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ORGANIZACIÓN y MÉTODOS
“NORMALIZAR EL ANÁLISIS Y MEJORA DE METODOS
DEL TRABAJO”
INTRODUCCION
CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN
Es una técnica que ayuda al
control de mantenimiento en
forma administrativa, y están
relacionadas con la
administración en el
planteamiento de políticas y
diagnosticaran a la organización
en las posibles soluciones a un
problema volviéndose eficientes
y eficaces.
Eficiente.- Utiliza recursos que posee la
organización para satisfacer necesidades y llegar
a un objetivo común.
Eficaz.- Optimizar, reducir máxima expresión.
CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN
Las técnicas de organización en general constituyen una
herramienta que facilita el desarrollo de los
procedimientos administrativos, así como optimizar los
recursos disponibles, aplicando principios y formulando
diagnósticos que nos permitan recomendar soluciones,
surgiendo un modelo organizacional.
CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN
 OBJETIVOS







Detectar las causas que producen conflictos en la organización
llamada espina de pescado o diagrama de causa y efecto.
Eliminar el trabajo innecesario en base a un diseño.
Eliminar duplicidad mediante la burocracia irreal por la real.
Incrementar la productividad mediante la optimización de los
recursos.
Mejorar la calidad de los servicios.
Mejorar la estructura y funciones.
Garantizar una organización sea eficiente y eficaz, reduciendo
tiempos y mejorando el uso de los recursos.
TIPOS DE ORGANIZACIÓN
TIPOS DE ORGANIZACIÓN
TIPOS DE ORGANIZACIÓN
TIPOS DE ORGANIZACIÓN
TIPOS DE ORGANIZACIÓN
TIPOS DE ORGANIZACIÓN
TIPOS DE ORGANIZACIÓN
CONCEPTOS BASICOS
CONCEPTOS BASICOS
CONCEPTOS BASICOS
CONCEPTOS BASICOS
CONCEPTOS BASICOS
CONCEPTO DE
ORGANIZACIÓN Y METODOS
Organización y Métodos, es una técnica de análisis
administrativo que permite hacer investigaciones con fines de
mejoramiento de la estructura y de sus procedimientos.
Organización y Método es “Una forma
de consulta ideada para proveer
asesoramiento sobre como dividir las
actividades, como agrupar las tareas,
como disponer procedimientos y como
llevar
trabajos
administrativos
mecánicos con la mayor economía de
esfuerzo y con el máximo de eficacia
en los resultados”. y por extensión se
llama unidad, equipo o servicio de
Organización y Métodos al conjunto de
funcionarios especializados en la
aplicación
de
la
técnica
del
mencionado servicio.
Organización y Métodos, es el de asegurar al
máximo la eficiencia y eficacia del personal, grupos
de la organización mediante normas, procedimientos
y técnicas que orientan a las entidades públicas para
la determinación de políticas, formulación y
actualización de documentos para la gestión
institucional, diseñar modelos estructurales y la
verdadera racionalización de procedimientos con la
mayor economía y lograr los objetivos
organizacionales.
Organización y Métodos, es una ciencia que
estudia la manera de obtener mayor
productividad en las organizaciones, a
través de la aplicación de una correcta y
adecuada estructura orgánica, evitando el
despilfarro de los recursos, mejorando los
métodos de trabajo, economizando el
tiempo y otros factores.
ALCANCE DE
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
Estudia los problemas de
estructura y funcionamiento de
la administración, cumpliendo
como función de asesorar a los
funcionarios o responsables de la
gestión empresarial interesados
en mejorar la organización que
dirigen. La finalidad de una
unidad de
Organización y
Métodos, es asegurar al máximo
la eficiencia mediante la
aplicación
adecuada
de
métodos
científicos
de
organización.
OBSTACULOS Y LIMITACIONES
DE OYM
Los obstáculos y las limitaciones son el orden del día en
las organizaciones en especial para las unidades de
sistemas entre las que podemos mencionar.

Carencia de un programa general de Organización Y
métodos.

Poca predisposición de los ejecutivos.

Escases de personal idóneo o calificado en programas
de mejoramiento de procesos.

La resistencia al cambio, este punto es el más
perjudicial en las organizaciones ya que la gente que
desconoce su propósito, no quiere, no puede y no
conoce.

La falta de recursos económicos, tecnológicos y
humanos.
CARACTERISTICAS DE UN
SISTEMA DE OYM
Simplificación.

No es otra cosa que introducir mejoras a u proceso
en base a procedimientos que son: Eliminación.Suprimir datos innecesarios.

