Transcript Sykehuspartner Årsrapport 2013

1
RAPPORT 2013
2
3
IKT
HR
KUNDER: Det enkelte helseforetak bestiller og inngår avtaler om tjeneste­
leveranser fra Sykehuspartner. Forvaltning av avtalene ligger typisk i den lokale
IKT- eller HR-avdelingen ved hvert helseforetak.
BRUKERE: Sykehuspartners brukere er hver enkelt sykehusansatt. De benytter daglig tjenester og utstyr levert eller kjøpt inn ved hjelp av Sykehuspartner.
­Dessuten er det Sykehuspartner som sørger for at medarbeiderne i Helse SørØst får utbetalt riktig lønn til riktig tid.
Lene Grøterud,
Sykehuspartner HR brukerstøtte
EIER: Sykehuspartner er organisatorisk en avdeling i Helse Sør-Øst RHF i linje til
administrerende direktør. Administrerende direktør i HSØ har fastsatt instruks
for Sykehuspartner og etablert et driftsstyre som direktøren i Sykehuspartner
rapporterer til.
KORT OM SYKEHUSPARTNER
Det er etablert to eierstyringsdokumenter – en rammeavtale (flerårig) og et
­oppdragsdokument (årlig). Samlet utgjør disse Helse Sør-Øst RHF sitt oppdrag
og bestilling til Sykehuspartner. Gjeldende rammeavtale ble fastsatt i eiermøte
12. april 2011.
Sykehuspartner leverer IKT-systemer, innkjøps- og logistikktjenester og
­personaladministrasjon til alle ­sykehusene i Helse Sør-Øst.
Hovedhensikten med etableringen av Sykehuspartner i 2003 var å oppnå mer
effektiv drift av felles støttetjenester og dermed bidra til at ­sykehusene kan ha
enda mer fokus på pasientbehandling.
De ulike virksomhetsområdene skal samordne og utvikle nye, hensiktsmessige
løsninger som bidrar til at sykehusansatte i hele regionen får gjort jobben sin så
trygt og effektivt som mulig.
Ved å samle de ikke-medisinske fellestjenestene i regionen hos oss, får
Helse Sør-Øst mer solide tjenester og stordriftsfordeler hos ulike ­l­everandører.
Vårt arbeid understøtter også de politiske mål som regjeringen har satt for
­fremtidig elektronisk helsetjenesteforvaltning.
HISTORISK TIDSLINJE
2003: Sykehuspartner blir opprettet som en egen enhet i Helse Sør for å ivareta lønns- og
personalfunksjonen i foretaksgruppen. Den nye enheten tildeles også et koordinerende
ansvar for innkjøpsfunksjonene i det tidligere Helse Sør.
4
5
DRIFTSSTYRET
Driftsstyrets oppgaver er hjemlet i “Instruks for Sykehuspartner,” fastsatt av administrerende
direktør i Helse Sør-Øst RHF med virkning fra 4. februar 2010.
Alle sykehusområdene skal være representert,
men Sykehuset Østfolds medlem har fratrådt
og det var ved utgangen av 2013 ikke oppnevnt
noe nytt. I tillegg er det oppnevnt to medlemmer
blant de konserntillitsvalgte i Helse Sør-Øst RHF
og tre tillitsvalgte fra Sykehuspartner.
Driftsstyret har i 2013 hatt åtte møter, og behandlet 60 saker. Viktige saker har vært oppfølging
av driften og eiers oppdrag, intern styring og
kontroll blant annet gjennom tertialvise risiko­
vurderinger og oppfølging av revisors kommentarer til årsregnskapet for 2012, og oppfølging av
rapport etter ekstern gjennomgang av hendelse
ved Sykehuset Østfold. Andre saker har vært
innspill til økonomisk langtidsplan, ny tjenesteprismodell, budsjett 2014 og temasak om status
for arbeidet med rullering av virksomhetsplanen.
Driftsstyret har lagt vekt på betydningen av å utvikle godt arbeidsmiljø, god involvering og samhandling med ansatte og deres o
­ rganisasjoner,
samt styrket kundedialog.
Driftsstyret hadde per 31. desember 2013 ­ni
medlemmer oppnevnt av eier med følgende
­sammensetning:
Steinar Marthinsen, Helse Sør-Øst RHF, leder
Atle Brynestad, Helse Sør-Øst RHF, nestleder
Cathrine Klouman, Helse Sør-Øst (ekstern)
Marit Lund Hamkoll, Vestre Viken HF
Jørgen Jansen, Oslo universitetssykehus HF
Morten Lang-Ree, Sykehuset Innlandet HF
Stein Vaaler, Akershus universitetssykehus HF
Bente Krauss, Sykehuset i Vestfold HF
(Vestfold-Telemark sykehusområde)1
Nina Føreland, Sørlandet sykehus HF
Mats Larssen, konserntillitsvalgt Helse Sør-Øst
Karin Solfeldt, konserntillitsvalgt Helse Sør-Øst
Nanette Loennechen, hovedtillitsvalgt
­Sykehuspartner
Tatjana Schanche, hovedtillitsvalgt
­Sykehuspartner
Marius Rustøy Hansen, ansattrepresentant
­Sykehuspartner2
Permisjon 2014
Terje Aurdal er med virkning fra februar 2014 oppnevnt som nytt medlem av ­driftsstyret valgt
av de tillitsvalgte i Sykehuspartner. Aurdal erstatter Marius Rustøy Hansen.
