Transcript ÅRSMELDING SYKEHUSPARTNER 2013 5. mars 2014

Årsmelding Sykehuspartner 2013
ÅRSMELDING
SYKEHUSPARTNER
2013
5. mars 2014
1
Årsmelding Sykehuspartner 2013
Innhold
1.
Om virksomheten ........................................................................................................................ 3
1.1.
2.
Driftsstyret.................................................................................................................................... 3
2.1
3
4
Eierstyring ............................................................................................................................ 3
Organisering ......................................................................................................................... 4
Fra virksomheten ........................................................................................................................ 5
3.1.
Hovedlinjer ........................................................................................................................... 5
3.2.
Virksomhetsområde IKT-tjenester .................................................................................. 5
3.3.
Virksomhetsområde IKT-service ..................................................................................... 6
3.4
Virksomhetsområde Prosjekttjenester .......................................................................... 8
3.5.
Virksomhetsområde HR-, økonomi- og regnskapstjenester ...................................... 8
3.6
Virksomhetsområde Innkjøp og logistikk ...................................................................... 9
3.7
HR-avdelingen .................................................................................................................... 10
3.8
Økonomiområdet .............................................................................................................. 12
3.9
Kunder og kommunikasjon ............................................................................................. 13
Utfordringer og fremtid ........................................................................................................... 14
4.1 Utfordringer ............................................................................................................................. 14
4.2 Utvikling.................................................................................................................................... 15
4.3 Strategier og mål ......................................................................................................................... 15
2
Årsmelding Sykehuspartner 2013
1.
Om virksomheten
Sykehuspartner ble etablert i 2003 som en felles tjenesteleverandør innenfor ikkemedisinske støttetjenester i Helse Sør-Øst. Målet med Sykehuspartner er å understøtte
pasientbehandlingen på en trygg og effektiv måte.
Sykehuspartner utvikler og leverer fremtidsrettede og effektive løsninger og tjenester ved å
kombinere kunnskap om helsesektoren med fag- og teknologikompetanse.
1.1. Eierstyring
Sykehuspartner er organisatorisk en avdeling i Helse Sør-Øst RHF i linje til administrerende
direktør Helse Sør-Øst RHF. Administrerende direktør har etablert et driftsstyre og fastsatt
instruks for Sykehuspartner. Direktør Sykehuspartner rapporterer til driftsstyret.
Det er etablert to eierstyringsdokumenter – en rammeavtale (flerårlig) og oppdragsdokument
(årlig). Samlet gir dette administrerende direktør i Helse Sør-Øst RHF sitt oppdrag og
bestilling til Sykehuspartner. Gjeldende rammeavtale ble fastsatt i eiermøte 12. april 2011.
Status for oppfølging av oppdragsdokumentet for 2013 følger vedlagt årsmeldingen.
2.
Driftsstyret
Driftsstyrets oppgaver er hjemlet i Instruks for Sykehuspartner, iverksatt med virkning fra 4.
februar 2010.
Driftsstyret hadde per 31.12.2013 ni medlemmer oppnevnt av eier. Alle sykehusområdene
skal være representert, men det har i 2013 ikke vært oppnevnt medlem for Sykehuset
Østfold. I tillegg til medlemmene fra sykehusområdene og eier direkte er det oppnevnt 2
medlemmer blant de konserntillitsvalgte i Helse Sør-Øst RHF og 3 tillitsvalgte fra
Sykehuspartner.
Driftsstyret hadde per 31. desember 2013 følgende sammensetning:
Steinar Marthinsen, Helse Sør-Øst RHF, leder
Atle Brynestad, Helse Sør-Øst RHF, nestleder
Cathrine Klouman, Helse Sør-Øst (ekstern)
Marit Lund Hamkoll, Vestre Viken HF
Jørgen Jansen, Oslo universitetssykehus HF
Morten Lang-Ree, Sykehuset Innlandet HF
Stein Vaaler, Akershus universitetssykehus HF
Bente Krauss, Sykehuset i Vestfold HF (Vestfold-Telemark sykehusområde)
Nina Føreland, Sørlandet sykehus HF
Mats Larssen, Konserntillitsvalgt Helse Sør-Øst
Karin Solfeldt, konserntillitsvalgt Helse Sør-Øst
Nanette Loennechen, hovedtillitsvalgt Sykehuspartner
Tatjana Schanche, hovedtillitsvalgt Sykehuspartner
Marius Rustøy Hansen, ansattrepresentant Sykehuspartner 2
1
Permisjon 2014
3
1
Årsmelding Sykehuspartner 2013
Driftsstyret har i 2013 hatt 8 møter, og behandlet 60 saker. Viktige saker har vært oppfølging
av driften og eiers oppdrag, intern styring og kontroll blant annet gjennom tertialvise
risikovurderinger og oppfølging av revisors kommentarer til årsregnskapet for 2012 og
oppfølging av rapport etter ekstern gjennomgang av hendelse ved Sykehuset Østfold. Andre
saker har vært innspill til økonomisk langtidsplan (ØLP), ny tjenesteprismodell, budsjett 2014
og temasak om status for arbeidet med rullering av virksomhetsplanen. Driftsstyret har lagt
vekt på betydningen av å utvikle godt arbeidsmiljø, god involvering og samhandling med
ansatte og deres organisasjoner og styrket kundedialog.
2.1 Organisering
Hovedkontoret for Sykehuspartner ligger i Drammen, og det er i tillegg avdelingskontorer i
Oslo, Grimstad, Porsgrunn, Fredrikstad, Lillehammer, Gjøvik og Hamar.
Ny kundedirektør tiltrådte stillingen i april 2013, og området er i 2013 reorganisert og styrket.
