Transcript Procesní modelování - Kvalita ve veřejné správě

MVČR
Projekt
Procesní modelování agend
9. Národní konference kvality ve veřejné správě
Ing Josef Beneš, manažer projektu
20.2.2013
Cíl projektu PMA
je implementace softwarové, znalostní a procesní
infrastruktury pro vytváření, využívání a správu procesních
modelů agend tak, aby je bylo následně možné
optimalizovat (zefektivnit činnost úřadů veřejné správy,
snížit finanční nároky na chod administrativy a zajistit jejich
maximální dostupnost a kvalitu).
Předmět dodávky - Dodavatelem je Accenture Central Europe B.V.,
Vypracování Metodiky procesního modelování agend veřejné správy.
1.
–
–
–
–
Cílem je zavedení společného procesního slovníku a tedy společného pohledu na různé
aspekty procesních modelů
Cílem je naučit se popisovat procesní postup, včetně čerpání zdrojů a kvality výkonu
procesů
Cílem není personální audit
Cílem není veřejnou správu „ukreslit“
Dodávka a implementace AIS RPP Modelovacího pro procesní modelování agend
veřejné správy, vybaveného moduly řízení, editace, připomínkování a publikování.
Návrh, implementace a zprovoznění Rozhraní mezi AIS RPP Modelovacím a
RPP (dále jen „Rozhraní“).
2.
3.
–
Mít vazbu na základní registry – systém je editační
4.
Vyškolení vybraných úředníků v procesním modelování podle vypracované
5.
Zpracování procesních modelů 30 agend veřejné správy.
Metodiky a s použitím AIS RPP Modelovacího.
–
–
Nejde o vytvoření standardu 30 agend, cílem je zavedení systému pro modelování agend
Je to reprezentativní vzorek, který umožní pochopit souvislosti (extrémy a kritici)
Návrh institucionálních a věcných podmínek pro zřízení metodického centra pro
procesní modelování agend Zadavatelem po dobu realizace a udržitelnosti projektu.
6.
–
–
Udržení znalostí a založení dlouhodobého výhledu udržitelnosti a rozvoje systému
Pomoc ohlašovatelům agend a samosprávě v jejich práci
Metodika procesního modelování – klíčový výstup
• Stanovení postupu modelování sběru, analýzy, tvorby jednotlivých forem
procesních modelů a jejich aktualizace v podmínkách veřejné správy,
zohledňující specifika veřejné správy.
• Popis efektivního řízení tvorby, udržování a aktualizace procesních modelů
i vlastní Metodiky, vč. identifikace rizik a návrhu jejich eliminace, tj. základ
činnosti metodického centra.
• Metodika procesního modelování je „řídící dokument“ pro
– Modelování 30 agend (3 pilotní) v rámci projektu PMA
– Dále modelování cca 500 agend ohlášených i neohlášených v RPP
– Nasazení a využívání AIS Modelovacího
– Školení stovek uživatelů
– Provoz Metodické centra MVČR pro modelování agend
Časový plán projektu
• Zahájena dodávka projektu 1.9.2012
• Akceptace prvních výstupů 28.2.2013
–
–
Metodika PMA
Dodávka AIS Modelovací
• Modely pilotních agend
• Aktualizace metodiky – červenec 2013
• Dokončení modelů 26 agend – říjen 2013
• Dokončení školení – listopad 2013
• Datum ukončení projektu 31.3.2014
• Zahájení činnosti Metodického centra MVČR 1.4.2014
• Udržitelnost projektu do 31.3.2019
Klasifikace agend a procesů
•
•
Základ je v metodice
ohlašování agend
– Agenda - Zákon
Dle stupně správy
– Státní správa
– Samospráva
– Přenesená působnost
Podíl na
provozních
nákladech
Stát
• Procesní oblasti – systém
regulace
•
– Evidence
– Kontrola
– Strategie
Charakter procesů
– Tvrdé
– Částečně tvrdé
– Měkké
• Procesní agendy
Znalostní profil projektu
Kraj
Město/
obec
Podíl na
tvrdých
procesech
Podíl na
středně
tvrdých
procesech
Podíl na
měkkých
procesech
Procesní popis
•
•
•
Slovní popis
Grafický popis
Úroveň 1
–
–
–
–
•
Úroveň 2
–
–
–
–
•
•
Procesní mapa
Procesní oblast
Organizace
Proces - činnost
Účastník
Aktivity - úkon
Stavy
Komunikace
Datový popis
Úroveň
– Proces
– Výstup
– Typ případ
Znalostní profil projektu
Funkce budoucího systému
RPP
•
•
•
•
•
AIS RPP modelovací je postaven na
modelovacím nástroji CraftCase
Modul řídící – definice pracovního postupu
Modul editační – provedení modelu
Modul připomínkovací
Modul čtecí – prohlížení modelů
Finální model
ISZR
Metodické
centrum
Pracovní
model
Modelovací nástroj
Ústřední
