Transcript Klik her - Musskema.dk

ONLINE MUS-koncept:
Kompetenceudvikling og MUS
– i anerkendende perspektiv
Kort præsentation af musskema.dk
April 2012
Ved
[email protected]
Indhold af denne præsentation
•
•
•
•
MUS, slide 3-42
Kompetencekatalog, slide 43-60
GRUS, slide 61-69
APV, slide 70-75
Kort og godt:
Hvad det handler om?
Helheds-orienteret MUS-koncept, som rummer:
1. Elektronisk MUS-koncept, med autografer, opfølgningsstøtte…
1. Styrer hele processen for dig – giver sammenhængskraft
2. Fortrolighed og høj sikkerhed uden papir (server/password)
3. Grafer viser anonyme gennemsnits-resultater i afdeling/firma
4. Overblik, hjælp og støtte til Aftaler – deadlines og opfølgning
2. Kompetencekatalog
1. Hjælp til at sikre præcist kompetence-afsæt hos den enkelte
2. Visuel hjælp til at sikre målrettet kompetence-udvikling
3. Et spændende GRUS-koncept (GRuppeUdviklings-Samtaler)
4. Inkl. nyt APV (Arbejdspladsvurdering)
Hvad kan Musskema.dk
Troværdigt
dialogOverblik:
værktøj
MUS bliver
faktisk
afholdt!
Afrapportering
til cheflaget
Referat på
stedet –
sendes
automatisk
Grafisk
overblik
over hovedMusskema.dk
tendenser
kan tilbyde dig denne
Redskab til
Afrapportering
unikke hjælp:
opfølgning på
til
medarbejdere
= fra
Kvalitetsreformen 07,
ovk 08 m.v.
alle aftaler
LederTværgående
evaluering og
fordel og
Trivselsdialog
effekt
undersøgelse
For alle
Musskema.dk
30 spørgsmål
Fordelt på 5 temaer:
• Jobbet
• Kollegerne
• Kunder
• Virksomheden
• Fremtiden
Når skemaerne udfyldes, genereres automatisk gennemsnitsgraf pr.
afdeling for de enkelte spørgsmål for hvert tema.
Den blå søjle til venstre viser hele firmaets gennemsnit.
Spørgsmålene og temaer kan justeres, så de netop passer til jer!
Alene over for medarbejderen: Synliggøre placeringen i helheden:
Krav og
forventninger
(Mission)
Vision
og mål
Udvikling af
kompetencer
Organisationsudvikling
Holdning til
medarbejderen
(Værdier)
Anerkendende
dialog- og
feedback-kultur
Erfaringsmæssige og nødvendige krav til MUS-skemaer:
• Skemaet skal være enkelt, klart, entydigt, specifikt og uden
skjulte dagsordener
• Skemaet skal være kortfattet - max. på 2 sider!
• Skemaet skal sikre at vi kommer hele kompasset rundt, som en
stille guide
• Skemaet skal være et håndtag til det afgørende: den konstruktive
dialog
• Skemaet skal være målbart, så de forskellige udsagn siges og
høres med samme vægt på begge sider af bordet
• Skemaet skal være en hjælp til den fundamentale opfølgning
• Skemaet skal kunne bidrage til en præcis afrapportering af
afdelingens MUS-runde for både personalemødet og for det
højereliggende cheflag
Hvad får du ud
af Værdiskabende MUS?
Fra hjemmesiden kan du hente opdateret viden om og hjælp til MUS!
In English, www.developandperform.com:
Musskema.dk
30 spørgsmål
Fordelt på 5 temaer:
• Jobbet
• Kollegerne
• Kunder
• Virksomheden
• Fremtiden
Når skemaerne udfyldes, genereres automatisk gennemsnitsgraf pr.
afdeling for de enkelte spørgsmål for hvert tema.
Den blå søjle til venstre viser hele firmaets gennemsnit.
Spørgsmålene og temaer kan justeres, så de netop passer til jer!
