Transcript Ky nang lap ke hoach PDCA

PDCA TRONG HOẠT ĐỘNG NHÓM
WELCOME TEAM LEADERS
ĐÁNH GIÁ ViỆC LẬP KHCL CỦA CBN
NHẬN XÉT
STT
SỐ LƯỢNG (17)
SL
%
1
Chưa phân tích tình trạng
1
5.88
2
Không đưa ra nguyên nhân
4
23.53
3
Nguyên nhân đưa ra không cụ thể
1
5.88
4
Không đưa ra giải pháp
5
29.41
5
Giải pháp đưa ra không phù hợp với nguyên nhân
5
29.41
6
Giải pháp đưa ra không cụ thể
1
5.88
7
Không đưa ra mục tiêu tổng thể
5
29.41
8
Không đưa ra mục tiêu của từng giai đoạn
4
23.53
9
Trình bày không rõ ràng, mạch lạc
1
5.88
10
Lạc đề ( cách XD kế hoạch, XD kế hoạch tổng thể)
2
11.76
MỤC TIÊU
• Nắm được
các bước
trong chu
trình
PDCA
•Vận dụng 1 số
kỹ thuật sơ đồ
xương cá, bản
đồ tư duy,
phương pháp
20/80
• Thực hành
phân tích và
lập KHCL
theo PDCA
NỘI DUNG
1
2
3
Giới thiệu
Các bước
của chu
trình
Giải thích
các bước
P-D-C-A
Bài tập thực
hành
Giới thiệu
 PDCA là công cụ hữu hiệu, phương pháp luận khoa học để giải
quyết vấn đề
 Được thiết kế để áp dụng liên tục, nhiều lần
 Bao gồm các hoạt động theo vòng khép kín
 Nâng cao kiến thức cá nhân khi đánh giá nguyên nhân của vấn đề
 Mục đích cuối cùng của chu trình PDCA là cải tiến liên tục làm cho
khách hàng hài lòng
 Khi thực hiện cần:
 Dữ liệu
 Bằng chứng về việc dữ liệu và số liệu liên quan đến vấn đề
 Phân tích khách quan và tư duy phê phán xung quanh vấn đề
P – Plan - Lập kế hoạch
D – Do - Thực hiện
C – Check - Kiểm tra
A – Act - Hành động
Prof. Edwards Deming (1900 – 1993)
QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
 P: Xác định vấn đề và đặt ra mục tiêu
 P: Xác định nguyên nhân
 P: Xác định nguyên nhân chính, nguyên nhân gốc
rễ của vấn đề
 P: Tìm, phát triển các giải pháp, lập kế hoạch hành
động
 D: Thực hiện kế hoạch hành động
 C: Xác định hiệu quả của kế hoạch
 A: Chuẩn hoá các kết quả, tổ chức triển khai thực
hiện ở toàn đơn vị, ở các lĩnh vực có liên quan
KHÁI NIỆM:
Là quá trình xác định những mục tiêu của tổ
chức và phương thức tốt nhất để đạt được
những mục tiêu đó
VAI TRÒ:
“Không lập kế hoạch
là lập kế hoạch cho thất bại”
Là chức năng quan trọng và không thể thiếu
trong hoạt động quản trị của các nhà quản lý
1
Xác đinh,
Đo lường
vấn đề
2
Phân tích
nguyên
nhân
3
4
Đề xuất giải
pháp
Xác định
mục tiêu
cho giải
pháp
Khi gặp bất cứ vấn đề gì, chúng ta thường đặt
ra các câu hỏi:


What: Vấn đề là gì?
Where: Nguyên nhân ở đâu?
Why : Tại sao nảy sinh vấn đề
How : Chúng ta phải giải quyết nó như thế nào
…
Bài tập 1
Trong thời gian qua nhóm bạn có 1 số
vấn đề cần giải quyết. Trong thời gian 2
tháng tới bạn ưu tiên giải quyết vấn đề
số 1 ( handout1). Là cán bộ nhóm các
bạn hãy phân tích các nguyên nhân và
đánh giá, xác định nguyên nhân chủ
yếu dẫn đến vấn đề của nhóm bạn.
Hỗ trợ
tài năng
Hỗ trợ
sinh viên
(đào tạo
kỹ thuật)
Xây dựng Hỗ trợ
chương
từ cơ
trình giảng quan
dạy
Thiết
kế
khóa
học
Môi
trường
vật chất
Sự thỏa
mãn cao
hơn
Hiểu biết
rộng hơn
Tỉ lệ
tiêu
hao
thấp
PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN
SƠ ĐỒ XƯƠNG CÁ ( FISH BONE)
 People/Man/Con người: Bất cứ ai tham gia quá trình phục
vụ
 Methods/ Phương pháp: Quá trình thực hiện và những yêu
cầu đặc biệt để tiến hành quá trình đó như các chính sách,
qui trình, luật, lệ, qui định
 Machines/ Máy móc: Any equipment, computers, tools etc.
required to accomplish the job (Bất cứ công cụ, máy tính,
dụng cụ,v.v… nào cần thiết để hoàn thành công việc)
 Materials/ Vật liệu: Vật liệu thô, các bộ phận, bút, giấy,v.v..
được sử dụng để tạo nên thành phẩm cuối cùng
 Measurements/ Đo lường: Dữ liệu được thu thập từ quá
trình được dùng để đánh giá chất lượng của quá trình đó
 Environment/ Môi trường: Các điều kiện, như địa điểm,
thời gian, nhiệt độ và văn hóa nơi mà quá trình diễn ra
Bài tập 2
Với các nguyên nhân chủ yếu dẫn đến
vấn đề của nhóm bạn, bạn hãy đề xuất
các giải pháp khắc phục.
ĐỀ XUẤT GiẢI PHÁP
( BẢN ĐỒ TƯ DUY - MIND MAP )

ĐỀ XUẤT GiẢI PHÁP
( BẢN ĐỒ TƯ DUY - MIND MAP)
Gợi nhớ ( Hồi tưởng): Bất cứ khi nào thông tin được xuất hiện
từ trong bộ não, thì mind maps cho phép các ý tưởng được ghi
lại rất nhanh .
Sáng tạo: Mind maps sẽ giúp bạn giải phóng cách suy diễn cổ
điển theo phương thức ghi chép sự kiện theo dòng, cho phép
các ý tưởng mới được hình thành nhanh chóng theo luồng tư
duy xuất hiện.
Giải quyết vấn đề: Mind maps có thể giúp bạn nhìn nhận tất cả
các vấn đề và làm thế nào để liên kết chúng lại với nhau. Nó
cũng giúp bạn có được cái nhìn tổng quát là bạn có thể nhìn
nhận vấn đề dưới những góc độ nào và sự quan trọng của nó.
Lập kế hoạch: Mind maps giúp bạn có được tất cả các thông
tin liên quan vào một nơi và tổ chức nó một cách thật đơn
Trình bày: Giúp ta tổ chức các ý kiến hợp lý, dễ hiểu để trình
bày mả không cần phải nhìn vào biên bản có sẵn.
ĐỀ XUẤT GiẢI PHÁP
( BẢN ĐỒ TƯ DUY - MIND MAP)