I 2013 ble også prosjektområdet skilt ut fra virksomhetsområde IKT-tjenester til et eget
virksomhetsområde – Prosjekttjenester.
Sykehuspartner hadde per 1. februar 2014 følgende organisering:
Direktør
Ole Johan Kvan
Økonomi
HR-avdelingen
Bernt Hellerud
Siv Halvorsen
Kunde området
Stein-Are Agledal
IKT-tjenester
Prosjekttjenester
HRØR-tjenester
Innkjøp og logistikk
IKT-service
Ingvild Kalleberg
Axel Bull
Geir Ove Staalen
Espen Eilertsen
Thomas F. Erstad
Pr. desember 2013 hadde Sykehuspartner 1085 ansatte.
2
Terje Aurdal er med virkning fra februar 2014 oppnevnt som nytt medlem av driftsstyret valgt av de
tillitsvalgte i Sykehuspartner. Aurdal erstatter Marius Rustøy Hansen.
4
Årsmelding Sykehuspartner 2013
3
Fra virksomheten
3.1. Hovedlinjer
Det har i 2013 vært jobbet videre med å utvikle og gjøre Sykehuspartners organisasjon mer
robust, styrke kapasiteten for å møte økt etterspørsel og økning i oppgaver, , og å
profesjonalisere og utvikle videre Sykehuspartners kundedialog. Alt innen vedtatte
økonomiske rammer.
Fra etableringen har Sykehuspartner vært gjennom en kraftig vekst og utvikling. Det har i
2013 vært arbeidet med å definere mål og strategi for årene som kommer. Som en
konsekvens av endringsprosessen enheten er inne i er det valgt en visjon som skal reflektere
dette – en partner for helsetjenester i utvikling.
Sykehuspartner opplever stor etterspørsel på tjenester og leveranser innen alle områder
Spesielt er dette innen IKT-området der det vedtatte regionale utviklingsprogrammet Digital
fornying, Helse Sør-Østs program for fornying og standardisering av arbeidsprosesser og
teknolog, medfører et betydelig økt behov for prosjektressurser.
For å møte denne utfordringen har Sykehuspartner økt sin kapasitet gjennom en betydelig
styrking av egen organisasjon ved rekruttering av nye ansatte, og avtaler med eksterne
samarbeidspartnere. Prosjektområdet er styrket ledelsesmessig gjennom å etablere
prosjektområdet som et eget virksomhetsområde.
Etableringen av prosjektområdet som eget virksomhetsområde gjør at virksomhetsområde
IKT-tjenester i større grad enn tidligere kan rette fokus mot drift og utvikling av
Sykehuspartners IKT-tjenester. Det er fortsatt utfordringer med å sikre leveranser av bestilte
endringer og å få redusert antall avvikssituasjoner som oppstår. I tillegg til å sikre daglig drift
gjennomfører Sykehuspartner også betydelige omleggingsprosjekter i helseforetakene, og
var ved inngangen til 2014 tungt involvert i arbeidet med innføring av felles
pasientadministrativt system ved Oslo universitetssykehus HF og i byggingen av nytt
sykehus i Østfold.
For Sykehuspartner er det viktig å ha en god dialog med kundene. Det ble i 2013 rekruttert til
ledig stilling som Kundedirektør. Kundeområdet er i tillegg styrket organisatorisk gjennom
ansettelse av kundeansvarlige, og etablering av kundeteam med dedikerte ansatte per
kunde. Dette vil på sikt gi en bedre forståelse for kundens behov, og styrke dialogen mellom
Sykehuspartner og kunden.
For en enhet i sterk vekst er det viktig å sikre gode interne styringsprosesser. Det er derfor
etablert en enhet, underlagt direktøren, som skal sikre at det er gjennomgående mål og
strategier, og sikre oppfølging av disse.
3.2. Virksomhetsområde IKT-tjenester
IKT-Tjenester har i 2013 fortsatt den positive utviklingen fra de foregående årene og viktigste
prioriteringer i 2013 har vært sikker og stabil drift, innføring av DIPS på Oslo
universitetssykehus og Prosjekt Nytt Østfoldsykehus. Det er gjennomført en betydelig
rekruttering i 2013, og rekrutteringsaktivitetene viser at Sykehuspartner er en attraktiv
arbeidsgiver som klarer å tiltrekke seg meget kompetente medarbeidere. I tillegg til
rekruttering har virksomhetsområdet lavt sykefravær og lav turnover. Dette har bidratt til en
vesentlig økning i antall årsverk gjennom 2013.
5
Årsmelding Sykehuspartner 2013
Drift og forvaltning av IKT-løsningene har stort sett vært stabil for alle foretakene i 2013, og
på nivå med 2012, med en total oppetid for de viktigste applikasjonsgruppene på over
99,9 %. Det har i 2013 vært for mange kritiske driftsavbrudd og i mars 2013 var det en
omfattende driftshendelse ved Sykehuset Østfold HF som skapte store utfordringer for
sykehuset og Sykehuspartner. For å forbedre håndtering av kritiske hendelser har
Sykehuspartner gjennomført en stor reform av beredskapsorganisasjonen og innført
regionale beredskapsvaktlag. Regionalt driftssenter med 24/7 overvåking og brukerstøtte, er
innført og arbeidet med å etablere overvåking av kritiske IKT-tjenester er godt i gang.
Beredskap og krisehåndtering er et område hvor man ser verdien av å være en felles
tjenesteleverandør. Arbeidet med å redusere kritiske hendelser vil ha stort fokus i 2014.
