklumat, Arahan dan Pesanan


Keupayaan pelajar untuk mendapat ilmu bergantung
kepada keupayaannya menguasai komunikasi
berkesan.
Luahan Perasaan dan Persepsi

10
Komunikasi dalam Organisasi, Institusi Keluarga.
Keberkesanan Pengajaran dan Pembelajaran


Keupayaan berkomunikasi secara berkesan
menggambarkan tahap hubungan individu.
Boleh digambarkan melalui kata-kata, gerak badan,
mimik muka, penulisan dll.
11
BENTUK KOMUNIKASI
INTRAPERSONAL
(DIRI)
INTERPERSONAL
(ANTARA INDIVIDU)
SEHALA
DUA HALA
TANPA MEMERLUKAN
MAKLUMBALAS
PENERIMA
MEMERLUKAN
MAKLUMBALAS
PENERIMA
12
KOMUNIKASI INTRAPERSONAL



13
berlaku di dalam diri seseorang.
Seseorang yang sedang berfikir tentang
sesuatu perkara sebenarnya ia sedang dalam
proses berkomunikasi dengan dirinya.
bermonolog dengan diri untuk membuat
pilihan, keputusan, memberikan sebab dan
akibat.
KOMUNIKASI INTERPERSONAL




14
Komunikasi antara individu.
Proses komunikasi yang melibatkan
dua orang atau lebih.
Bersifat terus iaitu bersemuka tanpa
menggunakan sebarang perantaraan
atau saluran tertentu
Juga berlaku dalam keadaan yang tidak
formal dan bersahaja.
KOMUNIKASI KUMPULAN



15
Berperanan membuat keputusan dan
dipatuhi oleh semua ahli.
Berlaku dalam bentuk formal dan tidak
formal.
Contoh : mesyuarat.
PENGUCAPAN AWAM


16
Berucap di khalayak ramai
Seorang kepada ramai orang
KOMUNIKASI MASSA



17
berlaku
untuk
sebaran
umum.
menggunakan
alat-alat
media massa seperti akhbar,
majalah, radio, televisyen,
buku dan risalah.
Berbentuk sehala dan jika
berlaku
tindakbalas
ia
mengambil masa dan tidak
sepantas interpersonal.
18
JENIS-JENIS KOMUNIKASI
KOMUNIKASI
BUKAN
LISAN
LISAN
berlaku tanpa menggunakan
sebarang perkataan
 kandungan boleh menunjukkan
maksud yang tersirat
 sukar untuk dipastikan bila
berakhir kerana mungkin
tersembunyi.



19
maksudnya boleh dinyatakan
dengan suara dan penggunaan
perkataan
dapat menentukan bila bermula
dan berakhir

Lazimnya mesej komunikasi sama ada lisan
atau bukan lisan akan timbul serentak.
Contoh:
“Masuklah…!!! (dengan wajah wajah manis
dan suara yang lembut)
lisan
bukan lisan
(boleh bermaksud menerima kedatangan
dengan senang hati)
20
KOMUNIKASI BUKAN LISAN


Nada Suara
Ruang/Wilayah



Suara-suara separa bahasa



21
Penglahiran rasa hati, emosi fikiran, penilaian dan keadaan
diri individu.
Ekspresi tidak sama dengan kata-kata. Contoh : Mulut
tersenyum, nada suara mengejek.
Pandangan Mata


Terbatuk, merungut, berbisik.
Ekspresi Muka


Jarak individu dengan individu lain.
Jarak Dekat – Akrab, Jarak Jauh – Kurang Mesra
Berfungsi untuk memberi perhatian, menunjukkan minat,
tanda hormat dsb.
Pergerakan Tubuh Badan
KOMUNIKASI BUKAN LISAN –
EKSPRESI MUKA
22
KOMUNIKASI BUKAN LISAN –
PERGERAKAN BADAN
23
KOMUNIKASI BUKAN LISAN –
PERGERAKAN MATA
Terkejut
mencurigai
24
Risau
marah
KOMUNIKASI LISAN









