Managementul unui proiect. Metodologii de management de proiect

Download Report

Transcript Managementul unui proiect. Metodologii de management de proiect

Slide 1

Managementul unui proiect.
Metodologii de management de proiect
(Prince 2, TenStep, Six Sigma).
Prezentare comparativă.

Disciplina: Managementul poiectelor


Slide 2

Managementul unui proiect


Managementul proiectelor se refera la:
definirea
– planificarea,
– implementarea
– monitorizarea, controlul
– finalizarea unui proiect.


Inca dinainte de a incepe, trebuie admis ca toate
proiectele necesita un anumit nivel de
management de proiect.


Slide 3

Un proiect în care lucreaza
2 oameni

timp de 200 de ore

- ar putea fi condus mental
Un proiect în care lucrează
10 oameni

timp de 5000 ore

- nu poate fi condus in aceeasi maniera


Cu cat proiectul este de o mai mare anvergura si mai
complex, cu atat creste nevoia de a dispune de un
proces formalizat, standardizat si structurat.


Slide 4

Probleme cu care ne confruntăm în
realizarea unui proiect:







Proiecte finalizate cu intarziere, cu depasirea bugetului sau fara sa
indeplineasca cerintele functionale ale clientului
Procesele si tehnicile utilizate de managerii de proiect sunt slab
standardizate si folosite inconsecvent
Managementul de proiect este reactiv si nu este privit drept un
aport valoric
Timpul necesar managementului proactiv al proiectelor nu este
consolidat / inclus in programul de activitati, fiind considerat ‘o
cheltuiala generala' / ‘balast'.
Proiectele sunt ‘de succes' in pofida lipsei unei planificari si a
managementului de proiect, prin stres accentuat si ore
suplimentare lucrate, pe toata durata ciclului de viata al proiectului.


Slide 5

Aceste neajunsuri pot fi eliminate/evitate prin:
Abordarea
unei
bune
management al proiectelor.


discipline

de

Aplicarea unei metodologii de management
de proiect.



Slide 6

Managementul de proiect este:


Ştiinţă



Artă



Tehnică

Demersul prin care resursele umane, materiale si
financiare sunt organizate într-un mod specific pentru
realizarea unor lucrări dintr-un domeniu de activitate,
cu specificaţii date, cu restricţii de cost şi timp, urmând
un ciclu de viata standard pentru a realiza schimbări
benefice definite prin obiective cantitative si calitative.



Slide 7

Metodologii de management de
proiect

Prince 2,
TenStep,
Six Sigma


Slide 8

O definitie plastica a unei metodologii
de management al proiectelor:
“Metodologia managementului de proiect
este precum Codul Rutier.
Toata lumea ar putea circula fara el, dar ar fi
o aventura sa ajungi de la punctul de plecare
la cel de destinatie”.


Slide 9



O metodologie de management al
proiectelor furnizeaza cadrul de lucru,
procesele,
recomandarile
si
tehnicile
necesare pentru a conduce oamenii si a
gestiona volumul de munca al activitatilor.



O metodologie buna creste sansele de
succes si in consecinta furnizeaza valoarea
organizatiei, proiectului si managerului de
proiect.


Slide 10

Componentele unei metodologii standardizate
de management de proiect sunt:


Business Case - reprezinta justificarea proiectului;



Organizare - rolurile din cadrul echipei de proiect, modalitati de comunicare si de raportare;



Planuri - descriu livrabilele care trebuie obtinute, activitatile necesare pentru a crea aceste
livrabile, precum si activitatile necesare pentru a valida calitatea livrabilelor; identifica
resursele si timpul necesar pentru toate aceste activitati (inclusiv controlul de calitate),
precum si caracteristicile acestor resurse; identifica dependentele intre activitati, precum
si dependentele externe; stabilesc punctele de monitorizare si de control al progresului,
momentele de inceput si de sfarsit ale tuturor activitatilor;



Mijloace de control - definirea tolerantelor (timp, cost); descrierea proceselor; autorizarea
pachetelor de lucru; controlul de calitate; managementul problemelor proiectului;
controlul schimbarii; intretinerea registrului de riscuri; planificarea si replanificarea
activitatilor; evaluarea la sfarsit de etapa etc.



Managementul riscului - identificarea si definirea riscurilor, evaluarea probabilitatii de aparitie
si a impactului probabil;



Managementul calitatii - identificarea caracteristicilor produselor sau serviciilor si a actiunilor
ce trebuie intreprinse pentru ca acestea sa satisfaca nevoile clientului si standardele de
calitate;



Managementul configuratiei proiectului - asigura urmarirea si mentinerea controlului
livrabilelor proiectului; ofera un sistem pentru inregistrarea, urmarirea si gestionarea
problemelor;



Managementul schimbarii - evaluarea impactului pe care o schimbare potentiala il poate
produce, importanta, costul si decizia de implementare a schimbarii.