IKT-tjenester har gjennom 2013 bidratt i stadig større omfang til prosjektene og
programmene i regionen, både innen Digital fornying og direkte mot helseforetakene.Det er
fortsatt en utfordring i kapasitet og forutsigbarhet i leveranser av tjenesteendringer til
helseforetakene – det er en prioritert oppgave å bedre dette i 2014.
Gjennom 2013 har IKT-tjenester levert flere store og krevende prosjekter både i regional regi
og til det enkelte helseforetak. Eksempler på dette er:
•
•
•
•
•
•
•
Innført DIPS på Sykehuset Telemark
Oppgradert til DIPS 7.1 med tilhørende databaseplattform, på flere helseforetak
Utviklet en ny løsning for prehospitale tjenester som er innført på AMK på Sykehuset
Innlandet HF og rulles ut videre i 2014
Lagt om Sykehuset Telemark, Betanien og Martina Hansens Hospital til Helse SørØst standard plattform
Etablert et nytt regionalt datasenter hos Basefarm
Etablert stammen på et regionalt høyhastighetsnett (Helse Sør-Øst Kjernenett) og
koblet på Sykehuset Østfold, dette bygges ut videre i 2014
Ferdigstilt oppgradering av alle store telefonsentraler til standard versjon
I tillegg til disse leveransene deltar IKT-tjenester tungt med ressurser og kompetanse til
Prosjekt Nytt Østfoldsykehus, DIPS Oslo universitetssykehus og øvrige programmer i Digital
fornying, noe som vil fortsette med uforminsket styrke også i 2014.
I løpet av 2013 har det skjedd flere større endringer i organiseringen av IKT området og IKTtjenester i Sykehuspartner. Oppgaver som kundeoppfølging og teknisk support er overført til
hhv. Ny enhet Kunder og kommunikasjon og IKT-service, og prosjekttjenesteavdelingen har
blitt et eget virksomhetsområde . Med bakgrunn i dette ble det iverksatt et
organisasjonsutviklingsprosjekt for å se på avdelingsstrukturen i IKT-tjenester. Endringene vil
bli implementert i løpet av 2014.
3.3. Virksomhetsområde IKT-service
2013 var året IKT-service ble etablert som et eget virksomhetsområde i Sykehuspartner. IKTservice består av det tidligere virksomhetsområdet Brukerstøtte og alle brukernære tjenester
i IKT-tjenester . Formålet var å styrke og videreutvikle serviceapparatet. Ved etableringen ble
området Teknisk Support (overført fra IKT-tjenester) slått sammen med eksisterende
brukerstøtteavdelinger og det ble opprettet en ny avdeling for IKT-utstyr med ansvar for
innkjøp, logistikk og utstyrsutplassering. Fokuset på brukertilfredshet, medarbeidertilfredshet
6
Årsmelding Sykehuspartner 2013
og kompetanseutviklingsplaner for alle medarbeidere ble videreført i nytt
virksomhetsområde.
3.3.1 Styrket prosessavdeling
Rapporteringssenteret som ble etablert under prosessavdelingen i 2012 har blitt videre
styrket og leverte nye kunderapporter, virksomhetsrapporter og viktig underlag for
virksomhetsstyring i IKT-service og Sykehuspartner. Knowledge Management prosessen er
implementert i IKT-service i 2013, og verktøy for kunnskapsdeling ble en del av HP Service
Manager 9. Knowledge verktøyet gav mulighet for kunnskapsdeling på tvers av lokasjoner og
helseforetak, og per 31.12.2013 var ca. 350 kunnskapsartikler dokumentert og kavitetssikret
inn i systemet. Videre utrulling av selvbetjeningsportalen «min Sykehuspartner» ble
gjennomført på flere helseforetak i 2013 og store deler av brukerne i Helse Sør-Øst når nå
brukerstøtte og Sykehuspartner gjennom portalen.
3.3.2 Organisasjonstilpassing
1 mai 2013 gikk startskuddet for den nye brukerstøttetjenesten «Regional 24/7 brukerstøtte»,
og fra 1. oktober var døgnåpen brukerstøtte tilgjengelig 24/7 for alle 80 000 brukere i Helse
Sør-Øst. Innholdet i den regionale brukerstøtten har i hovedsak vært support på de kritiske
tjenestene Sykehuspartner leverer, i tillegg til et utvalg viktige tjenester som var etterspurt
utenom brukerstøttes ordinære åpningstid. Fokuset på regionalisering av
brukerstøttetjenestene har vært høyt gjennom hele 2013 og dette har resultert i etableringen
en ny regional klinisk seksjon. Den regionale kliniske seksjonen har som mål å levere en
felles DIPS support som er tilgjengelig for alle brukere i Helse Sør-Øst, uavhengig av
helseforetak og lokasjonstilhørighet.
Staben i IKT-service’ ledergruppe ble styrket en ny rolle med ansvar for kompetanseutvikling
og kommunikasjon. Alle ansatte i IKT-service har individuelle kompetanseplaner og det ble
også gjort felles kompetanseløft med tre fagdager og prosessopplæring gjennom
simuleringsøvelsen Apollo13.
3.3.4 Kvalitet
«Brukerservice versjon 2.0» var navnet på det samlede forbedringsarbeidet og
handlingsplanen for IKT-service i 2013. Målsetningen var at brukerne skulle merke en
betydelig forbedring på servicenivået i Sykehuspartner. Kontinuerlig forbedring ble satt i
system og inneholdt blant annet; nærhet og lokal tilstedeværelse, tilgang til riktig kompetanse
i 1.linje, rapportering til kunden på forbrukte tjenester, enhetlig servicekultur, høy
løsningsgrad på 1.linje, åpningstid på telefon, tilgjengelighet på telefon mm.