1
2
2004: Sørlandet Sykehus overlater som første sykehus lønnsproduksjon og
­personaladministrasjon til Sykehuspartner.
ORGANISERING
Ny kundedirektør, Stein-Are Agledal, tiltrådte stillingen i april 2013, og
kundeområdet er i 2013 reorganisert og styrket.
Stillingen som direktør for IKT-tjenester ble besatt av Ingvild Berlin Kalleberg, tidligere direktør i IKT-service i oktober. Thomas Erstad overtok
hennes stilling som direktør for IKT-service.
I september 2013 ble virksomhetsområdet ­Projekttjenester opprettet, og
Axel Bull innsatt som direktør.
I desember 2013 hadde Sykehuspartner 1085 ansatte og er en av
­Nordens største IKT-virksomheter. Hovedkontoret ligger i Drammen
og det er avdelingskontorer i Oslo, Grimstad, Porsgrunn, Fredrikstad og
Hamar.
Erik Borge, Sahar Madahian og Bjørn Ove Caspersen,
Sykehuspartner Innkjøp og logistikk
6
7
FOKUS OG MÅL
Bak f.v. Thomas Erstad, Geir Ove Staalen, Siv Halvorsen, Markus Amland, Stein-Are Agledal, Espen U. Eilertsen
Foran f.v. Axel Bull, Ole Johan Kvan, Ingvild B. Kalleberg
I 2013 fortsatte arbeidet med å utvikle og gjøre Sykehuspartners organisasjon mer robust,
­styrke kapasiteten for å møte økt etterspørsel,
og å profesjonalisere og utvikle Sykehuspartners
kunde­dialog videre. Alt innen vedtatte økonomiske rammer.
EN PARTNER FOR HELSETJENESTER I
­UTVIKLING
Fra etableringen har Sykehuspartner vært gjennom en kraftig vekst og utvikling. Det har i 2013
vært arbeidet med å definere mål og strategi for
årene som kommer. Som en konsekvens av den
utviklingen vår kjernevirksomhet er i, er det valgt
en visjon som skal reflektere dette – “en partner
for helsetjenester i utvikling”.
Sykehuspartner opplever stor etterspørsel på
tjenester og leveranser innen alle områder.
Spesielt innen IKT, der det vedtatte regionale
utviklingsprogrammet Digital fornying – Helse
Sør-Østs program for fornying og standardisering
av arbeidsprosesser og teknologi – medfører økt
behov for prosjektressurser.
ØKT REKRUTTERING
For å møte utfordringen har S
­ ykehuspartner økt
sin kapasitet ved å rekruttere nye ansatte og inngå avtaler med eksterne samarbeids­partnere.
2006: Sykehuspartner IKT blir etablert gjennom virksomhetsoverdragelse fra de lokale
IT-avdelingene ved sykehusene i tidligere Helse Sør.
SIKKER OG STABIL DRIFT
Etableringen av Prosjekttjenester som eget
virksomhetsområde, gjør at IKT-tjenester kan ha
fokus på drift og utvikling av Sykehuspartners eksisterende IKT-tjenester. Det er fortsatt utfordringer med å sikre leveranser av bestilte endringer
og å få redusert antall avvikssituasjoner som oppstår. I tillegg til å sikre daglig drift, gjennomfører
­Sykehuspartner også betydelige omleggings­
prosjekter i helseforetakene. Ved inngangen til
2014 var Sykehuspartner tungt involvert i arbeidet
med innføring av felles pasientadministrativt system ved Oslo universitetssykehus HF og i byggingen av nytt sykehus i Østfold.
KUNDEFOKUS
For Sykehuspartner er det viktig å ha en god
dialog med helseforetakene. Kundeområdet er
styrket organisatorisk gjennom ansettelse av
­kundeansvarlige, og etablering av egne kundeteam for hvert helseforetak. Dette vil på sikt gi
en bedre forståelse for kundens behov, og bedre
dialogen mellom Sykehuspartner og kunden.
For å sikre gode interne styringsprosesser er det
etablert en egen enhet, underlagt direktøren, som
skal definere mål og strategier, og oppfølging av
disse.
8
9
RESULTAT 2013
Helse Sør-Øst RHF Sykehuspartner
2013
2012
185 610
209 398
Annen Driftsinntekt
2 421 863
2 111 307
Sum driftsinntekter
2 607 473
2 320 705
Lønn og annen personalkostnad
650 727
555 046
Ordinære avskrivninger
682 769
606 302
17 257
20 956
Annen driftskostnad
1 222 241
1 070 633
Sum driftskostnader
2 572 994
2 252 937
34 479
67 768
Finansinntekt
1 385
7 006
Finanskostnad
1 463
224
-78
6 782
34 401
74 550
Overføringer til/fra annen egentkapital
-34 401
-74 550
Sum overføringer
-34 401
- 74 550
DRIFTSINNTEKTER OG DRIFTSKOSTNADER
Basisramme
Nedskrivning
Driftsresultat
FINANSINNTEKTER OG FINANSKOSTNADER
Netto finansposter
Årsresultat
Overføringer
(Alle tall i NOK 1 000)
Gunn H. Mikaelsen og Thomas Djupvik,
Kliniske fellesapplikasjoner Sykehuspartner
2007: Helse Sør og Helse Øst slås sammen til ett regionalt helseforetak.