orgán
Kraj
Město/obec
Postup modelování
Fáze postupu
Procesní
modelování
Etapy postupu
Základní analýza
a příprava
modelování
• Etapa 1.1: Iniciální analýza agendy
• Etapa 1.2: Definice procesního rozsahu agendy
• Etapa 1.3: Vytvoření detailního harmonogramu prací
• Etapa 1.4: Posouzení dostupnosti dat o výkonu agendy
Sestavení AS-IS
modelu
• Etapa 2.1: Vytvoření procesního popisu agendy
• Etapa 2.2: Sběr hodnot AS-IS modelu
• Etapa 2.3: Příprava podkladů pro stanovení nákladů výkonu
procesů agendy
• Etapa 2.4: Stanovení hrubých lokálních nákladů procesů agendy
• Etapa 2.5: Stanovení čistých lokálních nákladů procesů agendy
• Etapa 2.6: Schválení AS-IS modelu agendy
• Etapa 2.7: Identifikace optimalizačního potenciálu
• Etapa 2.8: Prioritizace procesů pro detailní analýzu
Sestavení TO-BE
modelu
• Etapa 3.1: Návrh optimalizačních hypotéz
• Etapa 3.2: Výběr TO-BE varianty modelu
• Etapa 3.3 Posouzení první verze TO-BE modelu
• Etapa 3.4: Vytvoření detailních návrhů opatření
• Etapa 3.5: Odhad potenciálu úspor opatření
• Etapa 3.6: Prioritizace opatření k realizaci
• Etapa 3.7: Vytvoření návrhu realizace opatření
• Etapa 3.8: Posouzení druhé verze TO-BE modelu
• Etapa 3.9: Vypořádání připomínek
• Etapa 3.10: Schválení finální verze TO-BE modelu
• Etapa 3.11: Publikace TO-BE modelu do RPP
Standard agendy
Definice standardu
(ZR RPP)
Podklady pro
standard
(AISM)
Procesní modelování
Procesní
popis
Vazba na
RPP
Pracnost
Podmínky
výkonu
Zjištění centrálních statistik
Definice KPI
Statistiky
výkonu
procesů
Seznam KPI
Standard výkonu procesů agendy (3 oblasti)
Definice úrovně
Úroveň pro
standard
Evidence lokálních
hodnot koeficientů
Lokální hodnoty
četností a koeficientů
Další IS
Přímé
náklady
Procesní popis
Požadovaná
kvalita
(Ukazatele
kvality - KPI)
Stanovení hodnot parametrů standardu
Hodnoty
Cena jednotky
sankčních
výkonu, fixní
koeficientů pro KPI
složka
Definice případné kompenzace (mimo standard)
Lokální výše
kompenzace
Definice odměny
Definice výkonu
Způsob výpočtu
základní
odměny
Způsob výpočtu
upravené
odměny
Způsob výpočtu
celkové
odměny
Stanovení výše odměny pro konkrétní OVM
Základní výše
odměny
Upravená výše
odměny
Platba za výkon agendy
Finální výše odměny za výkon agendy
Celková výše
odměny dle
standardu
Organizace modelování
• Gestor agendy
– Správce modelu agendy
• Vedoucí modelování
• Analytik modelování
• Koordinátor metodického připomínkování
– Účastník metodického připomínkování
• Koordinátor vnějšího připomínkování
– Účastník vnějšího připomínkování
• Koordinátor vnitřního připomínkování
– Účastník vnitřního připomínkování
• Vedoucí metodiků
– Metodik modelování
• Správce RPP
Workflow AS-IS a TO-BE
Publikační workflow
Zúčastněná strana
Typický zástupce
Možné Role dle Metodiky PMA
Náměstek ministra
• Gestor agendy
Ředitel odboru
• Správce modelu agendy
• Vedoucí modelování
• Koordinátor vnitřního připomínkování, vnějšího
připomínkování
• Účastník vnitřního připomínkování
Vedoucí oddělení
• Vedoucí modelování
• Koordinátor vnitřního připomínkování, vnějšího
připomínkování
• Účastník vnitřního připomínkování
• Analytik modelování
Referent
• Analytik modelování
• Účastník vnitřního připomínkování
Vedoucí oddělení
• Účastník vnitřního připomínkování
Referent
• Účastník vnitřního připomínkování
Vedoucí týmu
• Vedoucí modelování *)
• Analytik modelování
• Metodik modelování
• Účastník metodického připomínkování *)
Člen týmu
• Analytik modelování
Vedoucí metodického
centra
• Vedoucí metodiků
• Metodik modelování
• Koordinátor metodického připomínkování
• Účastník metodického připomínkování
Metodik PMA
• Metodik modelování
• Koordinátor metodického připomínkování
• Účastník metodického připomínkování
Správce RPP
Správce RPP
• Správce RPP
Neparticipující OVM, odborná
veřejnost
Různé
• Účastník vnějšího připomínkování
Ohlašovatel agendy
Participující OVM
Další členové týmu modelování
agendy
Metodické centrum
Děkujeme za účast a těšíme se na spolupráci,
protože věříme, že vytvářený systém neboří
lokální iniciativy a vytvoří základ společného
procesního uvažování.