Transcript gestión de proyectos tecnológicos

Educación Tecnológica - 2011
Fernando Pastén Fernández
[email protected]
INTRODUCCIÓN
En este mundo tan fluctuante, solo las organizaciones que se adapten a
las nuevas condiciones del entorno lograrán asegurar su supervivencia, y
son los proyectos los que les permiten lograr esta adaptabilidad, la clave
esta en su correcta gestión.
Si bien existen muchos tipos de
proyectos, aquellos en los que se busca
desarrollar o implementar nuevas
tecnologías resultan ser especialmente
complicados, y por lo tanto su gestión
verdaderamente
critica
para
la
supervivencia de la organización.
HISTORIA DE LA GESTIÓN DE
PROYECTOS
Prehistoria
El
conocimiento
se
“documentaba”, pasándolo
de generación en generación.
Edad De Los
Metales
Diseño
Siglo XIX
Henry Gantt ideó el
diagrama de Gantt
HISTORIA DE LA GESTIÓN DE
PROYECTOS
Siglo XX
Los diferentes conflictos bélicos en los que se vio sumida la
humanidad ofrecieron los mayores avances en cuanto a la
gestión de proyectos
•Técnica de Evaluación de Precedencias.
•PERT (Program Evaluation and Review Technique)
•Gestión Del Talento Humano
HISTORIA DE LA GESTIÓN DE
PROYECTOS
Cada día son más las organizaciones que orientan su actividad en base a
proyectos y condicionan su supervivencia en el mercado al éxito de los
mismos.
El homo sapiens tuvo que lidiar con la tarea de transmitir su conocimiento,
el arquitecto egipcio tuvo que buscar la forma de describir su proyecto
antes de realizarlo, a nosotros nos corresponde gestionar la innovación y la
tecnología.
GESTIÓN DE PROYECTOS
TECNOLÓGICOS
La gestión de proyectos es la disciplina de organizar y administrar recursos
de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el
proyecto dentro del alcance, el tiempo, y coste definidos.
Se podría definir un proyecto
tecnológico como “una actividad
dirigida a conseguir un objetivo
específico de I+D en un intervalo de
tiempo definido y con un coste
acordado”
GESTIÓN DE PROYECTOS
TECNOLÓGICOS
Se realiza para desarrollar todas aquellas competencias que la
organización requiere para mejorar su desempeño:
Manejo de su capital Intelectual
Habilidad para la formación de equipos de trabajo y para administrar las
tecnologías de equipo, de producto y de proceso disponibles.
Para la Gestión de proyectos
tecnológicos es indispensable
una formación técnica sólida y
de amplios conocimientos
económicos y administrativos.
GESTIÓN DE PROYECTOS
TECNOLÓGICOS
El propósito de la Gestión de
proyectos tecnológicos es:
Dar soporte y/o dirigir al equipo técnico desde el punto de vista de
los objetivos del Proyecto .
Gestionar los procesos y actividades que aplican recursos escasos
para conseguir los objetivos definidos.
Asegurar que se preparan los informes y documentos
correspondientes y se comunica a todos los interesados la
información adecuada.
ETAPAS DE UN PROYECTO
TECNOLÓGICO
Gestación del Proyecto
Abarca la detección de necesidades y oportunidades, y el diseño da la
propuesta.
Para que se dé el inicio de un proyecto exitoso, deben cumplirse una
serie de condiciones:
Creatividad de los participantes,
Un ambiente y de recursos organizacionales
adecuados para los fines perseguidos
Acceso a la información, a través de medios
efectivos de comunicación interna y externa.
ETAPAS DE UN PROYECTO
TECNOLÓGICO
Gestación del Proyecto
Inicia con la generación de una idea,
que puede surgir ya sea del
reconocimiento de una nueva
oportunidad técnica, de la detección
de una necesidad del mercado o del
aparato productivo.
Estas necesidades o demandas de tecnología se pueden clasificar
como demandas explícitas y demandas latentes
ETAPAS DE UN PROYECTO
TECNOLÓGICO
Gestación del Proyecto
Una ves detectada la oportunidad es necesario diseñar el nuevo producto,
es decir, pensar, imaginar como será.