Fordele ved Værdiskabende MUS
Dækker 3 niveauer:
• Chef
• Leder
• Medarbejder
Kan udbygges til at dække vilkårligt antal
ledelses-lag, hvis det har interesse. Spørg
gerne!
Egne spørgsmål/temaer kan let justeres og
integreres med redskabet
Grafisk overblik over medarbejdernes svar
– afdelingsvis, over for både leder selv og
leders chef (klar til leders egen MUS)
Alle aftaler i afdelingen serveres på et
enkelt ark i en oversigt
Mulighed for at sætte deadline på aftaler,
så der følges op med automatisk remindermail for både medarbejder og leder
Mulighed for at alle aftaler automatisk
sendes til HR eller konkret mailadresse –
for opload til elektronisk personalesag
Mulighed for at benchmarke op mod andre
afdelinger
Mulighed for at sende grafiske oversigter
videre til f.eks. topledelsen og/eller
HR-afdelingen
Kommer mere i dybden og sparer
administrativ tid ved MUS
(administrativ tidsbesparelse: ca. 30-45
min. pr. samtale!)
Musskema.dk matcher præcist væsentlige
opgaver og krav i Kvalitetsreform og
Trepartsaftalen fra 2007 og overenskomsterne 2008!
Hvordan kommer man i gang
og opretter sig som firma?
Oprettelse af firma
Chefen opretter virksomheden i systemet via musskema.dk i højre
spalte – og ledes ind på den sikre server:
https://secure.musskema.dk/ny/, hvor oprettelsen sker.
Når man har accepteret betingelserne for MUS-skema, skal man
klikke på organisationstype, privat eller offentlig, og derefter
registrere sig med aktuelle data – så får man det rigtige
MUS-skema, som kan tilpasses dine ønsker.
Firma administrationssiden, chefens side – til OVERBLIK + oprettelser
Når man har oprettet sig som Organisation med Chef og evt. antal ledere, så ser man
her på Firma administrationssiden, hvordan man kan få overblik over de enkelte
ledere, og hvor langt de er nået i deres MUS. Organisation og Lederstatistik –
fremkommer når/hvis man har hhv. flere Chefer kædet sammen til organisation – og
når man har ledere…
Lederens side – det er herfra alle agerer med MUS, GRUS, m.v.
Fra lederens side – skal samtlige MUS, GRUS og APV afvikles…
Her kan lederen oprette flere medarbejdere – klik og se alle steder, hvor der
står ? i orange cirkel…
Hvis lederen også er Chef – har lederen her både en medarbejder-gruppe
og en Ledergruppe, som der skal føres MUS med.
Medarbejderens side
Mit Musskema.dk – er medarbejderens side.
Her kan man i højre side skifte password til et selvvalgt.
Når der er aktive skemaer, man skal forholde sig til, får man en besked og
logger sig ind og udfylder sit MUS, GRUS, APV o.l.
Fra Firma administrationssiden: Oprettelse af flere ledere
Læs altid de små vejledninger, der ligger bag de orange cirkler med ?.
I højre side under Ledere – højreklikker man på afdelingens navn, og de
første 3 punkter, bør man lade ligge endnu! Men Tilføj leder – giver
mulighed for at tilføje (søge efter navnet andetsteds), eller Opret
bruger (oprette lederen fra bunden af – med navn og mail). Herefter får
lederen automatisk mail med besked.
Fra Firma administrationssiden – kan
chefen se, hvor langt lederen er nået i MUS.
INTET fortroligt, men proces og grafer.
Chefen kan klikke på indeværende års
grafer eller de sidste 3 års…
Når der står 5/5 –
betyder det, at der har
været sendt 5 skemaer
ud, og der er afleveret 5
i denne MUS-periode.
Firma administrationssiden:
Chefen kan videresende grafer
til højereliggende chef, HR o.l.
Ønsker man en sekretær eller
HR til at opsamle alle aftaler
(ikke referater!), så skriv
mailadressen her!