Det ble igangsatt et eget forbedringsprosjekt for Incidentprosessen med mål om at IKTservice skal løse 90 % av alle incidents innenfor IKT-service. Resultatmålene i prosjektet var
raskere saksbehandling, økt kundetilfredshet, lavere kostnader, frigjøre tid til nye oppgaver
og mer tid til å arbeide med stabil og sikker drift i IKT-tjenester. Et utvalg oppgaver ble
overført fra IKT-tjenester til IKT-service, og 31.12.2013 løste IKT-service 85 % av alle
Incidents.
På IKT-utstyrsområdet ble det gjennomført et forbedringsprosjekt for å forbedre
logistikkprosessene knyttet til ordremottak, innkjøp, lagerføring, oppsett og utplassering av
7
Årsmelding Sykehuspartner 2013
IKT-utstyr i regionen. Prosjektet resulterte i skissering av fremtidige løsninger og
implementering av en rekke strakstiltak.
Fokuset på kompetanseutvikling gjennom 2013 har resultert i økt medarbeidertilfredshet, og
økt løsningsgraden i 1.linje betydelig fra 66 % i 2012 til 72 % i 2013.
3.4 Virksomhetsområde Prosjekttjenester
Prosjekttjenester ble etablert som eget virksomhetsområde 1. september 2013, og var
tidligere en del av virksomhetsområde IKT-tjenester.
Prosjekttjenesters viktigste mål for 2013 har vært å sikre kapasitet til prosjektene i Digital
Fornying og Nytt Østfoldsykehus. Sykehuspartners prosjektkapasitet har gått fra ca 160
fulltidsekvivalenter til ca 320 fulltidsekvivalenter,, en økning på 100 %. Gjennom etablering
av en ressursstyringsprosess og etablering av funksjonen Prosjektbemanning har
Prosjekttjenester klart å få en bedre styring på prosessen, og fått bedre horisonter og
oversikter over ressursbehovene i Digital Fornying og Prosjekt Nytt Østfoldsykehus (PNØ)
IKT. Med en styrket forutsigbarhet i behov fra prosjekter og programmer, har det vært lettere
å arbeide aktivt for å dekke dette behovet. Effekten av prosjektbemanning og
ressursstyringsprosessen er at prosjektene har gått fra en lite tilfredsstillende
ressurssituasjon med ventekostnader pga manglende prosjektressurser, til en
tilfredsstillende ressurssituasjon med små eller ingen ventekostnader.
Prosjekttjenester har også arbeidet sammen med Fornyingsstyrets programkontor (Helse
Sør-Øst) for å rapportere på porteføljen og sikre at programmene får nødvendig informasjon
fra Sykehuspartner. Det er også arbeidet med å utarbeide en gjennomføringsplan for Digital
Fornying som i større grad gir forutsigbarhet for når foretakene mottar nye tjenester.
Gjennom året har Prosjekttjenester også fokusert på kompetanse og metodeutvikling. 130
medarbeidere i Sykehuspartner har gjennomført prosjektlederutdannelse hvorav 62 har
gjennomført Prince 2 sertifiseringskurs. Metode og kompetanseutvikling er et område som vil
styrkes videre og vil kunne gi et tilbud også til foretakene i 2014.
3.5. Virksomhetsområde HR-, økonomi- og regnskapstjenester
Virksomhetsområdet har vist jevn forbedring i systemstabilitet og tjenesteleveranser gjennom
2013. Det har vært stort fokus på kontinuerlig forbedring av tjenestene, gjennomføring av
viktige prosjekter og justering av intern styringsmodell ifm utvidelse av tidligere
virksomhetsområde HR tjenester til også og omfatte prosjekt for felles økonomi og
regnskapstjeneste. HR - tjenestene er i hovedsak levert innenfor gjeldende SLA med kunde,
men det har vært enkelte hendelser av mer alvorlig karakter som er fulgt opp og håndtert.
Lønn- og refusjonstjenesten har oppnådd gode effektivitetsresultater i 2013.
Refusjonsbehandlingen er effektivisert med ca fire årsverk, lønnsbehandlingen er
effektivisert fra en produksjon på 795 LTO (lønn og trekkoppgaver) i 2011 til 890 LTO per
ansatt på lønn i 2013. I samme periode er det etablert en fullverdig brukerstøttetjeneste, uten
å øke bemanningen. Datakvaliteten i elektroniske skjema fra kundene blir stadig bedre og
antall skjema som må returneres til kundene er nå på ca. 4 %. Gjennomsnittlig ventetid på
telefon til brukerstøtte HR er på ca 20 sekunder – godt under kravet på 40 sekunder.
8
Årsmelding Sykehuspartner 2013
Av større regionale prosjekter har virksomhetsområdet gjennom 2013 fullført implementering
av regional fellestjeneste for ressursstyring og arbeidstidsplanlegging ved Sykehuset
Innlandet, Sykehusapoteket og Akershus universitetssykehus og påbegynt implementering
på Sykehuset Østfold. I parallell med dette er det jobbet med kompetansebygging for
rådgivere og ledere samt gitt støtte til regional “taskforce” på Akershus universitetssykehus. I
tillegg er det etablert og påbegynt et større regionalt prosjekt for implementering av
fellesregional ERP løsning for økonomi, regnskap, innkjøp og logistikk. Videre er det
tilrettelagt for elektroniske skattekort ihht nasjonale føringer samt en rekke andre store og
små prosjekter for å forbedre tjenestene.
Internt i virksomhetsområdet er det jobbet med å videreutvikle intern styringsmodell for å
sikre ytterligere forbedringer av informasjons- og saksflyt i organisasjonen samt at det er
foretatt tydeliggjøring av roller, møteplasser og gjennomgående ansvarsdeling. Det er jobbet
med å bruke felles ITIL-prosesser og det er etablert et lokalt kompetanseprosjekt for å støtte
”Kompetanseløftet 2013”.
