Transcript Sinem BESLER – GG Soft

PAPERWORK DOKÜMAN
YÖNETİM SİSTEMİ
PROJESİ
Sinem BESLER
BT Direktör Yardımcısı
GÜNDEM
 Altınyıldız Hakkında
 Projeyi Gerçekleştirme Nedenlerimiz
 Ürün Seçim Kriterlerimiz & Neden Paperwork?
 Hangi Birimlerde Kullanıyoruz?
 Altınyıldız’da PaperWork Kullanımı
 Paperwork’ün Öne Çıkan ve Çok Kullanılan Özellikleri
 PaperWork Öncesi-Sonrası
 PaperWork ile Yeni Fazlar
ALTINYILDIZ HAKKINDA
Kuruluş Yılı
İlk İhracat Yılı
Halka Açılış Yılı
Markalar
: 1952
: 1956
: 1991
: Network, Fabrika, Que, Altınyıldız
Classics, Arzu Kaprol, Beymen
Business, T-Box, Divarese
2010 yılının son çeyreğinde Çerkezköy’deki yeni üretim tesislerine taşınan
Altınyıldız 82.316 m kapalı alanda, Tekstil ve Hazır Giyim alanlarında
faaliyet göstermektedir.
RAKAMLARLA ALTINYILDIZ
 2010 yılı üretim rakamları Tekstilde %31 lik artış ile 9,5 milyon metre,
Hazır Giyimde ise %43 lük artış ile 1,5 milyon adet olarak
gerçekleşmiştir.
 2011 yılı üretim rakamları Tekstilde %44 lük artış ile 13,7 milyon metre,
Hazır Giyimde ise % 27 lik artış ile 1,9 milyon adet olarak
gerçekleşmiştir.
 2010 yılı brüt karlılığı %37 artarak 143,2 milyon TL, 2011 yılı brüt
karlılığı ise %59 artarak 228,1 milyon TL olmuştur.
 2010 yılı Grup’un çalışan personel sayısı 2676 kişi, 2011 yılı 3171
kişidir.
REKLAMLARLA ALTINYILDIZ
PROJEYİ GERÇEKLEŞTİRME NEDENLERİ
 2000’den fazla aktif tedarikçi ile çalışılıyor olması,
 Gelen faturalar ve irsaliyelerin lokasyonlar arasında ve ofisler arasında
taşınırken yaşanan zaman kayıpları,
 Fatura onay-kontrol süreçlerinin istenilen süratte takip edilememesi,
 Muhasebe işlemlerinin evrak dolaşımının ve onayının gecikmesi nedeniyle
istenilen zamanda tamamlanamaması,
PROJEYİ GERÇEKLEŞTİRME NEDENLERİ
 Sürekli elden ele dolaşan belgelerin zaman içinde yıpranması,
 Fiziksel arşivlerin sel, yangın gibi tehditlere açık olması,
 Belgelerin digital ortama aktarılması ve onay süreçlerin daha etkin
yönetilmesi ihtiyacı,
 Arşive giderek sürekli doküman arama sırasında yaşanan zaman kayıpları,
 Kağıt kullanımının azaltılması.
ÜRÜN SEÇİM KRİTERLERİMİZ
&
NEDEN PAPERWORK?
 GGSoft’un sadece Doküman Arşiv ve Yönetimi konusunda uzmanlaşmış bir
yazılım firması olması,
 PaperWork’ün yerli bir ürün olması,
 GGSoft’un referansları ve başarılı projeleri,
 Ulaşılabilir maliyetleri,
 GGSoft’un tecrübeli ekibi ve desteği.
HANGİ BİRİMLERDE KULLANILIYOR?
Bilgi
Teknolojileri
İnsan
Kaynakları
Muhasebe
ve Finans
Tekstil
Üretim
Satınalma
Konfeksiyon
Üretim
Satış
&
Pazarlama
Marka
Yönetimi
ALTINYILDIZDA PAPERWORK
KULLANIMI
DocFlow Modülü’nün Kolaylıkları

İş akışına ait dokümanların da akışla birlikte gezdirilebilmesi,

Yeni doküman tipi
tasarlanabilmesi,

Çeşitli web servislerinden gelen bilgi kullanılarak doküman akışının
yönlendirilebilmesi,

Doküman akışlarına ait detaylı raporlama yapılabilmesi,

Akışların o an kimde beklediği, neden beklediği gibi durumlar grafiksel
olarak izlenebilmesi.
ve
akışların
kodlama
yapmadan
kolaylıkla
ALTINYILDIZ’DA PAPERWORK
ALTINYILDIZ’DA PAPERWORK
KULLANIMI
 Projenin ilk fazında gelen faturalar süreci devreye alınmıştır.
 Proje verimli ekip çalışması ile yaklaşık 4 ay sürmüştür.
 İş süreçlerine ait 22 doküman akışı çalışmakta ve her geçen gün yeni
süreçler tarafımızca tasarlanarak kullanılmaktadır.
 PaperWork kullanıcıları tarafından 22 döküman akışında yaklaşık 35.000
akış PaperWork DocFlow üzerinde yürütülmektedir.
ÖRNEK DOKÜMAN AKIŞI
PAPERWORK GENEL ÖZELLİKLERİ
PAPERWORK ÖNCESİ-SONRASI
 Belgelere ulaşım süresi son derece kısaldı ve güvenliği arttı.
 Kağıt tasarrufu sağlandı.
 «Kağıtsız ofis» kavramına adım atıldı.
 Belge kayıpları önlendi.
 Onay mekanizmaları ile dolaylı olarak müşteri memnuniyeti artırıldı.
 Kişi bağımsız çalışma avantajı sağlandı.
 Lokasyonlar arasındaki (Çerkezköy-Yenibosna) harcanan süre ortadan
kalktı.
PAPERWORK İLE YENİ FAZLAR
 Sözleşme takibi yapılacak.
 Sipariş Talep Formları devreye alınacak.
 Personel izin takibi alt yapısı hazırlanıyor.
 SAP ile entegrasyon planlanıyor.
TEŞEKKÜRLER
TEŞEKKÜRLER
[email protected]