10
Magnus Pettersen,
Sykehuspartner HR, økonomi og regnskap
HR, ØKONOMI OG
REGNSKAP
NØKKELTALL
•
•
•
•
•
•
Virksomhetsområdet har vist jevn forbedring
i systemstabilitet og tjenesteleveranser gjennom 2013. Det har vært fokus på kontinuerlig
­forbedring av tjenestene, gjennomføring av
viktige prosjekter og justering av intern modell
for leveransestyring. De har utvidet sitt virksomhetsområde og omfatter nå både HR-tjenester og
prosjekt for etablering av regional økonomi- og
regnskapstjeneste. HR-tjenestene er i hovedsak
levert innenfor SLA, men det har vært enkelte
hendelser av mer alvorlig karakter som er fulgt
opp og håndtert på en god måte.
Susanne Kjærstad,
Sykehuspartner HR, økonomi og regnskap
Lønn- og refusjonstjenesten har oppnådd gode
effektivitetsresultater i 2013. Det er etablert en
fullverdig brukerstøttetjeneste, uten å øke bemanningen. Datakvaliteten i elektroniske skjema
fra kundene blir stadig bedre og antall skjema
som må returneres, er redusert. Gjennomsnittlig
ventetid på telefon til brukerstøtte HR er på rundt
20 sekunder – godt under kravet på 40 sekunder.
2008: Sykehuspartner anskaffer felles lønns- og personalsystem, samt rekrutteringssystem
for hele helseregionen. Også felles ressurs- og arbeidsplanleggingssystem anskaffes.
Ca. 95 000 lønns- og trekkoppgaver
Ca. 40 mrd utbetalinger i lønn
Ca. 1,5 mrd i refusjonsinntekter
Ca. 71 000 lønnsslipper per måned
Ca. 31 000 blanketter per måned
Ca. 10 000 reiseregninger per måned
Virksomhetsområdet har i løpet av 2013 fullført
implementering av regional fellestjeneste for ressursstyring og arbeidstidsplanlegging ved Sykehuset Innlandet, Sykehusapotekene og Akershus
universitetssykehus, og påbegynt implementering
på Sykehuset Østfold. Samtidig er det jobbet
med kompetansebygging for rådgivere og ledere.
Det er etablert og påbegynt et større regionalt
prosjekt for implementering av fellesregional
ERP-løsning for økonomi, regnskap, innkjøp og
logistikk. Videre er det tilrettelagt for elektroniske
skattekort som følger nasjonale føringer, samt en
rekke andre store og små prosjekter for å forbedre tjenestene.
Internt i virksomhetsområdet er det jobbet med å
videreutvikle en intern styringsmodell for å sikre
forbedringer av informasjons- og saksflyt i organisasjonen. Felles ITIL-prosesser følges og det er
etablert et lokalt kompetanseprosjekt for å støtte
”Kompetanseløftet 2013”.
11
12
Rune Hystad, Sykehuspartner IKT-tjenester
LIVSVIKTIG IKT
IKT-tjenester har i 2013 fortsatt den positive utviklingen fra de foregående årene hvor de viktigste prioriteringene i 2013 har vært sikker og stabil
drift, innføring av DIPS på Oslo universitets­
sykehus og Prosjekt Nytt Østfoldsykehus. Det
er gjennomført en betydelig rekruttering i året
som har gått, og Sykehuspartner er en attraktiv
­arbeidsgiver som klarer å tiltrekke seg meget
kompetente medarbeidere. Virksomhetsområdet
har lavt sykefravær og lav turnover. Dette har bidratt til en vesentlig økning i antall årsverk i 2013.
NØKKELTALL
•
•
•
•
•
•
•
Drift og forvaltning av IKT-løsningene har stort
sett vært stabil for alle helseforetakene i 2013,
2008: Beslutning om videreføring av Sykehuspartner som felles tjenesteleverandør for det
nye regionale helseforetaket Helse Sør-Øst.
10 forskjellige plattformer
Ca. 2 500 applikasjoner
Ca. 7000 servere
41 datarom
Ca. 61 000 arbeidsstasjoner
Ca. 16 000 skrivere
83 000 brukere
og på nivå med 2012, med en oppetid for de
viktigste applikasjonsgruppene på 99,9 %. Det
har i 2013 vært for mange kritiske driftsavbrudd,
og i mars 2013 skapte en omfattende driftshendelse ved Sykehuset Østfold HF store utfordringer for sykehuset og Sykehuspartner. For å
forbedre håndtering av kritiske hendelser har
­Sykehuspartner gjennomført en stor reform av
beredskapsorganisasjonen og innført regionale
beredskapsvaktlag. Regionalt driftssenter med
24/7 overvåking og brukerstøtte er innført, og
arbeidet med å etablere overvåking av kritiske
­IKT-tjenester er godt i gang. Beredskap og krisehåndtering er et område hvor man ser verdien av
å være en felles tjenesteleverandør. Arbeidet med
å redusere kritiske hendelser vil ha stort fokus i
2014.
