Transcript 第1章 Windows XP基础

使用EXCEL
分析数据与图表展示
武汉大学图书馆 李文莉
2012年12月
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主要内容
数据的排序
数据的筛选
数据的分类汇总
制作图表
数据透视表
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Excel不仅能够制作简单的数据表格，还可
以对表格中的数据进行排序、筛选、分类汇总
等复杂操作。
Excel强大的数据处理、数据分析及图表功
能，使它在财务、经济、金融等领域都有着广
泛的应用空间。
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数据的排序
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数据的排序
在工作中，用户很多时候所接触到的数据清
单中的记录顺序往往是杂乱无章的，为了便
于进行下一步的工作，用户就必须要对数据
清单进行简单的排序操作。
在Excel中，用户可以使用升序排列或降序排
列两种排列顺序对数据清单进行排序操作。
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根据一列数据进行排序
对于一份已经创建好的数据清单，
如果用户只需要对其中的一列数据
进行排序，可以使用工具栏中的
【排序】按钮进行排序。
如右图，对到货日期进行升序排序步骤:
1.鼠标点击“到货日期”列；
2.然后点击工具栏的
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按钮。
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根据多列数据进行排序
用户需要对一份数据清单中的
多个数据列进行排序，执行【数
据】-【排序】命令就可以很好
的解决这个问题。
如右图，需对货主名称和数量进
行升序排序步骤：
1.执行【数据】-【排序】命令；
2.主要关键字选“货主名称”；
3.次要关键字选“数量”。
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数据的筛选
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数据的筛选
当用户需要从大量的数据中挑选出符合某
种条件的数据时，可以使用Excel的数据筛
选功能。
在Excel中，可以使用【自动筛选】或【高
级筛选】两种方法，将符合条件的记录显
示在工作表中，从而将其他没有满足条件
的记录隐藏起来。
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自动筛选
 自动筛选是Excel中一种快速的
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筛选方式，能将满足条件的记录
显示出来。
 如右图，需把货主名称为“谢小姐”
的记录显示出来，步骤如下：
1.单击数据清单中的任意单元格。然
后，执行【数据】-【筛选】【自动筛选】命令；
2.单击“货主名称”右侧下三角下拉箭
头，选择“谢小姐”；
3.只显示满足条件的记录；
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高级筛选
在实际的应用中，常常涉及到更为复杂的
筛选条件，利用自动筛选已经无法完成，
这时就需要使用高级筛选功能。
1．单一条件筛选
2．多条件筛选
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筛选条件中的“或”和“且”
 在高级筛选的指定条
件中，有时条件字段
需要符合条件1或条件
2，这时可以把条件列
在同一列中。
 如右上图示例，为筛
选出工号为101与111
的数据。
指定筛选条件时，
多个条件在同列中，
是“或”的关系
 有时条件字段需要符
合条件1且条件2，不
同字段需要满足条件
相应的条件，此时我
们就把条件列在同行
中。
 如右下图示例，为筛
选出年龄大于30且工
种不为车工的数据。
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分别设置高级
筛选的列表区
域和条件区域
等信息
指定筛选条件时，
多个条件在同行中，
是“且”的关系
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高级筛选中使用通用符或公式
 高级筛选中，可以使用以
下通配符作为筛选内容时
的比较条件。
 ?（问号）：代表任何单
个字符
 *（星号）：代表任何字
符数
如右上图示例，为筛选出
姓为李的数据记录。
 如果要筛选出姓李而名为
单字的数据呢？这时就需
要用公式做为条件了。如
右下图示例。
 筛选的条件为公式时，在
条件单元格中输入公式
=“=李?”
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取消筛选
当用户对数据清单的筛选操作结束后，需要进行下一步
操作时，应该先将数据清单恢复到筛选前状态：
 如果要取消数据清单中对某一列进行的筛选，应单击该
列首单元格右侧的下三角下拉箭头，再单击【全部】选
项。
 如果要取消数据清单中对所有列进行的筛选，应执行
【数据】｜【筛选】｜【全部显示】命令。
 如果要删除数据清单中的筛选下拉箭头，应执行【数
据】｜【筛选】｜【自动筛选】命令。
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数据的分类汇总
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数据的分类汇总
所谓分类汇总，就是先将数据清单进行分类
操作后，再按照类别对数据进行汇总分析处理。
对于一份数据清单，如果能在适当的位置加入分
类汇总后的统计数据，将使清单内容更加清晰、
易懂。
使用Excel的分类汇总功能，用户能够轻松创
建分类汇总表，并对数据清单中的某个字段进行
【求和】和【均值】等汇总操作，而且能够将汇
总结果分级显示出来。
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创建分类汇总
1. 在执行分类汇总之前 ，首
2.
3.
4.
5.
先对数据清单按“货主名称”
进行排序。
选择数据区域中的某个单
元格，单击菜单“数据→分
类汇总”。
在弹出的“分类汇总”对话框
中，在“分类字段”下选择
“货主名称”，在“汇总方式”
中选择求和汇总，在“选定
汇总项”下选择“数量”和“总
价”。
单击确定，Excel将按货主
名称进行分类汇总。
单击左侧的分级显示符号1、
2、3或加、减号，可以隐
藏或显示明细数据。
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嵌套分类汇总
 所谓嵌套分类汇总，即是在
1.
