Transcript Rēzeknes pieredze CAF novērtējuma veikšanā Pensionāru sociālo

Rēzeknes pieredze
CAF novērtējuma
veikšanā
Pensionāru sociālo
pakalpojumu centrā
Ilona Kozlova
Diāna Pleikšne – Volkova
27.05.2011.
1. Mūsu viedoklis,
atziņas par CAF
modeļa pieeju,
ieguvumi :
- darbiniekiem,
- vadītājam,
- organizācijai
Ieguvumi darbiniekiem :




CAF novērtējums lika aizdomāties par
darbinieku vēlmēm un ieteikumiem, kas mūsu
organizācijā līdz šim nav bijis vērtēts primāri;
Novērtēšanas procesā var atklāt, ko darbinieki
domā par pārmaiņu nepieciešamību;
Var atklāt, kuri (vadības / darbinieku) viedokļi ir
vienādi, kuri atšķiras;
Pastiprina sajūtu, ka ikviens tiks izprasts un
novērtēts;
Ieguvumi vadītājam :





Ir iespēja izvērtēt savu darbu un organizācijas
darbību kopumā;
Liek paraudzīties uz pašreizējo situāciju no cita
redzes viedokļa un iemācīties kaut ko jaunu;
Noteikt tās vietas / tēmas, kuras tiek uzskatītas
par svarīgām;
Uzzināt, vai organizācija darbojas veiksmīgi, vai
tomēr ir kaut kas jāmaina;
Iespēja identificēt problēmas vai vājās vietas un
pievērst pastiprinātu uzmanību to sakārtošanai;
Ieguvumi organizācijai :
Ja vadītājam ir zināms un skaidrs
organizācijas nākotnes redzējums un ir
zināmas darbinieku, klientu, sabiedrības
vēlmes un ieteikumi, viņš var mērķtiecīgi
vadīt organizāciju;
 CAF novērtējums iedrošina noteikt
augstākus mērķus;
 Rada uzticību veiksmīgām pārmaiņām.

2. Kā veicām
pašnovērtējumu
Pensionāru SPC?
Organizēta darba grupa:
Darba grupas vadītāja:
 Ilona Kozlova, Pārvaldes KVS speciāliste;
Darba grupas locekļi:
 Inese Nipere, Pārvaldes Sociālo pakalpojumu nodaļas
vadītāja,
 Rita Kozlova, Pārvaldes personāla inspektore;
 Ludmila Sčavinska Pārvaldes vecākā grāmatvede;
 Lidija Apeināne, PSPC vadītāja;
 Diāna Pleikšne – Volkova, PSPC vadītājas vietniece;
 Inese Āboliņa, PSPC lietvede.
Izskaidrota metodikas lietošana,
pašnovērtējuma mērķi:
Darba grupai tika elektroniski izsūtīta
metodika, ar mērķi to iepazīt;
 Darba grupas dalībniekiem LM seminārā
apmācītie grupas dalībnieki ar praktisku
piemēru palīdzību izskaidroja un parādīja
pašnovērtējuma veikšanas metodes;
 Izskaidroja, kāpēc izvēlēta tieši šī
struktūrvienība un pašnovērtējuma mērķi.

Sociālās
aprūpes
pārvaldes
struktūra
Vislielākā struktūrvienība - nodrošina ilgstošu sociālo aprūpi 175 klientiem, dienas centrs, ēdināšanu,
transportu visām struktūrvienībām, Veselības punkts, veļas mazgāšanu PSPC, 76 no 172 SAP slodzēm.
Darbs grupas sanāksmēs:






Pašnovērtējums tika veikts laikā no 12.04.2011. līdz
21.04.2011.;
Tikšanās - 3 reizes nedēļā; Darbs - 4 stundas dienā;
Pēc katras darba grupas darba PSPC lietvede veica
pierakstu apkopošanu un datorsalikumu;
Katras nedēļas beigās grupas vadītāja veica
novērtējuma pārskatīšanu, datu papildināšanu;
Specifiskos datus mājas darbā vāca atbilstošas
nozares speciālists, piemēram, personāls, PSPC
stratēģiskie dokumenti un pamatdarbība,
grāmatvedības dati, pārbaudes un neatbilstību
vadība, sociālo pakalpojumu nodrošināšana u.c.;
Novērtējuma kopsavilkumu, gala variantu apkopoja
darba grupas vadītāja.
3. Kas mums
pašnovērtējuma procesā
bija visvieglāk veicamais,
kas – vissarežģītākais?
Visvieglāk veicamais:



Darba grupā bija iekļauti speciālisti no dažādām
jomām, tāpēc sarežģījumi neradās;
Vērtēt Stratēģiju un politiku, Procesus,
Darbiniekus un ar tiem saistītos rezultātus, jo,
līdz ar KVS ieviešanu, darbiniekiem ir izveidota
zināma izpratne un tiek uzkrāti atbilstoši pieraksti;
Tika plaši izmantots Pārvaldes KVS Vadības
pārskats, kurš sastāv no procesu izpildes
ziņojumiem, procesu mērķiem, un sagatavots,
analizējot Pārvaldes un struktūrvienību datus par
2008. – 2010. gadu.
Vissarežģītākais:



Neskaidrības bija par dažiem CAF modelī
izmantotajiem terminiem, kā arī par neprecīziem vai
liekiem jautājumu formulējumiem – atbilde uz
dažādiem jautājumiem rodama vienā dokumentā;
Sarežģītāk bija novērtēt Rezultātus attiecībā uz
darbiniekiem un sabiedrību, jo nav veiktas darbinieku
apmierinātības aptaujas un sabiedriskās domas
aptaujas par PSPC, nav uzkrāti dati par sabiedrības
viedokli;
Darba grupa, diskutējot, dažos aspektos veikusi pārāk
augstu pašnovērtējumu, piemēram, Darbinieki un
Gala rezultāti, neizvērtējot izaugsmes iespējas
(I.Kozlovas subjektīvais viedoklis).
4. Ko būtisku parādīja
pašnovērtējums:
par PSPC, vadību,
darbiniekiem, resursiem,
pakalpojumiem utml.
5. Nepieciešamie
uzlabojumi organizācijā
Pārskats par projekta īstenošanu
Metodikas modelis PSPC
PRIEKŠNOSACĪJUMI 68,4 %
REZULTĀTI 64,75 %
45 no 66, 66 %
28 no 45, 59.5%
Darbinieki
Ar darbiniekiem
saistītie rezultāti
29 no 44, 66 %
Līderība/vadība
Stratēģija &
plānošana
53 no 80, 67 %
19 no 28, 68 %
Procesi
Ar klientiem/
partneriem
saistītie rezultāti
34 no 48, 69 %
Galvenie
darbības
rezultāti
23 no 32, 71 %
Partnerība
& resursi
Ar sabiedrību
saistītie rezultāti
44 no 60, 74 %
27 no 45, 60.5 %
INOVĀCIJAS UN MĀCĪŠANĀS
KOPĀ: 303 no 450 jeb 67 %
1. Līdervadība / vadība:




Nosaka organizācijas virzību, mērķus – 58 %;
Izstrādā un ievieš organizācijas vadības un
izpildes un pārmaiņu vadības sistēmu – 65 %;
Motivē un atbalsta darbiniekus – 62 %;
Vada sadarbību ar pārstāvjiem izpildvarā un
citām ieinteresētajām pusēm, lai nodrošinātu
dalīto atbildību – 67 %.
(1) Uzlabojumi vadībai:






Dokumentāri definēt misiju, vīziju, vērtības
Izskaidrot darbiniekiem mērķus, iegūt
atgriezenisko saikni;
Dokumentēt ārējās vides analīzi (cenas), uzturēt
pierakstus analīzei dinamikā;
Organizēt darbinieku apmierinātības aptaujas,
novērtēšanu, informēt darba devēju;
Analizēt mērķu un plānu izpildi;
Pilnveidot funkciju, atbildību un pilnvaru sadali;
(2) Uzlabojumi vadībai:





Sekmēt komandas darbu, organizēt darba
grupas, uzklausīt viedokļus;
Vairāk piemērot motivējošus rīkus, izteikt
darbiniekiem atzinības sanāksmēs, virzīt darba
devēja apbalvojumiem;
Rakstiski fiksēt sadarbību ar ārējām
ieinteresētām pusēm;
Pozitīvo pieredzi “iznest” sabiedrībā ar masu
mēdiju palīdzību, pasākumiem;
Motivēt darbiniekus uzturēt organizācijas
pozitīvo tēlu, būt lojāliem pret organizāciju un
darba devēju.
2. Stratēģija un plānošana
Iegūstam informāciju par ieinteresēto pušu
esošajām un nākotnes vajadzībām – 75 %;
 Pārskatām stratēģiju, ņemot vērā
ieinteresēto pušu vajadzības – 65 %;
 Ieviešam stratēģiju un plānojam visā
organizācijā – 62,5 %;
 Plānojam, ieviešam un pārskatām
pārmaiņas – 62,5 %;

(1) Uzlabojumi stratēģijai:
Regulāri veikt procesu izpildes analīzi,
uzkrāt informāciju, veikt SVID analīzi;
 Izstrādāt un pielietot izmērāmu un
pārbaudāmu procesu rādītāju sistēmu,
regulāri veikt mērījumus un analizēt
dinamikā;
 Izteikt iniciatīvu Pārvaldes vadībai resursu
un mērķu sabalansēšanai;
 Pilnveidot stratēģiskās plānošanas
procesu;

(2) Uzlabojumi stratēģijai:
Veidot darbinieku izpratni, skaidrību par
par viņu lomu procesu īstenošanā un
kopējo mērķu sasniegšanā;
 Novērtēt organizācijas vērtības, definēt
organizācijas kultūru, veikt procesu
pilnveidošanu;
 Iesaistīties projektu izstrādē un ieviešanā;
 Organizēt darbinieku pieredzes apmaiņas,
izveidot “Viesu grāmatu”.

3. Darbinieki
Nodrošinām cilvēkresursu plānošanu – 58 %
 Attīstām un izmantojam darbinieku
kompetences – 71 %;
 Iesaistām darbiniekus, attīstot savstarpēju
dialogu un nosakot pilnvaras – 70 %.

(1) Uzlabojumi darbiniekiem:
Attīstīt iekšējo komunikāciju;
 Pilnveidot iekšējo darba vidi, pilnveidot
organizācijas dizainu, struktūru, sakārtot
amatus, atbildības un pilnvaras;
 Motivēt darbiniekus komandas darbam,
uzklausīt idejas, ierosinājumus
organizācijas darbības uzlabošanai,
organizēt diskusijas, koleģiāli vienoties par
nepieciešamām izmaiņām;

(2) Uzlabojumi darbiniekiem:
Regulāri veikt darbinieku apmācību plānu
izpildes kontroli, motivēt darbiniekus
izglītoties;
 Veikt darbinieku zināšanu novērtēšanu
pēc apmācību kursu apmeklēšanas, veicot
pārrunas, anketēšanu;
 Veikt darbinieku apmierinātības aptaujas,
novērtēšanu, noslogotības analīzi;

4. Partnerība un resursi
Izstrādājam un ieviešam stratēģiski
svarīgākās partnerattiecības – 66,5 %;
 Ieviešam partnerattiecības ar klientiem –
62,5 %;
 Pārvaldām finanses – 87,5%;
 Pārvaldām informāciju un zināšanas – 75 %;
 Pārvaldām tehnoloģijas – 75 %;
 Pārvaldām infrastruktūru – 75 %.