IKT-tjenester har gjennom 2013 bidratt i stadig
større omfang til prosjektene og programmene i
regionen, både innen Digital fornying og direkte
mot helseforetakene. Det er fortsatt en utfordring
å få tilstrekkelig kapasitet og forutsigbarhet i leveranser av tjenesteendringer til helseforetakene –
det er en prioritert oppgave å bedre dette i 2014.
13
14
15
IKT-tjenester
Gjennom 2013 har IKT-tjenester levert flere store og krevede ­prosjekter
både i regional regi og til det enkelte helseforetak. ­Eksempler på dette er:
• Innføringen av DIPS på Sykehuset Telemark
• Oppgradering til DIPS 7.1, med tilhørende databaseplattform,
på flere helseforetak
• Utvikling av en ny løsning for prehospitale tjenester som er innført på
AMK på Sykehuset Innlandet HF og rulles ut videre i 2014
• Omlegging til standard plattform ved Sykehuset Telemark, ­Betanien og
Martina Hansens Hospital
• Etablering av regionale datasentre
• Etablering av stammen på et regionalt høyhastighetsnett
(Helse Sør-Øst Kjernenett) og koblet på Sykehuset Østfold.
Dette bygges ut videre i 2014
• Oppgradering av alle store telefonsentraler til standard versjon
I tillegg til disse leveransene deltar IKT-tjenester tungt med ­ressurser og
kompetanse til Prosjekt Nytt Østfoldsykehus, DIPS Oslo universitets­
sykehus og øvrige programmer i Digital fornying, noe som vil fortsette
med uforminsket styrke også i 2014.
2008: Som en del av omstillingsprogrammet i Helse Sør-Øst blir der besluttet å etablere
en felles tjenesteleverandør for drift og forvaltning av IKT-tjenester for hele helseregionen,
organisert som en enhet under Sykehuspartner.
Daniel Hjertholm og Steinar Dahl,
Sykehuspartner IKT-tjenester
16
17
PROSJEKTTJENESTER
Prosjekttjenester, som tidligere var en del av
IKT-tjenester, ble etablert som eget virksomhetsområde 1. september 2013.
Prosjekttjenesters viktigste mål for 2013 har
vært å sikre kapasitet til prosjektene i Digital
­fornying og nytt Østfoldsykehus. Sykehuspartners prosjektkapasitet har gått fra ca. 160 til ca.
320 stillinger, en økning på 100 %. Gjennom
etablering av en ressursstyringsprosess og
etablering av avdelingen Prosjektbemanning har
Prosjekttjenester fått bedre styring på prosessen,
og bedre oversikt over ressursbehovet. Effekten
er at prosjektene har gått fra en lite tilfreds­
stillende ressurssituasjon med ventekostnader
pga. manglende prosjektressurser, til en tilfredsstillende ressurssituasjon med små eller ingen
­ventekostnader.
2009: Rundt 400 IKT-medarbeidere blir virksomhetsoverdratt til Sykehuspartner fra helseforetakene i tidligere Helse Øst samt Rikshospitalet. Sykehuspartner fikk med det mer enn
dobbelt så mange medarbeidere.
NØKKELINFORMASJON
• Virksomhetsområdet har
140 prosjektledere
• Levert i gjennomsnitt 220 årsverk inn i
prosjekter
• Leverer ressurser til 110 prosjekter
• Digital fornying og Nytt Østfold­
sykehus er de største programmene i
porteføljen i 2013
Prosjekttjenester har samarbeidet med
­Fornyingsstyrets programkontor i Helse Sør-Øst
om rapportering på porteføljen og for å sikre at
programmene får nødvendig informasjon fra
Sykehuspartner. Det er også utarbeidet en gjennomføringsplan for Digital fornying som i større
grad gir informasjon om når foretakene mottar
nye tjenester.
Gjennom året har Prosjekttjenester også fokusert
på kompetanse og metodeutvikling. 130 medarbeidere i Sykehuspartner har gjennomført prosjektlederutdannelse hvorav 62 har gjennomført
Prince 2 sertifiseringskurs. Metode og kompetanseutvikling er et område som vil styrkes videre og
vi vil kunne gi et tilbud også til foretakene i 2014.
18
19
IKT-SERVICE
NØKKELTALL
I 2013 ble IKT-service etablert som et eget virksomhetsområde i Sykehuspartner. IKT-service
består av det tidligere virksomhetsområdet
­Brukerstøtte og alle brukernære tjenester i
IKT-tjenester. Formålet var å styrke og videreutvikle serviceapparatet. Ved etableringen ble området Teknisk Support (overført fra IKT-tjenester)
slått sammen med eksisterende brukerstøtteavdelinger, og det ble opprettet en ny avdeling for
IKT-utstyr med ansvar for innkjøp, logistikk og
utstyrsutplassering. Fokuset på brukertilfredshet,
medarbeidertilfredshet og kompetanseutviklingsplaner for alle medarbeidere ble videreført i nytt
virksomhetsområde.
