Transcript Bilgi ve İletişim

BİLGİ VE İLETİŞİM
Defterdarlıklar İç Kontrol
Eğitimi
10 Mart-27 Nisan 2013
Strateji
Geliştirme
Başkanlığı
İÇERİK
• Bilgi
• Bilgi Yönetimi
• Yönetim Bilgi Sistemleri
• Kurum İçi ve Dışı İletişim
• Raporlama
Strateji
Geliştirme
Başkanlığı
Bilgi
Bilgi
Yönetimi
YBS
İletişim
Raporlama
• Bilgi ve Iletişim
• Bilgi Çeşitleri
• Bilginin Özellikleri
• Bilgi Güvenliği
Bilgi ve İletişim-1
İdareler;
• Amaç ve hedefleri doğrultusunda,
birimlerinin ve çalışanlarının
performansının izlenebilmesi,
• Karar alma süreçlerinin sağlıklı bir
şekilde işleyebilmesi,
• Hizmet sunumunda etkinlik ve
memnuniyetin sağlanması,
amacıyla uygun bir Bilgi ve İletişim
Sistemine sahip olmalıdır.
Strateji
Geliştirme
Başkanlığı
4
Bilgi ve İletişim-2
• Bilgi ve iletişim COSO iç kontrol
•
Strateji
Geliştirme
Başkanlığı
modelinin beş bileşeninden
dördüncüsüdür.
İdarede; kontrol ortamı
gereklilikleri, risk değerlendirme,
kontrol faaliyetleri ve izleme bilgi
paylaşımı ve iletişim yoluyla
sağlanır.
5
Bilgi Çeşitleri
• Performans Bilgisi
• Mali Bilgi
• Mevzuat Bilgisi
• Yönetsel Bilgi
• …..
Strateji
Geliştirme
Başkanlığı
6
Bilginin Özellikleri
Strateji
Geliştirme
Başkanlığı
Zamanlı
Tam
Anlaşılabilir
İlgili
Doğru
Kullanılabilir
Erişilebilir
Güncel
7
Bilgi Güvenliği
• Bilgi güvenliği, idare içindeki
değerli varlıkların kaybedilmesi,
yanlış kullanılması ve zarar
görmesini önlemeyi ifade eder.
Strateji
Geliştirme
Başkanlığı
Bilgi;
• kağıt üzerinde (resmi evrak)
• elektronik ortamda (bilgisayar, veri
tabanı)
• kişiler arasında sözlü bir şekilde
olabilmektedir.
8
Bilgi Güvenliğinin Amacı
•Veri bütünlüğünün korunması
•Yetkisiz erişimin engellenmesi
•Mahremiyet ve gizliliğin korunması
•Sistemin devamlılığının
sağlanması
Strateji
Geliştirme
Başkanlığı
9
Bilgi Yönetimi
Bilgi
Yönetimi
YBS
İletişim
Raporlama
• Bilgi Ihtiyacının Planlanması
• Bilginin Oluşturulması ve Toplanması
• Bilginin Organizasyonu
• Bilginin Kaydedilmesi, Dosyalanması ve
Arşivlenmesi
• Bilginin Kullanımı ve Paylaşımı
• Bilginin Gözden Geçirilmesi ve Korunması
Bilgi Yönetimi
Strateji
Geliştirme
Başkanlığı
Bilgi İhtiyacının Planlanması
Planlama
Stratejik Amaç ve Hedefler
Performans Hedefleri
Stratejik
Performans
Strateji
Geliştirme
Başkanlığı
Operasyonel
Bilgi İhtiyacının
Belirlenmesi
BilgininToplanacağı Kaynaklar
• Belgeler (talimatlar, onaylar, makbuzlar,
•
•
•
•
•
•
Strateji
Geliştirme
Başkanlığı
ödeme emirleri…)
Müşteriler ve diğer bakanlık ve birimler
arasındaki etkileşimler
Bütçe planları, tahminler, çalışma planları
Raporlar, politikalar ve özet notlar
Toplantı dokümanları, gündem ve
kararlara ilişkin kayıtlar
Bilgisayar ortamındaki her tür veri
Diğer kaynaklar
Bilgi Oluşturulması ve Toplanması-1
İdare Açısından Bilginin
Değerinin Ölçümü, Zamanında
Ulaşımı ve İhtiyaçları
Karşılamadaki Başarısı
Strateji
Geliştirme
Başkanlığı
Bilgi Oluşturulması ve Toplanması-2
Stratejik
Performans
Operasyonel
Strateji
Geliştirme
Başkanlığı
Tasnif
Bilginin Organizasyonu
Bilgi kullanımında, paylaşımında, arşivlenmesinde
ve yok edilmesindeki süreçlerin kolaylaştırılması
Bilgiye Erişimde Memnuniyet?
