Transcript Stein Bjørnstad, Deloitte - Medisinsk Teknisk Forening

Organisering av MTA og forvaltning av MTU i Helse SørØst RHF: Kan MTA overføres til Sykehuspartner?
Senior manager Stein Bjørnstad, Røros, 21. mars, 2012
Styringsgruppemøte
Oslo, 30. september 2011
Bakgrunnen for mine meninger er et utredningsarbeid som ble gjennomført i Helse
Sør-Øst i 2011 og som blant annet så på grensesnittet mellom MTU og IKT
 Hensikten med arbeidet var å få utredet og dokumentert nåsituasjonen, utviklingstrekk
og få beskrevet et målbilde og retningsgivende tiltak for medisinsk teknisk utstyr og
behandlingshjelpemidler
 Ambisjonen var å gi RHFet mulighet til å fastsette realistiske krav til helseforetakene
knyttet til investeringer i MTU og behandlingshjelpemidler og påfølgende anvendelse
(opplæring, integrasjon mot IKT, vedlikehold, brukestøtte, avhending, etc.)
 Prosjektet fikk i tillegg konkrete utfordringer knyttet til grensesnitt mot IKT, mulige
fellesfunksjoner, mulighet for fellesanskaffelser, med mer.
 Prosjektleder ble leiet inn fra Deloitte og utredningsarbeidet fikk oppnevnt en
arbeidsgruppe bestående av sjefene ved alle medisinsk-tekniske avdelingene
 Mandat og finansiering ble håndtert gjennom SIKT (desember 2010) – etter noe
diskusjon om ambisjonsnivå og innretning på utredningsarbeidet
I Helse Sør-Øst er hovedinntrykket at helseforetakene har gjennomgående god
forvaltning, tilfredsstillende kontroll og god oversikt over et stort utstyrsvolum
Viktige forutsetninger som er på plass
Antall enheter BHM* og MTU i bruk per mai 2011
BHM
MTU
Totalt
AHUS
18 209
8 521
26 730
OUS
21 575
38 982
60 557
SIHF
12 472
11 374
23 846
SiV
10 695
6 052
16 747
SSHF
10 042
8 014
18 056
STHF
5 069
6 176
11 245
SØHF
11 511
5 676
17 187
VVHF
12 392
8 423
20 815
Totalt
101 965
93 218
195 183
* Behandlingshjelpemidler (BHM) er medisinsk-teknologisk utstyr som
pasienten benytter i hjemmet som en forlengelse av behandlingen
mens MTU befinner seg på foretakene
• Basert på spørreundersøkelse, er inntrykket at de fleste av
Helse Sør-Østs klinikere mener at det finnes tilstrekkelig med
utstyr (uten at de nødvendigvis sier seg tilfreds med utstyrets
alder og funksjonalitet)
• Klinikerne er i hovedsak tilfreds med den bistanden som gis når
utstyret er i bruk (fra medisinsk-tekniske miljøer)
• Brukerfeil er alltid beklagelig, men tallet på slike hendelser
vurderes til å være færre enn tidligere. Opplæring og
forvaltning, samt forbedringer i utstyrets funksjonalitet, kan ha
bidratt til å redusere omfanget av brukerfeil
• Tallgrunnlaget fra helseforetakene er gjennomgående pålitelig
og fullstendig på tross av at feltet er komplekst og
utstyrsvolumene er betydelige. Registrering og forvaltning skjer
etter noenlunde samme tilnærming i alle foretak
Hovedutfordringen kan isoleres til utstyrets aldersprofil i noen av foretakene og til grensesnittet mellom IKT og
MTU – forvaltningen av utstyret er grunnleggende sett gjenstand for god kontroll
Om datagrunnlaget: Data er fremskaffet ved å slå sammen informasjon fra de ulike databasene som benyttes til daglig vedlikehold og forvaltning. I
basene vil normalt hver enkelt komponent være registrert, også når komponenten ikke har noen selvstendig funksjon løsrevet fra det systemet
som pasienten eller klinikeren benytter.
-2-
MTU har stor variasjonsbredde – for en del typer utstyr og for en del anvendelser
vil også utstyr med høy alder fungere tilfredsstillende, men mye er gammelt
Utstyrsparkens alder fordelt til kategori, mai 2011
Utstyrstype
Antall
Anskaffelseskostnad **
Snittalder
Avskrivningstid
Analyseapparater og laboratorieutstyr
15 528
1 001 577 311
11,1
9
Anestesiologisk og respiratorisk utstyr
3 774
368 776 328
9,0
*
Annet / Uklassifisert
4 972
137 858 725
9,7
*
Bord, stol, renhold, lys og varme
8 112
374 564 928
10,8
*
441
140 063 145
11,0
*
IKT og infrastruktur
11 741
268 630 654
8,9
*
Infusjon og medisinering
10 382
112 181 154
6,6
*
Kirurgisk utstyr (engang og flergang)
5 189
256 882 839
8,9
15
Måling og overvåkning (EKG,
termomenter, EEG, etc.)