Slide 11

Avantajele utilizării unei metodologii de
management al proiectelor:



este construita pe baza experientelor anterioare din proiecte;
ajuta la evitarea repetarii greselilor trecutului;



imbunatateste performanta, productivitatea si calitatea serviciilor
de management de proiect;



creste increderea clientului in finalizarea cu succes a proiectului;



poate fi folosita ca avantaj competitiv, in scopul diferentierii de
concurenta;



ajuta la standardizarea abordarii proiectelor si este catalizatorul
acumularii de experienta in cadrul organizatiei.


Slide 12

Optiuni in obţinerea unei metodologii
de management al proiectelor


O dezvolti singur.
Poti construi o metodologie personalizata care sa reflecte
perfect filosofia si bunele practici din organizatia ta. Multe
companii continua si astazi sa procedeze astfel.



O cumperi.
Multe companii aleg fie sa cumpere, fie sa licentieze o
metodologie existenta. Aceste metodologii la cheie contin
de obicei tot ce ii este necesar organizatiei tale pentru a
avea ucces.


Slide 13

Metodologii de management de proiect
TenStep Project Management Process
 PRINCE2
 Six Sigma
 The PMI Project Management Body of
Knowledge (PMBOK )
 Success Driven Project Management
 altele



Slide 14

TenStep
Project Management Process


Slide 15

TenStep Project Management Process


este o metodologie pentru managementul
activitatii sub forma de proiecte.



O
caracteristica
a
TenStep
Project
Management Process este impartirea acestuia
in zece pasi – primii doi pentru definire si
planificare,
iar
urmatorii
opt
pentru
managementul si controlul muncii.


Slide 16

Cei 10 paşi:

















1.0 Definirea Muncii. Managerul de proiect investeste timp in definirea muncii pentru a se
asigura ca echipa de proiect si clientul au o intelegere comuna asupra livrabilelor proiectului,
beneficiilor si scopurilor.
2.0 Construirea Planului de Lucru. Planul de lucru este vital pentru a fi siguri ca echipa stie ce
are de facut.
3.0 Managementul Planului de Lucru. Planul de lucru trebuie actualizat in permanenta si
trebuie sa reflecte in orice moment munca ramasa.
4.0 Managementul Situatiilor Dificile. Multe din problemele care apar se rezolva rapid. Cu
toate acestea, o “situatie dificila” apare atunci cind o problema obstructioneaza evolutia
proiectului si nu poate fi rezolvata de catre managerul de proiect si de echipa proiectului fara
ajutor extern.
5.0 Managementul Continutului. Continutul este modul prin care descriem frontierele
proiectului. Scopul managementului schimbarilor continutului este sa ne asiguram ca sponsorul
(sau reprezentantul acestuia) aproba orice schimbare adusa continutului asupra caruia s-a
convenit initial.
6.0 Managementul Comunicarii. In cadrul proiectului, comunicarea eficace este un factor
cheie pentru succes in managementul asteptarilor clientului si al celorlalte parti interesate de
proiect.
7.0 Managementul riscurilor. Riscul se refera la conditii sau circumstante viitoare care se afla
in afara controlului echipei si care vor avea un impact negativ asupra proiectului daca acestea
se intimpla. Managerii de proiect care vor sa aiba succes trebuie sa rezolve problemele
potentiale inainte ca acestea sa apara.
8.0 Managementul Documentelor. Cu cât proiectul este mai mare, cu atât managementul
documentelor trebuie sa fie mai riguros si mai bine structurat.
9.0 Managementul Calitatii. Scopul pasului pentru managementul calitatii este in primul rând
intelegerea asteptarilor clientului in ceea ce priveste calitatea, iar apoi punerea in aplicare a
unui proces pentru indeplinirea acestor asteptari.
10.0 Managementul Metricilor. Metricile sunt utilizate pentru a colecta date cantitative pentru
luarea deciziilor si furnizeaza masura in care sunt indeplinite asteptarile.


Slide 17

Principiile elementare ale TenStep


Managementul scalabilitatii.



Se aplica tuturor proiectelor.



Management proactiv.



Dezvoltarea unui parteneriat intre echipa de proiect
si client.



Definirea incipienta a proceselor de management de
proiect.