Bilginin Zamanında Sunumu?
Yasal ve Politik Sınırlar?
Güncellik ve İnternet Sayfası?
Strateji
Geliştirme
Başkanlığı
Bilginin Kaydedilmesi,
Dosyalanması ve Arşivlenmesi
Etkili bir yönetimin sağlanabilmesi için;
elektronik ortamdakiler dâhil, gelen ve giden
her türlü evrak ile daire içi haberleşmenin, iş
ve işlemlerin kaydedilmesi, sınıflandırılması,
dosyalanması ve arşivlenmesi ile bu
hizmetlerin kapsamlı ve güncel bir sisteme
sahip olması gerekmektedir.
Strateji
Geliştirme
Başkanlığı
Yönetim Bilgi Sistemleri (YBS)
Bilgi
Yönetimi
YBS
İletişim
Raporlama
• Yönetim Bilgi Sistemi Nedir?
YBS Nedir?-1
• YBS, yöneticilerin karar
•
Strateji
Geliştirme
Başkanlığı
verebilmeleri için ihtiyaç
duydukları stratejik bilginin talep
edildiği şekilde sunulmasını
sağlayan bilgisayar destekli
(yazılım ve donanımdan oluşan)
sistemlerdir.
Doğru ve eksiksiz bilginin doğru
kişilere uygun biçimde
ulaştırılmasını hedefler.
YBS Nedir?-2
İdarenin,
• Mali verilerini
• personele ilişkin bilgileri
• taşınır/taşınmaz varlıklarına
ilişkin bilgileri,
• performans bilgilerini,
• kurumsal evrak arşivindeki
bilgileri
• vb.
karşılaştırarak değerlendirir.
Strateji
Geliştirme
Başkanlığı
Kurum İçi ve Dışı İletişim
Bilgi
Yönetimi
YBS
İletişim
Raporlama
• Iletişim Nedir?
• Etkili Iletişim Kanallarının
Özellikleri
• Iletişimin Genel Ilkeleri
• Kurum Içi Iletişim
• Kurum Dışı Iletişim
İletişim Nedir?-1
İletişim, kişiler ve/veya idareler
arasında, hizmet sunumu, kararları
destekleme ve paylaşma, faaliyetleri
yürütme ve koordine etme gibi
amaçlarla yapılan bilgi değişimidir.
Strateji
Geliştirme
Başkanlığı
İletişim Nedir?-2
Sağlıklı bir iç kontrol sisteminin
geliştirilmesinde ve iç kontrolün
diğer unsurlarının nasıl işlediği
hususunda yönetime geri bildirim
sağlayarak karar alınmasında kilit
bir role sahiptir.
Strateji
Geliştirme
Başkanlığı
Etkili İletişim Kanallarının Özellikleri-1
• Doğru bilgiyi uygun zamanda
•
•
•
•
Strateji
Geliştirme
Başkanlığı
sağlayan
Kişisel talepleri karşılayan
Çalışanları rol ve sorumlulukları
hakkında bilgilendiren
Raporlamayı destekleyen
Çalışanlara, iyileştirmeye yönelik
önerilerde bulunma imkanı sağlayan
Etkili İletişim Kanallarının Özellikleri-2
• Üst yönetimin anlayabileceği
•
•
•
Strateji
Geliştirme
Başkanlığı
mesajlar ileten ve bu şekilde karar
almalarını sağlayan
Çalışanları iç kontrolün ve karar
alınmasının önemi hususunda
bilgilendiren
Kurum içi ve dışı iletişime yönelik
Hedef kitlelerin doğru olarak
belirlendiği
İletişimin Genel İlkeleri
Strateji
Geliştirme
Başkanlığı
Doğruluk
Erişebilirlik
Objektiflik
Hesap Verilebilirlik
Tam Bilgi
Farklı Araçlarla İletişim
Anlaşılırlık
Adil, Hızlı ve Cevaplayıcı
Açıklık
Teknolojik ve Yenilikçi
Kurum İçi İletişim-1
• Çalışanlara düzenli olarak yazılı
•
Strateji
Geliştirme
Başkanlığı
veya elektronik ortamda
bilgilendirme yapılmalıdır.