3.6 Virksomhetsområde Innkjøp og logistikk
Sykehuspartner innkjøp og logistikk har i 2013 fortsatt den gode utviklingen i forhold til
oppdragsmengde. Omfang og kompleksitet er økt, og nye spennende oppgaver er kommet
til. Det har derfor vært nødvendig med fokus på konsolidering av økt oppdragsmengde i drift
og kvalitet på leveransene. Det har i 2013 vært ressursutfordringer, men bistand er i
hovedsak gjennomført iht avtaler. Kvaliteten på leveranser har i 2013 vært god i forhold til
mål krav. For logistikk er mål krav oppnådd helt eller delvis gjennom året, mens for
anskaffelser er prosjektene levert med god kvalitet og enkelte meget gode resultater.
Regionale oppgaver er kraftsamlet hos Sykehuspartner innkjøp og logistikk. Tradisjonelt har
Sykehuspartner innkjøp og logistikk vært felles tjenesteleverandør kun for vare og tjeneste
området, men i 2013 er ansvar og oppgaver for anskaffelser og avtaleforvaltning for IKT og
helsetjeneste blitt omfattende og komplekse kategorier. Det er oppnådd gode resultater
innen begge i 2013.
Sykehuspartner har i 2013 vunnet prisen “ikke for enhver pris…” fra KLP og DIFI for arbeidet
med samfunnsansvar. Ved å sette krav til leverandørene, kan det gjøres en forskjell for
ansatte på produksjonsstedene hvor HSØ kjøper sine varer. Sykehuspartner har siden 2010
jobbet målrettet med leverandørene. Sykehuspartner har gjennom sin pådriverrolle mot
leverandørene, i 2013 gått skrittet videre og gjennomført stedlige revisjoner ved produsent
fabrikker i Malaysia og India. Dette har gitt god innsikt og gode resultater. Sykehuspartner er
også deltager i et pågående innovasjonsprosjekt for å etablere en IT løsning (Factlines) for
oppfølging av etikk, miljø og samfunnsansvar i leverandørkjeden.
3.6.1 Anskaffelser
Det er gjennomført ca 100 større eller mindre anskaffelser og reforhandlinger i 2013.
Kontraktsverdi for anskaffelsesporteføljen for anskaffelser i prosess har vært på ca 14,5 mrd.
Gjennomførte prosjekter i 2013 er gjennomført med god kvalitet og ca 70 % av anskaffelsene
er gjennomført i henhold til plan tidsmessig og ressursmessig. Det er i 2013 generert
kostnadsbesparelser ift anskaffelsesprosjekter i størrelsesorden >200 mnok.
Sykehuspartner innkjøp og logistikk har mottatt en midlertidig forføyning i 2013, som ble
vunnet av Sykehuspartner på vegne av Helse Sør-Øst i Hamar Tingrett.
9
Årsmelding Sykehuspartner 2013
3.6.2 Avtaleforvaltning
Avtaleforvaltning har i 2013 etablert systematisk leverandøroppfølging iht definerte kriterier.
Avtaleforvaltning understøtter driften med viktige aktiviteter for gevinstrealisering.
Gjennomføring av aktiviteter er i all hovedsak gjennomført i henhold til plan.
3.6.3 System og forvaltning
Oppgaver knyttet til System og forvaltning omhandler forvaltning av varedata og statistikk. Ny
PIM (Product Information Management) applikasjon er i 2013 i ferd med å bli redesignet for å
understøtte integrasjon mot både nytt ERP-system og gamle ERP-systemer.
Innkjøpsportalen er i tillegg videreutviklet for å understøtte virksomheten. Løsningen benyttes
av HINAS og leverandører til Helse Sør-Øst. Løsningen er solgt til en annen helseregion
foreløpig. Statistikk hentes inn fra over 100 strategiske leverandører til Helse Sør-Øst. Dette
bidrar til å muliggjøre systematisk leverandøroppfølging.
3.6.4 Logistikk
Oppfølging av Helse Sør-Øst forsyningssenter og etablering av en kvalitetsmessig god
forsyningstjeneste har hatt fokus også i 2013. Stabil og sikker drift er overordnet mål for
Sykehuspartner. Tett oppfølging i ukentlige rapporteringer av forsyningssenteret har gitt gode
resultater iht alle mål krav og understøtter målet.
Leveringspresisjon har vært viktigste KPI for å sikre et godt omdømme og videre vekst i
kjerneprodukter. Resultat har i perioder i 2013 vært noe under mål krav og skyldes i
hovedsak leveranser utenfor leveranse tidsvindu, men innen samme dag.
Kjerneproduktene er definert inn i sortimentstrategien til Helse Sør Øst forsyningssenter.
Gjennom et felles “sortimentsprosjekt” med representanter fra fagmiljøene på sykehusene, er
det definert hvilke sortimentsgrupper som egner seg som kjerneprodukter for distribusjon via
forsyningssenteret for de kommende årene. Veksten i omsetningen fra 2012 til 2013 har vært
på 14,78 % med en omsetning på 428,5 mnok i 2013.
Det har også i 2013 vært fokus på å stille krav til flere parter i hele verdikjeden. Fokus på
måling av at leverandørene leverer iht. avtalt tid i rett kvantitet. Etablering av en
kontrollstasjon for alle varer gjennom forsyningssenteret i 2012 har i 2013 gitt økt styring og
kontroll ved at verifikasjon av varedata og emballering kontrolleres et sted før varene tilbys
sykehusene.
