Transcript Project Buffer

‫טיפול פרואקטיבי ב‪Buffer-‬‬
‫בתכניות העבודה‬
‫שמעון זיירמן‬
‫רפאל מערכות מתקדמות בע"מ‬
‫רקע‬
‫ניהול פרויקטים במתודולוגיית השרשרת הקריטית עפ"י תורת האילוצים‬
‫(‪ )TOC‬משתמש ב‪ Buffer-‬הפרוייקטי – כלי ניהול סיכונים רב‪-‬עוצמה‪,‬‬
‫התורם ליכולת העמידה ביעדי הפיתוח או הייצור‪ ,‬בלוחות הזמנים ובתקציב‬
‫המתוכנן‪ ,‬כל זאת בסביבת אי וודאויות‪/‬סיכונים טכניים‪ ,‬תכניתיים ותקציביים‪.‬‬
‫המימוש בפועל של המתודולוגיה‪ ,‬החל מתכנון ה‪ Buffer-‬הפרוייקטי וכלה‬
‫בניהולו השוטף נתקל בקשיים‪:‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫הכנסת ‪ Buffer‬לתכנית העבודה יוצרת לוח זמנים "לא ריאלי" שאינו מקבל אמון הצוות‬
‫בחירת ‪ Buffer‬קטן מהנדרש כ"פשרה" בין הצורך לבין משך תכנית העבודה מעקרת‬
‫את יתרונותיו‬
‫צריכת ה ‪ Buffer‬בשלב מוקדם בפרויקט מקטין את האמון בשיטה‬
‫שיטת הרמזור לניהול ה‪ Buffer-‬קשה לביצוע‪ ,‬קשה להחזיר ‪ Buffer‬לצבע הירוק‬
‫היעדר הנחיות לשינוי ה‪ Buffer-‬עם הזמן ובפרט לקראת סיום הפרויקט‬
‫אי וודאויות‪/‬סיכונים בפרוייקטי פיתוח וייצור‬
‫•טכניים‪:‬‬
‫• האם קיים משפט היתכנות לתכן?‬
‫• האם נשיג את הביצועים עליהם התחייבנו?‬
‫•תכניתיים‪:‬‬
‫• אי וודאות בהערכת משך הזמן הנדרש לביצוע כל משימה‬
‫• אי וודאות באשר לזמינות משאבים במועד הנדרש (עובדים‪ ,‬מעבדות‪ ,‬מכונות וכד')‬
‫•תקציביים‪:‬‬
‫• אי וודאות בהערכת היקף ההשקעה הנדרש להשלמת כל משימה ומשימה‬
‫• אי וודאות ביציבות שערי מטבע חליפין או במחירי שוק בייצור המקומי‬
‫בעיה מרכזית‪ :‬המידע על אי הוודאויות והסיכונים‬
‫ומשמעויותיהן הוא בעל אופי הסתברותי‬
‫•‬
‫•‬
‫יש סבירות שחלק מהסיכונים יתממש‪ ,‬חלק אחר לא יתממש‪.‬‬
‫סיכונים יתממשו במועדים שונים לא מתוכננים מראש לאורך חיי הפרויקט‪.‬‬
‫המענה‪ Buffer :‬פרוייקטי יחיד‬
‫עקרונות המענה‪:‬‬
‫•‬
‫הכנסת ‪ Buffer‬פרוייקטי יחיד לתכנית העבודה‬
‫•‬
‫‪ Buffer‬זה מייצג אינטגרל של הסיכונים ואי הוודאויות בפרוייקט‬
‫•‬
‫הכנסת ‪ Buffer‬פרוייקטי יחיד מפצה על היעדר מידע מפורט לסטיית התקן של כל‬
‫משימה ומשימה בפרויקט‪.‬‬
‫•‬
‫השימוש ב‪ Buffer-‬יחיד מאפשר למתכנן להפריד את העיסוק בתכנית הלוגית‬
‫הבסיסית של הפרויקט מהעיסוק במשמעות הסיכונים ואי הוודאויות בפרוייקט‪.‬‬
Activity Description
January
Who
7
Tasks
- Plan and Perform Tests
--Prepare Test Plan
--Test in Field
-- Analyze and Summarize
- Project Buffer
21
28
4
11
Logical Plan
- Prepare Test Specimen
--Purchase material
--Prepare specimen
14
February
18
March
25
4
11
18
Risk
Buffer
Team A
Team B
Team B
Team B
Both
30% Project
Buffer
Goal: Finish on Mar-15
‫הכנת תכנית העבודה בגישה פרואקטיבית‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫הקצאת זמן לביצוע התכנית כולה‪ ,‬מ‪ ARO-‬ועד סיום‪.‬‬