Làm thế nào để mind map?!?
- Tư duy hai chiều (phản biện)
Sử dụng những từ chính hoặc những hình ảnh cần thiết.
- Bắt đầu từ trung tâm và triển khai ra.
- Tạo cho trung tâm một hình ảnh rõ ràng và “mạnh” miêu tả được nội dung
tổng quất của toàn bộ mind map.
- Tạo các trung tâm nhánh và các chi tiết nhánh.
- Đặt những từ trọng tâm vào những hàng mà làm tăng kết cấu của các ghi
chú.
- Những trường hợp sau phải phân biệt rõ hơn những trường hợp trước.
- Những gì không có trong trình bày thì không nên đưa vào mind map.
- Sử dụng mũi tên, biểu tượng hoặc những hình ảnh để chỉ ra sự liên kết.
- Đừng để bị tắc ở một khu vực. Nếu cạn kiệt suy nghĩ thì chuyển sang
nhánh khác
- Ghi ngay ý tưởng vào nơi hợp lý ngay khi nghĩ ra nó. Đừng lưỡng lự.
- Phá vỡ ranh giới. Khi hết giấy để trình bày thì đừng nên thay một tờ giấy
khác to hơn mà sử dụng thêm các tờ khác ghép vào.
- In ra giấy hơn là viết tay vì làm cho dễ đọ và dễ nhớ hơn.
- Sử dụng màu sắc để làm nổi bật vấn đề.
- Hãy sáng tạo.
- Bắt tay vào và HAVE FUN.
Bài tập 3
Với tất cả các giải pháp đã đề ra bạn hãy
lựa chọn những giải pháp chính cho
phù hợp với điều kiện nguồn lực, khả
năng của nhóm bạn và đặt mục tiêu cho
các giải pháp đó.
LỰA CHỌN GiẢI PHÁP
( PHƯƠNG PHÁP 20/80)
 Richard Kock, người sáng lập ra Bain & Co và BCG Consultant, từng khẳng định rằng: “20%
việc chúng ta làm tạo ra 80% kết quả, nhưng 80% công việc còn lại chỉ tạo được 20% kết quả
cuôi cùng mà thôi. Chúng ta đang phí phạm 80% thời gian của mình vào những việc kém hiệu
quả”. Vậy lời khuyên của Koch là, thay vì cật lực theo đuổi tất cả các cơ hội sẵn có, chúng ta
hãy bình tĩnh hơn, làm việc ít hơn và tập trung định hướng vào những mục tiêu có giá trị nhất
dựa trên cách suy nghĩ của quy luật 20/80”.
Xác định mục tiêu
Specific
- cụ thể, dễ hiểu
Measurable - đo lường được
Achievable - vừa sức, có thể đạt được
Realistics
- thực tế
Timebound - có thời hạn.
Phương pháp xác định 5W - 1H
1. Why
4. When
2. What
5. Who
3. Where
6. How
Bài tập 4
Căn cứ các phân tích trên ( nguyên nhân, giải pháp, mục tiêu) nhóm
bạn hãy lập bản KHCL
T
T
Nội dung
công việc
MT
Thời gian thực hiện ( theo
tháng/tuần/ngày)
T
H
T1
1
2
3
T2
T3
T4
T5
T6
Nguồn lực
T7
Căn cứ mô tả,
HDCV
Tại mỗi khâu
Plan – Do – Check - Act
đều lần lượt đi qua các quy
trình con với đầy đủ các bước
P–D–C–A
DO - THỰC HIỆN
DO: Tổ chức thực hiện kế hoạch đã đề ra


DO
Mục đích:
- Truyền thông tới toàn bộ những người có
liên quan trong kế hoạch
- Cung cấp cho họ kiến thức, kỹ năng những
nhiệm vụ, công việc phải làm để đạt mục
tiêu chung của tổ chức
Vai trò:
- Thử nghiệm các giải pháp
- Xem xét, đo lường, phân tích kết quả
- Đánh giá các giải pháp
DO - THỰC HIỆN
Triển khai thực hiện kế hoạch phải đảm bảo mọi
người trong tổ chức:
 Nắm được kế hoạch
 Biết và hiểu rõ nhiệm vụ của mình
 Thấy được tầm ảnh hưởng của kết quả
công việc của từng cá nhân đối với kết quả của
chung
DO - THỰC HIỆN
Để làm tốt khâu DO phải:
Plan: Làm gì trước, sau (When)
Làm như thế nào, cách thức (How)
DO
Do:
Triển khai thực hiện theo Plan
Check:Kiểm tra, giám sát các bước DO đã làm đúng?
Act:
Tự khắc phục những sai sót trong quá
trình DO để hoàn thiện
Bài tập 5
Bạn hãy bổ sung hoặc chỉnh sửa vào bản
KHCL ở bài tập 4 các kế hoạch/công việc liên
quan đến phần tổ chức thực hiện
CHECK - KIỂM TRA

CHECK - Kiểm tra lại những việc đã làm
xem đã đúng chưa, có phù
hợp không và có sai sót gì
không?

