Transcript Planul de proiect

Seminar de instruire
Iniţiere în Managementul IT
Prezentat: Valentina Jardan
Preluat: Centru de eGuvernare
www.idsi.md
IDSI, 06.04.2012
Iniţiere în Management IT
Scopul seminarului



Diseminarea informaţiei studiate
Analiza stării de management al proiectelor în IDSI
Propuneri şi plan de imbunătăţire a managementului
proiectelor în IDSI
www.idsi.md
2
Iniţiere în Management IT
Câteva reguli de bază

Intrebaţi, intrebaţi şi iar intrebaţi – deoarece ne
amintim:





50% din ceea ce vedem şi auzim,
80% din ceea ce spunem,
90% din ceea ce spunem şi facem,
Luaţi notiţe ori de câte ori consideraţi
dumneavoastră că ceva e important
Participaţi şi dumneavoastră


www.idsi.md
Cu exemple
Incercând să vă puneţi în diverse situaţii
3
Iniţiere în Management IT
Agenda
Managementul Proiectelor IT

Ce este un proiect şi care sunt calităţile managerului
de proiect
Definiţia unui proiect de succes
Triunghiul / Trapezul de aur

Ingredientele managementului de proiect









www.idsi.md
SDLC
Metodele managementului de proiect
Planul de proiect
Planificarea costurilor şi a resurselor
Planificarea comunicării şi a calităţii
Managementul riscurilor
Managementul schimbării
Denumirea evenimentului, locatia, data
4
Iniţiere în Management IT
Definiţia unui proiect
Un proiect este o serie de activităţi relaţionate care sunt indeplinite pentru a
realiza un obiectiv specific.
–
Construcţia unui pod
–
Realizarea unui sistem informatic
–
Reorganizarea/restructurarea unei companii
–
Lansarea unui nou produs pe piaţă
–
Proiectarea şi implementarea unui sistem de management (al
calităţii, al mediului etc.)
Atributele principale ale unui proiect sunt:
www.idsi.md
–
Un scop unic
–
Un punct de plecare definit
–
Un set concret de obiective
–
Un set de ieşiri şi livrabile, pentru a satisface obiectivele
–
Un punct de sosire unde se îndeplinesc obiectivele
–
Beneficii (la modul ideal cuantificabile şi mai mari decât costurile)
Denumirea evenimentului, locatia, data
5
Iniţiere în Management IT
Calităţile unui manager de proiect
Responsabil
 De încredere
 Disponibil
 Inteligent
 Sociabil
 Abordabil
 Cu un bagaj de cunoştinţe specific
proiectului
Skilluri: leadership, motivaţie, bun
planificator,
negociator, capabil să delege.

www.idsi.md
6
Iniţiere în Management IT
Calităţile unui manager de proiect
Project Management-ul este o meserie care necesită atât abilităţi
native (gândire analitică, atitudine orientată spre rezolvarea
proactivă a problemelor), cât și dobândite (planificare, control,
motivare, managementul riscurilor, managementul calităţii etc.).
Personalul cu astfel de abilități este rar, iar în lipsa unei investiţii
reale în formarea unor astfel de manageri, majoritatea organizațiilor
apelează la soluții de compromis, promovând în astfel de poziții
personal administrativ.
www.idsi.md
7
Iniţiere în Management IT
Proiecte de succes
Un proiect poate fi considerat de succes atunci când:

Duce la indeplinirea obiectivelor

Este livrat în timpul estimat

Este livrat în bugetul estimat

Livrează un sistem conform specificaţiilor, inclusiv atunci
când e vorba de calitate

Aduce valoare în raport cu investiţia (value for money)

Mulţumeşte sponsorii proiectului şi părţile cointeresate
În concluzie, un proiect de succes este dezvoltat la costul
estimat, în timpul specificat, conform cu specificaţiile.
www.idsi.md
8
Iniţiere în Management IT
Triunghiul / Trapezul de aur
www.idsi.md
9
Iniţiere în Management IT
Ingredientele managementului de proiect





