S

OFTWARE

P

ROCESS

P

LANING

(2) Nhóm 23

Đ ặ ng Ng ọ c Bình Chu Quang B ả o Ph ạ m Thanh Sang 0812031 0812024 0812433 Huỳnh Lâm Hoài S ơ n 0812436 Cai Thanh Tân 0812455

Project Schedule

Chart

Weekly Status report

Nội dung trình bày

1 2 3 4 5 • Project Schedule • Gantt Chart

• Burndown Chart

• Pert Chart • Weekly Status Report

Welcome

1. Lịch trình dự án là gì?

• • Lịch trình dự án là một lịch thể hiện sự liên kết những những nhiệm vụ với nguồn tài nguyên cần để thực hiện nhiệm vụ đó.

Là lịch có danh sách các task được gán lên đó để thực hiện với resource.

– Trước khi tạo lịch trình dự án thì PM cần có một bản phân rã công việc và dự ước lượng công việc đó.

– Lịch trình dự án là một phần của Project Plan.

Phân rã công việc

Shedule có vài trò gì? Tại sao?

• • • • • Schedule project có thể nói là hạt nhân của dự án, tổ chức cho dự án.

Cho ta thấy được một sự ước lượng công việc của dự án.

Schedule project thường sử dụng để quản lý deadline và tài nguyên cho dự án.

Sử dụng các checklist bảo đảm công việc cần thiết sẽ được thực hiện.

Và Schedule là 1 yếu tố giúp sự thành công của dự án.

1.1. Effort vs. Duration

• • Sự nổ lực: Đại diện cho những công việc cần thiết cho một nhiệm vụ.

– Tổng số giờ mà mỗi người phải mất để thực hiện xong nhiệm vụ của mình.

Khoảng thời gian: Thời gian bắt đầu công việc và thời gian kết thúc công việc.

• Lịch trình = Sự nỗ lực .vs Khoảng thời gian

1.2. Slack và Overhead

• • Slack: Là khoảng thời gian trì hoãn một nhiệm vụ mà không ảnh hưởng tới thời gian thực hiện nhiệm vụ cuối cùng.

– Một lịch trình chặt chẽ sẽ rất ít slack và bất kỳ nhiệm vụ nào bị trì hoãn sẽ gây chậm trễ từng ngày đó.

– Theo Parkinson’s Law: “Work expands so as to fill the time available for its completion.” Overhead: sự cố gắng mà không đi tới cốt lõi của hoạt động và vẫn thực hiện công việc. – Loại giá trị công việc ở “Thế giới thực.”

X

ÂY DỰNG SCHEDULE PROJECT

Bước 1: Phân bổ tài nguyên

• • • Một hay nhiều tài nguyên sẽ được phân cho mỗi nhiệm cũ ở bản phân rã công việc WBS.

Việc chọn nhận lực cho mỗi nhiệm vụ dựa vào sự hiểu biết, trình độ và sự sẵn sàng.

Những nhiệm vụ có thể phụ thuộc lẫn nhau bởi vì chúng yêu cầu cùng tài nguyên.

Bước 2. Xác định những phụ thuộc.

• • Mỗi sự phụ thuộc có một tiền nhiệm, hay một nhiệm vụ mà phải được bắt đầu, trong tiếng trình hay đã hoàn thành cho sự bắt đầu của nhiệm vụ khác.

Xác định kiểu tiền nhiệm cho mỗi sự phụ thuộc.

Bước 3. Tạo lịch trình

• • Mỗi project schedules thể hiện thường sử dụng một biểu đồ Gantt.

Biểu đồ Gantt hiện thị được những nhiệm vụ, những sự phụ thuộc và các cột mốc sử dụng để xây dựng Project Chedule.

Lưu ý!

• Cần phải hòa hợp lịch trình với nhu cầu của nguyên tổ chức. – Một khi tài nguyên đã được phần bổ cho mỗi nhiệm vụ, Ngày kết thúc đã được tính toán. Nếu ngày này không phù hợp có thể được thay đổi. – Hoặc nguồn tài nguyên phải được phân bổ cho dự án hay là phạm vị của dự án được cắt giảm.

– Brooks’ Law: “Nine women cannot have a baby in one month.”

Lưu ý.

• • • Thường xuyên xem xét lại lịch trình của dự án.

Các cuộc họp được thực hiện thường xuyên để đánh giá lịch trình của dự án giờ so với lịch trình dự án.

Đánh giá các mốc quan trọng của lịch trình xem có trùng với các sự kiện của dự án không?

Bước 4 tối ưu lịch trình.

• • Critical path: – Một nhiệm vụ trên critical path bị trễ sẽ kéo theo các nhiệm vụ khác cũng cũng vị trễ hạn.

– Và phân bổ tài nguyên của nhiệm vụ vào vùng này sẽ rút ngắn được schedule project. Còn phân vào chỗ khác sẽ không hiểu quả.

Overhead- Allocated: – Sự phụ thuộc giữa 2 nhiệm vụ không được phát hiện, cần được tìm thấy và fix sai xót này.

GANTT CHART

Gantt Chart

• • • Là biểu đồ được phát triển bởi Henry Laurence Gantt Được dùng trong các dự án kĩ thuật thiết kế, quy hoạch. Là tài liệu chuẩn cho lịch trình dự án phần mềm.

Gantt Chart

• • Là công cụ hữu ích cho việc phân tích và lên kế hoạch những dự án phức tạp.

Gantt Chart giúp quản lý, giám sát lịch trình dự án về thời gian, các công việc, mỗi liên quan giữa chúng và tài nguyên của dự án.

• • • • •

Gantt Chart

Mỗi task được thể hiện bằng một thanh Các task được sắp xếp vào chiều tăng thời gian từ trái qua phải.

Sự phụ thuộc của các task được thể hiện bằng mũi tên Hình thoi giữa thể hiện cho một milestone hoặc task không chỉ định thời gian thực hiện.

Thanh đen giữa ở trên task D và E là một summary task hoặc là parent task

Task dependencies

• • • Là sự phụ thuộc, ảnh hưởng, liên quan giữa các task trong dự án.

task phụ thuộc vào nhau bởi: tài nguyên , quả công việc ....

kết Một task có thể phụ thuộc với task khác theo 4 loại sau

Gantt Chart

1 • Liệt kê các công việc

trong dự án

2 • Trình bày các task lên

biểu đồ Gantt chart

•

Gantt Chart - 1

Liệt kê các task với thời gian bắt đầu thực hiên, thời gian mà công việc cần để hoàn thành, mối phụ thuộc với các task khác

Gantt Chart - 2

• Vẽ các task lên gantt chart: – Mỗi task ứng với một thanh ngang.

– Độ dài của thanh là thời gian của task. – Thanh ngang nằm theo chiều tăng dài thời gian gốc từ thời gian bắt đầu task đó. – Ở trên các thanh đánh thời gian để hoàn thành task.

– Sắp xếp trình tự các task để đảm bảo dependence giữa chúng.

Gantt Chart - 2

Gantt Chart - 2

BURN DOWN CHART

Burn down chart

• