Transcript Aspecte financiare - Audit proiecte europene

Seminar de instruire in vederea
propunerii si implementarii proiectelor
in cadrul Programului-Cadru 7 al Uniunii
Europene
19-20 decembrie 2011
4/9/2015
1
I. ASPECTE FINANCIARE
II. AUDIT PROIECTE EUROPENE
4/9/2015
2
I. ASPECTE FINANCIARE
Modalitati de plata
Generalitati legate de bugetul proiectelor europene
Aspecte privind amortizarea echipamentelor
Costurile de mobilităti
Raportarea financiara
4/9/2015
3
MODALITATI DE PLATA
•
O singura prefinantare (dupa intrarea in vigoare) pentru intreaga
durata a proiectului. Se plateste coordonatorului in termen de 45
de zile de la data intrarii in vigoare a Acordului de finantare
incheiat intre coordonatorul proiectului si Comisia Europeana
(conform art.6 din Acordul de finantare).
•
Plati intermediare bazate pe declaratii financiare (Form C –
Financial Statement)
•
Valoarea totala a prefinantarii si a platilor intermediare nu poate
depasi 90% din contributia financiara comunitara maxima stabilita
la art.5 din Acord. Un procent de 10% este retinut pana la plata
finala. Platile realizate de Comisie sunt in euro.
•
Plata finala.
4/9/2015
4
Generalităţi legate de bugetul proiectelor
europene
Bugetul proiectelor este alcatuit din:
- cheltuieli eligibile
• reale si necesare pentru implementarea proiectului
• ivite pe durata proiectului, cu exceptia costurilor generate
de intocmirea rapoartelor finale, care pot fi efectuate in
termen de 60 de zile dupa terminarea proiectului
• în concordanta cu principiile de contabilitate şi de
management
• inregistrate in contabilitate
• efectiv platite de beneficiar
• in conformitate cu prevederile contractului
• sa fie însotite de facturi, în conformitate cu prevederile
legislatiei nationale/comunitare sau de alte documente
contabile cu valoare probatorie, echivalente facturilor, pe
baza carora cheltuielile sa poata fi auditate si identificate.
4/9/2015
5
- cheltuieli neeligibile
•
•
•
•
•
•
taxele indirecte(TVA)
dobanzile datorate
comisioanele bancare
provizioane pentru posibile viitoare pierderi
pierderile din diferente de curs valutar
costurile legate de alte proiecte nationale sau
europene
• cheltuieli realizate in afara perioadei de derulare a
proiectului
• cheltuieli excesive sau nechibzuite
• orice cost care nu intruneste conditiile unui cost
eligibil.
4/9/2015
6
IDENTIFICAREA COSTURILOR
– COSTURI DIRECTE
Costuri de personal – salarii +contributii
Deplasari si indemnizatii – transport, cazare si diurna
Consumabile
Echipamente
Subcontractare
Taxe de conferinta (numai in anumite cazuri)
4/9/2015
7
– COSTURILE INDIRECTE
• Costuri eligibile care nu pot fi identificate de catre beneficiar ca
fiind atribuite in mod direct proiectului, dar care pot fi
identificate si justificate in sistemul propriu de contabilitate.
• In cazul in care in sistemul contabil al beneficiarului
sunt incluse cheltuieli generale care nu sunt eligibile
in acordul de finantare, aceste costuri trebuie sa fie
eliminate la depunerea rapoartelor financiare.
• Costurile generate de administrarea generala si costurile de
management
• Costurile folosirii unui spatiu de birouri sau laborator, inclusiv
chiria sau deprecierea cladirilor sau echipamentelor, cheltuielile
adiacente precum apa, caldura, electricitate, intretinerea,
asigurarile etc.
• Costurile privind comunicatiile, taxele pentru conectarea la
retele, cheltuieli cu posta si aprovizionare.
4/9/2015
8
METODE DE CALCUL AL CHELTUIELILOR INDIRECTE
COSTURILE INDIRECTE ACTUALE SAU O METODA DE CALCUL
SIMPLIFICATA - Beneficiarii care au un sistem contabil analitic si care permite
identificarea costurilor indirecte in conformitate cu criteriile de eligibilitate trebuie
sa declare costurile reale indirecte sau pot alege rata fixa de 20%.
RATA FIXA DE 20% - Cheltuielile indirecte in cuantum de 20% din totalul
costurilor directe eligibile pot fi utilizate de catre orice beneficiar, indiferent de
sistemul contabil pe care il utilizeaza.
RATA DE 60% - Aceasta metoda de calcul a regiei de 60% a fost aprobata ca
„regie de tranzitie” care se aplica subventiilor acordate in cadrul unor apeluri de
proiecte cu inchidere inainte de 1 ianuarie 2010.
RATA DE 7% - In cazul proiectelor de tip coordonare si actiuni suport – CSA’s
rambursarea costurilor eligibile indirecte pentru fiecare beneficiar poate atinge
maxim 7% din totalul cheltuielilor directe eligibile, cu exceptia costurilor pentru
subcontractare si pentru resursele puse la dispozitie de catre terti.
