Transcript Abikõlblikkus, teavitamine, raamatupidamisarvestus

Abikõlblikkus, teavitamine,
raamatupidamisarvestus,
dokumentatsioon ja
kontrollid toetuse saaja
juures.
Merle Oagu, järelevalve spetsialist
2013
Kulude abikõlblikkuse üldpõhimõtted
(1)
Abikõlblikud on kulud, mis on:
• vastavuses kõikide abikõlblikkuse reeglitega;
• põhjendatud, mõistlikud ja vajalikud;
• mida ei ole varem Euroopa Liidu, välisabi või Eesti riigi
poolt nende vahendite kaasrahastamiseks
sihtotstarbeliselt eraldatud vahenditest hüvitatud;
• tõendatavad - kõik TS poolt läbi viidud tegevused
peavad olema dokumentaalselt taasesitatavad;
• tegelikult tehtud.
Kulude abikõlblikkuse üldpõhimõtted
(2)
• Projekti personali töötasud peavad olema kooskõlas
asutusesisese või piirkonna keskmise palgatasemega
vastavasisulise töö eest.
• Palgakulude hüvitamist saab küsida korra kvartalis, kusjuures
väljamaksetaotlus peab sisaldama brutopalka ja sama kuu
palga tööandja makse.
• Tööajatabel on vajalik töötajate tehtud tööde ja nende
täitmiseks reaalselt kulunud tööaja dokumenteerimiseks, kui
projektis osaleval töötajal on samas asutuses lisaks projekti
raames tehtavale tööle ka muid ülesandeid.
• Tööajatabelite täitmisel tuleb järgida kõiki reegleid, mitte võtta
kui formaalsust!
Tööajatabeli näidis
https://www.riigiteataja.ee/akt/13208503?leiaKehtiv
Teavitamine
• TS-l on kohustus teavitada avalikkust struktuuritoetuse
kasutamisest, kasutades selleks struktuuritoetuse logo.
• TS on kohustatud logo kasutama alates tema projekti kohta
tehtud toetuse andmise otsusest.
• Logo paigutatakse valminud objektile kohe pärast selle
soetamist või valmimist v.a objektid, millele struktuuritoetuse
logo on paigutatud tootmise käigus. Ehitus- või muude
tegevuste korral tähistatakse objekt logoga vahetult pärast
tegevuse alustamist.
• Tähistus peab säilima loetava ja korrektsena vähemalt 5 aastat
alates projekti abikõlblikkuse perioodi lõppkuupäevast.
• https://www.riigiteataja.ee/akt/12861888?leiaKehtiv
Nõuded raamatupidamisele
• TS on kohustatud eristama toetuse kasutamisega seotud
kulud oma raamatupidamises muudest kuludest ning kulusid
kajastavad kulu- ja maksedokumendid muudest kulu- ja
makse-dokumentidest. Samuti on vajalik toetuse
kasutamisega seotud varade ja kohustuste eristamine oma
muudest varadest ja kohustustest.
• Projekti raamatupidamisarvestust tuleb korraldada vastavalt
raamatupidamise seadusele ning raamatupidamise toimkonna
juhenditele (eriti RTJ 12).
• Raamatupidamise
sise-eeskirjades
tuleb
kajastada
projektipõhise
arvestuse
ja
sihtfinantseerimise
osas
kasutatavaid arvestuspõhimõtted ja informatsiooni esitusviis.
• Raamatupidamise aastaaruandes tuleb avalikustada ka
aruandeperioodil
saadud
varade
ja
tegevuskulude
sihtfinantseerimise summad toetuse andjate lõikes (RTJ 12).
Projektipõhine raamatupidamine
• Projekti kulude/tulude ja varade/kohustuste eristamist on
võimalik korraldada läbi projektile eraldi konto(de) avamise
või unikaalse tunnuse lisamisega (objekt, projekt vms.).
• Raamatupidamise kannetes tuleb eristada abikõlblikud ja
mitteabikõlblikud kulud ning kanded peavad võimaldama
eristada omafinantseeringut ning toetust.