‫הקצאת ‪ Buffer‬זמן בהתאם להערכת אי הוודאויות והסיכונים הטכניים‪ ,‬התכניתיים‬
‫והתקציביים‪.‬‬
‫• ברירת מחדל בהיעדר מידע נוסף‪ Buffer :‬מומלץ בשיעור ‪ 20%‬ממשך התכנית‬
‫• אך לא פחות מ‪10%-‬‬
‫• כאשר רמת אי הוודאויות גבוהה‪ ,‬כדאי להגדיל ל‪ 40%-‬ואף ל‪50%-‬‬
‫הקצאת זמנים לפעילויות הפרויקט‬
‫טיפול בהסתייגויות גורמי הביצוע מזמנים קצרים מדי שהוקצו עבורם‬
‫איתור פתרונות חדשים ויצירתיים המאפשרים קיצור זמנים (מבלי לפגוע בפרויקט)‬
‫• בעיקר מעולם הפרדת משתנים‪ ,‬מיקבול פעילויות וניתוח סיכונים שיטתי‬
‫גם אם לא נמצאו פתרונות יש לקבע תכנית ובה זמנים קצרים ביחס‬
‫לדרישת המבצעים – במהלך ביצוע הפרויקט תהיינה הזדמנויות‬
‫נוספות להעלאת רעיונות נוספים‬
‫ניהול פרואקטיבי של תכנית הפרויקט וה‪Buffer-‬‬
‫תגובות לפיגורים בביצוע יעדים‪ ,‬אי עמידה ביעדי סיום משימות‪:‬‬
‫• תגובות לא אפקטיביות‪:‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫דחיית לוחות זמנים‬
‫"חדירה לינארית" ל‪Buffer-‬‬
‫הקטנת ה‪Buffer-‬‬
Activity Description
January
Who
7
14
21
February
28
4
11
18
March
25
4
11
18
Tasks
- Prepare Test Specimen
--Purchase material
--Prepare specimen
- Plan and Perform Tests
--Prepare Test Plan
--Test in Field
-- Analyze and Summarize
- Project Buffer
Team A
Team B
Team B
Team B
Both
‫חדירה‬
-‫ל‬
Buffer
‫סיום‬
Buffer
‫הקטנת‬
‫דחיית‬
15%
30% Project
30% Project
Buffer PB Buffer
Goal: Finish on Mar-15
‫ניהול פרואקטיבי של תכנית הפרויקט וה‪Buffer-‬‬
‫תגובות לפיגורים בביצוע יעדים‪ ,‬אי עמידה ביעדי סיום משימות‪:‬‬
‫• תגובות לא אפקטיביות‪:‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫דחיית לוחות זמנים‬
‫"חדירה לינארית" ל‪Buffer-‬‬
‫הקטנת ה‪Buffer-‬‬
‫תגובה אפקטיבית‪ :‬טיפול פרואקטיבי בתכנית הפרויקט וב‪Buffer-‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫וטיפול‬
‫•‬
‫אי‬
‫תכנון לו"ז הפרויקט מחדש ללא שינוי במועד סיומו‬
‫שמירת ה‪ Buffer-‬באותו שעור באחוזים מהזמן שנותר מהיום ועד לסיום‬
‫הפרויקט‬
‫קיצור משך הזמן המיועד לביצוע הפעולות שנותרו עד לסיום הפרויקט‬
‫בהסתייגויות בשיטות זהות לשיטות ששימשו לתכנון הראשוני‬
‫הקטנת ה‪ Buffer-‬באחוזים מותרת אך ורק אם הוסרו סיכונים וירדה מידת‬
‫הוודאות בפרויקט‬
Activity Description
January
Who
7
14
21
28
4
‫הפרוייקט‬
February ‫ מתוכנן‬March
‫מחדש‬
11
18
25
4
11
18
‫מהיום ועד‬
‫יום הסיום‬
Tasks
- Prepare Test Specimen
--Purchase material
--Prepare specimen
- Plan and Perform Tests
--Prepare Test Plan
--Test in Field
-- Analyze and Summarize
‫הלוגיקה‬
.‫קבועה‬
‫זמני‬
‫משימות‬
‫מתקצרים‬
Team A
Team B
%Buffer
‫ללא‬
‫שינוי‬
Team B
Team B
Both
Proj
30%30%
Project