3.7 HR-avdelingen
3.7.1 Arbeidsmiljø
Godt arbeidsmiljø er en viktig faktor for å sikre gode leveranser til våre samarbeidspartnere.
Det har også gjennom 2013 vært prioritert å arbeide med økt grad av medvirkning og
involvering både i samarbeidet med tillitsvalgte og verneombud, men også blant ansatte for
øvrig. Medarbeiderundersøkelsen bekrefter at denne er økt og tilbakemeldinger fra
hovedtillitsvalgte bekrefter et godt samarbeid.
Gjennom medarbeiderundersøkelsen får organisasjonen en tilbakemelding på forhold som
arbeidsmiljø, ledelse og medarbeiderskap. Sykehuspartner gjennomførte
10
Årsmelding Sykehuspartner 2013
medarbeiderundersøkelse blant de ansatte i september 2013. Svarprosenten var på hele 96
% som er en økning på 4 % fra 2012 og den beste i foretaksgruppen i Helse sør-øst.
Resultatene for Sykehuspartner totalt viste en økning i forhold til 2012 på de fleste
måleparameterne. Spesielt viste jobbtilfredshet (som er en samlescore for arbeidsglede,
tilhørighet og motivasjon) videre fremgang fra 2012 og ytterligere fremgang i 2013.
Jobbtilfredsheten i SP ligger nå på 74 %.
I tillegg ser vi også fremgang i f.h.t faglig utvikling som har vært et satsningsområde i 2013.
Undersøkelsen er fulgt opp i ledergrupper på ulike nivå og i Arbeidsmiljøutvalget. Det er
avholdt arbeidsseminarer i de enkelte enhetene hvor ansatte har vært involvert i
identifisering og gjennomføring av aktuelle tiltak. Registrering av enhetens tiltak registreres i
den elektroniske HMS-handlingsplanen.
Sykefraværet i 2013 (tom nov) var gjennomsnittlig på 5,3 % (mot 5,8 % prosent i 2012).
Fraværet varierer mellom virksomhetsområdene, hvor HR-tjenester og IKT-service har de
største utfordringene med fortsatt høyt fravær og Innkjøp og logistikk ligger fortsatt lavt og
lavest.
Ved siden av de tiltak hvert enkelt virksomhetsområde har iverksatt for å få redusert fraværet
har HR-avdelingen gjennomført flere ”fraværsbegrensende” tiltak i Sykehuspartner. Gjennom
utarbeidelse av sykefraværsrutine og lederopplæring av ledere på alle nivå i organisasjonen
knyttet til regelverket om fraværsoppfølging, er kunnskapsnivået knyttet til syke
medarbeidere økt.
Det har vært inngått IA-avtale med tilhørende tiltak. Tiltakene bygger på de nasjonale
målsettingene og ble utarbeidet i samarbeid med ansattes representanter, tillitsvalgte og
verneombud.
3.7.2 Medarbeiderutvikling
Fra januar til desember 2012 har antall ansatte i Sykehuspartner økt fra 1028 til 1085, dette
utgjør en økning fra 982,5 til 1067,1 i brutto månedsverk
3.7.3 Organisasjonsutvikling
Sykehuspartner implementerte ny strategi og nye verdier i 2013 som en del av vår
styringspyramide. Videre ble det kjørt en omfattende prosess på etablering av ny visjon, men
bred involvering fra alle nivå i organisasjonen.
Sykehuspartner leverer stadig bedre og mer stabile tjenester på de områdene vi har ansvar
for, men sykehusene forventer i tillegg at vi skal være noe mer enn en driftsleverandør. De
forventer at vi skal være med å bidra til hvordan helsetjenestene kan utvikle seg i fremtiden.
Med dette som grunnlag landet vi på visjonen:
En partner for helsetjenester i utvikling
11
Årsmelding Sykehuspartner 2013
3.7.4 Lederutvikling:
I 2013 ble det gjennomført ett LUP1 – lede medarbeidere, første trinn i Sykehuspartners
lederutviklingskonsept og ett LUP 2 – lede ledere. Begge utviklingsprogrammene baseres på
Sykehuspartners lederplattform Fokusere – Engasjere – Levere.
Ytterligere tiltak for nye ledere - “ny som leder” - ble gjennomført 2 ganger i 2013. Dette
tiltaket skal hjelpe lederne til å bygge nettverk og kommer fort inn i basisoppgavene i
lederrollen. Det er også iverksatt en mentorordning for de nye lederne. Ledere som er
identifisert som villig til å følge opp en ny leder har fått en dags opplæring i mentorrollen.
Den årlige ledersamling for alle ledere i Sykehuspartner ble arrangert i november i Drammen
over to dager. Tema for samlingen var implementering av ny visjon og lederavtaler. Alle
lederne var involvert i å si noe om forståelse av visjonen og implementering, i tillegg til å gi
innspill til utforming og innhold i lederavtaler i Sykehuspartner.
3.7.5 Kompetanseutvikling
Helse og IKT er et utfordrende og spennende område som krever særs kompetente og
motiverte mennesker. Kompetanseutvikling var derfor et at satsningsområdene til
Sykehuspartner i 2013.
Konseptet “Kompetanseløftet 2013 til 2015” ble lansert for å motivere og beholde
medarbeidere. Kompetanseløftet tar for seg to hovedområder, hvor det ene er å tilrettelegge
for god struktur og målrettet arbeid med utvikling og mobilisering av kompetanse innenfor
våre tre hovedområder: kunde, fag og prosess. Den andre satsingen går på å synliggjøre
kompetanse ved å tilrettelegge for kunnskapsdeling. Som en del av kompetanseløftet er det
også lansert flere nye konsepter for å bygge kompetanse på kunden og bli best i
kundemøtet. “Puls på klinikken” er et eksempel på tiltak hvor vi inviterer klinikere fra
spesialisthelsetjenesten til å holde innlegg for våre medarbeidere med utgangspunkt i sin
hverdag.