İdarenin misyon, vizyon ve hedefleri
ile özel hedeflerinin, görev ve
sorumlulukları çerçevesinde tüm
personele duyurulmasına ilişkin
gerekli mekanizmalar
oluşturulmalıdır.
Kurum İçi İletişim-2
• Çalışanların fikir ve önerileri
•
Strateji
Geliştirme
Başkanlığı
dinlenmeli, görüşleri alınmalıdır.
Bu amaçla kurum içi iletişim
seminerleri ve eğitim programları
düzenlenmelidir.
Dikey İletişim
İdare içinde, faaliyet ve işlemlere
ilişkin personelden yöneticilere doğru
işleyen bir raporlama sistemi
kurulmalıdır. (toplantı tutanakları, birim
faaliyet raporları, haftalık veya günlük
sözlü veya elektronik ortamda bilgi
alışverişi, yöneticinin günlük
faaliyetleri izleyebileceği raporlama
sistemi v.s.).
Strateji
Geliştirme
Başkanlığı
Yatay İletişim
Yöneticilerin kendi aralarında düzenli
aralıklarla görev alanları ve yönetimle
ilgili sorun ve önerileri hakkında fikir
paylaşımında bulunmalarını
sağlayacak toplantılar
düzenlenmelidir.
Strateji
Geliştirme
Başkanlığı
Kurum Dışı İletişim
Bilgi ve Hizmetlere Ulaşım
İnternet Sayfası
Şikayet ve Dilek
Konferans ve Seminerler
Performans Programı
Faaliyet Raporu
Strateji
Geliştirme
Başkanlığı
Raporlama
Özellikler
Yönetimi
YBS
İletişim
Raporlama
• Raporlama
• Raporlama Ağı
Raporlama-1
• Etkili bir iç kontrol sistemini
•
Strateji
Geliştirme
Başkanlığı
kurabilmek ve kontrollerin
etkililiğinin izlenmesini
kolaylaştırmak açısından raporlar
önemli bir araçtır.
Yöneticiler karar verirken
kendilerine sunulan raporları
dikkate almalıdırlar. Bu bağlamda,
doğru, kısa ve öz raporlar
yöneticilerin işini kolaylaştıracaktır.
Raporlama-2
Faaliyetlerin gözetimi amacıyla;
•İdare içinde yatay ve dikey
raporlama ağı yazılı olarak
belirlenmeli,
•Birim ve personel, görevleri ve
faaliyetleriyle ilgili hazırlanması
gereken raporlar hakkında
bilgilendirilmeli,
•Dış raporlama mekanizmaları da
dikkate alınmalıdır.
Strateji
Geliştirme
Başkanlığı
Raporlama Ağı-1
Strateji
Geliştirme
Başkanlığı
Raporlama Ağı-2
Kurum içi yatay raporlama örneği:
• Bir eğitim programına katılan personelin eğitim
sonuçlarına ilişkin hazırlayacağı raporu meslektaşları
ile paylaşması,
• Diğer birimler ile paylaşılan toplantı tutanakları
Kurum içi dikey raporlama örneği:
• Üst yönetime sunulan Konsolide Risk Raporu,
• Üst yönetime sunulan iç denetim raporları,
• Üst yönetime sunulan üçer/altışar aylık faaliyet raporları
Kurum dışı raporlama örneği:
• Üst yönetici tarafından hazırlanan ve kamuoyuna
duyurulan, Sayıştay ve Maliye Bakanlığına da birer
örnekleri sunulan yıllık faaliyet raporları
Strateji
Geliştirme
Başkanlığı
SORULARINIZ
Strateji
Geliştirme
Başkanlığı
[email protected]