9 811
180 240 882
7,5
*
Oftalmologisk (øye) og optisk utstyr inkl.
mikroskop
3 198
242 237 317
14,5
*
Overvåkningsanlegg
8 598
343 759 837
9,1
8
Scopiutstyr
2 399
186 132 861
6,4
4
89
357 691 365
8,1
12
Ultralydutstyr
2 158
554 463 874
6,7
7
Øvrig behandling (Dialyse, defibrilator,
steinknuser, pacemaker, trening)
3 473
138 818 071
9,8
*
Røntgenutstyr (inkl. CT og MR)
3 353
1 659 039 175
9,1
10
93 218
6 322 918 467
9,2
10,2
Diagnostisk og terapeutisk strålegivende
utstyr (f.eks. gammakamera)
Stråleterapiutstyr
Totalt / snitt
-3-
• Ca. 800 kategorier MTU er i vanlig bruk.
Variasjonsbredden strekker seg fra rimelige
øretermometere til kostbart stråleterapiutstyr og
komplekst billeddannende utstyr
• Utstyr fra 1990-tallet kan fortsatt være anvendelig,
men utfordringene ved høy alder er reell:
• Tilgang på reservedeler og forbruksmateriell
• Slitasje og driftssikkerhet
• Inkompatible it-systemer
• Høye servicekostnader
• Bildekvalitet og produktivitet som står tilbake
for nytt utstyr
• Antatt levetid varierer mye og avhenger av type
utstyr
• COCIR-normen benytter 10 år som en
risikogrense for billeddannende utstyr
• Alder ved kassasjon basert på tilgjengelige
data var ca. 13 år for MTU i 2010
*) Utstyr uten oppgitt avskrivningstid er i departementets
retningslinjer kategorisert som «annet MTU» med
gjennomsnittlig avskrivningstid satt til 11år.
**) Verdien på MTU (BHM ikke inkludert) er gitt som
anskaffelseskostnad eksklusiv merverdiavgift.
Mange foretak har gammelt utstyr: OUS har en betydelig andel av utstyrsparken og
har en utstyrspark som i snitt er eldre enn ved de øvrige foretakene
Utstyrets alder og andel av utstyr som var 11 år eller mer (per mai 2011)
Andel som var 11 år
eller mer
Foretak
AHUS
Antall
MTU
Anskaffelseskostnad*
Snittalder
(år)
I volum
I verdi
8 521
580 375 975
4,5
5%
2%
OUS
38 982
2 715 889 622
10,2
39 %
29 %
SIHF
11 374
652 826 975
9,5
33 %
20 %
SiV
6 052
433 423 504
9,6
37 %
29 %
SSHF
8 014
620 539 327
9,0
24 %
15 %
STHF
6 176
346 994 026
9,0
35 %
26 %
SØHF
5 676
389 553 335
9,1
32 %
29 %
VVHF
8 423
583 315 703
9,0
27 %
17 %
Totalt
93 218
6 322 918 467
9,2
32 %
23 %
*) Verdien på MTU (BHM ikke inkludert) er gitt som anskaffelseskostnad eksklusiv
merverdiavgift.
Når mye utstyr er gammelt, er det nødvendig med planmessig fornyelse
for å sikre god drift
-4-
Aldersprofil for MTU gjenspeiler et stykke på vei de
investeringer som er gjort i bygningsmasse
• Aldersprofilen på OUS kan være preget av at det er
12 år siden Nytt Rikshospital på Gaustad ble tatt i
bruk
• Nybygg på Ahus ga over 300 millioner kroner i
nyinvesteringer i 2008 og en tilsvarende ung
utstyrspark
• Vestre Viken fikk en ny sykehusfløy (på Bærum
sykehus) i 2009. De samlet utstyrs-investeringene i
Vestre Viken var det året på ca. 95 millioner. Andre
sykehus i VVHF kan ha et større omfang av utstyr
med høy alder
• Nytt østfoldsykehus er planlagt med over 400
millioner i nytt MTU. I påvente av nytt sykehus i
Østfold, kan det være rasjonelt å holde lav
investeringstakt på tross av en økende aldersprofil
For samtlige helseforetak er aldersprofilen gunstigere
dersom man legger verdivektede anslag til grunn –
andel utstyr som i 2011 var over 11 år var 37% målt i
volum og 28% målt i verdi for foretaksgruppen som
helhet. Målt i verdi var halvparten av utstyret i
foretaksgruppen 7 år eller yngre.