• Iga raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut
tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud
koonddokument (enne akt ja siis arve).
• Raamatupidamiskirjend peab sisaldama( RpS):
majandustehingu kuupäeva; raamatupidamiskirjendi
järjekorranumbrit; debiteeritavaid ja krediteeritavaid
kontosid ning vastavaid summasid; majandustehingu
lühikirjeldust; algdokumendi (koonddokumendi) nimetust ja
numbrit.
Kuludokumentidele esitatavad nõuded
• Algdokument kajastab õigesti majandustehingut ja on
kooskõlas projekti eelarvega.
• Arve/kuludokument sisaldab kohustuslikke rekvisiite.
• Arve/kuludokument kajastab koguseid, hindu ja muid tingimusi,
mis on lepingus eelnevalt kokku lepitud.
• Kuludokumendi väljaandmise päev ei või olla varasem kui
projekti abikõlblikkuse alguskuupäev ega hilisem kui projekti
abikõlblikkuse lõppkuupäev + 45 kalendripäeva, aga hiljemalt
31.12.2015.
• Tööde teostaja esitatud arved, aktid ja aruanded on toetuse
saaja eelnevalt kinnitanud (ehk allkirjastatud vastutava isiku
poolt), märkige projekti SFOS number kõigile
arvetele, aktidele.
Algdokumendi kohustuslikud
andmed
•
•
•
•
•
•
•
dokumendi nimetus ja number
koostamise kuupäev
tehingu majanduslik sisu
tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa)
tehingu osapoolte nimed
tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid
majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohustuslast
esindava isiku allkiri, mis kinnitab majandustehingu
toimumist
• vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber
Projekti dokumentatsioon
• Projekti dokumentatsioon on olulisimaid kontrolliobjekte ja
projekti hindamise allikas. Seetõttu on väga oluline, et kogu
projektiga seonduv dokumentatsioon annaks ka projektiga
otseselt mitte seotud inimesele lihtsalt ja kiiresti ettekujutuse
sellest, mis projekti alusel tehtud ja mis teoks.
• Koondada kõik projektiga seotud dokumendid projekti
kaustadesse. Tagada, et dokumendid on kergesti leitavad.
• Jälgida, et asutusesiseselt oleks paika pandud (asjaajamiskorras, dokumentide loetelus vmt) projektiga seotud
dokumentatsiooni säilitustähtaeg – 31.12.2025.
• Säilitada ka kirjavahetus rakendusüksusega ja muude
projektis osalejatega.
Dokumentatsiooni säilitamine
Toetuse saaja peab säilitustähtaja lõpuni
(31.12.2025) alles hoidma järgmised dokumendid:
• raamatupidamise dokumendid (nt arved, saatelehed,
maksekorraldused, panga väljavõtted, tööaja arvestuse
tabelid, palgalehed, lähetusaruanded, lepingud, aktid, jms);
• hankedokumentatsioon (sh suhtlemine pakkujatega);
• projektiga seotud kirjavahetus;
• lepingud, toote päritolusertifikaadid, load ja kooskõlastused
(ehitusluba, kasutusluba jms);
• muu projektiga seotud dokumentatsioon (toetuse taotlus,
taotluse
rahuldamise
otsus,
väljamakse
taotlused,
haldusotsus, leping, aruanded, koosolekute protokollid,
memod jm).
Halb näide
Võimalikud kontrollid TS juures
• Paikvaatlused - viib läbi KIK. Eesmärgiks on kohapeal
veenduda, et projekti viiakse ellu vastavalt taotlusele, et TS-l
on olemas projekti dokumentatsioon ning see vastab reeglitele
ning kehtestatud nõuetele.
• Audit - viib läbi KIK või Rahandusministeeriumi auditeeriv
asutus (AA) või AA poolt sisse ostetud audiitorfirma.
• EL kontrollid - viib läbi Euroopa Kontrollikoda.
• Tagasinõudmise otsuse võib teha hiljemalt 2025. aasta 31.
detsembril.
TÄNAN!