4/9/2015
9
AMORTIZAREA ECHIPAMENTELOR
Creeaza
mari
probleme
implementarii
proiectelor, deoarece este eligibila numai
valoarea amortizata pana la finalul proiectului.
Indiferent de metoda de amortizare utilizata, va
ramane o mare valoare a echipamentului
nedecontata.
O solutie ar fi ca, pentru proiectele in cadrul
carora se achizitioneaza echipamente, legea sa
prevada decontarea integrala a valorii de intrare,
fara a se tine cont de amortizare.
4/9/2015
10
COSTURI MOBILITATI
Varianta 1
Costurile legate de transport, cazare si diurna pot fi considerate
costuri eligibile, cu conditia ca beneficiarul sa respecte normele
interne si principiile contabile din tara sa (cu respectarea legislatiei
nationale).
Calatoriile in afara Europei sunt eligibile, in functie de impactul
financiar al calatoriei.
Cheltuielile de deplasare trebuie sa fie necesare pentru lucrarile
din cadrul proiectului sau pentru activitatile legate de acesta.
Cheltuielile de deplasare ale expertilor la intalniri specifice nu
sunt considerate cheltuieli de deplasare, cu toate acestea ele pot fi
considerate eligibile, conditia este ca participarea expertilor sa fie
prevazuta corespunzator in Anexa I (Description of work).
Varianta 2
Aplicarea flat rate este optionala, ea fiind suma unei alocatii de
cazare si a unei diurne stabilite in functie de tara in care se efectueaza
deplasarea, conform deciziei Comisiei din 23 martie 2009.
4/9/2015
11
RAPORTAREA FINANCIARA
Perioadele de raportare financiara sunt clar stabilite
prin Acordul semnat intre beneficiarul proiectului si Comisia
Europeana.
Ele se intocmesc fie la cursul euro din data efectuarii
platii, fie la cursul euro stabilit de Banca Central Europeana
din prima zi a lunii urmatoare datei de raportare.
Fiecare beneficiar va accesa site-ul care ii va fi indicat
de catre Comisia Europeana in vederea efectuarii raportarii.
Dosarele cuprinzand documente justificative trebuie
arhivate si pastrate in arhiva beneficiarului pe intreaga
perioada indicata de catre Comisia Europeana.
Raportarile financiare vor trebui sa poarte avizul unui
auditor independent.
4/9/2015
12
- Comisia are la dispozitie 105 zile
pentru a evalua si executa plata
corespunzatoare – Nu se aplica
aprobarea tacita a rapoartelor!
- Comisia poate:
- aproba raportul;
- respinge, cu justificare;
-suspenda data limita pentru solicitarea revizuirii/
completarii;
- suspenda plata.
4/9/2015
13
II. Aspecte legate de auditare
CERTIFICATELE DE AUDIT
 Un certificat de audit este o cerinta contractuala.
 Scopul unui certificat de audit este, in principal,
sa ofere Comisiei o asigurare rezonabila cu privire
la faptul ca toate cheltuielile eligibile raportate de
beneficiar sunt efectuate in concordanta cu
prevederile Acordului de finantare.
 Certificatul de audit nu trebuie confundat cu
auditul efectuat de Comisie, misiune care poate fi
realizata in orice moment al implementarii
proiectului, precum si timp de 5 ani dupa
finalizarea acestuia.
4/9/2015
14
Certificarea va fi furnizata pe baza unui
contract “Agreed Upon Procedure” (AUP).
Auditorul va realiza auditul in conformitate cu
un format specific si in concordanta cu Termenii
de Referinta/Specificatiile Tehnice (ToRs – Annex
VII Form D to Grant Agreement).
AUP deriva din practici comune de audit si
corespunde standardelor de audit internationale.
Exista 2 tipuri de AUP – Raport de audit
privind:
(1) Verificarea cheltuielilor si
(2) Verificarea sistemului.
4/9/2015
15
AUP pentru verificarea cheltuielilor = “Certificate of
Financial Statements” (CFS)/ “Certificare pe Situatia
Financiara” – Anexa VII la contractul de finantare,
formularul D
 Se cere atunci cand finantarea solicitata atinge
375.000 euro (exceptie pentru proiectul de 2 ani sau
mai putini, caz in care CFS este emis la sfarsitul
proiectului). Asadar, pentru fiecare transa de 375 000
€ trebuie emis un CFS (numit intermediar), iar la
sfarsitul proiectului un CFS (numit final) indiferent de
suma finala a proiectului.
 Obligatoriu pentru fiecare beneficiar, cu exceptia
cazului in care este oferita o certificare a
metodologiei.
 Scopul emiterii unui CFS este de a acoperi totae
costurile eligibile care nu au fost inca supuse
certificarii.
 Forma: Raport independent privind constatarile
factuale – Anexa VII, Formularul D.