(1) Uzlabojumi partnerībai un
resursiem :
Regulāri veikt piegādātāju (cenu)
novērtēšanu, analīzi, ziņot Pārvaldei;
 Organizēt kopīgus informācijas pasākumus
ar sadarbības partneriem;
 Sniegt informāciju masu mēdijiem, publicēt
labo praksi, pozitīvus rezultātus, pasākumu
norisi, popularizēt organizācijas tēlu;
 Informēt darbiniekus par piešķirto budžetu
un budžeta izpildi;

(2) Uzlabojumi partnerībai un
resursiem :




Iesaistīt visus atbildīgos darbiniekus finanšu
analīzē, analizēt ārējo un iekšējo vidi, cēloņus,
kas kavē mērķu izpildi, uzkrāt informāciju;
Kontrolēt konfidenciālas informācijas iegūšanu,
apstrādi un lietošanu organizācijā un nodrošināt
ierobežotas pieejamības informācijas
neizpaušanu;
Veikt analīzi par tehnoloģiju iespējamiem
uzlabojumiem organizācijas darbībā, darbinieku
pienākumu veikšanai un atvieglošanai;
Efektīvi pārvaldīt organizācijas infrastruktūras
attīstību.
5. Procesi

PSPC identificēti, izstrādāti pamatdarbības un
atbalsta procesu apraksti, regulāri tiek uzlaboti –
75 % (vadības procesi Pārvaldes KVS);

Izstrādāti un nodrošināti uz klientiem/
iedzīvotājiem orientēti pakalpojumi - 62,5 %:
ilgstoša sociālā aprūpe, dienas centra pakalpojumi
pensionāriem, sociālās rehabilitācijas pakalpojumi
personām ar funkcionāliem traucējumiem.
(1) Uzlabojumi procesiem :




Procesu īpašniekiem izskaidrot visiem procesā
iesaistītiem darbiniekiem procesu, uzraudzīt
procesa izpildi, informēt vadību;
Iesaistīt darbiniekus procesu pilnveidošanā, veikt
procesu efektivitātes mērījumus, analizēt dinamikā;
Organizēt un veikt sabiedriskās aptaujas par
organizācijas sniegto pakalpojumu kvalitāti;
Sistemātiski vērtēt citu nacionālā līmeņa
organizāciju rezultātus un labās prakses piemērus;
(2) Uzlabojumi procesiem :




Regulāri veikt klientu aptaujas, analizēt dinamikā;
Regulāri pārskatīt un pilnveidot iekšējos
normatīvos aktus, informēt un izskaidrot
darbiniekiem;
Regulāri veikt klientu sūdzību un ierosinājumu
analīzi, plānot uzlabojumus, izmaiņas budžetā;
Nodrošināt PSPC klientu gultas vietu aizpildījumu
2011. - 2012. gadā ne mazāk kā 90 % no plānotā
(210 gultas vietas).
6. Ar klientiem / iedzīvotājiem
saistītie rezultāti

Klientu apmierinātības mērījumi
(attieksmes rādītāji) – 69 %;

Uz iedzīvotājiem / klientiem orientētie
rādītāji – 67 %.
(1) Uzlabojumi ar klientiem
saistītiem rezultātiem :
Regulāri nodrošināt klientu un Sociālās
aprūpes padomes sanāksmes;
 Veikt iekšējo kvalitātes pārbaudi un analīzi
par sociālās rehabilitācijas plānu izpildi,
mērķu sasniegšanu;
 Sociālajiem darbiniekiem nodrošināt
aktuālas informācijas pieejamību – “no
rokas rokā” mazkustīgiem klientiem;

(2) Uzlabojumi ar klientiem
saistītiem rezultātiem :
Samazināt ārējās un iekšējās pārbaudēs
atklāto neatbilstību skaitu, analizēt to
cēloņus, veikt korektīvās darbības;
 Iesaistīt klientus Sociālās aprūpes
padomes darbā, motivēt izteikt
priekšlikumus, analizēt tos, plānot budžetā
uzlabošanas pasākumus;
 Organizēt atvērto durvju dienas PSPC,
organizējot klientu pasākumus, diskusijas.