Chefen kan her oploade
Firmates eget logo, så det
placeres i venstre spalte lige
over ”Vejledning”
Hvordan oprettes medarbejdere
– og udsendes MUS-skema?
LEDERENS SIDE: Oprette medarbejdere
På lederens side opretter lederen de
medarbejdere, der skal være i afdelingen.
Lederen stiller sig på: Lederens navn
(medarbejder), højreklikker og får den
viste boks frem: Tilføj medarbejder/Opret
bruger (med navn og mail-adresse).
LEDERENS SIDE: MUS status
Her kan du se indgåede
aftaler fra dine teams
og følge op på dem
På lederens side : Klik på MU-samtaler, så får du et
billede, som viser ”Dine teams”. Klik på ikon/skema.
Så ser du et billede som dette her. Er du Chef, så vil
du fra Lederens side have mindst 2 teams:
• Ledergruppen (kun hvis du har ledere under dig)
• Dine egne medarbejdere. Klik på sidste:
Så fremgår dine medarbejdere som her – med
status for, hvor langt de er kommet i MUS.
Du kan nederst se skemaet, før du udsender.
Når Lederen næste år er klar til næste MUS-runde,
klikker du på knappen ”Åbn næste MUS”.
Lederens Side – muligheder med medarbejdere
På oversigten til højre over medarbejdere i
afdelingen/teamet – kan lederen
højreklikke på den enkelte medarbejder,
og se muligheder: skrive i medarbejderens
CV, Skrive intern Note, fjerne medarbejder
fra teamet…
NB. Slet IKKE en medarbejder, som skal bruges
andet steds i organisationen.
Udsendelse af MUS-skemaet til medarbejderne
Når lederen skal udsende MUS-skemaet/koderne til medarbejderne, kan det ske
individuelt ved at klikke på SEND ud for den enkelte medarbejder. Så popper en
lille boks op, hvori man kan skrive en personlig meddelelse til netop denne
enkelte medarbejder, som bliver indarbejdet i den mail, som medarbejderen får
med påmindelse om at gå ind på siden og hente password/udfylde MUS.
Hvordan forbereder
man sig til MUS?
Forberedelse til MUS
Gennem tilsendt kode går medarbejderen ind i eget MUS-skema
og udfylder ca. 30 spørgsmål, inden for fem temaer. Der scores
fra 1 (Lav) til 6 (Høj). Der kan skrives kommentar til hvert enkelt
spørgsmål.
Hvordan afvikle MUS
og lave referat?
Medarbejders forlods udfyldte
Medarbejderen udfylder sit MUS-skema, så kan lederen se skemaet – og nu kan
selve MUS begynde. Udgangspunkt sker i det udfyldte skema, og der fremkommer en ny kolonne til referat, som skrives på stedet. Når MUS er færdig og
referatet skrevet – klik: Afslut, og begge får automatisk mail med referat!
Referat skrives her!
Afvikling af MUS
Gennem selve MUS handler det meget om, at leder har
skarpt fokus på, når og hvor der kan laves en konkret aftale –
både vedr. medarbejders kompetenceudvikling og mål for
det kommende år. De føres straks ned i de to sidste punkter,
som således er i spil under hele MUS. Aftaler trækkes
automatisk med over til næste års MUS…
Under Aftaler om fremtiden – har man mulighed for at
sætte en deadline på til de enkelte aftaler. På den anførte
dato sender systemet automatisk en reminder til både leder
og medarbejder.
… og ved næste års MUS placeres dette års aftaler under ”sidste
år”, så man ved MUS kan evaluere sidste års aftaler og se, hvad
der er sket… Det sker helt automatisk!
LEDERENS SIDE: MUS status
Nu kan lederen lave opfølgning mange gange
gennem året
Når MUS er afsluttet og leder/medarbejder har fået
mail med referat, så er det ”låst fast” og kan ikke
rettes.