Buffer
Buffer
- Project Buffer
‫טיפול‬
‫בהסתייגויות‬
Goal: Finish on Mar-15
‫ארוע לדוגמה‬
Activity Description
January
Who
7
Meetings
Tasks
14
21
February
28
4
11
18
March
25
4
11
18
Kick Off
- Samples Preparation
--Supply Material to Site B
--Make Samples
Team A
Team B
-Testing
--Preliminary Test Plan
--Final Test Plan
--Cycle I (Lab Test)
--Cycle II (Lab & Field Test)
--Test Results Evaluation
Team B
Team B
Team B
Team B
Both
Goal: Finish on Mar-15
Activity Description
January
Who
7
Meetings
Tasks
14
Kick Off
21
February
28
Status
4
11
18
March
25
4
11
Status
18
FPR
- Samples Preparation
--Supply Material to Site B
--Make Samples
Team A
Team B
-Testing
--Preliminary Test Plan
--Final Test Plan
--Cycle I (Lab Test)
--Cycle II (Lab & Field Test)
--Test Results Evaluation
--Project Buffer
Team B
Team B
Team B
Team B
Both
40% Project Buffer
Goal: Finish on Mar-15
Activity Description
January
Who
7
Meetings
Tasks
14
Kick Off
21
February
28
Status
4
11
18
March
25
4
11
Status
18
FPR
Jan14 Jan27
- Samples Preparation
--Supply Material to Site B
--Make Samples
Team A
Team B
-Testing
--Preliminary Test Plan
--Final Test Plan
--Cycle I (Lab Test)
--Cycle II (Lab & Field Test)
--Test Results Evaluation
--Project Buffer
Team B
Team B
Team B
Team B
Both
40% Project
40% Project Buffer
Buffer
Goal: Finish on Mar-15
Activity Description
January
Who
7
Meetings
Tasks
14
Kick Off
21
February
28
4
11
Status
18
March
25
4
11
Status
18
FPR
Jan27
- Samples Preparation
--Supply Material to Site B
--Make Samples
-Testing
--Preliminary Test Plan
--Final Test Plan
--Cycle I (Lab Test)
--Cycle II (Lab & Field Test)
--Test Results Evaluation
--Project Buffer
Team A
Team B
‫הזמן שהוקצה‬
Team B-‫ל‬
Team B
‫לביצוע הניסויים‬
Team B
‫הוקטן ביחס‬
Team B
‫לינארי‬
Team B
Buffer ‫גודל ה‬
Both
40% ‫נשמר בשיעור‬
‫מהזמן שנותר עד‬
‫לסיום הפרויקט‬
‫מועד סיום הפרויקט‬
‫נותר ללא שינוי למרות‬
‫הדחייה המתוכננת של‬
‫אספקת חומרי הגלם‬
40% Project
Buffer
Goal: Finish on Mar-15
Activity Description
January
Who
7
Meetings
Tasks
14
Kick Off
21
February
28
Status
4
11
18
March
25
4
11
Status
18
FPR
Jan27
- Samples Preparation
:‫רעיונות שהועלו‬
Team A
--Supply Material to Site B
)‫•גיוס יכולת של מעבדת ניסויים נוספת (הותנעו מגעים עם מעבדה חיצונית‬
--Make Samples
Team B
)‫•בחינה מחדש וקיצור תכנית הניסויים (מעבר על תכנית הניסויים גילה ניסויים מיותרים‬
-Testing
--Preliminary Test Plan
--Final Test Plan
--Cycle I (Lab Test)
--Cycle II (Lab & Field Test)
