Transcript HUBT_QLDA_Bai5_QuanLyRuiRo

Quản trị dự án
trên máy tính
với Microsoft Project
Khoa CNTT - Đại học Kinh doanh và
Công nghệ Hà Nội
Lộ trình môn học

Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án

Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project(MSP)

Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án

Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc

Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch

Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực

Bài 7: Quản lý chi phí dự án

Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án

Bài 9: Ôn tập và kiểm tra
BÀI 5
PHÒNG CHỐNG RỦI RO VÀ QUẢN LÝ LỊCH
Nội dung chính













Luyện tập sơ đồ mạng công việc và đường
găng
Đảm bảo và tối ưu hóa đường Găng
Xác định rủi ro trên đường Găng
Quét các nguồn rủi ro
Đánh giá khả năng và ảnh hưởng rủi ro
Tính giá trị rủi ro
Xác định chiến lược phòng chống rủi ro
Xây dựng file quản lý rủi ro
Xây dựng Custom Field quản lý rủi ro
Lọc, sắp xếp và phân nhóm rủi ro
Đánh dấu rủi ro trọng yếu
Tính chi phí và nhân lực phòng chống rủi ro
Giám sát rủi ro









Xác định số ngày làm việc để hoàn
thành dự án
Tính ngày kết thúc dự án
Nhập ngày tháng trong MSP
Các loại lịch MSP
Thử nghiệm 3 loại lịch chuẩn:
Standard, 24 Hours, Night Shifts
Tự định nghĩa lịch
Phân tích ảnh hưởng lịch với dự án
Đăng ký ngày nghỉ
Các thiết đặt lịch của MSP
Luyện tập vẽ sơ đồ mạng công việc
và tìm đường găng
ID
Công việc
Thời gian (h)
Trình tự
A
Làm cọc tre
5
Làm ngay
B
Vót nan tre
6
Làm ngay
C
Chọn mặt bằng
1
Làm ngay
D
Trồng cọc chuồng thỏ
4
Sau A, C
E
Đan rào ch. thỏ
8
Sau B
F
Lót chuồng thỏ
4
Sau D, E
G
Mua thỏ
8
Sau C
H
Thả thỏ vào chuồng
2
Sau F, G
I
Làm máng thức ăn
2
Sau F
K
Phục vụ khách
3
Sau I
Đảm bảo và tối ưu hóa đường găng

Đường găng chi phối thời gian hoàn thành dự án 
công việc trên đường găng bị ảnh hưởng  tổng thời
gian hoàn thành dự án bị ảnh hưởng theo

Đường găng thể hiện thời gian ngắn nhất để hoàn thành
dự án  đảm bảo thành công các công việc trên đường
găng giúp dự án hoàn thành đúng hạn nhanh nhất

Tối ưu hóa các công việc trên đường găng nhằm rút
ngắn thời gian, tiết kiệm chi phí sẽ giúp thu ngắn thời
gian tổng thể của dự án và tối ưu hóa các nguồn lực.

Công tác phòng chống rủi ro được thực hiện nhằm
đảm bảo các công việc trên đường găng được thành
công

Công tác điều phối cân bằng nguồn lực giúp tối ưu
hóa các công việc trên đường găng
Quy trình phòng chống rủi ro
0. Xác định
đường găng
1. Xác định các
nguồn rủi ro
2. Xác định các
rủi ro
3. Đánh giá rủi
ro
6. Cập nhật kế
hoạch dự án để
thực hiện phòng
chống rủi ro
5. Xây dựng kế
hoạch phòng
chống, khắc
phục
4. Lựa chọn
chiến lược xử
lý rủi ro
Xác định rủi ro trên đường găng

Thiết lập ma trận các công việc
trên đường găng và nguồn rủi ro

Tiến hành xác định rủi ro với
từng nguồn trên mọi công việc
thuộc đường găng
#
Công việc
Thời gian
1
Xin cấp đất
1 tuần
2
Chuẩn bị mặt bằng
4 tuần
1
3
Xây phân xưởng
8 tuần
2
4
Xây nhà làm việc
10 tuần
2
5
Lắp đặt thiết bị
6 tuần
3
Làm
sau

Lập danh sách các rủi ro

Tiến hành đánh giá và cập nhật
các thuộc tính rủi ro

Tính toán phương án phòng
chống rủi ro
6
Lắp đặt hệ thống điện
2 tuần
4, 5
7
Lắp hệ xử lý nước thải
3 tuần
6
Tính toán chi phí phòng chống
rủi ro
8
Chạy thử
2 tuần
6
9
Băt đầu sản xuất
2 tuần
8

Ma trận xác định rủi ro
Công việc
Con người
Máy móc
Vật tư / Tài chính
Sai thủ tục
Xin cấp đất
Thiếu máy ủi
Chuẩn bị mặt bằng
Xây phân xưởng
Tai nạn lao động
Lắp đặt thiết bị
Sai quy trình
Thiếu xi măng
Thiếu vật tư
Lắp đặt hệ thống điện
Chạy thử
Băt đầu sản xuất
Phối hợp / Khác
Chưa quen hệ
thống
Quá tải do sai
công suất
Mất điện
Thiếu nhiên liệu
Đánh giá rủi ro


Đánh giá khả năng xảy ra
 Xác định xác suất xảy ra rủi ro tùy
theo tình hình dự án và các biện pháp
phòng chống đã thực hiện
 Thường tính bằng giá trị % hoặc mức
độ: Cao, Trung bình, Thấp
Đánh giá mức độ ảnh hưởng
 Đánh giá mức độ ảnh hưởng về chi
phí, thời gian, chất lượng khi rủi ro
xảy ra
 Thường sử dụng thang mức độ 1-5
hoặc giá trị: Cao, Trung bình, Thấp
Tính giá trị rủi ro
Khả
năng xảy
ra
Mức độ
ảnh
hưởng
Giá trị rủi
ro
Chiến lược xử lý rủi ro
1.
Giảm thiểu