Den mest omtalte informasjonen i rapporten er informasjonen om et
investeringsetterslep
Årlig investering i
utstyr
-(
Tapet kan være satt for
høyt dersom
avskrivningstid er satt
for kort eller dersom
helseforetak ikke i stor
nok grad kasserer
gammelt utstyr
Tallgrunnlaget er
fullstendig – til og med
erstatningsutstyr på
garanti inngår
(
Årlig investering i
utstyr
Verditap som følge
av aldring og
forringelse
/
Verditap som følge
av aldring og
forringelse
Nye behov (flere
pasienter, nye
behandlingsmåter)
+
)=
Investeringsetterslep
(eller det motsatte)
Ingens slike kostnader
er inkludert – dette er
isolert sett med på å
underestimere
investeringsbehovet
)x
52 uker
=
Hvor mye eldre eller
yngre utstyrsparken
antas å bli ila. året
Estimatet fraviker fra den
faktiske aldersutviklingen. Hvis
foretakene kasserer lite, øker
alderen mer – kasserer man
mye gammelt, synker alderen
på utstyrsparken
-5-
Siden 2008 har utstyrsinvesteringen i foretaksgruppen ikke vært tilstrekkelige til å
hindre forringelse. Foretakene har i for liten grad prioritert anskaffelser av MTU
Beregnet investeringsetterslep i perioden 2008-2010
Årlig
investeringsbehov
AHUS
Faktisk
anskaffet i
2010
Etterslep
(udekket
investeringsbehov)
Aldersutvikling 2010
(uker)
Aldersutvikling
2008+2009
66 773 099
35 945 192
30 827 907
24
-172
OUS
272 655 630
129 242 173
143 413 457
27
43
SIHF
71 480 482
45 023 688
26 456 794
19
7
SiV
48 546 618
21 523 896
27 022 722
29
26
SSHF
69 586 805
46 544 746
23 042 059
17
22
STHF
37 820 454
38 786 484
-966 031
-1
20
SØHF
42 654 589
26 190 916
16 463 673
20
25
VVHF
64 718 013
34 211 251
30 506 762
25
-4
Totalt
674 235 690
377 468 347
296 767 344
23
8
Det er betydelig variasjon
mellom foretakene
• Tallgrunnlaget fra Ahus er
preget av nytt sykehus i 2008
• STHF investerte tilstrekkelig
til å fornye utstyrsparken i
2010
• SiV, SSHF og SIHF har en
driftsøkonomi som letter
håndteringen av fremtidige
utstyrsinvesteringer
Investeringene i 2010 var lavere
enn i tidligere år. Etter utvalgets
beregning var investeringsnivået
det året i en størrelsesorden
som gjorde utstyrsparken 23
uker eldre i løpet av året 2010.
Om beregningsgrunnlaget: Investeringsbehovet er basert på årlige avskrivninger for utstyr som er i bruk inklusiv reserveutstyr. Utstyrsparken er priset
i historisk anskaffelseskostnad ut fra en ikke urimelig antagelse om at prisnivået har vært konstant. I beregningen er avskrivningstiden satt til 10 år.
Utstyr faktisk anskaffet i 2010 er verdien av alt utstyr som ble registrert inn i forvaltningsdatabasene første gang i 2010 (periodiseringen her kan være
noe annerledes enn i regnskapene). Investeringsbehovet er satt ut fra behovet om å fornye dagens utstyrspark. Det ligger ikke inne anslag over
kostnader knyttet til nye behandlingsformer eller pasientgrupper.
-6-
Kartleggingen av «finansieringskilder» gir inntrykk av at mange helseforetak i for
liten grad anskaffer MTU over ordinære, planmessige investeringsbudsjetter
Kartlegging av finansieringskilde for utstyr anskaffet i 2010
Investerings- Havaribudsjett (HF
budeller klinikk/
sjett
divisjon)
Avdelingsbudsjett
(drift)
MTA
budsjett
Garanti
eller forsikring
Gave/
Leasing/
prosjektlån*
finansiering
eller
lignende
AHUS
25 %
4%
9%
0%
7%
38 %
17 %*
OUS
31 %
31 %
6%
0%
0%
31 %
0%
SIHF**
12 %
66 %
22 %
0%
0%
0%
0%
SiV
71 %
22 %
5%
0%
0%
2%
0%
SSHF
80 %
12 %
8%
0%
0%
1%
0%
STHF
88 %
2%
3%
6%
0%
1%
0%
SØHF
79 %
0%
19 %
0%
0%
0%
1%
VVHF
12 %
61 %
22 %
4%
0%
0%
0%
Totalt
44 %
28 %
10 %
1%
0,4 %
16 %
1%
* Gjelder hovedsakelig utstyr på utprøving og innlån i forbindelse med reparasjon
** Høsten 2010 fordelte Sykehuset Innlandet et estimert overskudd på sentralt
havaribudsjett og på avdelingsbudsjettene
-7-
Tallgrunnlaget viser imidlertid
også at mange helseforetak har
en sentralisert og planmessig
budsjettering av
utstyrsanskaffelser
Når anskaffelsene ikke er en del
av den ordinære planmessige
investeringsprosessen,
reduseres muligheten til å
oppnå samordningsgevinster
som for eksempel:
• Gunstig pris gjennom
samordnet innkjøp
• Standardisering av MTU og
IT plattform og protokoller
• Mulighet til å se driften på
ulike avdelinger i
sammenheng og utnytte
utstyrsparken mer effektivt
Det er liten grad av samordning av MTU-anskaffelser, noe som igjen kan henge
sammen med lav forutsigbarhet i investeringsplanene
Anskaffelsesprosedyre for medisinsk-teknisk utstyr (2010)
AHUS
OUS
SIHF
SiV
SSHF
STHF
SØHF
VVHF
Totalt
Regionalt
nivå 1)
Avrop
på HF
rammeavtale
Nasjonalt
(avrop på
HINAS
avtale)
Kjøp etter
forhandling 3)
Anbud 2)
0%
39 %
0%
0%
31 %
24 % *
7%
0%
0%
0%
3%
78 %
19 %
0%
9%
0%
0%
0%
81 %
10 %
0%
0%
10 %
0%
0%
86 %
5%
0%
0%
0%
0%
0%
92 %
8%
0%
53 %
13 %
0%
0%
20 %
13 %
1%
37 %
5%
0%
0%
53 %
5%
0%
12 %
0%
0%
0%
76 %
12 %
0%
10 %
5%
0%
1%
69 %
14 %
1%
1) Rammeavtale eller fellesanskaffelse på regionalt nivå
2) Konkurranseutsetting uten rammeavtale (HF initiert)
3) Anskaffet av HF etter forhandlinger – ikke basert på rammeavtale
4) Gave, bruktkjøp, utstyr levert på garanti, etc.