7. Ar darbiniekiem saistītie
rezultāti

Darbinieku apmierinātības un motivācijas
rādītāji – 50 %;

Ar darbiniekiem saistītie rezultāti – 69 %.
(1) Uzlabojumi ar darbiniekiem
saistītiem rezultātiem :




Veikt darbinieku apmierinātības aptaujas, par
organizācijas tēlu, vērtībām, darbinieku
vajadzībām, motivējot izteikt konstruktīvus
priekšlikumus darbības uzlabošanai;
Regulāri organizēt darbinieku sanāksmes;
Uzturēt darbinieku apbalvošanas reģistru, ieteikt
darba devējam darbiniekus apbalvošanai;
Veikt darba vides, darba apstākļu uzlabošanu,
plānot attiecīgos resursus budžetā, lai
samazinātu darbnespējas gadījumu skaitu;
(2) Uzlabojumi ar darbiniekiem
saistītiem rezultātiem :




Motivēt darbiniekus pielietot darbā ar klientiem
tehniskos palīglīdzekļus, slodzes samazināšanai;
Īstenot darbinieku apmācību plānu, 100 %
nodrošināt darbinieku obligātās apmācības;
Motivēt darbiniekus iegūt izglītību, kvalifikāciju,
veidot karjeru, informēt par brīvām darba vietām
Pārvaldē un struktūrvienībās;
Apzināt projektu iespējas, piesaistīt finansējumu
darbinieku apmācībām;
8. Ar sabiedrību saistītie
rezultāti

Sniegums attiecībā uz sabiedrību, kā to
uztver ieinteresētās puses – 50 %;

Organizācijas izvirzītie rādītāji attiecībā uz
tās sniegumu sabiedrībai – 71 %.
(1) Uzlabojumi ar sabiedrību
saistītiem rezultātiem :




Veikt klientu piederīgo aptaujas par uzticamības
līmeni pret organizāciju un pakalpojumu;
Popularizēt PSPC pakalpojumus un labo praksi
sabiedrībā;
Apzināt projektu iespējas un, piesaistot
finansējumu, uzlabot sociālo infrastruktūru;
Samazināt klientu sūdzību skaitu, analizējot to
cēloņus, veicot atbilstošus uzlabojumus;
(2) Uzlabojumi ar sabiedrību
saistītiem rezultātiem :




Turpināt organizēt tikšanās un dialogu klientiem
ar pašvaldības politiķiem;
Īstenot projektus ar klientu mērķa grupas
iesaistīšanu to aktivitātēs, NVO kā sadarbības
partneru iesaistīšanu projektos;
Izstrādāt projektu par alternatīvu sociālo
pakalpojumu attīstīšanu personām ar
funkcionāliem traucējumiem;
Ieviest energoefektivitātes samazināšanas
pasākumus.
9. Galvenie darbības rezultāti

Ārējie rezultāti – izvirzīto mērķu / darbības
rezultātu un gala rezultātu uz sabiedrību
sasniegšana - 75 %;

Iekšējie rezultāti – 75 %;

Finanšu rezultāti – 62,5 %.
(1) Uzlabojumi galvenajiem
darbības rezultātiem :



Vadītājam un procesu īpašniekiem uzraudzīt
procesu īstenošanu atbilstoši to mērķiem,
samazināt neatbilstību skaitu, nodrošināt mērķu
un resursu sabalansētību;
Realizēt projektus, piesaistot papildus finansējumu
sociālās infrastruktūras, sociālo pakalpojumu un
cilvēkresursu attīstībai;
Veikt procesu pilnveidošanu, tiekties uz
nepārtrauktu pilnveidošanos;
(2) Uzlabojumi galvenajiem
darbības rezultātiem :