Responsabilităţi clare: este esenţial ca rolurile şi
responsabilităţile să fie clar definite, documentate şi agreate;
Obiective clare şi scop limpede: trebuie să se ştie ce se
livrează şi de ce;
Control: orice proiect poate fi controlat, e nevoie însă de
metodă;
Proceduri pentru schimbare: schimbarea face parte din
viaţa noastră, şi ea trebuie controlată;
Raportare şi comunicare: comunicare eficientă şi eficace
cu sponsorii proiectului şi transparenţa înseamnă evitarea
conflictelor şi rezolvarea problemelor.
www.idsi.md
10
Iniţiere în Management IT
System Development Life Cycle (1)
Ciclul de viaţă al dezvoltării sistemelor
• Initiation – iniţierea:
–
Identificarea unei nevoi care nu poate fi satisfăcută decât
printr-un proiect
–
Request for work – cerere de lucru (sau cerere de sistem)
• Feasibility study – studiul de fezabilitate:
–
Este proiectul fezabil din punct de vedere cost/beneficiu?
–
Pot fi indeplinite constrângerile?
• Constrângeri tehnice
• Constrângeri de timp
• Constrângeri de buget
• Project set-up – Instanţierea proiectului:
–
www.idsi.md
Daca proiectul e fezabil – un comitet sau altă entitate numeşte
un project manager
11
Iniţiere în Management IT
System Development Life Cycle (2)
• Requirements analysis and specification – analiza cerinţelor şi
specificaţiile proiectului:
– Identificarea cerinţelor, structurarea şi prioritizarea lor
• MoSCoW (Must Could Should Won’t)
• Design – Proiectarea:
– Elaborarea specificaţiilor funcţionale
– Elaborarea specificaţiilor non-funcţionale (performanţă,
securitate, capacitate, disponibilitate etc.)
• Construction – Construcţia:
– Aici se instalează, configurează, dezvoltă cod etc.
www.idsi.md
12
Iniţiere în Management IT
System Development Life Cycle (3)
• Acceptance testing – Testarea de acceptanţă:
– Făcută de beneficiari, în conformitate cu cerinţele – de
obicei în urma unei instruiri
– Se testează dacă proiectul dezvoltat corespunde cu
aşteptările captate în cerinţe
• Go-Live - Punerea în producţie:
– Sistemul este pus în producţie şi utilizatorii incep să îl
folosească
• Maintenance – Mentenanţa şi intreţinerea:
– Sistemul intră în operaţiuni
– 80-90% din viaţa unui sistem este reprezentată de partea
operaţională
www.idsi.md
13
Iniţiere în Management IT
SDLC în acţiune
www.idsi.md
14
Iniţiere în Management IT
Managementul de proiect şi SDLC-ul



Fiecare dintre fazele de mai sus reprezintă o
inşiruire de activităţi, executate de nişte resurse
într-un timp dat şi într-un anumit buget
Fiecare proces din fazele SDLC poate produce
deliverables (livrabile); acestea – sau alte
puncte ale proiectului – pot fi milestone-uri (pietre
de hotar) pentru acesta şi pot decide soarta
proiectului
Este aşadar sarcina managerului de proiect
să ţină sub control elementele triunghiului /
trapezului de aur
www.idsi.md
15
Metodele principale ale managementului de proiect
Planificare şi estimare
– Planificarea este baza controlului proiectului, cea care dă
încredere echipei
Monitorizare şi control
– Am atins milestone-urile, am indeplinit activităţile, suntem
în buget şi în timp?
Managementul neconformităţilor
– Toate problemele care pot afecta gradul de succes al
proiectului vor fi identificate şi cunoscute
Managementul schimbării
– Scăparea de sub control al schimbărilor poate afecta şi
chiar compromite proiectul (vezi triunghiul/trapezul de
aur)
www.idsi.md
16
Iniţiere în Management IT
Metodele principale ale managementului de proiect
Managementul riscurilor
– Orice activitate umană are riscuri, riscurile trebuie
gestionate
– Nu trebuie confundate cu neconformităţile sau
problemele, riscurile nu s-au intâmplat încă, au doar
potenţialul de a se întâmpla
Asigurarea proiectului
– Un set obiectiv de proceduri care să asigure că principiile
de control vor fi menţinute pe intreaga durată a livrării
Organizarea proiectului
– Roluri şi responsabilităţi clare
Managementul schimbării afacerii
– Managementul sponsorilor (matricea de influenţă /
interes)
www.idsi.md
17
Planul de proiect