Sykehuspartner har også i 2013 videreutviklet konsept for mottak av nyansatte ledere og
medarbeidere, med introduksjonskurs, fadderordning, eLæringskurs og klasseroms kurs.
Hensikten er at de nyansatte så raskt som mulig skal få en introduksjon til arbeidsplassen,
arbeidsoppgavene, etablere et nettverk og raskt skape verdi for kundene.
Som en del av opplæringen av nyansatte inngår konseptet ”skygg en kliniker” der
medarbeiderne i Sykehuspartner tilbringer en dag ute på helseforetakene. Her får de en
grundig gjennomgang av pasientforløp og viktige arbeidsprosesser i en klinikers hverdag.
Skygg en kliniker er avholdt 15 ganger på fire ulike sykehus og ca 90 medarbeidere har
deltatt.
3.8 Økonomiområdet
Gjennom 2013 er det iverksatt en rekke forbedringsaktiviteter for å styrke Sykehuspartners
styring og kontroll samt forbedre kvaliteten i økonomistyring og periodisk
regnskapsavleggelse.
12
Årsmelding Sykehuspartner 2013
De to viktigste tiltakene har vært:
1. Utarbeide ny tjenesteprismodell for Sykehuspartner IKT
2. Internkontroll forbedringsprosjektet “ inntektsstrømmer”
3.8.1 Ny tjenesteprismodell for Sykehuspartner IKT
I 2013 har økonomiavdelingen i samarbeid med IKT utarbeidet en ny tjenesteprismodell for
Sykehuspartners IKT virksomhet. Ny tjenesteprismodell bedrer og forenkler økonomi- og
virksomhetsstyringsprosessene til Sykehuspartner blant annet på følgende måter:
–
–
–
–
Klare og tydelige regler og rutiner for prising av nye tjenester.
Helseforetakene vil motta forutsigbar og relevant økonomisk informasjon fra
Sykehuspartner
Sykehuspartner kan dokumentere tjenesteprisen og vil kunne dokumentere at
tjenesteprisen er virkelig kostnads basert.
Tjenesteprismodellen er enkel å forstå og det er en «rød tråd» mellom
budsjett, fakturering og regnskapsrapportering.
Fakturaene fra Sykehuspartner vil bli mer informative og lettere å kontrollere
hos helseforetakene
Ny tjenesteprismodell er benyttet som grunnlag for budsjettet for 2014 og foreløpige
tilbakemeldinger fra helseforetakene har vært gode. Tjenesteprismodellen blir implementert
med virkning 1. januar 2014.
3.8.2 Internkontroll forbedringsprosjektet “ inntektsstrømmer”
Arbeidet med å identifiserte rotårsaker til mangelfull internkontroll knyttet til Sykehuspartners
inntekter ble videreført i 2013. Det er lagt vekt på å bygge et nytt sett med prosesser og
rutiner for alle inntektsstrømmene til Sykehuspartner, basert på ny tjenesteprismodell.
Prosjektet har som formål å designe nye og bedre prosesser med tilstrekkelig gode
nøkkelkontroller som enten forhindrer eller avdekker feil i transaksjonsbehandlingen. Pr i dag
er det utarbeidet prosessflyt skjemaer med tilhørende rutinebeskrivelser for alle
inntektsstrømmene til Sykehuspartner. Prosjektet er ved inngangen til 2014 i en
implementeringsfase hvor det arbeides aktivt med å lære opp organisasjonen, slik at valgt
prosessdesign og rutiner etterleves.
3.9 Kunder og kommunikasjon
Økt kundetilfredshet var et av Sykehuspartners prioriterte mål for 2013. Ett av tiltakene for å
styrke samarbeidene med sykehusene var å reansette en egen kundedirektør.
Kundeområdet får med dette en tydeligere og tyngre plass i organisasjonen.
Kundedirektøren skal sammen med kundeansvarlige og tilhørende kundeteam for hvert
enkelt sykehus, jobbe for relasjonsbygging med kunden.
Kundeteamene ble etablert våren 2013 og representerer nå alle virksomhetsområdene i
Sykehuspartner. Dette sikrer en helhetlig tilnærming mot kundene. I 2013 har fokus vært på
driftsoppfølging, arkitekturrådgiving og leveranseoppfølging per helseforetak.
13
Årsmelding Sykehuspartner 2013
Gjennom en forsterket fasilitering av kundedialogen og kunderelasjon har avdelingen sørget
for at flere av kundenes konkrete utfordringer har fått nødvendig fokus internt i
Sykehuspartner. Eksempler på dette er sterkere satsning på innovasjonsprosesser og
utfordringer knyttet til medisinsk teknisk utstyr (MTU).. Den nye organiseringen har gitt
kundene en sterkere røst internt i Sykehuspartner.
Det er identifisert et konsept for mal til kundeplan. I denne planen skal interaksjoner og
aktiviteter som angår Sykehuspartner og sykehusene nedfelles og følges opp. Kundeplanen
skal være ferdig og lanseres for alle sykehus vinteren 2014. Hensikten med kundeplanen er
å sikre en god og tydelig forventningsavklaring mellom samarbeidspartene.
3.9.1 Kommunikasjon
Sykehuspartners kommunikasjonsstrategi for 2013-2015 ble vedtatt våren 2013. Både intern
og ekstern kommunikasjon skal styrkes. Kommunikasjonsavdelingen, som består av tre
ansatte, ble organisatorisk flyttet til Kunder og kommunikasjon fra og med juni. Gjennom tett
samarbeid med kundeansvarlige skal kommunikasjonen mot våre kunder bedres. Et annet
strategisk mål er synlighet og deltakelse på konferanser og fagdager, og Sykehuspartner har
holdt innlegg på et tyvetalls slike i løpet av 2013.