Adición.- Agregar procedimientos necesarios.

Combinación o mixtos.- Aplicación de las dos
anteriores.
Automatización.

Introducir nuevas tecnologías de comunicación e
información que ayudan a reducir tiempos y espacios.
Tercerización

Mecanismo por el cual se apoyan a otros procesos,
no es otra cosa que un apoyo de personas externas a
la organización.
PASOS PARA UN ANALISIS DE
OYM






Conocer el hecho o la situación que se
analiza y describirlo.
Descomponerlo con el fin de conocer con
detalle los aspectos positivos y negativos.
Examinarlo críticamente el hecho o
situación.
Ordenar cada en modo de prioridades.
Definir las relaciones que operan entre
cada elemento.
Clasificar la información mediante objetivos,
estructuras, normas funciones y
operaciones.
PASOS PARA UN ANALISIS DE
OYM
Para el análisis las empresas deben generar tres estados el
antes, el durante y el después.
Antes a corto plazo.
Durante mediano plazo.
Después largo plazo.
Este proceso va a tener una secuencia y técnicas inmensas
como el:
cuestionario
Entrevistas
investigación.
PASOS PARA UN ANALISIS DE
OYM
ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACION
La información debe ser organizada bajo tres parámetros.
 Narrativa.- informes.
 Grafica.- en base a flujo gramas.
 Mixta.- verificación de los dos dando paso al surgimiento
de análisis.
El análisis debe ser
rápido, conciso y
consignarse por
escrito como medio
de un respaldo de su
trabajo.
PASOS PARA UN ANALISIS DE
OYM
PRESENTACION DEL INFORME
1.- Tema.
2.- Introducción.
3.- Objetivo general de la
interrogación.
4.- Desarrollo
• (Desarrollo directo e
indirecto).
• (Encuestas (v, f) o (s, n)).
• (Entrevistas).
• (Análisis).
• (Tabulación de datos (suma
de datos)).
5.-Analisis de la información.
6.- Conclusión.
7.- Recomendación
HERRAMIENTAS DE OYM
Son la representación gráfica de la estructura de una
organización, es donde se pone de manifiesto la relación
formal existente entre las diversas unidades que la integran,
sus principales funciones, los canales de supervisión y la
autoridad relativa de cada cargo. Son considerados
instrumentos auxiliares del administrador, a través de los
cuales se fija la posición, la acción y la responsabilidad de
cada servicio.
HERRAMIENTAS DE OYM
Diagramas de Gantt
Es una herramienta para el director del proyecto que le
permite realizar una representación gráfica del progreso del
proyecto, pero también es un buen medio de comunicación
entre las diversas personas involucradas en el proyecto.
El objetivo principal es determinar la duración de un
proyecto, entendiendo éste como una secuencia de
actividades relacionadas entre sí, donde cada una de las
actividades tiene una duración estimada.
HERRAMIENTAS DE OYM
Método PERT
Es una técnica que le permite dirigir la programación de su
proyecto. El método PERT consiste en la representación
gráfica de una red de tareas, que, cuando se colocan en una
cadena, permiten alcanzar los objetivos de un proyecto.
Indica el orden en que deben ser ejecutadas las actividades
de un proyecto, permitiendo planificar y controlar su
desarrollo, identificando las actividades que lo componen y
determinando su ruta crítica, mediante una representación de
red. también es conocido bajo otras denominaciones, como:
actividad diagrama de red, diagrama de red, red de
actividades, diagrama de nodo, o método de la ruta crítica.
HERRAMIENTAS DE OYM
Organigramas
Es una representación gráfica de los pasos que se siguen en
toda una secuencia de actividades, dentro de un proceso o un
procedimiento, identificándolos mediante símbolos de
acuerdo con su naturaleza; incluye, además, toda la
información que se considera necesaria para el análisis, tal