2.
Né tránh

3.
Triệt tiêu nguồn rủi ro, thay đổi công nghệ, lịch trình
bằng các giải pháp thay thế nhằm né tránh rủi ro
Chuyển

4.
Tác động làm giảm khả năng xảy ra và mức độ ảnh
hưởng
Chuyển công việc và nguồn rủi ro cho đối tác khác
thực hiện
Chấp nhận


Chấp nhận sự tồn tại của rủi ro mà không chủ động
giảm thiểu do chi phí “quá lớn” hoặc không có khả
năng giảm thiểu
Vẫn chuẩn bị phương án khắc phục và theo dõi đều
đặn rủi ro.
Lập danh sách rủi ro
ID
Rủi ro
Khả năng
Mức độ
Giá trị
Chiến lược
1
Thiếu xi măng
50%
4
2.0
Giảm thiểu
Phòng chống: Mua dư 20%
Khắc phục: Vay bên cạnh
2
Hỏng máy ủi
Tính chi phí phòng chống rủi ro

Khai báo thời gian thực hiện các công việc
phòng chống

Khai báo các loại chi phí cho phòng chống rủi ro

Khai báo chi phí cụ thể theo từng loại chi phí

Sử dụng task usage, resource usage thống kê
chi phí

In báo cáo chi phí
Xác định số ngày làm việc để hoàn
thành dự án
1.
Vẽ sơ đồ mạng công việc
2.
Liệt kê các chuỗi công
việc từ khi bắt đầu đến
khi kết thúc dự án
3.
Tìm đường găng – chuỗi
công việc có số ngày dài
nhất
4.
Độ dài đường găng chính
là thời gian làm việc để
hoàn thành dự án
Tính ngày kết thúc dự án

MSP tính ngày kết thúc từng
công việc hay dự án dựa vào
ngày bắt đầu, cộng thêm thời
gian làm việc theo từng loại
lịch khác nhau và có tính đến
ngày nghỉ (thứ 7, chủ nhật)
cũng như ngày lễ (giỗ Tổ,
Quốc khánh…)
NGÀY
BẮT ĐẦU
Số ngày
làm việc
Số ngày
nghỉ, lễ
NGÀY KẾT THÚC
Chức năng đăng ký lịch trong MSP

Người quản lý dự án
có thể đăng ký lịch
nghỉ và các ngày lễ
theo thực tế dự án

Các thiết đặt lịch sẽ
được sử dụng làm cơ
sở cho các tính toán
thời gian trong dự án

Các loại lịch cơ bản
bao gồm lịch làm việc
thông thường
8h/ngày, làm suốt
24h hoặc làm đêm
Loại lịch
Ngày làm việc
Tạo lịch mới tùy
chọn
Lịch tuần làm
việc thông
thường
Danh sách
ngày lễ
Ngày nghỉ
Ngày lễ
Các loại lịch trong Microsoft Project
Loại lịch
Diễn giải
Standard
chuẩn truyền thống, bắt đầu
từ thứ 2 đến thứ 6, từ 8h
sáng đến 17h chiều
và mỗi ngày nghỉ 1h.
Night Shift
được tính bắt đầu từ đêm thứ
2 cho đến sáng thứ 7, từ 23h
đêm đến 8h sáng và mỗi
ngày nghỉ 1h.
24 Hours
không có thời gian nghỉ.
Tạo lịch riêng cho dự án
Chế độ làm việc / nghỉ
Chọn ngày làm việc
(thứ mấy?)
Đăng ký khung giờ
Đăng ký lịch đặc biệt định kỳ
Resource Sheet
1. Click đúp
5. Đặt giờ làm/nghỉ
6. Đăng ký định kỳ
tuần/tháng/năm
4. Sửachi tiết định kỳ
2. Thay đổi lịch
3. Đăng kýlịch đặc biệt
Các thiết đặt lịch cho dự án
Schedule from: Lập lịch từ ngày bắt đầu/kết thúc
Calendar: Lịch cơ sở cho dự án
Các thiết đặt lịch của MSP
Chọn menu File \ Options \ Schedule
Bài tập thiết đặt lịch
#
Câu hỏi
1
Nhập công việc “Sơn tường” kéo dài 4 ngày. Không thay đổi DURATION, xác
định số ngày thực tế cho việc “Sơn tường” trong các trường hợp ngày bắt đầu
là : 1/4, 2/4, 3/4, 4/4/2014
2
Giải thích sự khác nhau của ngày kết thúc trong các trường hợp 2, 3, 4 của
câu trên
Đăng ký nguồn lực 3 thợ sơn. Thợ 1 làm việc lịch thông thường, thợ 2 làm nửa
ngày buổi sáng, thợ 3 làm lịch thường nhưng nghỉ ăn giỗ 2/4
3
Gán nguồn lực Thợ sơn 1, Thợ sơn 2, Thợ sơn 3 cho việc “Sơn tường” bắt đầu
ngày 1/4 phân tích sự khác nhau của ngày kết thúc
4
Đăng ký lịch nghỉ định kỳ vào các thứ 5 trong 3 tuần đầu tháng 5 cho “Thợ
sơn 3”
5
So sánh sự khác nhau khi thay nguồn lực “Thợ sơn 1”/”Thợ sơn 3” cho việc
“Sơn tường” bắt đầu ngày 4/4
Đáp án