Suficienta
proiect.

autoritate

acordata

managerului

de


Slide 18

Modelul Procesului TenStep









"Pasii" nu Implica o Ordine Secventiala
Pasul 3 este Pasul Cheie al Integrarii
Pasii Superiori Implica un Nivel mai Mare de
Complexitate a Managementului de Proiect
TenStep Nu Include Ciclul de Viata al Proiectului
TenStep Nu Include Colectarea de Cerinte Detaliate
TenStep Nu Considera Achizitiile o Responsabilitate
Cheie a Managementului de Proiect
Procesul de Finantare a Proiectului Nu este Inclus in
Metodologia TenStep
Proiectul Incepe Oficial Cand este Desemnat un
Manager de Proiect


Slide 19

PRINCE 2


este o metodologie de management de
proiect creata de catre guvernul Marii Britanii.



este folosita si in sectorul privat



a devenit populara in multe tari europene.



este o marca inregistrata a Office of
Government Commerce, si este de
asemenea inregistrata la U.S. Patent and
Trademark Office.
atat PRINCE2 cat si procesul TenStep sunt
ambele metodologii de management de
proiect




Slide 20

Compararea Procesului
TenStep cu PRINCE2
TenStep


PRINCE2

este compus din zece pasi

se

primii doi pasi (Definirea Proiectului si
Elaborarea Planului) din cei zece sunt
dedicati planificarii proiectului, desi
proiectul este replanificat continuu in
Pasul Managementul Planului. Ceilalti
opt pasi ai metodologiei TenStep sunt
dedicati managementului si executiei
proiectului.


Intreaga

metodologie
axeaza pe activitatile
managerul de proiect.

Nu

Include
Proiectului
Procesul

este Inclus

Ciclul

TenStep
realizate

de

Viata

descompune in opt procese

Trei

procese (Demararea Proiectului,
Initierea Proiectului si Planificarea) se
refera la planificarea proiectului. Atat
Demararea cat si Initierea Proiectului
apar
la
inceputul
metodologiei
PRINCE2®, iar Planificarea este un
proces ce se desfasoara continuu pe
parcursul intregii durate a proiectului.
aloca executiei proiectului trei procese.

se procesul de Conducere a Proiectului
de este executat de catre Comitetul
Proiectului si nu are legatura cu
activitatile zilnice ale managerului de
proiect.
al

de Finantare a Proiectului Nu

Include

Ciclul de Viata al Proiectului

Procesul

este Inclus

de Finantare a Proiectului


Slide 21

Six Sigma
= o metodologie utilizata pentru a reduce
pierderile si pentru a imbunatati calitatea si
performantele de cost si timp ale oricarei
afaceri.




Sigma este o litera greceasca utilizata pentru
a indica dimensiunea unei abateri sau a
nivelului de defect dintr-un produs.
Un defect este definit drept orice element ce
cauzeaza disatisfactia clientului sau ce se
abate de la tolerantele acceptate.


Slide 22

Six Sigma


Este un process de termen lung intentionat sa produca
imbunatatire continua.



Necesita perseverenta, concentrare si consacrare.



Poate fi aplicat in multe domenii: productia, functiunile
administrative si serviciului cu clientii.



Ajuta la scaderea variabilitatii, care determina
reducerea numarului de defecte si a costurilor
operationale in timp ce capacitatea efectiva creste.



Utilizat pentru imbunatatirea altor domenii precum
loialitatea clientilor, care in definitiv ajuta compania sa
isi indeplineasca obiectivele.


Slide 23

Compararea Procesului
TenStep cu Six Sigma
TenStep

Six Sigma

se

aplica in managementul proiectelor Initiativele in domeniul calitatii pot fi
de toate tipurile si dimensiunile.
stabilite la nivelul unui proiect sau la
nivelul intregii organizatii.
Unul

dintre "pasii" elementari este Six
Sigma
este
o
filosofie
procesul de managementul calitatii.
organizationala care se centreaza in
mod specific pe calitate,
 se suprapune cu o parte a procesului
TenStep.
Procesul

nevoie.
unul

TenStep indeplineste aceasta

Derularea

de proiecte cu un nivel de
calitate Six Sigma necesita un proces
de management de proiect standardizat.

din cele zece aspecte ale Six Sigma poate furniza baza generala
TenStep Project Management Process pentru acest pas de management al
este managementul calitatii la un nivel calitatii.
acceptabil.


Slide 24

Concluzii:


Six Sigma si TenStep Project Management
Process sunt procese complementare.



Astfel, o companie poate implementa:



metodologia TenStep - drept proces general de
management al proiectelor.
Six Sigma - drept filosofie generala in ceea ce
priveste calitatea.