Izstrādāt iekšējos normatīvos aktus par: klientu
īpašuma - kredītkaršu aizsargāšanu un sociālās
aprūpes procesa norises kārtību;
Veikt iekšējās darba vides uzlabošanu un
darbinieku darba ar klientiem atvieglošanu,
plānojot tam atbilstošus resursus, piemēram,
iegādāties kondicionierus virtuvē un veļas
mazgātavā, klientu pacēlāju gulošo klientu
pārvietošanai un aprūpei;
Nodrošināt 2011. - 2012. gada beigās ne mazāk
kā 90 % klientu gultasvietu aizpildījumu;
(3) Uzlabojumi galvenajiem
darbības rezultātiem :



Veikt darbinieku apmierinātības aptaujas par
vadību, darba apstākļiem, iekšējo vidi;
Nodrošināt darba plānu un pasākumu plānu
izpildi;
Nodrošināt procesu mērķu izpildi, neatbilstību
tūlītēju novēršanu, korektīvo un preventīvo
darbību veikšanu neatbilstību novēršanai un
plānot tam finanšu resursus.
6. Ko cerējām iegūt
no CAF novērtējuma
un tomēr to
nesaņēmām?
Gaidas
Vieglāk, vienkāršāk pielietojamu metodiku;
 Pašnovērtējuma analīze ir devusi konkrētus,
izmērāmus rezultātus, redzam, kur mēs
esam, trūkumi ir apkopoti, jāveic to
novēršana un ieteikumu izpilde;
 Pilnveidošanās jāanalizē dinamikā, tad
varēs redzēt, vai organizācija attīstās –
jāgaida rezultāts nākotnē!

7. Vai mēs ieteiktu
citiem
sociālo pakalpojumu
sniedzējiem veikt
CAF novērtējumu?
Kāpēc? Kādi riski /
šķēršļi / grūtības Jūs
sagaida?
1. Kāpēc nepieciešams veikt CAF
novērtējumu Jūsu organizācijā?
1.
2.
Pašnovērtējuma process atbalsta organizācijas
vajadzību un gatavību attīstīties ātri, sistēmiski
un ar pašas organizācijas līdzdalību un
resursiem noteikt savas vajadzības.
Tas ātri parāda, kas ir jāuzlabo organizācijā,
kuriem priekšlikumiem darbinieki piekrīt, kuriem
nē. Tieši uz šī pamata var būvēt organizācijas
attīstības modeli jeb projektu.
2. Kāpēc nepieciešams veikt CAF
novērtējumu Jūsu organizācijā?
3.
4.
Tas ir teicams pirmais solis, ja tiek
uzsākta organizācijas procesu attīstība,
uzraudzība un vadība vai arī salīdzinošās izpētes process.
Var izmantot arī, lai pārbaudītu pārmaiņu
vadības iemaņas, uzraudzītu, kā noris
attīstības projekts, un noteiktu projekta
rezultātus un to ilgstošu saglabāšanos.
Šķēršļi, grūtības :
5.
6.
7.
Papildus laika, darba ieguldījums;
Darbinieku izpratnes veidošana par CAF
novērtējuma nepieciešamību un labprātīgas
iesaistīšanās novērtējuma procesā panākšana,
jo aizbildinās ar pamatdarba apjomu un
noslogotību;
Nozīmīgi: ražīga, konstruktīva komandas
darba organizēšana, korekta uzdevumu
sadale atbilstoši darbības jomai, kuru
darbinieks vislabāk pārzina, vienotas
izpratnes veidošana un vienošanās par
vērtējumu / rezultātu.
Paldies par uzmanību!
Ilona Kozlova,
Tālr.: 28306502, [email protected]
Diāna Pleikšne – Volkova,
Tālr.: 26675556,
[email protected]