În cursul fazei de instanţiere o serie de documente vor fi
elaborate pentru a alcătui un plan de proiect
Planul de proiect este setul de documente care descrie cum vor fi
controlate şi coordonate procesele din proiect
Planul de proiect centralizează toate documentele de planificare
folosite pentru a gestiona şi coordona proiectul
Planul definește:
– Scopul proiectului
– Graficul de execuţie al proiectului
– Costul proiectului
– Altele: riscuri, achiziţii, resurse umane, planul de
comunicare şi planul de calitate
www.idsi.md
18
Iniţiere în Management IT
Documentul de iniţiere a proiectului
Un punct de start bun este Project Initiation Document
www.idsi.md
–
Introducere, ţeluri, obiective şi livrabile
–
Lista pesoanelor din proiect (project organization chart)
împreună cu rolurile lor
• Sponsori, manageri, beneficiari
–
O structură de proiect (modul în care proiectul va fi impărţit şi
executat)
–
O lista de milestone-uri (cu date calendaristice specificate)
–
Factori critici de succes şi criterii de finalizare
–
O secţiune de control managerial
–
Riscuri şi presupuneri
–
Planul de comunicare
–
Secţiune de aprobări şi autorizări (sign-off)
19
Iniţiere în Management IT
Graficul de execuţie
Probabil technica cea mai populară de
management de proiect
–
–
–
–
–
–
www.idsi.md
Definiţia activităţilor de proiect, clare şi agreate
Impărţirea activităţilor (Work Breakdown
Structure)
Identificarea duratelor şi a eforturilor
Luarea în calcul a constrângerilor şi
dependenţelor
Monitorizarea atentă şi constantă a progresului
De obicei, planul de proiect este prezentat sub
formă de diagrama Gantt
20
Iniţiere în Management IT
Graficul de execuţie - exemplu
www.idsi.md
21
Iniţiere în Management IT
Planificarea costurilor şi a resurselor
Imediat ce activităţile sunt cunoscute, costurile pot fi estimate
– În termen de cantităţi
– Planificarea de costuri trebuie făcută pe cât posibil
asemănătoare cu cea de activităţi
– Estimarea costurilor cu resursele umane poate fi dificilă
• Costurile interne nu sunt cunoscute întotdeauna
• Costurile externe pot varia destul de mult
Resursele trebuie şi ele estimate
– Oameni şi competenţe
– Echipamente şi instrumente
– Birouri şi spaţii de lucru
www.idsi.md
22
Abordări pentru estimare
Folosirea unui expert în materie
– Riscuri reduse la nivel de activităţi
– Riscuri mai ridicate la nivel de estimate (experţii subestimează)
Bottom-up: de jos în sus
– O metodă analitică, destul de mare consumatoare de
timp
– Bazată pe estimarea activităţilor
– Se face împreună cu echipa de proiect
Top-down: de sus în jos
– Folosită pentru proiecte de un anumit tip, de care au mai
fost făcute
– Bazat pe cunoştinţe acumulate
www.idsi.md
23
Iniţiere în Management IT
Planificarea comunicării şi a calităţii
Planul de comunicare include
– Fluxul de comunicare
– Cum vor fi folosite instrumentele de comunicare
– Cine cu cine comunică
Orice proiect trebuie sa aibă un plan de calitate
– Cu criterii obiective de calitate
– Criteriile trebuie să fie SMART
(Specific,Măsurabil, Aprobat, Realist, Timp,
Evaluat, Revăzut)
– ISO 8402 defineşte calitatea ca fiind: totalitatea
trăsăturilor şi caracteristicilor unui produs sau a
unui serviciu care constau în abilitatea acestuia
de a satisface cerinţele formale sau informale.
www.idsi.md
24
Iniţiere în Management IT
Câteva cuvinte despre riscuri
Atunci când e vorba de riscuri, avem la dispoziţie
un set de activităţi:
–
–
–
–
–
www.idsi.md
Identificarea şi prioritizarea riscurilor
Evaluarea expunerii la risc
Activităţi de reducere a riscurilor şi acţiuni de
contingenţă
Riscurile tipice pentru sistemele informatice
Menţinerea înregistrărilor despre riscuri
25
Iniţiere în Management IT
Managementul riscurilor
www.idsi.md
26
Iniţiere în Management IT
Prioritizarea riscurilor
Prioritatea este un produs între Impact şi Probabilitate
– Impactul: efectul advers produs de realizarea riscului
– Probabilitatea: care este şansa ca un risc să se realizeze
Sa nu uităm de Legile lui Murphy când e vorba de probabilitate:
– If anything can go wrong, it will.
Prioritizarea ajută PM-ul să ia o acţiune:
– Acceptarea riscului
– Prevenirea riscului
– Reducerea riscului
– Transferarea riscului
– Planul de contingenţă
– (Ignorarea riscului nu este o opţiune)
www.idsi.md
27
Iniţiere în Management IT
Evaluarea gradului de risc
www.idsi.md
28
Iniţiere în Management IT
Monitorizarea şi controlul – registrul de riscuri
www.idsi.md
29
www.idsi.md
30
Iniţiere în Management IT
Project managerul în acţiune
Monitorizare şi control
• Execuţia planului de proiect
a. Monitorizarea progresului în raport cu planul de
proiect
b. Evaluarea progresului real în raport cu progresul
planificat
c. Identificarea deviaţiilor şi variaţiilor de la plan
d. Aplicarea acţiunilor corective
Repetitia a,b,c,d este cunoscută şi ca ciclul de
control.
www.idsi.md
31
Acţiuni corective