STYRKET PROSESSAVDELING
Rapporteringssenteret, som ble etablert under
prosessavdelingen i 2012, leverte nye kunderapporter, virksomhetsrapporter og viktig
underlag for virksomhetsstyring i IKT-service og
­Sykehuspartner. Verktøyet Knowledge Management gir mulighet for kunnskapsdeling på tvers
av lokasjoner og helseforetak. Per 31.12.2013
var ca. 350 kunnskapsartikler dokumentert og
kvalitetssikret inn i systemet. Selvbetjenings­
portalen «Min Sykehuspartner» er implementert
på flere helseforetak i 2013 og store deler av
brukerne i Helse Sør-Øst når nå brukerstøtte og
­Sykehuspartner gjennom denne portalen.
2010: Brukerstøtte etableres som eget virksomhetsområde.
Margerethe Solbraa Bay, Veste Viken HF barneavdelingen
Tommy Dalby Elverum, Sykehuspartner IKT-service
REGIONAL 24/7 BRUKERSTØTTE
1. mai 2013 gikk startskuddet for den nye brukerstøttetjenesten «Regional 24/7 brukerstøtte», og
fra 1. oktober var døgnåpen brukerstøtte tilgjengelig for alle 80 000 brukere i Helse ­Sør-Øst.
Innholdet i den regionale brukerstøtten har i
hovedsak vært support på de kritiske tjenestene
Sykehuspartner leverer, i tillegg til et utvalg viktige tjenester som var etterspurt utenom brukerstøttes ordinære åpningstid. Det er etablert en
ny regional klinisk seksjon. Denne har som mål å
levere en felles DIPS-support som er tilgjengelig
for alle brukere i Helse Sør-Øst, uavhengig av
helseforetak og lokasjonstilhørighet.
KVALITET
«Brukerservice versjon 2.0» er betegnelsen på
forbedringsarbeidet og handlingsplanen for
IKT-service i 2013. Målsetningen var at brukerne
skulle merke en betydelig forbedring på servicenivået i Sykehuspartner. Kontinuerlig forbedring ble
satt i system og inneholdt blant annet; nærhet
og lokal tilstedeværelse, tilgang til riktig kompetanse og høy løsningsgrad i 1. linje, rapportering
til kunden på tjenester, enhetlig servicekultur,
åpningstid og tilgjengelighet på telefon.
Det ble igangsatt et eget forbedringsprosjekt
med mål om at IKT-service skal løse 90 % av alle
hendelser innenfor IKT-service. Resultatmålene i
• 400 000 innkomne samtaler
• 370 000 saker opprettet
• 60 000 henvendelser via
webskjema
• 75 % løsningsgrad i 1. linje
• 33 sekunder gjennom­
snittlig ventetid på telefon
• 82 % av samtalene blir
­besvart innen 60 sekunder
prosjektet var raskere saksbehandling, økt kundetilfredshet, lavere kostnader, frigjøring av tid til
nye oppgaver og mer tid til å arbeide med stabil
og sikker drift i IKT-tjenester. Et utvalg oppgaver
ble overført fra IKT-tjenester til IKT-service, og
per 31.12.2013 løste IKT-service 85 % av alle
­hendelser.
På IKT-utstyrsområdet ble det gjennomført et
prosjekt for å forbedre logistikkprosessene knyttet til ordremottak, innkjøp, lagerføring, oppsett
og utplassering av IKT-utstyr i regionen. Prosjektet resulterte i skissering av fremtidige løsninger
og implementering av en rekke strakstiltak.
20
21
INNKJØP- OG
LOGISTIKK
­henhold til plan.
NØKKELTALL
Sykehuspartner Innkjøp og logistikk har i 2013
fortsatt den gode utviklingen. Omfang og kompleksitet er økt, og nye spennende oppgaver
er kommet til. Det har i 2013 vært ressurs­
utfordringer, men bistand er i hovedsak gjennomført i henhold til avtaler. Kvaliteten på leveranser
har i 2013 vært god i forhold til målkrav. For
­logistikk er målkrav oppnådd helt eller delvis
gjennom året, mens for anskaffelser er prosjektene levert med god kvalitet og enkelte meget gode
resultater.
Regionale oppgaver er samlet hos Innkjøp og
logistikk. Tradisjonelt har Innkjøp og logistikk
vært felles tjenesteleverandør kun for vare- og
tjenesteområdet. I 2013 har ansvar og oppgaver
for anskaffelser og avtaleforvaltning for IKT og
helsetjeneste blitt omfattende og komplekse
kategorier. Det er oppnådd gode resultater innen
begge i 2013.
PRIS FOR ETISK HANDEL
Sykehuspartner vant i 2013 prisen “Ikke for
­enhver pris” fra KLP og DIFI for sitt arbeid med
samfunnsansvar og etisk handel. Ved å sette krav
til leverandørene, er vi med på å gjøre forskjell for
ansatte på produksjonsstedene hvor
Helse ­Sør-Øst kjøper sine varer. Det har vært arbeidet målrettet med leverandørene siden 2010.
Gjennom sin pådriver­rolle mot leverandørene,
har Sykehuspartner i 2013 gått skrittet videre
og gjennomført stedlige revisjoner ved produsen fabrikker i Malaysia og India. Dette har gitt
2010: Sykehuspartner får ansvar for avtaleforvaltning og logistikk i Helse Sør-Øst.
