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公文用语规范与技巧

2014

年全国

MPA

核心课程“公文写作”师资培训班

2014.1.11 @

哈尔滨 中国人民大学信息资源管理学院 王健教授 [email protected]

学习公文写作的规范与技巧! 领导喜欢 同事钦佩 还有 …… 怎么才能成为 “笔杆子”呢?

主要内容

引子:反思公文 一、公文的文体特征 二、 公文的表达要求 三、 公文修辞与专用词语 四、公文常见要素的表述方法

引子:反思公文

(一)概念: 法定作者在公务活动中为行使特定职 权按照规范体式形成的凭证性信息记录。

(二)特点:

 由法定作者形成  具有特定的权威、效用  具有规范的体式和处理程序

一、 公文的文体特征 (一)公文属于应用文 明确的目的性 全面的真实性 公文属于应用文 格式的规范性 应用的广泛性

一、 公文的文体特征 第一 以语体文(白话文)为原则的应用文体 公文不同于于 一般应用文的 特 点 第二 兼用说明、叙述、议论三种表达方式

二、公文表达方式的特点及应用要求 (一)叙述方式及其在公文中的运用要求

1

.在叙述事件时应要素齐全 叙述方式 公文写作中最基本、 最常见的一种表达 方式。

2

.在叙述程度上以概述为主

3

.在叙述线索上以顺叙为主

(二)说明方式及其在公文中的运用要求 说明

1

.举例说明方法

2

.定义说明方法

3

.分类说明方法

4

.引用说明方法

5

.比较说明方法 常用的说明方法

(三)议论方式及其在公文中的运用要求 1 议论方式处于从属地位 议 论 2 议论方式重在就事论理 3 议论说理切忌主观武断

二、 公文表达要求

(一)公文的语言特征 准确 简练 1 .准确表达发文依据 2 .准确反映客观实际 3 .严格遵守语法规范 4 .严格符合逻辑要求 1 .简短表达 2 .简明表达 庄重 1 .使用庄重严肃的书 面语言,不用口语、 方言和晦涩难懂的行 业用语 2 .使用含义明确而限 定的词语,注意语义 单一,避免出现歧义 3 .使用专用词语,赋 予公文严谨庄重的特 色 得体 1 .根据收发文双方 各自的地位、职能及 其相互关系,选用恰 当的的语气和词语来 行文。 2 .根据不同类别的 公文文种,确定不同 的语言表达形式。行 文时,公文语言要与 不同文种相互对应。

二、 公文表达要求 (二)公文语言的组织技巧 表意清晰 合乎事理 搭配合理 成分完整 语序妥当

三、公文修辞与专用词语

(一)公文修辞 积极修辞方法 消极修辞方法 • 消极修辞以实现语言表 达的准确、缜密、明了、 畅达、简洁为标准,强调 语言的朴素美,排斥修饰 美; • 一般不追求形象的描述 和感情的抒发,以便突出 体现公文表达准确、严谨 、简明、庄重的效果。 • 使用较多的辞格有引用 • 、比喻、借代、对比、排 比、层递等; 一般不用“比拟”、“ • 对偶”、“设问”、“反 复”等修辞方法; 严禁运用“夸张”、 “反语”、“双关”等修 辞方法。

(二)公文专用词语 称谓词语 领叙词语 追叙词语 承转词语 期请词语 商洽词语 见解词语 报送词语 结尾词语

公文专用词语之一:称谓词语

用于表示称谓关系的词语。 第一人称: “本”、“我” 第二人称: “贵”、“你” 第三人称: “该”

公文专用词语之二:领叙词语

引导文件直接叙述根据、事实或主张的词语。 根据、据、遵照、依照、按照、本着 接、前接、近接、奉、查、鉴于 欣悉、惊悉、电悉

……

已悉、

……

收悉、

……

均悉 为了

……

……

……

如下

公文专用词语之三:追叙词语

引出被追叙事实、过程时使用的词语。 经、业经 前经、即经 复经、并经、迭经

公文专用词语之四:承转词语

承接上文转入下文的关联词语。 为此、据此、故此 综上所述、总而言之 有鉴于此、由此可见

公文专用词语之五:报送词语

用于表述文件或其他资料上报过程、 方式或要求的词语。 呈上、呈请、呈送、呈交 报请、申报、申请 报批、报送、迳送、迳报、附上

公文专用词语之六:期请词语

向受文者表示请求或希望的用语。 请、敬请、谨请、恳请、务请 希、敬希、希望 望、尚望

公文专用词语之七:商洽词语

征求对方意见的词语。 妥否、当否 是否可行、是否得当 能否、可否 意见如何、有何意见

公文专用词语之八:见解词语

用于表明对事物的认识、态度、主张的词语。 是、系、确系 应、理应、确应、应予 均应、本应、似应 准予、特予、不予 拟于、同意、拟同意 可行、不可行、着即执行

公文专用词语之九:时态词语

表示时间状态或时间方面要求的词语。 兹、现、顷、值此 曾经、将要、行将、立即、即、即将、 即行、届时、亟待、 一向、如期、先期、 着(

zhe

)、了、过

公文专用词语之十:结尾词语

置于文末表示正文结束的词语。 特此批复、特此通知、特此通报 以

……

为感、

……

为盼、

……

为要 认真办理、遵照执行、参照执行 请审核、审议、核定、查复、查收、备查

四、 公文常见要素的表述方法 时间 精确 完整 恰当 空 间 专用名词 处所代词 方位名词 方位词组 非固定处所 名词 数 量 反复核实 表述确切无误 精选数字 切忌过于繁琐 加强分析 避免零乱堆砌 规范使用 避免产生歧义

要考试啦!

Ready?

Here we go!

考考你自己:学会使用公文用语了吗?

1. 加强文件管理的通知早已印发各地,你局是否收到?请速了 解答复。 2. 各市、地、州和省有关部门批准授给记者职称的人员,应将 《专业干部确定与晋升业务职称呈报表》抄送省委宣传部 和人事局备查注册。 3. 由于考虑到今年财力较紧,扩建营区篮球场的项目,打算等 到明年财政状况稍宽裕后再进行安排。 4. 关于去铁通公司网运部参观的有关事情的安排和处理,请直 接和 他们单位 联系商量。 5. 有关年度计划的制订情况,请直接向总公司反映。 6. 各有关部门在发布公告及相关事物时,应必须使用办公OA系 统,减少办公文件的往来。

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中国人民大学信息资源管理学院 王健教授 [email protected]

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