* Omfanget av direkteanskaffelser på Ahus i 2010 har sammenheng med
supplering av utstyrsparken på det nye sykehuset i forbindelse med
overtagelse av pasienter fra OUS
-8-
Direkte
Annet 4)
anskaffelse
(ikke konkurranse)
Det store volumet av
anskaffelser er initiert fra
et enkelt helseforetak
uten samordning med
andre foretak. Denne
arbeidsformen er ikke
unaturlig i de tilfeller der
man gjenanskaffer
havarert utstyr
Det var mange årsaker til at arbeidet startet, blant annet en hypotese om at flere
medisinsk-tekniske tjenester kunne utføres av en felles tjenesteleverandør
 Hensikten med arbeidet er å få utredet og dokumentert
nåsituasjonen, utviklingstrekk og få beskrevet et målbilde og
retningsgivende tiltak for MTU-området, slik at beslutninger om
og utviklingen av området kan baseres på best mulig grunnlag.
Dette vil bidra til måloppnåelse i henhold til Strategisk
utviklingsplan 2009-2020, samt bidra til oppfyllelse av
myndighetskrav.
 Prosjektet skal på overordnet nivå ha definert og beskrevet
integrasjonspunkter, eksisterende, mulige og ønskelige mellom
MTU og IKT, og ha vurdert evt. problemstillinger som er dukket
opp knyttet til etablering av fellestjenester IKT i
Sykehuspartner. Det skal foreligge en vurdering av
implikasjoner av aktuell og fremtidig konvergens mellom IKT og
MTU, herunder vurdering av evt. behov for etablering av felles
krav og grensesnitt mot EPJ.
 Resultatet av prosjektet skal at gi et grunnlag for det regionale
helseforetaket for å fastsette realistiske og tilstrekkelige krav til
helseforetakene, få oversikt over totale investeringer i MTU og
behandlingshjelpemidler, og å kunne planlegge finansiering av
MTU og behandlingshjelpemidler i henhold til det totale
økonomiske handlingsrom i foretaksgruppen – sett opp mot
andre investeringsbehov – i større grad enn i dag. Utredningen
skal peke på hvilke føringer helseforetakene skal forholde seg
til for MTU.
 Det skal foreligge en utredning av behov for og effekter ved
samhandling på tvers av helseforetakene.
 Denne utredningen skal for oppdragsgiver bidra til at det på
lang sikt er etablert et helhetlig og korrekt grunnlag for
investeringer og for best mulig utnyttelse av ressursene innen
regionen. Det skjer gjennom at det etableres en god og
dokumentert oversikt over nåsituasjonen på MTU området
inkludert behandlingshjelpemidler, samt anbefalte videre tiltak
på området i forhold til organisering og forvaltning av MTU,
inkludert behandlingshjelpemidler og grensesnittet til IKT. For
brukerne av MTU og BHM og for pasientene er det forventet en
forbedring i kvaliteten på utstyret og at opplæring i anvendelse
av utstyret er tilstrekkelig.
 Rapporten skal inneholde en beskrivelse av muligheter og
eventuelle fordeler/gevinster ved større grad av samordning av
innkjøp enn det som er tilfellet i dag, og fordeling av drift av
enheter som har ansvar for behandlingshjelpemidler. Det skal
bl.a. vurderes om dette vil gi større forutsigbarhet, større
mulighet for å budsjettere for tilstrekkelig investering og
vedlikehold (og unngå hasteinnkjøp ved havari fordi klinisk drift
ikke kan vente på utstyret). Både innkjøp av utstyr og
forbruksmateriell skal omfattes. Rapporten skal diskutere
tiltaksalternativer for påviste hovedutfordringer og inneholde et
klart forslag til videre arbeid innenfor området, med prioriterte
tiltak.
 Det skal påvises problemområder og anbefales tiltak for
forbedring og effektivisering av anvendelse, utnyttelse av MTU,
medisinsk tekniske tjenester (MTT), herunder videre arbeid
med styringssystem (monitorering av utstyrsparken mht. alder
og kvalitet, rutiner og prosedyrer, krav til kvalitetskontroll og
organisasjonsstruktur m.m.).
-9-
Kilde: Utdrag fra utredningens mandat, desember 2010
Fordi mandatet var omfattende, gikk vi systematisk gjennom hele
problemfeltet ut fra en “livsløpslogikk”
Prosessteg / tjenesteområder
Planlegge og evaluere
Anskaffelse
Problemstillinger i hvert steg/tjeneste
Hva slags strategi og hva slags operasjonelle rutiner kan
gjøre at denne tjenesten løses fungerer godt og effektivt?