25
Bersemuka (formal/ informal)
Perbualan berkumpulan
Temuduga bersemuka
Perbualan Telefon
Pesanan suara
Menulis/Membaca Memo/Email
Laporan, Artikel, Surat
Menganalisis Data
Chatting, SMS
26
PROSES DAN ELEMEN
KOMUNIKASI
27
PROSES KOMUNIKASI


Proses Komunikasi Secara
Mudah
28
mesej dan tindak balas
sentiasa berlaku secara
silih berganti
Halangan :
gangguan yang berlaku
pada situasi tersebut
seperti bunyi bising,
kesibukan, kurang
pendengaran,dan
sebagainya.
ELEMEN-ELEMEN KOMUNIKASI

Penyampai
- Individu yang memulakan proses komunikasi.
- memilih jenis maklumat yang ingin disampaikan sama ada
lisan/bukan lisan.

Penerima
- Individu yang memahami maksud yang disampaikan
oleh penyampai maklumat

Maklumat / mesej
- maksud/ fakta / niat yang difahami oleh penerima maklumat

29
Maklum balas
- Perlakuan yang ditunjukkan oleh penerima mesej sebagai tindak
balas kepada mesej yang disampaikan oleh penyampai mesej

Saluran
- Media penyampai maklumat dan pemberi mesej
kepada penerima mesej
- saluran paling asas:melalui pendengaran dan
penglihatan
- saluran-saluran tambahan : media elektronik, lukisan di
kanvas atau bahan cetakan dan sebagainya

Konteks
Keadaan (situasi)penyampai mesej daripada pemberi
mesej kepada penerima mesej (contoh: masa,
persekitaran fizikal, gangguan seperti halangan,
prasangka dsbnya.)
30
31
KEMAHIRAN INTERPERSONAL
Kemahiran ini melibatkan kebolehan hubungan
manusia. Mereka yang berfungsi dgn baik
dalam bidang ini adalah orang yang
bertanggungjawab dan boleh diharap. Meraka
memahami, berinteraksi dan berhubung dalam
bermacam-macam situasi. Mereka juga diberi
kepercayaan dan berfungsi dengan baik
sebagai sebuah pasukan.
32
Terdapat beberapa kemahiran yang terlibat
dalam komunikasi berkesan iaitu :
i. Kemahiran Tingkah Laku
ii. Kemahiran Menimbulkan Minat Orang
iii. Kemahiran Memberi Perhatian
iv. Kemahiran Mendengar
v. Kemahiran Pemerhatian
vi. Kemahiran Mengemukakan Soalan
vii. Kemahiran Memberi Refleksi Perasaan
viii. Kemahiran Memberi Maklumbalas
33
KEMAHIRAN TINGKAH LAKU





34
Komunikasi Mata
Kedudukan tubuh dan pergerakan
Mimik muka dan air muka
Ketrampilan
Suara
KEMAHIRAN MENIMBULKAN
MINAT





35
Libatkan pendengar
Menghiburkan – “Sense of humour”
Mengenalpasti keistimewaan orang
lain
Kita juga kena minat
Membawa topik perbualan yang anda
mahir
KEMAHIRAN MEMBERI
PERHATIAN
Mendengar dengan aktif
Menumpukan sepenuh perhatian dengan
pertembungan mata
Mata tidak liar ke sana kemari, tidak kerap
melihat jam atau meninjau-ninjau keluar
Duduk ke hadapan sedikit menghadap
orang yang bercakap
Memberi maklum balas lisan atau bukan
lisan yang positif seperti perkataan ‘ya’
atau mengangguk-angguk kecil
36
KEMAHIRAN MENDENGAR
SECARA AKTIF