Men går lederen ind i det afsluttede dokument,
fremkommer en ny kolonne, hvor man kan lave
opfølgning og indgå opfølgningsaftaler med nye
deadlines og påmindelsesmails… Status skifter så til
”Opfølgning”.
Alle aftaler opsamles med dato for indgåelsen.
Hvordan følge op på aftaler –
og de grafiske resultater over
for medarbejdere og din chef?
Aftaler
Lederen kan nu på Leder-siden klikke på Aftaler: så fremkommer
samtlige aftaler, der er indgået med den enkelte i en overskuelig
oversigt, som der nu kan ageres ud fra.
Grafisk fremstilling af resultater?
Grafisk fremstilling af resultater
Lederen får 6 grafiske billeder af afdelingens resultat efter MUS:
En for hver af de 5 temaer som den, der vises her. Og endelig en samlet oversigt,
som viser rating-spredningen for hele afdelingen på samtlige spørgsmål.
De 5 drøftes ved et medarbejdermøde med handlingsplan.
…Grafisk fremstilling af resultater
Medarbejder
Medarbejder
Medarbejder
Medarbejder
Medarbejder
Lederen tager de 6 grafiske billeder med til sin
egen MUS med Chefen, som anvender dem til
overblik og som basis for lederudvikling. Chefen
har adgang til de grafiske oversigter.
Fortrolige MU-samtaler
bliver mellem
medarbejder og leder
Fortrolige MU-samtaler bliver
mellem leder og chef
Leder
Chef
Musskema.dk er bygget op til at håndtere meget store koncerner med en lang
række ledelseslag. Uanset mange eller få ledelseslag, så kan topchefen gå ind
og udvælge ønskede spørgsmål på tværs af temaer i en afdeling, flere
afdelinger eller hele koncernen – og køre en grafisk statistik ud på pdf for netop
disse spørgsmål…
Resultatet vises så med den ønskede overskrift og med de ønskede dele af
organisationen vist ved siden af hinanden – op til 4 afdelinger pr. side…
Etik, rettigheder og økonomi
Etik og rettigheder
•
Mus-skemaerne ligger på en sikker server (derfor er adressen:
https://secure.musskema.dk)
•
Selve samtalen og referatet er internt og fortroligt mellem den enkelte medarbejder
og dennes leder
•
Hvis lederen stopper – er ingen anden berettiget til at få adgang til de fortrolige
udsagn i MUS-skemaerne – men den nye leder får adgang til grafer og statistik
•
Bl.a. derfor er det vigtigt, at gennemsnitsgraferne og Aftalerne fra årets MUS netop
går videre i systemet, så opsamlet viden ikke går tabt
•
Chefen har kun adgang til gennemsnitsgraferne
Økonomi
•
Det netbaserede MUS-skema koster pr. år 1.499,- kr. pr. leder med op til 30
medarbejdere, inkl. rettelser/justeringer af op til 5 spørgsmål. Beløbet gælder
oprettelse og 1. års licens. Inkluderet er også Kompetence, GRUS-koncept, APV
•
Efterfølgende års licens koster også 1.499,- kr. - med gratis rettelser af op til 5
spørgsmål/år
•
Yderligere ønsker til rettelse og justering af spørgsmålene, kan ske for 275,- kr. pr.
spørgsmål
•
Der er hurtig og effektiv support, hvis man løber ind i noget…
•
Enhver er velkommen til at trække på vores betydelige erfaring og ekspertise inden
for udvikling af ledere og medarbejdere. Afregnes særskilt.
•
Alle priser er 2012-priser og er ekskl. moms.
Kompetencekatalog
– med grafisk spindelvæv
Vores styrke - fællesmængden
De reelle krav og
forventninger til
organisationen
De umiddelbare
kompetencer p.t.