Hva slags kompetanse bør involveres for å løse denne
tjenesten på en hensiktsmessig måte?
Leveranse og montering
Undervisning og opplæring
Bruk, drift, datafangst
Løpende vedlikehold,
brukerstøtte
Hvordan kan vi sikre at denne tjenesten løses på en god
måte for brukerne av MTU (klinikere) og BHM (pasienter)?
Hvordan få det beste ut av leverandørindustrien?
Hvordan ivareta pasientsikkerhet og regeletterlevelse
(”compliance”)?
Hva er et hensiktsmessig grensesnitt mot IKT og
journalsystemer?
Supplere/oppdatere
Avhending/kassasjon
Og hvordan håndteres oppgavene rent praktisk ved
foretakene i HSØ anno 2011?
- 10 -
De fleste foretakene har grunnleggende IKT/MTU utfordringer – det er et
stykke igjen til «gullstandarden» for integrasjon mellom IKT og MTU
Grunnleggende og avansert praksis – farge angir dagens status
Avansert /
“gullstandard”
Viderekommende
Grunnleggende
Systematisk
standardiseringsarbeid mot
standarder;
leverandøruavhengig
integrasjon; tett
involvering av IKT
Rett involvering av
alle interessenter
(inklusiv IT miljøene);
bruk av felles
prosessveiledere for
prioritering og
anskaffelse
God prosess ved
spesifisering av krav
til datastandarder og
beskrivelse av hva
slags it-infrastruktur
som skal gjelde
Anskaffelse
Plug’n play. Sømløs
kommunikasjon mellom
organisasjoner for IT og
MTU med påfølgende
gjennomføring og drift.
Pasient identifiseres
(semi)automatisk og
nødvendig data fra
utstyret lagres
automatisk og gjøres
tilgjengelig gjennom
EPJ (på riktig pasient).
Datauttrekk med
nødvendig brukerinfo.
Planmessig
gjennomføring av en
plan for å integrere alt
MTU mot IT-arkitektur
og journal.
Sikre trygg og sikker
datakommunikasjon
mellom MTU og ITsystemer. Problemfri
integrasjon ved hjelp av
standardisering.
Trygg og enkel
datalagring fra utstyret
med mulighet for
oppslag i det aktuelle
systemet.
Rydde i databaser og
oppdateringer
Systematisk tenking om
mulighet for ytterligere
integrasjon med
tilhørende handlingsplaner og aktiviteter.
Forhåndsvarsle om
behov (dialog med
IKT/Sykehuspartner) –
velfungerende ad-hoc
samarbeid
Tilstrekkelig
pasientinformasjon for
den som betjener
utstyr.
Rutiner som fanger opp
behov som endres
under veis, for
eksempelvis IPadresser, backup og
brannmurendringer
Mottak og
montering
Data i
forbindelse med
drift og bruk
Vedlikehold og
oppgradering
«Indre marked» for
overflødig utstyr med
mulighet for spiss
utskifting slik at
utstyrsparken blir
enhetlig
Gjennomtenkte
prosedyrer for
migrasjon av data
lagret på frittstående
utstyr
Påse at integrert
utstyr rekonfigureres
Avhending,
kassasjon
Vi har tre typer problem 1) kapasitetsproblemer, 2) uferdig standardiseringsarbeid,
og 3) målkonflikten mellom informasjonssikkerhet og pasientsikkerhet
Informasjonssikkerhet
Standardisering
Kapasitet
Mordac
Det er ikke uvanlig å møte kapasitetsproblemer hos felles tjenesteleverandør for
eksempel når man skal installere nytt MTU,
oppgradere utstyr, koble på nye brukere
eller integrere systemer med annet MTU
eller med journalsystemer. Det er isolert
sett ikke et organisasjonsspørsmål.
Gode standarder som beskriver ITarkitektur, dataformater, sikkerhetsløsning,
etc. vil være en støtte på sikt – i en lang
periode vil vi sikkert også måtte håndtere
utfordringer med avvik fra standardene.
I noen tilfeller skal IT tilpasse seg MTU (for
eksempel må data komme gjennom
brannmurene). I andre tilfeller må MTU
tilpasses endringer i infrastrukturen, for
eksempel krav om mer effektiv viruskontroll
eller bedre tilgangskontroll. Begge hensyn
skal ivaretas.
- 12 -
Agenda
Det finnes ingen permanent og god arbeidsdeling mellom MTA og Sykehuspartner - fordi det ikke finnes noe
permanent og godt grensesnittet mellom MTU og IKT
Sykehuspartner vil antagelig være en dårlig forvalter av medisinsk-tekniske tjenester
MTA avdelingene vil antagelig være dårlige forvaltere av informasjonsteknologi
- 13 -
Problemene er kommet for å bli, men de kan håndteres mer eller mindre godt
Det enkleste ville være å trekke et skille mellom MTU og IT, for eksempel ved
nettverkspunktet – og så la organisasjonene gjøre hver sin jobb
 Tankegangen tar utgangspunkt i et system med komponenter: utstyr, server, nettverk, printer,
arbeidsstasjon, etc.