 Avantaj: emiterea unui CFS mareste certitudinea
asupra eligibilitatii costurilor pentru beneficiar.
4/9/2015
16
AUP pentru verificarea sistemului =
“Certificate on
the Methodology” (COM)/ “Certificat asupra metodologiei”
– Anexa VII la contractul de finantare, formularul E
 Optional si destinat in special entitatilor care au
multiple participari in program.
 Scopul: certificarea metodologiei de calcul a
costurilor de personal si a ratelor de regie.
 Poate fi intocmit oricand pe durata implementarii
proiectului, dar cel mai devreme la data intrarii in
vigoare a primului Acord de finantare semnat de
beneficiar in cadrul PC 7.
 Valabil pe intreaga durata a PC7, are caracter
voluntar si trebuie sa fie acceptat de catre Comisie.
 Forma: Raport independent privind constatarile
factuale – Anexa VII, Formularul E.
 Avantaj: atunci cand un COM este acceptat de
Comisie, dispare obligativitatea emiterii unui CFS
intermediar, ci doar un CFS final.
4/9/2015
17
Cine poate furniza aceste certificate?
 Auditori calificati conform prevederilor Directivei
a VIII-a a Uniunii Europene
 Specialisti independenti
 Organizatiile publice, institutiile de invatamant
superior si organizatiile de cercetare pot alege
serviciile unui auditor extern sau pot opta in
favoarea unui “ofiter public competent” –
auditorul public intern
4/9/2015
18
O conditie preliminara este ca auditorul public
intern sa nu fi fost implicat in nici un fel in
intocmirea Formularului C – Financial Statements
si sa nu depinda, din punct de vedere ierarhic, de
ofiterul responsabil pentru Financial Statements.
Mai exact, nu trebuie sa existe relatii de
subordonare intre responsabilul financiar al
proiectului si auditor.
4/9/2015
19
 Nu exista cerinte (prevederi) specifice cu privire la
independenta auditorilor care intocmesc Formularul D fata de
cei care intocmesc Formularul E.
 Oricare dintre cele doua tipuri de formulare – Form D sau
Form E poate fi realizat de catre unul si acelasi auditor sau de
catre auditori diferiti.
 Termenii de referinta (ToRs), care se completeaza de catre
beneficiar si sunt agreati de auditor, precizeaza faptul ca nu
trebuie sa existe un conflict de interese intre cele 2 parti.
Conflictul de interese apare atunci cand este afectata obiectivitatea
auditorului, de exemplu in cazul in care auditorul:
- a fost implicat in pregatirea Formularului C-Financial Statements;
- are unele beneficii de pe urma emiterii certificatului de audit;
- se afla in relatii prea apropiate cu reprezentantii institutiei
beneficiare;
- este director sau partener al beneficiarului;
- se afla in oricare alta situatie care i-ar putea compromite
independenta sau abilitatea de a realiza certificarea intr-un mod
impartial.
4/9/2015
20
 Auditorii interni nu pot fi desemnaţi să efectueze misiuni de
audit public intern la o structură/entitate publică dacă sunt
soţi, rude sau afini până la gradul al patrulea inclusiv, cu
conducătorul acesteia.
 Auditorii interni nu trebuie implicaţi în vreun fel în
îndeplinirea activităţilor pe care în mod potenţial le pot
audita şi nici în elaborarea şi implementarea sistemelor de
control intern ale entităţilor publice.
 Auditorii interni care au responsabilităţi în derularea
programelor şi proiectelor finanţate integral sau parţial de
Uniunea Europeană nu trebuie implicaţi în auditarea acestor
programe.
 Comisia Europeana accentueaza faptul ca atunci cand un
beneficiar (institutie publica, organizatie de cercetare si
institutie de invatamant) alege sa-si foloseasca propriul
auditor (auditorul public intern), beneficiarul respectiv
trebuie sa faca asigurarea ca auditorul este independent si
are pregatirea necesara pentru a realiza procedurile de
audit stabilite.
4/9/2015
21
• Urmatoarele reprezinta documente ce ar trebui
puse la dispozitia auditorului:
- Acordul de finantare, inclusiv Anexele;
- Rapoarte periodice, care includ justificarea
resurselor utilizate si Form C ‘Financial
Statements’;
- ‘Guide to Financial Issues relating to FP 7
Indirect Actions’ (Ghidul Financiar) – referinte
specifice la Partea 2A Sectiunea 2 – raportare si
plati, Partea 2B - prevederi financiare;
- Formatul standard propus pentru certificatul
de audit.
4/9/2015
22
Link-uri utile
• Ghidul financiar FP 7, varianta februarie
2011:
ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/f
inancialguide_en.pdf.
• “Guidance notes” pentru beneficiari si
auditori:
ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/
guidelines-audit-certification_en.pdf
4/9/2015
23
Va multumesc pentru atentie!
Auditor public intern Roxana Pascanu
e-mail: [email protected]
Responsabil financiar: Roxana Matache
e-mail: [email protected]
4/9/2015
24