Creşterea intensităţii activităţilor, a duratei lor
sau urgentarea acestora
Replanificarea
Extinderea perioadei de desfăşurare a
proiectului (dead-line)
Creşterea numărului de resurse
Reducerea scopului
Oprirea proiectului
www.idsi.md
32
Iniţiere în Management IT
Reprezentarea grafică a progresului
www.idsi.md
33
Procesul de management al schimbării





Formularea unei cereri de schimbare
Revizuirea cererii de schimbare
Determinarea fezabilităţii
Avizarea sau respingerea cererii de schimbare
Implementarea şi inchiderea cererii de
schimbare

www.idsi.md
Necesitate: Formularul cererii de schimbare
34
Iniţiere în Management IT
Concluzii
E nevoie de project management pentru:
- A livra proiectele în timp şi în buget
- A ţine echipa de proiect concentrată pe scop
- A estima graficul de livrare, resursele şi duratele
- A îndeplini cerinţele de comunicare
- A gestiona riscurile
- A documenta
- A monitoriza şi a controla
- A negocia şi a controla schimbarea
www.idsi.md
35
Iniţiere în Management IT
Lecţii de PM invăţate
Contract de BCDR (business continuity & disaster
recovery)
• Iniţial angajament scurt, de 20 de zile/om
• Valoare mică, consultanţă pură, 4 servicii
angajate
• După 4 luni şi aproximativ 40 de zile/om ne-am
blocat
• Un PM senior a făcut o evaluare şi a rezultat un
document tip lecţii de învăţat (lesson learned)
www.idsi.md
36
Iniţiere în Management IT
Lecţii invăţate de IDSI ?
www.idsi.md
37
Aforisme


”Dumnezeu îi ajută pe cei ce se ajută singuri”
(Benjamin Franklin)
”Lumea este plină de binevoitori: unii doresc să
muncească și toți ceilalți doresc să-i lase să o
facă” (Anonim)
www.idsi.md
38
Iniţiere în Management IT
Domeniile managementului de proiect
www.idsi.md
39
Iniţiere în Management IT
Project Management - Size of the Project
Classification
Work Effort
(Days)
Probability of
HR Budget
HR Turnover
through Project
Duration
Project
Management
Guidelines
Small
<50
Low to None
<$25,000
Basic
Medium
51–199
Low
$25,000–
$150,000
Full
Large
200 +
Medium
>$150,000
Full
Complex
Large
>1 Year
High
>$1,000,000
Full
www.idsi.md
40
Iniţiere în Management IT
Modelul de productivitate
www.idsi.md
41
Iniţiere în Management IT
Propuneri
• Elaborare, implementare şi respectarea a
unui plan de proiect (Orice proiect să fie
plasat în Twiki (structura de documente))
• Să se respecte triunghiul de aur
• Să se respecte SDLC
• Management al schimbarii – document
standardizat
www.idsi.md
42
Iniţiere în Management IT
Mulţumesc pentru atenţie!
www.idsi.md
43