como distancias recorridas, cantidad considerada y tiempo
requerido.
HERRAMIENTAS DE OYM
Diagramas de Proceso
Es una representación tipo
diagrama que ilustra la secuencia
de las operaciones que se
realizarán para conseguir la
solución de un problema.
Diagramas de Flujo Se refiere a
la disposición física de los
puestos de trabajo, de sus
componentes materiales y a la
ubicación de las instalaciones
para la atención y servicios
tanto para el personal, como
para los clientes.
HERRAMIENTAS DE OYM
Manuales
Constituyen una de las herramientas con que
cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo
de sus funciones administrativas y operativas. Son
fundamentalmente un instrumento de comunicación.
Si bien existen distintos tipos de manuales podemos
definirlos como un cuerpo sistemático, que contiene:
• la descripción de las actividades que deben ser
desarrolladas por los miembros de la organización
• y los procedimientos a través de los cuales esas
actividades son cumplidas.
DIAGRAMA DE GANTT
DIAGRAMA DE GANTT
DIAGRAMA DE GANTT
DIAGRAMA DE GANTT
DIAGRAMA DE GANTT
DIAGRAMA DE GANTT
DIAGRAMA DE GANTT
DIAGRAMA DE GANTT
DIAGRAMA DE GANTT
DIAGRAMA DE GANTT
LOS ORGANIGRAMAS
¿Qué es un organigrama?
Los organigramas no son otra cosa que la representación grafica de la
estructura normal, cuyo objetivo es plasmar y transferir en forma
grafica y objetiva como está compuesta una organización en base a
los modelos antes mencionados.
Clasificación:
Por su objetivo: Estructurales y funcionales
Por el área: Generales y departamentales
Por su conocimiento: Esquemáticos o
analíticos
LOS ORGANIGRAMAS
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
Es aquel que esta representado jerárquicamente ósea por
el cargo que ocupan el la compañía
LOS ORGANIGRAMAS
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
Es aquel que esta determinado según las funciones que
realizan cada uno por diagramas de bloques, etc
LOS ORGANIGRAMAS
ORGANIGRAMA GENERAL
Contienen información representativa de una organización hasta
determinado nivel jerárquico, según su magnitud y
características. En el sector público pueden abarcar hasta
el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el
sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u
oficina
LOS ORGANIGRAMAS
ORGANIGRAMA DEPARTAMENTALES
Nos da una visión de la forma en que se compone una
Gerencia o Departamento, pudiendo también reflejar
áreas donde se agrupan dos (2) o varias unidades
comunes dentro de la organización
LOS ORGANIGRAMAS
ORGANIGRAMA ESQUEMATICOS
contienen sólo los órganos principales de una
organización. Con frecuencia se elaboran para el público
en general y ofrecen una visión
simplificada de la organización.
TIPOS DE ORGANIGRAMAS
PRINCIPIOS QUE DISEÑAN LA
ORGANIZACIÓN VERTICAL
PRINCIPIOS QUE DISEÑAN LA ORGANIZACIÓN EN VERTICAL
PRINCIPIOS BÁSICOS:
1.
JERARQUÍA
2.
AUTORIDAD
PRINCIPIOS SECUNDARIOS
1.
UNIDAD DE DIRECCIÓN
2.
UNIDAD DE MANDO
3.
RESPONSABILIDAD
4.
DELEGACIÓN
5.
DESCENTRALIZACIÓN
6.
HOMOGENEIDAD DE LAS TAREAS
RELACIONAN A LAS PERSONAS
QUE SE ENCUENTRAN EN
DIFERENTES NIVELES DE LA
ORGANIZACIÓN
Relacionan a las personas que se
encuentran en diferentes niveles
de organización
PRINCIPIO DE JERARQUÍA
Es un principio formal que relaciona coordinadamente
a todos los individuos que integran una organización.
 Hace fluir la autoridad y responsabilidad desde el nivel
más alto hasta su base.
 El subordinado de una determinada posición es el
superior de la inmediatamente inferior.
 Hay dos clases de hombres que nunca alcanzarán
grandes éxitos: aquellos que no pueden hacer lo que se
les manda y aquellos que no pueden hacer si no lo que
se les manda.
Cyrus H,K. (1850-1933)

