Transcript GESTIÓN DE PROYECTOS - Universidad de Cantabria

PROGRAMA DE FORMACIÓN
TRANSVERSAL
Escuela de Doctorado UC (EDUC)
Elaboración y Seguimiento de Proyectos de Investigación I
PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS
Prof. Pedro Solana González
UNIVERSIDAD DE CANTABRIA
Departamento de Administración de Empresas
ÍNDICE
– Objetivos de la sesión
– Metodología de trabajo
– Fundamentos de la gestión de proyectos
– Problemática de la planificación de proyectos
– Elementos de la planificación: RR.HH, EDT, hitos
– Plan de proyecto: diagramas de Gantt y Red
– Control y seguimientos de proyectos
– Taller de casos prácticos
OBJETIVOS DE LA SESIÓN
Objetivo general
G1 - Introduciros en los fundamentos y principios de la gestión de proyectos,
y al mismo tiempo enseñaros a planificar, administrar y realizar el
seguimientos de Proyectos de I+D+i considerando las actividades a realizar, su
programación en el tiempo, recursos y costes.
Objetivos específicos
E1 - Que seáis capaces de planificar y gestionar proyectos desde un punto de
vista práctico.
E2 - Que aprendáis a usar de la herramienta Microsoft Project.
METODOLOGÍA DE TRABAJO
SESIÓN TEÓRICA
– Planificación de Proyectos
Estructura de proyecto (EDT), RR.HH, Diagrama de Gantt y Red
TALLER - CASOS PRÁCTICOS
– Usaremos Project 2010.
– Prepararemos la planificación del proyecto de I+D+i y
el plan de trabajo para el Proyecto de Tesis Doctoral
GESTIÓN DE PROYECTOS
¿ Qué es un proyecto ?
“Conjunto de actividades, planificadas, ejecutadas y supervisadas que, con
recursos finitos, tiene por objeto crear un servicio o producto único”
(Ajenjo, 2000).
“Trabajo en el que se define un principio y un fin (tiempo), se especifica un
resultado deseado (alcance), cumpliendo con unos requisitos de calidad
(acabado) y coste (presupuesto)” (Courter, 2000).
“Proyecto es un esfuerzo temporal encaminado a crear un producto o servicio
único” Project Management Institute (PMI)
GESTIÓN DE PROYECTOS
Características de un proyecto
 Buscar alcanzar uno o varios objetivos.
 Realizados por personas.
 Actividades planificadas, ejecutadas y
controladas.
 Disponibilidad limitada de recursos.
 Limitado en el tiempo.
 Resultado único.
(Temporalidad)
(Unicidad)
Los proyectos son temporales y únicos, lo que les diferencia de otras
operaciones o procesos que son continuos y repetitivos.
GESTIÓN DE PROYECTOS
Algunos ejemplos de proyectos
Los proyectos se llevan a cabo en todos los niveles de la
organización y pueden involucrar desde una sola persona a muchas.
 Diseñar un nuevo producto o servicio.
 Desarrollar o rediseñar un sistema de
información.
 I+D+i en líneas de investigación
específicas.
 Llevar a cabo un cambio en la estructura / forma de trabajo de una
organización.
 Implantar una norma: ej. sistema de gestión de I+D+i, calidad, seguridad
de la información …
GESTIÓN DE PROYECTOS
Tipos de proyectos
En función del objeto del Proyecto
 Proyecto de investigación.
 Análisis.
 Estudio de viabilidad.
 Proyecto industrial.
De acuerdo con su alcance
 Programa / Proyecto / Subproyecto.
GESTIÓN DE PROYECTOS
Dimensiones del desarrollo de un proyecto
Dimensión técnica
Depende de la naturaleza del
proyecto y de los
conocimientos técnicos y
científicos de jefe de
proyecto y del equipo de
trabajo.
Dimensión humana
Coordinar a un grupo de
personas, donde influirán las
relaciones humanas y el
liderazgo del Director de
proyecto.
Dimensión de gestión
Aplicación de metodologías y
técnicas de organización y
gestión para alcanzar los
objetivos del proyecto
GESTIÓN DE PROYECTOS
RR.HH en Proyectos de I+D+i (1)
Personal investigador
El Manual Frascati publicado por la OCDE proporciona una definición del
investigador o investigadora, que refleja la diversidad de situaciones:
« Especialista involucrado en la concepción o creación de nuevos
conocimientos, productos, procesos, métodos, y sistemas, y/o encargado de la
gestión de los proyectos en cuestión »
• Investigador responsable
• Coordinador principal y coordinador de sub-proyecto en proyectos
coordinados
GESTIÓN DE PROYECTOS
RR.HH en Proyectos de I+D+i (2)
Personal Contratado con cargo a Proyectos de Investigación
Personal Técnico de apoyo a la Investigación
Destinado a la realización de actividades técnico-científicas en líneas de
investigación a desarrollar por equipos que tengan un proyecto de I+D, en
convocatorias públicas de proyectos de investigación del Ministerio de Ciencia e
Innovación (MICINN).