37
Mendengar yang dimaksudkan ialah
kemahiran mendengar secara aktif
dan komprehensif yang melibatkan
beberapa deria yang utama iaitu
telinga, mata, mulut dan hati.
iv. Kemahiran Mendengar (samb.)
a)
Telinga
untuk mendengar dengan aktif apa yang dicakapkan,
suara dan nada suara yang boleh menggambarkan
perasaan
b) Mata
untuk melihat komunikasi bukan lisan yang nyata
dan tidak nyata
c)
Mulut
untuk bersuara mengemukakan pertanyaan atau
memberi maklumbalas
d)
Hati
untuk sama-sama memahami perasaan yang lahir
bersamanya dengan ikhlas
38
iv. Kemahiran Mendengar (samb.)
Terdapat banyak halangan dan gangguan semasa mendengar
iaitu :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
39
Keadaan sekitar yang tidak sesuai seperti cuaca, bising dan
sebagainya
Keadaan kesihatan diri
Kutip maklumat yang anda gemar sahaja
Prasangka
Masalah lebih penting untuk difikirkan
Kesimpulan sendiri
Terlalu panjang
Tidak bersetuju
Memberi maklumbalas palsu
Penilaian ke atas peribadi penghantar
KEMAHIRAN PEMERHATIAN
 Pemerhatian
boleh
membantu
mengesan
maklumat bukan lisan yang dilahirkan atau
tersembunyi;
 Seorang pendengar/pemerhati yang mahir dapat
melihat dan membaca apa yang ada di dalam
perasaan seseorang.
40
PETANDA DAN TATA LAKU
BOSAN
- Kerap melemparkan pandangan ketempat lain, meninjauninjau/melihat jam
MARAH
- Pandangan tajam,tepat dan menikam
IKHLAS
- Gambaran matanya yang jernih,tenang dan tepat.
DEFENSIF
- Berpeluk tubuh
41
KEMAHIRAN MENGEMUKAKAN
SOALAN
 Soalan boleh digunakan bagi mendapatkan
maklumbalas dan memberi maklumbalas.
 Ia merupakan penjelasan atau penerangan
yang lebih lanjut mengenai mesej atau
perasaan di sebalik mesej.
 Kemukakan soalan yang tepat bagi
mendapatkan maklumbalas yang
tepat.
Soalan yang tepat akan membawa kepada
pengetahuan dan kefahaman.
42
Terdapat tiga (3) jenis soalan yang boleh
dikemukakan iaitu :
SOALAN TERTUTUP
- Jawapan pendek samada ya/tidak.
- perbincangan terhad
SOALAN TERPIMPIN
- Mempengaruhi pendapat supaya sependapat dengan kita
- Tidak mengundang perasaan /pandangan sebenar orang lain
SOALAN TERBUKA
- Orang lain memberikan pandangan/perasaannya sendiri
- Perbincangan lebih lanjut
43
KEMAHIRAN MEMBERI MAKLUM
BALAS
Antara perkara-perkara yang perlu diberi
perhatian ialah:
i)
hendaklah diberi dengan jelas dan tepat
supaya bleh difahami dan tindakan susulan
boleh diambil selanjutnya
ii) tidak bersifat abstrak atau berselindung
sehingga menyukarkan pihak satu lagi
untuk mentafsir dan memahami
44
viii. Kemahiran Memberi Maklumbalas (samb.)
iii) tidak menyentuh peribadi individu, sepatutnya
kepada tatakelakuannya
iv) tidak bersifat menghentam atau meruntuhkan
sebaliknya membina
v) tidak membangkitkan tentang motif seseorang
sebaliknya menyatakan tentang pengamatan
vi) tidak bersifat menghukum tetapi menjelaskan
tentang apa yang berlaku
vii) penghantar tidak seolah-olah berleter sebaliknya
berkongsi maklumat
viii)penghantar dan penerima mengalu-alukan
maklumbalas dengan menghargai maklumbalas
tersebut
45
viii. Kemahiran Memberi Maklumbalas (samb.)
ix) penghantar dan penerima bersikap positif dan
terbuka dengan maklumbalas supaya tiada
maklumbalas palsu
x) penghantar
dan
penerima
hendaklah
membincangkan maklumbalas dan mengambil
keputusan yang dipersetujui bersama
xi) penghantar dan penerima peka dengan
maklumbalas, semak ketepatannya dan ambil
tindakan susulan
46
47
Elemen-Elemen yang Mempengaruhi
Keberkesanan Pengucapan Awam