Vores udfordringer – uoverensstemmelsen
mellem reelle krav/forventninger og
forhåndenværende kompetencer
Medarbejder-udvikling
Medarbejderen
Faglig udvikling
Medarbejder-udvikling
Medarbejderen
Faglig udvikling
Tre niveauer:
• Person-niveau
• Gruppe-niveau
• Organisations-niveau
Adfærd
Kan udvikles
Kompetencer
Færdigheder
Individuelt
fundament
Talent
Viden
Personlige
karakteristika
(Christian Brosolat og Anders Thorup: Kompetenceudvikling i praksis, JP 2004)
Vanskeligt
påvirkelige
Kort fortalt om Kompetencekataloget
1.
Dette netbaserede kompetence-redskab er fuldt integreret i musskema.dk
2.
Det hjælper organisationen med at definere de ønskede kompetencer – fagligt som
personligt
3.
Og det bidrager til, at den enkelte leder/afdeling herefter opstiller de ønskede
niveauer for de enkelte kompetencer
4.
Og endelig hjælper dette redskab den enkelte medarbejder med at score sin egen
indplacering på de enkelte kompetencer
5.
Det hele præsenteres grafisk i et overskueligt spindelvæv pr. afdeling og samlet –
lige til at præsentere internt som eksternt
Kompetencekatalog
begynder med Chefen
Oplistning af de faglige og personlige kompetencer, I vil måle på
Fra Chefens
indgang/kode
klikker man til
venstre på
Kompetencekatalog – og
herefter
definerer man,
gerne i samspil
med ledere og
evt. medarbejdere fx 10-12
kompetencer
hhv. faglige og
personlige, som I
gerne vil måle på.
Der er plads til
max. 20, men
færre anbefales.
Herefter sætter den enkelte
leder det ønskede niveau pr. kompetence
Lederne sætter herefter deres ønskede niveau pr. kompetence
Chefen sender herefter kompetence-oversigten til alle ledere, som nu
individuelt ud fra netop den enkelte afdelings behov sætter de ønskede værdier
på fra 0 til 5
(se forklaringen på den enkelte score på næste slide).
Niveau-sætning følger denne forklaring
Forklaring på tallene:
• 0,0 Trækker sig, melder fra, yder ikke noget nævneværdigt på området
• 1,0 Yder en smule, men mere kunne ønskes
• 2,0 Håndterer området rimeligt - skal dog løbende have støtte
• 3,0 Behersker området selvstændigt og uden støtte
• 4,0 Behersker området og kan motivere andre
• 5,0 Mestrer området, kan hæve sig over det og bidrage til at udvikle det
med nye vinkler.
Nu sender Lederen
Kompetenceoversigten
til den enkelte medarbejder,
som udfylder den
forud for dialog med lederen
Medarbejderen udfylder sit udspil til score pr. kompetence:
Når Lederen ved et enkelt klik sender videre til
medarbejderne, får hver enkelt medarbejder
automatisk sendt en mail med særlig
adgangskode til netop kompetence-kataloget.
Medarbejderen går ind og sætter sin score på og
klikker på afslut, hvorefter dialogen med
Lederen herom kan begynde.
Dialogen mellem Leder og Medarbejder:
Dialogen tager udgangspunkt i medarbejderens
score – sammenholdt med forklaringen på
tallene (til højre).
Det er en gylden mulighed for på to-mandshånd at komme i dybden med så vitale
individuelle kompetencespørgsmål – og derefter
sætte retning for en ønsket og ønskelig
udvikling.
Dialogen skal nå frem til en score, som er udtryk
for et fælles billede fra begge parter efter en
god og konstruktiv dialog. Lederen justerer
tallene på stedet.
Dialogen kan også allerede tage hul på
drøftelsen om initiativer til konkret og individuel
kompetenceudvikling for medarbejderen.
Herefter genereres en række
grafiske oversigter for hhv.
faglige og personlige kompetencer
Afdelingens ønskede – og gennemsnitlige score fagligt/personligt
Alene over for medarbejderen: Synliggøre placeringen i helheden:
Faglige og Personlige pr. afdeling og for hele organisationen:
1.