2.
对数据清单中某项字段进行
分类汇总后，又将汇总后的
结果作进一步的细化汇总分
析。
首先按“货主名称”进行第一
次汇总；
再按“到货日期”进行第二次
汇总，需把“替换当前分类
汇总选项去掉”。
第一次汇总
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第二次汇总
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清除分类汇总
当不需要再显示数据的分类汇总结
果，要将数据清单恢复到分类汇总前的
初始状态时，可以在分类汇总的数据清
单中单击选中任意单元格。然后，执行
【数据】｜【分类汇总】命令，在弹出
的【分类汇总】对话框中，单击【全部
删除】按钮，即可清除分类汇总结果 。
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复制Excel分类汇总结果的方法
1. 用鼠标选定要复制的区域，然后Ctrl+g，在
定位条件中选择“可见单元格”。
2. 用鼠标选定后，使用可见单元格的快捷键：
Alt+分号。
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制作图表
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制作图表
在Excel中，用户可以将系列
数据以图表的形式显示出来，这
样能够使数据更加直观、明了，
并且可以通过图表直接掌握数据
之间的关系以及变化趋势。
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创建图表
2.插入图表
工具按钮
在Excel中，提供了两种方式建立图表：



1.
2.
3.
一种是将图表以对象的形式插入到源数
据所在工作表中。
另一种是根据源数据创建一个独立图表
工作表。
操作步骤 ：
打开工作薄文件，进入“销售额”工作表，
选中需要生成图表的数据区域“A3:E8”。
单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮，
或者选择菜单“插入→图表”命令。打开
“图表向导”对话框。
默认“图表类型”为“柱形图”和子图表类
型，单击下方的“按下不放可查看示例”
按钮，可以看到将得到的图表外观的预
览。
1.选择数
据区域
3.选择图表
类型
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创建图表
4.
5.
在图表选项的“图表标题”处输入标题。
直接单击“完成”按钮，将在当前工作表中得到生成的图表。
4.输入图表
标题
5.生成的图表
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动态更新图表中的数据
生成图表后，如需更改单元格数据，不需要再重新
生成图表。只需将单元格的数据更改后回车确认，
即可看到图表柱形图自动更新。
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图表基本操作
在实际工作中，当创建的图表不符合要求时，
用户可以通过移动图表和更改图表的大小等
基本操作来解决。
1．更改图表大小
2．移动图表
3. 更改图表类型
4. 删除图表
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数据透视表
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数据透视表
 数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交
叉列表的交互式报表，并可以随时选择其中页、
行和列中的不同元素，以达到快速查看源数据的
不同统计结果，同时还可以随意显示和打印出你
所感兴趣区域的明细数据。
 数据透视表有机的综合了数据排序、筛选、分类
汇总等数据分析的优点，可方便地调整分类汇总
的方式，灵活地以多种不同方式展示数据的特征。
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创建数据透视表
使用Excel中提供的数据透视表向导，用户可以方便的生
成所需格式的数据透视表。
步骤：
1. 在菜单栏上选择“数据——数据透视表和数据透视图”选项，
弹出“数据透视表和数据透视图向导”对话框。
2. 指定待分析数据的数据源类型和需创建的报表类型，单击
“下一步”。
3. 选择要建立数据透视表的数据源区域，单击“下一步”按钮。
4. 单击“新建工作表”单选项，再单击“完成”。
5. 根据需要用鼠标分别将“数据透视表”工具栏中的字段按钮拖
放到透视表的相应位置。
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创建数据透视表
原销售表，记
录杂乱无章，
无法汇总统计
步骤1：选数据菜单-数
据透视表和数据透视
图，选报表类型
步骤3：选择数据
透视表显示位
置，并点“完
成”
步骤2：选择
数据源区域
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创建数据透视表
步骤4：分别将产品名称、地区、
销售额、订购日期项目用鼠
标拖放至行字段、列字段、
数据项、页字段处
上图即为完成的数据透视表，
可方便地根据订购日期、产
品名称、地区等项进行汇总
统计，使用表格一目了然。
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编辑数据透视表
当创建完成数据透视表后，有时候还需要对其进
行局部的修改或调整。可以通过【数据透视表】工
具栏来完成 。
1. 认识【数据透视表】工具栏：使用【数据透视表】
工具栏中的按钮，用户可以方便地控制数据透视表，
并能快速生成图表、设置数据透视表报告格式等。
2. 设置数据透视表的报告格式：刚刚生成的数据透视
表的格式都是千篇一律的，用户可以给透视表添加
报告格式，使透视表看起来更加清晰、易读。
3. 根据数据透视表生成图表
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删除数据透视表
当工作结束，需要删除数据透视表时，
应该首先单击数据透视表中任意单元格，
执行【编辑】-【删除】命令，即可删除数
据透视表。
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欢迎交流
[email protected]
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