• 100 anskaffelser utført
• Forvalter 1500 avtaler på varer,
tjenester og IKT
• Omsetter for 428 MNOK gjennom
forsyningssenteret
• Forvalter varekatalog med 60 000
artikler
• Drifter statistikkdatabase med ca. 100
leverandører
god innsikt og gode r­ esultater. Sykehuspartner
er også deltager i et pågående innovasjonsprosjekt for å etablere en IKT-løsning (Factlines) for
oppfølging av etikk, miljø og samfunnsansvar i
leverandørkjeden.
ANSKAFFELSER
Det er gjennomført om lag 100 større eller mindre anskaffelser og reforhandlinger i 2013. Kontraktsverdi for anskaffelsesporteføljen for anskaffelser i prosess har vært på rundt 14,5 mrd.
Prosjekter i 2013 er levert med god kvalitet og ca.
70 % av anskaffelsene er gjennomført i henhold
til plan tidsmessig og ressursmessig. Det er i
2013 generert kostnadsbesparelser på over 200
millioner kroner.
AVTALEFORVALTNING
Avtaleforvaltning har i 2013 etablert systematisk leverandøroppfølging i henhold til definerte
kriterier. Avtaleforvaltning understøtter driften
med viktige aktiviteter for gevinstrealisering.
­Aktiviteter er i all hovedsak gjennomført i
SYSTEM OG FORVALTNING
Denne avdelingen har ansvar for varedata
og statistikk. Ny PIM (Product Information
­Management) applikasjon skal understøtte integrasjon mot nytt og eksisterende ERP-system.
Innkjøpsportalen er i tillegg videreutviklet for å
understøtte virksomheten. Løsningen benyttes av
HINAS og leverandører til Helse Sør-Øst. Statistikk hentes inn fra over 100 strategiske leverandører til Helse Sør-Øst. Dette bidrar til å muliggjøre
systematisk leverandøroppfølging.
LOGISTIKK
Oppfølging av Helse Sør-Øst forsyningssenter
og etablering av forsyningstjeneste har hatt fokus
også i 2013. Stabil og sikker drift er overordnet
mål for Sykehuspartner. Tett oppfølging i ukentlige rapporteringer av forsyningssenteret har
gitt gode resultater i forhold til alle målkrav og
­understøtter målet.
Leveringspresisjon har vært viktigste måleparameter for å sikre et godt omdømme og videre
vekst i kjerneprodukter. Resultatet har i perioder i
2013 vært bra, men noe under målkrav.
Kjerneproduktene er definert inn i sortiment­
strategien til Helse Sør-Østs forsyningssenter. Et
felles “sortimentsprosjekt” med representanter
fra fagmiljøene på sykehusene, har sortimentsgrupper som egner seg som kjerneprodukter for
distribusjon via forsyningssenteret for de kommende årene. Veksten i omsetningen fra 2012 til
2013 har vært på 14,78 % med en omsetning på
428 millioner kroner i 2013.
Etableringen av en kontrollstasjon for alle varer
gjennom forsyningssenteret i 2012 har i 2013
gitt økt styring og kontroll ved at verifikasjon av
varedata og emballering kontrolleres ett sted før
varene tilbys sykehusene.
Guro Mile Helgesen,
Sykehuspartner Innkjøp og logistikk
22
23
HR-AVDELINGEN
ARBEIDSMILJØ
Godt arbeidsmiljø er en viktig faktor for å sikre
gode leveranser til våre samarbeidspartnere.
Det har også gjennom 2013 vært prioritert å
arbeide med økt grad av medvirkning og involvering både i samarbeidet med tillitsvalgte og
verneombud, men også blant ansatte for øvrig.
­Medarbeiderundersøkelsen bekrefter at denne
er økt og tilbakemeldinger fra hovedtillitsvalgte
bekrefter et godt samarbeid.
Gjennom medarbeiderundersøkelsen får organisasjonen en tilbakemelding på forhold som
­arbeidsmiljø, ledelse og medarbeiderskap. På
årets medarbeiderundersøkelse var svarprosenten på hele 96 %, noe som er en økning på 4 %
fra 2012, og den beste i foretaksgruppen i ­Helse
Sør-Øst.
2010: Hovedlokasjon for Sykehuspartner IKT etableres på Skøyen i Oslo.
Resultatene for Sykehuspartner totalt viser en økning i forhold til 2012 på de fleste måleparameterne. Jobb­tilfredshet (som er en samlescore for
arbeidsglede, tilhørighet og motivasjon) fortsetter fremgangen i 2013 og ligger nå på 74 %.
I tillegg ser vi også fremgang når det gjelder
faglig utvikling, som har vært et satsningsområde
i 2013.
Undersøkelsen er fulgt opp i ledergrupper på
ulike nivå og i Arbeidsmiljøutvalget. Det er avholdt arbeidsseminarer i de enkelte enhetene
hvor ansatte har vært involvert i identifisering
og gjennomføring av aktuelle tiltak. Registrering
av enhetens tiltak registreres i den elektroniske
HMS-handlingsplanen.