Graferne generes for både Faglige og Personlige kompetencer
2.
Og for både den enkelte afdeling – og for hele organisationen samlet
(sidstnævnte genereres fra Chefens side/kode)
3.
De individuelle med den enkelte medarbejder kun på afdelingsniveau
4.
Og man kan som leder både få den grafiske visning og en oversigt med
tallene alene
5.
Efterhånden som kompetenceudviklingen slår igennem for den enkelte
kan tallene justeres, så man synliggør udviklingen…
Spændende online
GRUS-koncept...
Med bunker af anvendelsesmuligheder med
GRUPPE-udvikling.
Hvordan kan GRUS-konceptet f.eks. bruges?
1.
Alm. GRUS
Naturligvis kan det primært bruges ved virksomhedens alm. GRUS
(GRuppeUdviklingsSamtaler)… Ellers ved:
2.
Talent-udvikling eller udviklingsgrupper
Her kan man gennem en særlig spørgeramme skabe grobund for virkeligt overblik
og systematisk, individuel vækst
3.
Projekt-evaluering
Når man skal evaluere projektet systematisk
4.
Lederevaluering
Det vil kunne ske her med en særlig dagsorden, som netop passer til dette projekt.
5.
De almindelige afdelingsmøder eller ledermøder?
Ja, også disse vil kunne køres her og derved give de muligheder, som automatik og
det digitale giver.
Grupper, Lederens Mit GRUS-skema
Opret alle de grupper, du ønsker – og sæt kryds ved dem, der hører
med i gruppen.
Grupper
Hver ny gruppe kan
have sin egen
dagsorden.
Lederen må tage
stilling til, hvilken
dagsorden man skal
have, inden lederen
udsender GRUS…
Du kan også trække
folk fra andre
afdelinger ind, ja, folk
helt uden for jeres
organisation, hvis de
er oprettet i
musskema.dk
Og lederen har
overblik over de
enkelte grupper – ved
klik kan man se
referat og aftaler
Spørgerammen
Rediger spørgerammen, klik på SKEMA.
GRUS-samtale
Når de enkelte har svaret og ratet spørgsmålene, begynder selve
GRUS og I skriver ind i referatskabelonen og kan under mødet se
gennemsnitsgrafen øverst…
Grafer
Gruppens gennemsnits-grafer fra de enkelte spørgsmål.
Referater og opfølgning
Når GRUS er færdig, kan du fra Ledersiden se alle referaterne fra de
enkelte grupper og indgåede aftaler – samt opfølgning på indgåede
aftaler: 2/6 = 6 aftaler, 2 er opfyldt.
Aftaler og deadlines
I en oversigt kan lederen se referat og alle aftaler fra gruppen med
deadlines.
Spændende online
APV-koncept...
Nu også Arbejdspladsvurdering
integreret med musskema.dk.
Til samme pris!
APV med Arbejdstilsynets ramme-spørgsmål
•
Født med Arbejdstilsynets anbefalede spørgeramme for
”kontor” – kan ændres til at passe netop hos dig
•
Giver super overblik
•
Klar stillingtagen: Lovkrav – eller ønske
•
Aftaler fremstår klart med deadline – og farveskala: Hvid, gul,
grøn – eller rød…
•
Påmindelser automatisk med mail på dagen
•
Løbende opfølgning…
Spørgerammen
Med CHEF-koden går man ind og sikrer, at APV-spørgerammen er
OK. Slet, ret, flyt rundt…
APV-skema
Med leder-koden sender man ud til sin afdeling og den enkelte går
ind med fremsendt kode,
rater fra 1-6, skriver evt. kommentarer…
Og så følger samtalen!
Overblik
Lederen får overblik over, hvor langt den enkelte er kommet – kan se
kommentarer, ratings, aftaler og handlingsplan…
Aftaler
Lederen ser straks med farveskalaen – om aftalen er sat i gang (gul),
fuldført (grøn), tidsplan overskredet (rødt).