Esta es la etapa creativa por
excelencia, ya que a través del
diseño se crea lo inexistente
ETAPAS DE UN PROYECTO
TECNOLÓGICO
Gestación del Proyecto
El diseño de un producto supone investigar con que materiales se puede
construir, de que forma y medidas conviene realizar cada una de las partes
que lo componen y como se integran en el armado del producto, etc.
El calculo de los costos forma
parte de esta etapa ya que se
puede
obligar
a
hace
modificaciones en el diseño.
ETAPAS DE UN PROYECTO
TECNOLÓGICO
Organización y Gestión
La realización de un proyecto tecnológico
requiere planificar el modo en que se
llevara a cabo, detallando todas las tareas
a realizar, su secuencia y el tiempo
estimado en el que se debería realizar.
ETAPAS DE UN PROYECTO
TECNOLÓGICO
Organización y Gestión
Es preciso designar quienes serán los
responsables de cada uno de las
tareas planificadas y prever de que
modo se obtendrá el dinero o los
recursos necesarios y como se va a
llevar el producto a sus destinatarios
(publicidad,
distribución,
comercialización, etc.).
ETAPAS DE UN PROYECTO
TECNOLÓGICO
Ejecución
Es la etapa en la que se fabrica el producto
En los proyectos con alto grado de innovación aparecen problemas como:
Cambios frecuentes en la estimación de plazos y
costes.
Retrasos no solucionables ampliando recursos.
Percepción de lentitud por parte de la dirección.
Ansiedad.
Dificultades para el uso de instrumentos de control.
Reuniones frecuentes de revisión
ETAPAS DE UN PROYECTO
TECNOLÓGICO
Ejecución
Una de las decisiones mas importantes en la gestión de proyectos es
acabar o no los proyectos iniciados. Al momento ideal para esa
reflexión se le llama punto de decisión critica.
ETAPAS DE UN PROYECTO
TECNOLÓGICO
Ejecución
Puntos que implicaran el fin del proyecto si se llega a un nivel
determinado:
Productos competidores se están anticipando.
Efectos negativos sobre otros productos de la empresa.
Retraso en la consecución de objetivos técnicos o
comerciales.
Cambios en los objetivos estratégicos de la empresa.
Más presión de otros proyectos sobre los recursos que se
comparten.
Variación del tamaño y las necesidades del mercado.
Cambios legales
Problemas súbitos en suministro de materias clave
ETAPAS DE UN PROYECTO
TECNOLÓGICO
Evaluación y perfeccionamiento
Supone la revisión de todo el proceso y del producto logrado a los
efectos de perfeccionarlo
Entre el diseño, que anticipa como será, y el producto terminado suele
haber diferencias.
Estos puede deberse a errores en el diseño como a modificaciones que se
han detectado como necesarias durante el mismo proceso de
construcciones para optimizarlo.
También hay que probar el funcionamiento del producto terminado.
ETAPAS DE UN PROYECTO
TECNOLÓGICO
Evaluación y perfeccionamiento
Muchas veces en los proyectos de desarrollo tecnológico, se genera
nuevo conocimiento que puede tener la forma de nuevos resultados de
investigación.
El siguiente proceso de la gestión de proyectos tecnológicos, es la
determinación de que resultados son susceptibles de protección
industrial, a través de una patente o modelo de utilidad o bien de la
tramitación de derechos de autor o marcas.
HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DE
PROYECTOS TECNOLÓGICOS
Diagrama de barras de un Proyecto (Grafico De Gantt)
Permite identificar la actividad en que se estará utilizando cada uno de los
recursos y la duración de esa utilización.
Constituye una información
clave para la planificación
tecnológica pues permite
subrayar el logro de los hitos.
HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DE
PROYECTOS TECNOLÓGICOS
Diagrama de Flujo
Permite describir la secuencia de los
distintos pasos o etapas y su
interacción.
Esta representación ayuda a poner el
énfasis en las etapas intermedias para
alcanzar los puntos claves o hitos.
HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DE
PROYECTOS TECNOLÓGICOS
Red de actividades o Método del camino crítico
Es un proceso administrativo de planeación, programación, ejecución y
control de todas y cada una de las actividades componentes de un
proyecto que debe desarrollarse dentro de un tiempo crítico y al costo
óptimo.