4
Utfordringer og fremtid
4.1 Utfordringer
Ved inngangen til 2014 er det rettet spesielt fokus på tre utfordringer. For det første oppstår
det i dag for mange feilsituasjoner innen IKT-området. . En feilsituasjon kan ha negative
konsekvenser for brukerne, tar tid og oppmerksomhet fra planlagt aktivitet i Sykehuspartner
og er negativt for Sykehuspartners omdømme. Det er gjennomført en grundig analyse av feil
som har oppstått, og det arbeides nå med ulike tiltak for å redusere antall feil. Tiltakene er
både langsiktige som bedre infrastruktur, via blant annet bedre overvåking for bedre å kunne
forebygge feilsituasjoner til mer kortsiktige løsninger som økt ledelsesmessig
oppmerksomhet og sikring av etterlevelse av rutiner og retningslinjer.
Det andre utfordringen det arbeides spesielt med er å sikre bedre forutsigbarhet for kunder
og brukere. I tillegg til å sikre høy oppetid på systemene er det viktig å sikre økonomisk
forutsigbarhet og forutsigbarhet i leveranser av tjenesteendringer og prosjektleveranser. Det
er viktig for kundenes planlegging og gjennomføring av utviklingsprosjekter i helseforetakene
at Sykehuspartner er en forutsigbar leverandør og samarbeidspartner. Ny tjenesprismodell er
innført for IKT og vil gi bedre forutsigbarhet for driftskostnadene, det arbeides med å utvikle
arbeidet med tilbud slik at det sikres at disse gir en reell leveransedato og kostnad. For
prosjektområdet har man lykkes med å skaffe tilveie etterspurt kapasitet, og det arbeides
videre med å sikre gode prosesser for gjennomføring.
Den tredje utfordringen for Sykehuspartner er å sikre god dialog med kundene. Det er
avgjørende for Sykehuspartner å ha en så god dialog som mulig med kunder og brukere.
Dette både for å forstå kundens behov, og for å sikre riktige prioriteringer i forhold til
ressursinnsats. Det er gjennomført en omorganisering av kundearbeidet i Sykehuspartner,
og det vil bli arbeidet videre for å sikre at dette gir en reell endring for kundenes dialog med
Sykehuspartner. For Sykehuspartner er det også viktig å sikre gode interne prosesser slik at
kundene opplever ett Sykehuspartner.
14
Årsmelding Sykehuspartner 2013
4.2 Utvikling
Videre utvikling av Sykehuspartner de kommende årene vil skje innen rammen av overordnet
målsetting for Sykehuspartner - å understøtte sykehusenes oppgaver innen
pasientbehandling, forskning og undervisning gjennom å levere avtalte fellestjenester
kostnadseffektivt og med en riktig og forutsigbar kvalitet.
Det er også et sterkt samspill mellom egen utvikling og utvikling av regionen samlet. Det vil
derfor være viktig for Sykehuspartner å følge opp, og bidra aktivt inn i, det regionale
planarbeidet og prosesser for utvikling og fornying. Det for Sykehuspartner viktigste
utviklingsprogrammet er Digital fornying, Helse Sør-Østs program for fornying og
standardisering av arbeidsprosesser og teknologi.
Gjennomføring av programmet vil gi Sykehuspartner mulighet til å drifte felles løsninger for
regionen, noe som vil gi enklere arbeidsprosesser, i forhold til dagens store variasjon og
tilpassede løsninger, og leveranse av standardiserte tjenester noe som vil gjøre det lettere
for Sykehuspartner å nå sine mål.
Ved etableringen av Sykehuspartner var det stort fokus på kostnadseffektivitet og
stordriftsfordeler. Kostnadsfokus er og vil være viktig for Sykehuspartner også fremover.
Standard fellestjenester innen f.eks lønnsområdet skal leveres kostnadseffektivt med riktig
kvalitet. Utviklingen har gitt Sykehuspartner mye kunnskap og erfaring om de løsninger som
er i bruk og samspillet mellom helsesektoren og teknologi på IKT-området, mulighet for
analyse og deling av kunnskap på tvers innen HR-området og bruk av Sykehuspartners
ekspertkompetanse innen innkjøp til å gjennomføre regionale anskaffelser.
For Sykehuspartner vil det bli viktig i tiden som kommer å ta i bruk den kunnskap og
kompetanse organisasjonen har, og utvikle evnen til å bruke dette som en reell partner for
helseregionen og helseforetakene i deres utvikling. Sykehuspartner vil alltid ha sterkt fokus
på å sikre drift og leveranse, men vil fortsette arbeidet med å utvikle seg som rådgiver og
bidra inn i innovasjonsprosjekter innen de områdene Sykehuspartner har ansvaret for.
4.3 Strategier og mål
På bakgrunn av utfordringsbildet og for å understøtte ønsket utviklingsretning er det satt opp
følgende strategier og mål for Sykehuspartner for perioden 2014-2017:
15
Årsmelding Sykehuspartner 2013
.
Med bakgrunn i dette er det valgt ut følgende satsningsområder for 2014:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Sikre stabil og sikker drift
Økt kundetilfredshet
Sikre forutsigbare leveranser
Sikre kostnadseffektivisering
Sikre målrettet kompetanse og medarbeiderutvikling
Styrke virksomhetsstyringen i Sykehuspartner
Vedlegg
Status for oppfølging av oppdragsdokumentet for Sykehuspartner for 2013 per des 2013.
16