 Et tenkt skille kan bygge på at medisinsk-teknisk har ansvar for alt som skjer med data frem til
nettverkskontakten i veggen, deretter overtar IKT (på foretaket eller hos en felles
tjenesteleverandør)
Utviklingen er nok i ferd med å løp ifra denne arbeidsdelingen
Figur: MIDS: Gränsland mellan Medicinsk Teknik och IT, S. Capizzelo, 2011
- 14 -
På et sykehus med avansert IT-arkitektur, går skillet mellom MTU og IKT på kryss
og tvers – i den grad det i det hele tatt er mulig å lage et skille
Fødeovervåking på Ahus
Terminal server
(en per rom)
Kun MTA
Stan
Viewer
Kun Sykehuspartner / IT
Applikasjon
Arbeidsdeling
- 15 -
Agenda
Det finnes ingen permanent og god arbeidsdeling mellom MTA og Sykehuspartner - fordi det ikke finnes noe
permanent og godt grensesnittet mellom MTU og IKT
Sykehuspartner vil antagelig være en dårlig forvalter av medisinsk-tekniske tjenester
MTA avdelingene vil antagelig være dårlige forvaltere av informasjonsteknologi
- 16 -
Problemene er kommet for å bli, men de kan håndteres mer eller mindre godt
Ambisjonen for en felles tjenesteleverandører er rasjonell arkitektur og spesialisert
arbeidsdeling slik at stordriftsfordeler kan gi bedre kvalitet eller lavere kostnad
Tjenester der spesialisering kan gi stordriftsfordel
Standard arbeidsplass (PC, Windows, Office, mobiltelefon)
Lokalt nettverk med tilkoblet utstyr (printer, scanner, etc.)
Virtuelle arbeidsflater (webapplikasjoner)
Identitetsstyring og rollebasert tilgang
Integrasjon, tjenestebuss (transport av data)
Applikasjonsmiljø
Databaser og prosessering
Datalagring og sikring
Fysisk servermiljø – strøm, reservestrøm, ventilasjon, maskinpark
17
Logikken tillater fagfolk å
jobbe sammen, og det bør
være mulig å få til god
kapasitetsutnyttelse for de
ulike tjenestene (for
eksempel nettverk og
datalagring)
Spesialisering av it-tjenester – som et alternativ til IT-tjenester i linjen – kan gi oss
flinkere IT-folk, men også manglende innsikt i driftsproblematikk
 Når IT-funksjonen er høyspesialisert, er det ikke uvanlig å oppleve
- Ansvaret for helheten ligger ikke noe enkelt sted
- Fordi eksperten sitter lenger vekk fra linjen, kan det være vanskelig å forstå føringer fra
virksomheten, bygget og lokal praksis
- Grensesnittproblematikken kan være slitsom (når noe faller mellom ulike tjenester eller utenfor alle)
Spørsmål som utfordrer spesialisten hos Sykehuspartner
Hvilke brukergrupper bør ha tilgang
til Stan klienten?
Når kommer neste versjon software og hva
slags nye dataformater vil
den inneholde?
Hva skjer hvis vi kobler ut USB porten
på rom 213?
Hvilke data i Stan Viewer kan slettes?
Hvorfor kommer det ikke data
inn til journalsystemet
Det er utfordrende for Sykehuspartner å levere et driftsmiljø – hvilke ekstra
utfordringer ligger i å forvalte applikasjoner?
- 18 -
Det kan være lærerikt for Sykehuspartner å forvalte MTU applikasjoner – men
hvordan skal vi skille mellom applikasjonsforvaltning og utstyrsforvaltning?
Applikasjonskategorier
Lab
Generell MTU
applikasjon
Standard rollefordeling for Sykehuspartner
Utførende
Besluttende
Systemeier
Systemansvarlig
Forvalter
Tekniske eksperter
Kurve
Støttesystemer
Kunnskaps
håndtering
Administrative
systemer
Billedløsninger
Medisinsk
logistikk
Tekst, tale
Prehospital
Kile for applikasjonslisten: Plattformprosjektet,
Sykehuspartner, 2012
Helseforetakene
Sykehuspartner
Overlappende område som
reguleres i ansvarskartet
Modellen tar utgangspunkt i den type arbeidsdeling som er
innført for regnskapssystemer, journalsystemer og annen
software i foretaksgruppen HSØ
Kilde for figur: Roller og ansvar i applikasjonsforvaltning,
HSØ policydokument 2009
Regnskapssystemet har en annen logikk enn medisinsk teknisk utstyr
Oppgave i forvalterrollen
Systemforvalter skal ha
inngående kunnskap om de
muligheter systemet kan gi og
følger opp utviklingen og bruken
av systemet.
Sørge for stabil drift av systemet
Sørge for å dele informasjon/dra
med andre slik at andre har god
kjennskap til systemet . Sørge for
at nødvendig kunnskap er
tilgjengelig, f. eks ved initiativ til
opplæring
Sørge for at systemet er godt
dokumentert, også rutiner for
forvaltning
Observasjon
Implikasjon
Gjennom anskaffelse, opplæring, drift og
vedlikehold har normalt medisin-teknikere
Klinikere og medisinen mer omfattende erfaring med utstyret.
teknikere er ennå bedre
Variasjonsbredden (1000+ applikasjoner) er
skikket til å overvåke feltet
en annen enn for de administrative
systemene.