Sykefraværet i 2013 (tom nov.) var gjennomsnittlig på 5,3 % (mot 5,8 % prosent i 2012). Fraværet
varierer mellom virksomhetsområdene, hvor
HR, økonomi og regnskap og IKT-service har de
største utfordringene med fortsatt høyt fravær, og
Innkjøp og logistikk ligger fortsatt lavest.
Både HR-avdelingen sentralt og hvert enkelt
virksomhetsområde har gjennomført flere
­”fraværsbegrensende” tiltak i Sykehuspartner.
­Utarbeidelse og lederopplæring knyttet til regelverket om fraværsoppfølging av sykefraværsrutine på alle nivå i organisasjonen, har gitt økt
kunnskap om sykefravær og oppfølging.
Det har vært inngått IA-avtale med tilhørende
tiltak. Tiltakene bygger på de nasjonale målsettingene og ble utarbeidet i samarbeid med ansattes
representanter, tillitsvalgte og verneombud.
MEDARBEIDERUTVIKLING
Fra januar til desember 2013 har antall ansatte i
Sykehuspartner økt fra 1028 til 1085, dette utgjør
en økning fra 982,5 til 1067,1 i brutto månedsverk.
2011: Sykehuspartner får ansvaret for IKT-anskaffelser i Helse Sør-Øst.
24
25
HR-avdelingen
ORGANISASJONSUTVIKLING OG
­LEDERUTVIKLING
Sykehuspartner implementerte ny strategi og
nye verdier i 2013 som en del av vår styrings­
pyramide. Videre ble det kjørt en omfattende
prosess på etablering av ny visjon, med bred
involvering fra alle nivå i organisasjonen.
I 2013 ble det gjennomført ett LUP 1 – lede medarbeidere, første trinn i Sykehuspartners lederutviklingskonsept og ett LUP 2 – lede ledere.
Begge utviklingsprogrammene baseres på
­Sykehuspartners lederplattform Fokusere
– ­Engasjere – Levere.
Ytterligere tiltak for nye ledere - “Ny som leder” ble gjennomført to ganger i 2013. Dette tiltaket skal hjelpe lederne til å bygge nettverk og
kommer fort inn i basisoppgavene i lederrollen.
Det er også iverksatt en mentorordning for nye
lederne. Ledere som er identifisert som villig til å
følge opp en ny leder har fått en dags opplæring i
mentorrollen.
På den årlige ledersamling for alle ledere i var
tema implementering av ny visjon og leder­
avtaler. Alle lederne var involvert i å si noe om
forståelse av visjonen og implementering, i
tillegg til å gi innspill til utforming og innhold i
lederavtaler i Sykehuspartner.
KOMPETANSEUTVIKLING
Helse og IKT er et utfordrende og spennende
område som krever særs kompetente og motiverte ansatte. Kompetanseutvikling var derfor et av
satsningsområdene til Sykehuspartner i 2013.
2012: Etablering av nytt virksomhetsområde – IKT-service.
KOMPETANSELØFTET
Konseptet “Kompetanseløftet 2013-2015” ble
lansert for å motivere og beholde medarbeidere.
Kompetanseløftet tar for seg to hovedområder,
hvor det ene er å tilrettelegge for god struktur og
målrettet arbeid med utvikling og mobilisering
av kompetanse innenfor våre tre hovedområder: kunde, fag og prosess. Den andre satsingen innebærer å synliggjøre kompetanse ved å
tilrettelegge for kunnskapsdeling. Som en del
av ­kompetanseløftet er det også lansert flere
nye konsepter for å bygge kundekompetanse,
og bli best i kundemøtet. “Puls på klinikken” er
et eksempel på tiltak hvor vi inviterer klinikere
fra ­spesialisthelsetjenesten til å holde innlegg
for våre medarbeidere med utgangspunkt i sin
­hverdag.
Sykehuspartner har også i 2013 videreutviklet
konsept for mottak av nyansatte ledere og medarbeidere, med introduksjonskurs, fadderordning,
e-Læringskurs og klasseromskurs. Hensikten
er at de nyansatte så raskt som mulig skal få en
introduksjon til arbeidsplassen, arbeidsoppgavene, etablere et nettverk og raskt skape verdi for
kundene.
Som en del av opplæringen av nyansatte inngår
konseptet ”Skygg en kliniker” der medarbeiderne
i ­Sykehuspartner tilbringer en dag ute på helseforetakene. Her får de en grundig gjennomgang
av pasientforløp og viktige arbeidsprosesser i en
klinikers hverdag.
Kenneth Klerck og Jonny Dyrstad, Sykehuspartner IKT-service
2012: Implementering av LEAN metodikk for virksomhetsområdet HR-tjenester
26
27
ØKONOMI
Gjennom 2013 er det iverksatt en rekke forbedringsaktiviteter for å styrke
­Sykehuspartners styring og kontroll. Å forbedre kvaliteten i økonomistyringen og
periodisk regnskap er to av tiltakene.