Vai trò: - Giúp phát hiện những điểm
chưa phù hợp để kịp thời
điều chỉnh
CHECK - KIỂM TRA
- Đo lường để hợp thức hoá và thẩm định
những thay đổi
- So sánh kết quả với yêu cầu
- Nếu có thay đổi, tìm hiểu lý do
- Xem xét, đánh giá sự thay đổi đó theo chiều
hướng tốt hơn, tồi hơn hay vẫn vậy.
CHECK - KIỂM TRA
Cần thiết phải có 1 chu trình con để chuẩn bị
về phương pháp và công cụ
 Plan
- Lập kế hoạch kiểm tra : 5W – 1H
 Do
- Thực hiện kiểm tra theo Plan
 Check - Kiểm tra lại mức độ chính xác của kết quả
kiểm tra và đánh giá lại hiệu quả của phương
pháp, công cụ kiểm tra đã áp dụng
 Act
- Khắc phục và cải tiến khâu kiểm tra để hoàn
thiện
CHECK - KIỂM TRA
• Lập kế
hoạch kiểm
tra
• 5W – 1H
• Khắc phục và
cải tiến
• Thực hiện
kiểm tra theo
kế hoạch
Plan
Do
Act
Check
• Mức độ chính
xác và hiệu quả
CHECK - KIỂM TRA
CÁC PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA
 Kiểm tra chéo
 Đánh giá thực tế
 Kiểm tra trong suốt quá trình
 Kiểm tra theo kết quả, hồ sơ
 …
Bài tập 6
Bạn hãy bổ sung hoặc chỉnh sửa vào bản
KHCL ở bài tập 5 các kế hoạch/công việc liên
quan đến phần kiểm tra thực hiện
ACT – HÀNH ĐỘNG
 Áp dụng các tiêu chuẩn mới, đã cải
tiến
ACT

 Huấn luyện mọi người các phương
pháp

 Cập nhật các số liệu, qui trình cải tiến
theo yêu cầu
 Chia sẻ các tiêu chuẩn mới
 Tiếp tục áp dụng PDCA
ACT – HÀNH ĐỘNG
Khắc phục và phòng ngừa những sai sót,
những điểm không phù hợp cần:
 Có một Plan cụ thể cho việc khắc phục
 Khắc phục theo đúng Plan
 Kiểm tra lại kết quả khắc phục
 Tiếp tục khắc phục để cải tiến
ACT – HÀNH ĐỘNG
Nếu kết quả không tốt
lại PLAN
thực hiện
Nếu đạt kết quả tốt
cần huấn
luyện mọi người các phương pháp mới,
qui trình chuẩn
ACT – HÀNH ĐỘNG
Trước khi đưa ra một hành
động, một mục tiêu mới
cần :
- Cân nhắc, xem xét và
phân tích các số liệu.
- Đảm bảo các số liệu, kết
quả thu được là số liệu
thực, chính xác
Bài tập 7
Giả sử trong quá trình thực hiện kế hoạch
đã đề ra khi đánh giá kết quả không
được như mục tiêu, bạn sẽ làm gì?
Bài tập 8
Hoàn thiện kế hoạch CL tổng thể của nhóm bạn
cho cả quá trình P-D-C-A để giải quyết vấn đề
của nhóm bạn (tiếp bài tập 6)
Yêu cầu:
 Xác định vấn đề: nguyên nhân và các giải
pháp cho vấn đề trên
 Thiết lập mục tiêu cho từng giải pháp
 Lập bảng kế hoạch chi tiết cho từng bước
P-D-C-A
Thực hiện theo chu trình PDCA
Bạn phải :
- Được cấp trên đồng ý
- Có nhóm trưởng
- Có điều kiện, nguồn lực để thực hiện
- Có các thành viên trong nhóm
BÀI TẬP VỀ NHÀ – DÀNH CHO NHÓM THỰC TÊ
Áp dụng kiến thức đã được trao đổi, bạn hãy lập
kế hoạch chất lượng cho nhóm của mình để giải
quyết vấn đề quan trọng nhất mà nhóm bạn đã
xác định.
Thời gian: 30/9
Phương thức: Làm trên máy và gửi mail đến địa
chỉ: [email protected]