I den ene enden av "systemet" er det en
pasient, og forholdene som gir stabil drift
kan også henge sammen med fysisk
slitasje, reservedeler, tilkobling lokalt, etc.
Løses ennå bedre av noen
som sitter nær linjen
Det er forskriftsbestemt at denne oppgaven
ligger på behandlende avdeling. I praksis
utføres dette i dag uten bistand fra IT
personell.
Det er ingen aktiv rolle for
verken Sykehuspartner eller
MTA
Gjøres i dag i forbindelse med mottaket av
utstyret på avdeling – en til dels omfattende
rutine som innebærer ROS vurdering av
utstyret i bruk på avdelingene.
Det er uhensiktsmessig å
skille forvaltningen av
applikasjonen fra øvrig
forvaltning
- 20 -
I mange tilfeller må forvaltningen skje gjennom lokal tilstedeværelse
Oppgave i forvalterrollen
Sørge for kvalitetssikring,
erfarings- oppsummering og
kontinuerlig forbedring
Implikasjon
Observasjon
Gjøres i samarbeid mellom klinikere og
teknikere.
Det er uhensiktsmessig
å skille forvaltningen av
applikasjonen fra øvrig
forvaltning
Sørge for kommunikasjon med
driftsseksjonen, sluttbruker,
leverandør og brukerstøtte. Sørge
for informasjon til driftsseksjonen,
sluttbrukere, leverandør og
brukerstøtte. Sørge for å
koordinere og prioritere aktiviteter
knyttet til system i forhold til
driftsseksjonen og sluttbruker
Brukerstøtte innebærer stor grad av
tilstedeværelse og en avtalt arbeidsdeling med
utstyrets leverandør.
Det er neppe noen
gevinst å ta ut
Sørge for at systemet med
sluttbrukerutstyr (diktering,
skanning, etc.) er optimalt
konfigurert
Håndteres ved mottak av MTU i dag sammen
med et stort antall andre tester.
Oppgaven kan ikke
løses i isolasjon fra
bruksmiljøet.
- 21 -
En del forvalteroppgaver vil Sykehuspartner håndtere aldeles utmerket i et godt
driftsmiljø
Oppgave i forvalterrollen
Sørge for at det blir tatt backup.
Sørge for at backup og restore for
ditt system blir regelmessig testet
Sørge for at e-post lister knyttet til
systemet holdes oppdatert . Sørge
for at sikkerheten (konfidensialitet,
integritet og tilgjengelighet) til en
hver tid blir ivaretatt av systemet
etter gjeldende retningslinjer
Elektroniske meldinger etc. blir
ivaretatt og utført ihht avtaler og
myndighetspålagte krav
Sørge for å holde rede på hvor
mange brukere ett system har (på
årsbasis)
Observasjon
Implikasjon
Oppgave som med fordel kan løses av ITavdeling, forutsatt at utstyret står i et sentralt
driftsmiljø. Hvis ikke, vil praktiske hensyn ofte
måtte avgjøre. I en del tilfeller er oppgaver som
databaserydding umulig å gjennomføre uten
tilstedeværelse og innsikt i den faktiske bruken.
Dette kan godt fungere i
regi av Sykehuspartner
Sammen med system for tilgangskontroll er
dette en oppgave som i dag ligger på IKT, men
som krever en del koordinering. Oppgradering
av gråsone-PC med både MTU-applikasjoner
og applikasjoner drevet av IKT/Sykehuspartner
har erfaringsmessig ført til funksjonsproblemer
for medisinsk tekniske applikasjoner, for
eksempel i forbindelse med oppgradering av
brannmurer.
Dette kan godt fungere i
regi av Sykehuspartner
For svar på prøver (lab, bilder, etc.) er
problemstillingen reell og involverer allerede i
dag IKT.
Liten praktisk endring fra
dagens situasjon
Håndteres i dag uten involvering av IT.
Det er ikke noe
prinsipielt i veien for at
dette gjøres av
Sykehuspartner
- 22 -
Og på en del områder ville det vært fantastisk å få Sykehuspartner involvert i
forvaltningsoppgaver...
Oppgave i forvalterrollen
Sørge for dokumentert integrasjon
med andre systemer
Observasjon
Implikasjon
Viktig årsak til involvering fra IKT. Bistand
etterspørres ofte i dag.
Flott om dette får mer
fokus hos Sykehuspartner
– kan håndteres separat
fra forvalterrollen
Viktig årsak til involvering fra IKT. Bistand
Sørge for at systemet i størst mulig
etterspørres ofte i dag i forbindelse med
grad benytter felles registre
adgangskontroll.
Sørge for fortløpende oppgradering
Krever i dag et samarbeid mellom IT og MTU.
til nye versjoner og revisjoner
Sørge for at hendelser (feil og
forespørsler) som blir rapporter via
Helpdesk blir håndtert
Krever i dag et samarbeid mellom IT og MTU.