48
Pengucap (Speakers)
Mesej
Saluran
Pendengar (Audiens)
Maklum Balas
Gangguan
Setting
Pengucapan Awam (PA) yang
Berkesan



49
PA
yang
menarik
dan
berjaya
menyampaikan mesej yang hendak
disampaikan pada pendengar dengan
jelas.
Mesej diterima oleh audien adalah tepat
dan betul
Perubahan yang berlaku akibat dari PA
adalah bertepatan dengan perubahan
yang dicadangkan
Pengucap (Speaker)



50
Mempunyai mesej disampaikan untuk maklumkan,
mempengaruhi, memberi inspirasi atau menghibur.
Perlu merancang, penyelidikan, persediaan, dan
latihan yang sewajarnya untuk mencapai objektif.
Speaker perlu ada:
 MINAT
 MOTIVASI
 KREDIBILITI
 PERANCANGAN
 PERSEMBAHAN TERBAIK
Mesej


51
Maklumat yeng hendak disampaikan berjaya jika:
 Tajuk sesuai
 Perkataan tepat
 Bahasa tepat
 Beri contoh
 Disampaikan dengan gaya yang sesuai
 Susunan mesej jelas
Struktur persembahan mestilah mengandungi
pendahuluan, isi kandungan, cadangan, penutup
Audien

Adalah pelanggan anda. Analisis audien
diperlukan, bagi menentukan strategi
pendekatan dengan kaedah sesuai.







52
Pendekatan audien
Lingkungan umur audien
Anggaran audien
Anggaran jantina
Anggaran taraf perkahwinan
Anggaran bangsa
Anggaran latarbelakang sosial dan budaya
Audien





53
Anggaran taraf pendidikan
Anggaran kerjaya
Anggaran minat
Anggaran tahap pengetahuan
pengharapan
Saluran

54
Lisan atau bukan lisan
 Lisan – Percakapan menggunakan suara
 Bukan Lisan – gerak-geri, lain-lain yang
 Pertembungan mata dengan audien
 Bunyi suara – nada suara, kepelbagaian, kawal
suara
 Ketrampilan diri –
 Pakaian yang sesuai – selesa (first impression)
 Kredibiliti
 Kualiti diri yang baik
 Sikap terbuka, komited dan hormat
 Mimik muka, pergerakan badan dan tangan
 Rajah, carta, graf dan gambar
Maklumbalas


55
Sama ada mesej diterima dan tindakbalas
 Peka kepada maklumbalas
 Pinta maklumbalas
 Bertindakbalas dengan maklumbalas
 Ulang penerangan bagi mendapat maklumbalas
Luaran
 Persepsi audien berbeza
 Pemahaman berbeza
 Prasangka
 Bising
 Fizikal/psikologi audien
 Tidak tumpu perhatian
Setting





56
Diperlukan mengetahui keluasan bilik
Kemudahan yang ada – audio, video
dll.
Suhu bilik
Lampu / cahaya dll.
Dimana berada semasa persembahan
Persiapan sebelum persembahan




57
Tajuk,Tarikh,Tempoh masa
Objektif
Bahan-bahan:
 Penyelidikan
 Perjalanan
 Pengetahuan
 temubual
Rangka Ucapan:
 pendahuluan
 kandungan
 penutup
Persiapan sebelum persembahan

Menulis ucapan:



58
Nota ringkas
Teks ucapan
Nota edaran
Latihan








59
Menyemak isi perlu
Pembahagian masa
Kefahaman tentang isu
Merangka satu-satu isu
Kenal pasti kelemahan
Cuba nada suara, kelantangan, pergerakan
badan, mimik dsb.
Latihan depan rakan, cermin
Menggunakan nota pendek
Persembahan









60

Sedia segi fizikal, mental dan emosi
Tenang dan yakin
Kekalkan hubungan baik dengan audien
Penekanan isi penting
Bergerak bebas
Gunakan humor sewajarnya
Jangan kaku
Elakkan suara senada, halus, tinggi dsbnya.
Fokus pada audien dan mesej
Kurangkan gementar
SEKIAN
61