Transcript Manual de procedimientos

Manual de Procedimientos
Partes principales
Glenda Jácome
Partes del Manual de Procedimiento

Portada: Datos sobre
Logo de la organización y Nombre
el manual
(Nombre del Documento )
Manual de Procedimientos
Elaborado por : autores
Aprobado por : nombre y firma
Fecha de aprobación: ________________
Firma:____________
Firma:____________
CONTENIDO
1.0
2.0
3.0
4.0
5.0
6.0
7.0
Pág.
2
2
2
2
3
3
3
OBJETIVOS
ALCANCE
RESPONSABILIDAD
REVISIÓN
CODIFICACIÓN
PROCEDIMIENTOS
LISTA DE DISTRIBUCIÓN
Revisión No.
Ultima Revisión
Registrado por
Fecha de Emisión
2
Partes del Manual de Procedimiento

Propósito: Objetivo del manual

Alcance: Donde se aplicará el manual



Ejemplo
Este manual ha sido desarrollado para los empleados …..
Responsabilidades: Personas autorizadas para hacer
cambios, a solicitar modificaciones al manual. Identificar
el responsable de editar, revisar, y actualizar el manual.


Ejemplo.
La persona responsable de autorizar y aprobar cambios a este
manual es ….
3
Partes del Manual de Procedimiento


Revisión o bitácora de revisiones: Tiempo en que
se recomienda la actualización del manual. Se
debe dar a conocer cada que tiempo se revisará
el manual de procedimiento se lo puede decir
narrado o como una tabla
Codificación: Cada procedimiento,
flujo y formulario utilizado en el
llevar una codificación, aquí se
codificación que se utilizará en todo
fue explicado)
Diagrama de
manual debe
presenta la
el manual (ya
4
Partes del Manual de Procedimiento
Ejemplo de codificación

Codificación: Está formada por tres secciones:



Primera Sección: Identifica los documentos que aparecen en el manual.
 PR------- Procedimiento
 DF------- Diagrama de flujo
 PL------- Políticas
 FR------ Formularios
Segunda Sección: Identifica el área o departamento donde es generado
el documento, y está representado por dos caracteres.
 DA-------Departamento Administrativo
 DP-------Departamento Producción
Tercera Sección: Número secuencial representado por tres dígitos
Ejemplo:

PR .DA. 001
Documento 001
Departamento Administrativo
Procedimiento
5
Partes del Manual de Procedimiento

Procedimientos: Son todos los procedimientos
que están en el manual con su codificación

Ejemplo:



PR.DA.001
PR.DA.002
Lista de Distribución

Contratación de profesores
Pago al personal
Indicar las áreas o departamentos donde se distribuirá
el manual. Ejemplo:



Presidente Ejecutivo
Original
Departamento Administrativo Copia
Departamento Docente
Copia
6
Partes por Procedimiento
Logo de la organización y Nombre

Cada procedimiento se
deberá incluir:
 Hoja de portada con
los siguientes datos:
Elaborado
por,
Aprobado
por,
Fecha
de
aprobación, Fecha
última
revisión,
Número de Páginas,
(Nombre del Procedimiento )
Procedimiento para elaborar Facturas
PR:FT.01
Pagina x de y
Elaborado por : autores
Aprobado por : nombre y firma
Fecha de aprobación: ________________
Firma:____________
CONTENIDO
Pág.
1.0 PROPÓSITO
2.0 ALCANCE
3.0 RESPONSABLE
4.0 REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.0 DOCUMENTOS APLICABLES
6.0 PROCEDIMIENTO
7.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN
ANEXOS
UNO: Diagrama de Flujo
DOS: Formato de Factura
Revisión No.
Ultima Revisión
Registrado por
4
4
5
5
6
6
8
9
11
Fecha de Emisión
7
Partes por Procedimiento
Propósito: por qué y para qué fue hecho el
procedimiento
 Alcance: este procedimiento específicamente
para quien es realizado
 Responsabilidades:
de quien lo autoriza,
aprueba, y de quien lo usar , para sugerir
cambios o modificaciones
 Revisión: el tiempo dentro del cual debe ser
revisado
este
procedimiento
para
actualizaciones o modificaciones

8
Partes por Procedimiento

Documentos aplicables: mencionar todos los
documentos que apoyan el procedimiento
empezando desde el diagrama de flujo, etc.

Ejemplo.


Uno. DF.FA.001 Diagrama de flujo del procedimiento ….
Dos. FR.FA.001 Formato de Facturas
Procedimientos: escribir el procedimiento con
libreto teatral.
 Anexos: Diagrama de flujo, Formularios, etc.
(los formularios se les hace referencia en el
procedimiento). Cada anexo va enumerado.

9
Logo nombre organización
encabezado
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR FACTURAS
PR.FT.01
Páginas 2 de 5
1.0 Objetivos
Establecer guías de acción precisas en las gestiones administrativas
Evitar duplicación de trabajo
2.0 Alcance
Este manual ha sido desarrollado para los empleados del departamento administrativo de la empresa XXX
3.0 Responsabilidades
La persona responsable de editar, revisar y actualizar este manual es ….
4.0 Revisión del procedimiento
El procedimiento será revisado semestralmente para verificar su rendimiento
5.0 Documentos aplicables
Uno. Diagrama de flujo del procedimiento ….
Dos. Formato de Facturas
Etc.
6.0 Procedimiento: detalle los pasos a realizar para llevar a cabo el procedimiento
Pie de página
Número página
10
Logo nombre organización
encabezado
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR FACTURAS
PR.FT.01
Páginas 5 de 7
ANEXO UNO
Diagrama de flujo
DF.FT.001
Coloque aquí el diagrama de flujo del procedimiento
Pie de página
Número página
11
Logo nombre organización
encabezado
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR FACTURAS
PR.FT.01
Páginas 7 de 7
ANEXO DOS
Formulario : Factura Impresa
FR.FT.001
Coloque aquí el documento (factura escaneada )
Pie de página
Número página
12