--Test Results Evaluation
--Project Buffer
Team B
Team B
Team B
Team B
Both
40% Project
Buffer
Goal: Finish on Mar-15
Activity Description
January
Who
7
Meetings
Tasks
Kick Off
Team A
Team B
-Testing
--Preliminary Test Plan
--Final Test Plan
--Cycle I (Lab Test)
--Cycle II (Lab & Field Test)
--Test Results Evaluation
--Project Buffer
21
28
Team B
Team B
4
11
Status
Jan27
- Samples Preparation
--Supply Material to Site B
--Make Samples
14
February
18
March
25
4
11
Status
18
FPR
Feb 8
‫תקלה לא צפויה בשחרור‬
.‫המשלוח מהמכס‬
.Feb 14 ‫המשלוח מגיע ב‬
‫וודאויות הן יישות עם‬-‫אי‬
‫חיים עצמאיים‬
...‫וכושר הפתעה‬
Team B
Team B
Both
40% Project
Buffer
Goal: Finish on Mar-15
Activity Description
January
Who
7
Meetings
Tasks
14
Kick Off
21
February
28
4
11
18
Status
March
25
4
11
Status
18
FPR
FebFeb
8 14
- Samples Preparation
--Supply Material to Site B
--Make Samples
Team A
150Kg
Team B
-Testing
--Preliminary Test Plan
--Final Test Plan
--Cycle I (Lab Test)
--Cycle II (Lab & Field Test)
--Test Results Evaluation
--Project Buffer
Team B
Team B
Team B
Team B
Both
40% Project
25%
BufferPB
Goal: Finish on Mar-15
Activity Description
January
Who
7
Meetings
Tasks
14
Kick Off
21
February
28
4
11
18
Status
March
25
4
11
18
FPR
Status
Feb 14
- Samples Preparation
--Supply Material to Site B
--Make Samples
Team A
150Kg
Team B
-Testing
--Preliminary Test Plan
--Final Test Plan
--Cycle I (Lab Test)
--Cycle II (Lab & Field Test)
--Test Results Evaluation
--Project Buffer
Team B
Team B
Team B ‫ גודל‬,‫רמת הסיכון ירדה‬
Team B 25%-‫ הוקטן ל‬Buffer ‫ה‬
‫מהזמן שנותר עד‬
Both
‫לסיום הפרויקט‬
‫מועד סיום‬
‫הפרויקט נותר‬
‫ללא שינוי למרות‬
‫הדחיות הרבות‬
‫שנצברו עד עתה‬
25%
PB
Goal: Finish on Mar-15
‫סוף דבר‬
‫•‬
‫אי וודאויות וסיכונים עיקריים נוספים לא התממשו‪ ,‬תוצאות הניסויים‬
‫התקבלו ימים ספורים לפני המועד הנדרש‪.‬‬
‫•‬
‫ניהול הפעילות ע"י ‪ Team A‬בוצע בשיטות ניהול קלסיות ולא עמד‬
‫בלו"ז הנדרש‪.‬‬
‫•‬
‫הניהול הפרואקטיבי של ‪ Team B‬יצר את התנאים להתגייסות הצוות‬
‫למציאת פתרונות לבעיות השונות ובכללן לפיגורים שנוצרו בעבודת‬
‫‪.Team A‬‬
‫סכום‬
‫•‬
‫הוצגה גישה פרואקטיבית לתכנון וניהול הפרויקט באמצעות ‪Buffer‬‬
‫פרוייקטי יחיד‪.‬‬
‫•‬
‫בלב הגישה – שמירת ‪ Buffer‬באחוזים קבועים מהזמן שנותר עד‬
‫לסיום הפרויקט ובהתאם לעוצמת אי הוודאויות והסיכונים שנותרו‪.‬‬
‫•‬
‫הגישה נשענת על מרכיבים נוספים בעלי חשיבות להצלחתה‪:‬‬
‫•‬
‫בניית תכנית לוגית פשוטה ויציבה לפרויקט‬
‫•‬
‫חיפוש מתמיד אחר פתרונות יצירתיים למצוקת הזמן‬
‫והמשאבים‬
‫•‬
‫עבודת צוות ושיתוף פעולה‬
‫תודה רבה‬