PRINCIPIOS DE AUTORIDAD



Es un principio informal que viene determinado por
un conjunto de características personales como la
edad, la antigüedad, la experiencia, los conocimientos,
las habilidades, los contactos personales, la posesión de
información privilegiada.
En la actualidad el concepto de autoridad se puede
asimilar al de liderazgo. Los jefes deberían ser, al
mismo, tiempo líderes.
Saber quién detenta la jerarquía es fácil, sólo hay que
observar el organigrama de una empresa. Saber quién
posee la autoridad es más complejo.
Nos quedaban pendientes los principios
derivados de la jerarquía y la autoridad...

1. UNIDAD DE DIRECCION… las bicefalias no funcionan, las
empresas sólo pueden tener una misión.

2. UNIDAD DE MANDO…
en principio, no se debe tener
más de un jefe. Organizaciones que lo aplican claramente:
Iglesia/ Ejército. Otras organizaciones no pueden aplicarlo de
forma clara.

3. ANGULO DE AUTORIDAD… la dirección tiene un límite, el
que marca el ángulo de autoridad.

La libertad debe ser limitada para poder ser poseída.

Edmund Burke (1729 – 1797)

4. RESPONSABILIDAD… la responsabilidad, que
nunca se delega, queda perfectamente delimitada en
organizaciones que tienen bien definidos sus puestos de
trabajo; aunque cuando la actividad se realiza sobre la
base de diferentes aportaciones, ésta se diluye en
diferentes puestos.

5. DELEGACION… cuando la situación lo requiere, las
tareas son delegables entre dos personas, no así la
responsabilidad. Si delegásemos la responsabilidad
junto con la tareas, actividades importantísimas para
la organización, acabarían siendo responsabilidad de
empleados que carecen, quizá, de la preparación o
experiencia adecuadas.
Lo que no es bueno para el enjambre no es bueno para la abeja.
Marco Aurelio (121 – 180)

6. DESCENTRALIZACION… se produce cuando la
organización distribuye tareas (incluyendo la
responsabilidad de las mismas) formalmente entre dos
o más departamentos o áreas. Se incrementa en
épocas de bonanza.

7. HOMOGENEIDAD DE LAS TAREAS… la complejidad
de las tareas de un mismo nivel jerárquico debe ser
homogénea
Cuando los hombres están reunidos, pierden el
sentido de su debilidad.
Charles Louis de Secondant, barón de Montesquieu.

(1689 – 1755)
TIPOS DE ORGANIGRAMAS
PRINCIPIOS QUE DISEÑAN LA
ORGANIZACIÓN HORIZONTAL
PRINCIPIOS QUE DISEÑAN LA
ORGANIZACIÓN EN HORIZONTAL
PRINCIPIOS BÁSICOS
1.
División del Trabajo
2.
Especialización
PRINCIPIOS DERIVADOS
1.
Funcionalidad
2.
Departamentalización
3.
Divisionalización
4.
Coordinación
5.
Automatización y Mecanización
RELACIONAN A LAS PERSONAS
QUE SE ENCUENTRAN EN LOS
MISMOS NIVELES DE LA
ORGANIZACIÓN
Relacionan a las personas que se
encuentren en los mismos niveles
de la organización
Principio de división del trabajo
•
Conceptualmente consiste en la división de un proceso
complejo en pequeñas tareas más elementales.
•
El objetivo perseguido reside en la agregación o
desagregación de funciones, actividades o tareas.
Posteriormente se formarán unidades homogéneas
para recoger las agrupaciones.
PRINCIPIO DE ESPECIALIZACIÓN
•
Es el principio responsable de que cada persona realice
un número reducido de esas tareas en las que
previamente se ha dividido el trabajo.
•
La división del trabajo no es lo mismo que la
especialización. En una organización con una tareas
perfectamente divididas, es posible encontrar personas
muy especializadas y personas con escasa
especialización.
FUNCIONALIDAD
•
El principio de funcionalidad trata de agrupar en una
misma unidad organizativa a las personas que realizan
actividades con características homogéneas; que tienen
un nexo común de unión.
•
Variables para establecer funciones:
• Actividades
• Procesos
• Conocimientos/habilidades
• Tiempo
DEPARTAMENTALIZACION
Cuando las empresas crecen, tratan de agrupar en una
misma unidad organizativa las personas o actividades
que dirigen sus esfuerzos hacia objetivos o metas
similares, formalizando más estas agrupaciones, con
independencia de la naturaleza de dichas actividades.
• La departamentalización es la formalización de la
funcionalidad.
•
Las grandes empresas necesitan departamentalizar según
unas variables que dependerán de sus prioridades
organizativas o de mercado.
DIVISIONALIZACIÓN
•
Las divisiones son cuasi empresas dotadas de una
gran autonomía en la toma de decisiones, excepto
las de tipo estratégico.
•
Una empresa puede divisionalizarse por productos,
por clientes, por áreas geográficas o por funciones
COORDINACIÓN

Consiste en concertar y ordenar unos recursos
determinados para la consecución de un objetivo
común.
AUTOMATISMO Y MECANIZACIÓN
La mecanización permite que las tareas se desarrollen
por máquinas
El automatismo implica que las máquinas pueden
llegar a suplantar parte de las decisiones que efectúan
las personas
TIPOS DE ORGANIGRAMAS
TIPOS DE ORGANIGRAMAS