- 23 -
Flott om dette får mer
fokus hos Sykehuspartner
– kan håndteres separat
fra forvalterrollen
Flott om dette får mer
fokus hos Sykehuspartner
– kan håndteres separat
fra forvalterrollen
Flott om dette får mer
fokus hos Sykehuspartner
– kan håndteres separat
fra forvalterrollen
Agenda
Det finnes ingen permanent og god arbeidsdeling mellom MTA og Sykehuspartner - fordi det ikke finnes noe
permanent og godt grensesnittet mellom MTU og IKT
Sykehuspartner vil antagelig være en dårlig forvalter av medisinsk-tekniske tjenester
MTA avdelingene vil antagelig være dårlige forvaltere av informasjonsteknologi
- 24 -
Problemene er kommet for å bli, men de kan håndteres mer eller mindre godt
Sett fra utsiden har medisin-teknikerne påfallende styrker og utfordringer
Egenskap i miljøet
“Profesjonslogikk”
Tilhørighet tett på
klinikerne
Korresponderende styrke
 Faglighet og yrkesstolthet
 Etiske normer som ikke brytes
Korresponderende utfordring
 Intern samling forutsetter en slags front
mot “de andre”
 Litt lite eksperimentering – når normen
er satt er den tung å bryte
 Serviceinnstilling
 Ofte er fokus svært operasjonalt
 Stolte av å legge til rette for andres
arbeid
 Litt lite spennende tanker om feltet i
den større rammen
 Vektlegger forståelse av sykehusets
prosess
“Vokter”
mentalitet
 Felles referanseramme gir god dialog
internt
 Snakker mindre godt med andre
profesjoner
 Gode mulgheter for læring på tvers av
HF
 Liten bevissthet rundt MTU og BHM i
andre land
 Veldig god kontroll og sterkt eierksap
 Samvittighetsfulle rutiner
 Avvisende til “innblanding” fra for
eksempel IKT eller laboranter
 Evne til å forebygge – av kjærlighet til
ustyret
 Kan vanskeliggjøre grensesnitt mot for
eksempel industriaktører
- 25 -
Sterk intern
refereanseramme
Agenda
Det finnes ingen permanent og god arbeidsdeling mellom MTA og Sykehuspartner - fordi det ikke finnes noe
permanent og godt grensesnittet mellom MTU og IKT
Sykehuspartner vil antagelig være en dårlig forvalter av medisinsk-tekniske tjenester
MTA avdelingene vil antagelig være dårlige forvaltere av informasjonsteknologi
- 26 -
Problemene er kommet for å bli, men de kan håndteres mer eller mindre godt
Problemet med overlappende grensesnitt reduseres med mekanismer for
ansvarsavklaring i hvert enkelt tilfelle
Svensk løsning
Sørlandsk løsning
Teknologisk løsning?
Systemintegratorrolle
Driftsmøte
MTA+ressursperson i
Sykehuspartner
Gode tekniske løsninger
reduserer
koordineringsbehovet noe
 Lang erfaring med ekstern
drift av IT (Sykehuspartner i
Helse Sør)
 God IT-arkitektur
 Middleware løsninger
 Frustrasjoner og problemer
resulterte i en
statusgjennomgang
 Åpne standarder
 I Sverige er grenselandet
mellom medisinsk teknikk
og IT utfordret gjennom et
ganske omfattende arbeid
(MIDS)
 Problemstillingene er
noenlunde sammenlignbare
(men med et mindre
preskriptivt regelverk)
 Løsning: System-integrator
på hvert sykehus som
legger premissene for
løsning
 Løsning (et stykke på vei)
ved å finne frem til dedikert
og interessert
ansvarsperson i
Sykehuspartner samt å
opprette en møtestruktur for
koordinering
27
 Fleksibilitet
Anbefalinger fra prosjektet knyttet til integrasjon mellom IT og MTA
Utfordring
Tiltak
Leveranse
Det er betydelige
«transaksjonskostnader» knyttet til
samarbeid om svært praktiske
problemer som tilkobling, oppgradering,
etc.
Tillate en grad av IT-kompetanse lokalt for å
jobbe sammen med MTA – om nødvendig
med en matriserapportering
Rutine
Det er ikke åpenbart for brukere og for
MTA og IT hva man skal lagre og hva
man kan slette av data
Få på plass en forståelse av hvilke data
som skal tas vare på
Strategi
MTA og brukere opplever manglende
brukerstøtte i IT-relaterte spørsmål
Tilstrekkelig kapasitet hos SP til å gi
prioritert respons til MTU-relaterte
problemer
Rutiner
Uten klarere forståelse/visjon av hvor
foretakene skal gå, kan man prioritere
galt ved nyanskaffelser
Få på plass strategi for MTU-integrasjon:
arkitektur med påfølgende handlingsplaner
Strategi
MTU har mange hundre applikasjoner,
servere, printere og nettverk som dels
står separat og dels deles med annen
infrastruktur
Dedikerte IT-kontaktpersoner i SP med
deltagelse i "driftsstyrer" eller lignende som
påser at systemene fungerer godt sammen
Rutiner og policy
- 28 -
Takk for oppmerksomheten
- 29 -