NY TJENESTEPRISMODELL FOR
­SYKEHUSPARTNER IKT
I 2013 har økonomiavdelingen i samarbeid med
IKT utarbeidet en ny tjenesteprismodell for
­Sykehuspartners IKT-virksomhet. Denne skal
bedre og forenkle økonomi- og virksomhets­
styringsprosessene til Sykehuspartner blant annet
på følgende måter:
• Klare og tydelige regler og rutiner for prising
av nye tjenester. Helseforetakene vil motta
forutsigbar og relevant økonomisk informasjon fra Sykehuspartner
• Sykehuspartner kan dokumentere
­tjenesteprisen og vil kunne dokumentere at
tjenesteprisen er kostnadsbasert.
• Tjenesteprismodellen er enkel å forstå og det
er en «rød tråd» mellom budsjett, fakturering
og regnskapsrapportering.
• Fakturaene fra Sykehuspartner vil bli mer
informative og lettere å kontrollere hos helseforetakene
Ny tjenesteprismodell er benyttet som grunnlag
for budsjettet for 2014. Tjenesteprismodellen blir
implementert med virkning 1. januar 2014.
KUNDER OG
­ OMMUNIKASJON
K
Økt kundetilfredshet var et av Sykehuspartners
prioriterte mål for 2013. Ett av tiltakene for å styrke samarbeidene med sykehusene var å ansette
en egen kundedirektør. Kundeområdet får med
dette en tydeligere og tyngre plass i organisasjonen. Kundedirektøren skal, sammen med kundeansvarlige og tilhørende kundeteam for hvert
enkelt sykehus, jobbe for relasjonsbygging med
kunden.
I 2013 har fokus vært på driftsoppfølging, arkitekturrådgiving og leveranseoppfølging per
­helseforetak.
INTERNKONTROLL: FORBEDRINGS­
PROSJEKTET ­“INNTEKTSSTRØMMER”
Arbeidet med å identifisere årsaker til mangelfull internkontroll knyttet til Sykehuspartners
inntekter, ble videreført i 2013. Per i dag er det
utarbeidet prosessflytskjemaer med tilhørende
rutinebeskrivelser for alle inntektsstrømmene til
Sykehuspartner. Prosjektet er ved inngangen til
2014 i en implementeringsfase hvor det arbeides
aktivt med å lære opp organisasjonen, slik at
valgt prosessdesign og rutiner etterleves.
2012: Innkjøp og logistikk innførte etiske krav som kvalifikasjonskrav i anskaffelsesprosjekt
Gjennom en forsterket fasilitering av kunde­
dialogen og kunderelasjon har avdelingen sørget
for at flere av kundenes konkrete utfordringer har
fått nødvendig fokus internt i ­Sykehuspartner.
Eksempler på dette er sterkere satsning på
innovasjonsprosesser og utfordringer knyttet til
medisinsk teknisk utstyr (MTU). Den nye organiseringen har gitt kundene en sterkere røst internt
i Sykehuspartner.
Kundeplanen skal være ferdig og lanseres for alle
sykehus vinteren 2014.
Hensikten med kundeplanen er å sikre en
god og tydelig forventningsavklaring mellom
­samarbeidspartene. I denne planen skal interaksjoner og aktiviteter som angår Sykehuspartner
og sykehusene nedfelles og følges opp.
KOMMUNIKASJON
Sykehuspartners kommunikasjonsstrategi
for 2013-2015 ble vedtatt våren 2013. Både
­intern og ekstern kommunikasjon skal styrkes.
Kommunikasjons­avdelingen, som består av tre
ansatte, ble organisatorisk flyttet til Kunder og
kommunikasjon fra og med juni. Gjennom tett
samarbeid med kundeansvarlige skal kommunikasjonen mot våre kunder bedres. Et annet
strategisk mål er synlighet og deltakelse på
­konferanser og fagdager, og Sykehuspartner holdt
innlegg på et tyvetalls slike i løpet av 2013.
MEDIEBEREDSKAP
Sykehuspartner opplever stadig økt omtale i
mediene. Kommunikasjonssjefen er ansvarlig
for håndtering av henvendelser fra media og gir
råd og samarbeider med virksomhetslederne om
dette.
2013: Prosjekttjenester ble skilt ut som eget virksomhetsområde.
28
Avd. Oslo
Avd. Grimstad
Avd. Porsgrunn
Avd. Innlandet
Hoffsveien 1D, 6. etg
0275 Oslo
Ericssonbygget
Jon Lilletuns vei 1
4879 Grimstad
Porsgrunn Næringspark
Dokkveien 10
3920 Porsgrunn
Hamar
Kjonerud
kompetansesenter
Løvenstadveien 7
2312 Ottestad
Kontakt oss
Telefon 32 23 53 00
Telefaks 32 23 53 01
Org.nr 991324968
[email protected]
Besøksadresse
Vektergården, Grønland 34
3045 Drammen
Postadresse
P.b. 3562
3007 Drammen
Lillehammer
Anders Sandvigsgt. 17
(1. etg, Blodbankbygget,
inng. Søndregate)
2629 Lillehammer
Avd. Fredrikstad
Gjøvik
Kyrre Grepps gate 11
2819 Gjøvik
Rektor Østbysgt. 2
1603 Fredrikstad
Sykehuspartner rapport 2013
Publisert: Sykehuspartner, Helse Sør-Øst
Redaktør: Trude Julie Dommerud
Foto og design: Cicilie Hennig-Till
Trykk: Wittusen & Jensen
Opplag: 500
www.sykehuspartner.no