 El manejo de equipos, instalaciones y demás infraestructuras de I+D.
 El apoyo a la actividad investigadora en general.
Ej: Técnicos de laboratorio, Personal informático, etc.
GESTIÓN DE PROYECTOS
RR.HH En Proyectos de I+D+i (3)
Becarios FPI y FPU
El programa FPI "Formación de Personal Investigador": las becas otorgadas
por un proyecto de I+D+i que ha solicitado dicha posibilidad al Ministerio.
El Ministerio valora en la solicitud: Interés científico y calidad del proyecto; CV
solicitante; CV Director de la tesis doctoral; actividad investigadora del grupo investigador
en los últimos cinco años y nota media ponderada del expediente académico.
El programa FPU "Formación de Personal Universitario" se convocaba
anualmente por el Ministerio de Educación español y su objetivo es ayudar a la
formación de futuros doctores de universidad.
Los criterios de selección: mejores expedientes, interés del proyecto de tesis, currículo del
Director de tesis y la producción del grupo investigador.
GESTIÓN DE PROYECTOS
Conocimientos y habilidades de dirección de proyectos
Habilidades
Conocimientos
Planificación
Organización
Selección de personal
Técnicos
Comunicación efectiva
Influencia en la organización
Liderazgo
Negociación y gestión de
conflictos
Resolución de problemas
GESTIÓN DE PROYECTOS
Dirección de programas y gestión del portafolio
Un Programa es el conjunto de proyectos relacionados cuya dirección se
realiza de manera coordinada.
Un Portafolio es un conjunto de proyectos
o programas que se agrupan para facilitar su
gestión efectiva.
Los proyectos o programas del portafolio no
tienen por que ser interdependientes o
estar directamente relacionados.
GESTIÓN DE PROYECTOS
Proyectos consolidados y subproyectos
Los Subproyecto son componentes de un proyecto principal, que son
considerados como proyectos y dirigidos como tales.
En proyectos muy grandes se utilizan
jerarquías de subproyectos.
A menudo los subproyecto se
contratan a:
- Una empresa externa.
- Otra unidad funcional dentro de la
organización.
GESTIÓN DE PROYECTOS
Ciclo de vida del proyecto
Las distintas fases por las que de forma secuencial y en el tiempo pasa el
Proyecto, desde la idea inicial hasta la finalización de todas las actividades.
En general podemos
hablar de.
 Concepción.
 Planificación.
 Implementación.
 Finalización.
GESTIÓN DE PROYECTOS
Ciclo de vida del proyecto
La transición de una fase a otra, normalmente implica alguna forma de
transferencia técnica.
Los productos entregables de una fase
se revisan para verificar si están
completos, si son exactos y se aprueban
antes de iniciar el trabajo de la
siguiente fase.
GESTIÓN DE PROYECTOS
Nivel de
Incertidumbre
Es más alto,
y por tanto más riesgo
de no cumplir
con los objetivos,
al inicio del proyecto.
La certeza de terminar
con éxito aumenta
gradualmente a medida
que avanza el proyecto.
GESTIÓN DE PROYECTOS
Procesos de la dirección y gestión de proyectos
Procesos de
iniciación
Procesos de
planificación
Procesos de
ejecución
Procesos de
control
Las fechas representan el
flujo de información.
Procesos de
cierre
GESTIÓN DE PROYECTOS
Evolución del nivel de actividad de los procesos
Nivel de
actividad
Tiempo
GESTIÓN DE PROYECTOS
Nivel de
Coste y Personal
Es bajo al comienzo,
alcanza su
nivel máximo en las fases
intermedias,
y cae rápidamente a la
finalización del proyecto.
GESTIÓN DE PROYECTOS
Evolución de costes y personal en el proyecto
Gestión DE PROYECTOS
La dirección de proyectos
Es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para
alcanzar un objetivo concreto, generalmente con limitaciones de tiempo,
recursos o costes.
Se distinguen tres etapas principales:
– Creación del plan de proyecto
 La división del proyecto en tareas.
 La programación de las tareas en el tiempo.
– Gestión y seguimiento del proyecto
 Seguimiento del progreso de las tareas.
 La comunicación con el equipo.
– Cierre del proyecto
GESTIÓN DE PROYECTOS
Triángulo de objetivos del proyecto
Los tres factores que determinan un proyecto son:
1) El Tiempo que se refleja en la programación del proyecto.
2) El Dinero que se recoge en el presupuesto.
– Recursos humanos, equipamiento y materiales.
3) El Ámbito del proyecto que incluye:
– Los objetivos y tareas del proyecto.
– El trabajo necesario para realizarlo.
Alguno de los factores suele ser más determinante, mientras que los otros en
ocasiones pueden ser más flexible.
Cada uno de los factores influye en los demás.
PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS
Project como herramienta de planificación
– Project almacena los detalles del proyecto en su base de datos: tareas,
recursos humanos, tiempos, hitos, etc. Controla la programación y calcula los
costes mediante la creación de un plan de proyecto.
– Trabaja en cierta forma como una hoja de cálculo, muestra los resultados
inmediatamente.
* Utiliza columnas para introducir la información del proyecto: el
nombre de las tareas, su duración, etc.
DIAGRAMAS DE GANTT Y RED
Diagrama de Gantt
Muestra información de las tareas en columnas y un gráfico de barras.
DIAGRAMAS DE GANTT Y RED
Diagrama de seguimiento
El gráfico de barras refleja el avance de las tareas.
DIAGRAMAS DE GANTT Y RED
Diagrama de red
Representación esquemática de las actividades del proyecto y de sus
relaciones lógicas o dependencias.
No representan la escala temporal (como hacen los diagramas de Gantt). Hay
tres tipos:
 Diagrama PDM - Precedence Diagramming Method
 Diagrama ADM - Arrow Diagramming Method
 Diagrama PERT - Program Evaluation and Review Technique
DIAGRAMAS DE GANTT Y RED
Diagrama de red
No representan la escala temporal (como hacen los diagramas de Gantt).
Diagrama PDM
Precedence Diagramming Method
Las actividades están representadas
sobre los nodos.
Diagrama ADM
Arrow Diagramming Method
Las actividades están
representadas sobre las flechas
DIAGRAMAS DE GANTT Y RED
Diagrama de red
Diagrama PERT - Program Evaluation and Review Technique
Técnica para analizar las tareas involucradas en completar un proyecto, el tiempo para
completar cada tarea, y el tiempo mínimo para completar el proyecto total.
Se consideran tres estimaciones ponderadas para cada nodo, la optimista a, la pesimista b
y la normal m; siendo la duración más probable: t = (a + 4m + b) / 6.
DIAGRAMAS DE GANTT Y RED
Diagrama de red en Project
Project representa cada tarea como un cuadro (nodo) conectado con las
tareas dependientes.
Cada nodo refleja la Fecha de inicio, la Fecha de
finalización, la Duración de la tarea y si está completada
o bien está aun en curso.
MEMORIA TÉCNICA DEL PROYECTO: CRONOGRAMA
SOFTWARE LIBRE DE GESTIÓN DE PROYECTOS
OPENPROJ – Project Management
http://sourceforge.net/projects/openproj/
http://www.kmkey.com/productos/software_gestion_proyectos
Planner
https://live.gnome.org/Planner/Downloads
http://www.ganttproject.biz/download
Project
Management
ELABORACIÓN DE UN PLAN DE PROYECTO
¿ Cómo planificar un proyecto ?
–
Determina los recursos humanos disponibles.
– Establece las fases y tareas.
– Programa el desarrollo de las tareas en el tiempo:
* Fecha de comienzo y fin de las tareas / Duración.
* Dependencias entre tareas.
– Asigna
los recursos a las tareas.
– Planifica los resultados a alcanzar como hitos del proyecto.
– Realiza consideraciones como:
* Limitaciones de disponibilidad y horario de los recursos.
* Interrupciones en días festivos y vacaciones.
CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO
 Revisa el progreso de las tareas
 El cumplimiento de las tareas e hitos del proyecto en tiempo y la
sobreasignación de tareas a los recursos.
 Las rutas críticas, tareas vinculadas que deben realizarse a tiempo para que
el proyecto finalice en la fecha programada.
 Gestiona a tu equipo de trabajo
 Establece una comunicación leal y efectiva con el equipo de trabajo y
evalúa si existen problemas entre los miembros del equipo.
 Establece reuniones de seguimiento
 Quien debe asistir / convocatoria con orden del día detallado, hora
comienzo y finalización.
 Prepara la reunión / actúa de moderador y no abordes temas que no sean
los propios de la reunión / concreta los acuerdos y haz un acta de la reunión.
RESUMEN
1) Elabora un plan de proyecto
2) Evalúa y optimiza el plan hasta estar satisfecho
Antes de iniciar el proyecto y de forma periódica durante su ejecución,
debes evaluar y ajustar el plan del proyecto.
3) Revisa las rutas críticas, el progreso de las tareas y el
cumplimiento de hitos
Es importante detectar a tiempo los retrasos o posibles problemas.
4) Controla los costes y el presupuesto
El avance de las tareas y las revisiones del proyecto pueden provocar
desajustes en el presupuesto.
5) Cierra el proyecto adecuadamente
Evaluando las lecciones aprendidas y las mejores prácticas.
PROGRAMA DE FORMACIÓN
TRANSVERSAL
Escuela de Doctorado UC (EDUC)
Elaboración y Seguimiento de Proyectos de Investigación I
PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS
Prof. Pedro Solana González
UNIVERSIDAD DE CANTABRIA
Departamento de Administración de Empresas