Permite
identificar
aquellas
actividades con las que puede
acortarse el tiempo para la
comercialización de los resultados
del Proyecto.
MEJORES PRÁCTICAS A LA HORA DE
GESTIONAR UN PROYECTO TECNOLÓGICO.
Definir el Alcance y los Objetivos del Proyecto
Es primordial entender los
objetivos del proyecto, ya que
determinar los objetivos reales
ayudará a planificar el proyecto.
MEJORES PRÁCTICAS A LA HORA DE
GESTIONAR UN PROYECTO TECNOLÓGICO.
El alcance o área de competencia
define los límites del proyecto.
Decidir que es lo que está dentro o
fuera de los límites del proyecto
determinará la cantidad de trabajo
que se necesitará realizar.
Se debe entender quienes son los
interesados y que es lo que esperan
que se les entregue.
MEJORES PRÁCTICAS A LA HORA DE
GESTIONAR UN PROYECTO TECNOLÓGICO.
Definir las Tareas
Definir que tareas se esperan del
proyecto y documentarlas con
suficiente detalle para que
cualquiera de los involucrados
pueda llevarla a cabo correcta y
eficientemente.
MEJORES PRÁCTICAS A LA HORA DE
GESTIONAR UN PROYECTO TECNOLÓGICO.
Planificar el Proyecto
Planificar requiere que el gerente de
proyecto decida qué gente, recursos
y presupuestos se requieren para
completar el mismo.
El equipo del proyecto debe estar involucrado en la estimación de la duración
de las actividades, establecer hitos que indiquen fechas críticas durante el
desarrollo del proyecto y escribirlas en la planificación.
Los accionistas principales deben revisar y dar su consentimiento al plan.
MEJORES PRÁCTICAS A LA HORA DE
GESTIONAR UN PROYECTO TECNOLÓGICO.
Comunicación
La planificación del proyecto
resulta
inútil
si
no
es
comunicada efectivamente al
equipo de proyecto.
Cuando no se comparte la planificación del proyecto, el grupo de trabajo
no sabe cuales son las actividades que les corresponde
MEJORES PRÁCTICAS A LA HORA DE
GESTIONAR UN PROYECTO TECNOLÓGICO.
Seguimiento y Reporte de Avance del Proyecto
Una vez que el proyecto esté en ejecución debe ser monitoreado y se
compara el progreso actual con el proyectado.
Se debe registrar las variaciones
entre lo real y lo proyectado, tanto
en lo referente a costos, como a
cronograma y al alcance.
MEJORES PRÁCTICAS A LA HORA DE
GESTIONAR UN PROYECTO TECNOLÓGICO.
Gestión del Cambio
Los accionistas a menudo cambian de parecer en lo que respecta a las
áreas de cada proyecto. A veces cambia el entorno de negocios en medio
del desarrollo, y los supuestos que se hicieron al comenzar no siempre
siguen siendo válidos.
Administrando los cambios, el líder de
proyecto puede tomar decisiones sobre si
incorporar
o
no
los
cambios
inmediatamente o en el futuro, o
directamente rechazarlos.
MEJORES PRÁCTICAS A LA HORA DE
GESTIONAR UN PROYECTO TECNOLÓGICO.
Gestión del Riesgo
Los riesgos son eventos que pueden afectar
negativamente el proyecto. Los riesgos varían
con cada proyecto pero se debe identificar lo
antes posible los riesgos del proyecto en
particular. Se debe planificar para evitar los
riesgos o, si los riesgos no pueden ser evitados,
para mitigar su impacto en el proyecto en caso de
que efectivamente ocurra. Esto se conoce como
gestión del riego (risk management).
CONCLUSIÓN
La gestión de proyectos es una actividad muy importante a la hora de
asegurar el éxito de los proyectos que emprenden las diferentes
organizaciones, y más aun cuando estos proyectos involucran desarrollos e
innovaciones tecnológicas.
Existen muchas metodologías y herramientas para llevar a cabo la gestiona
de un proyecto tecnológico, lo importante es reconocer cuales son las
necesidades del proyecto en el que se esta trabajando e implementar
aquellas que se adapten a las necesidades del mismo.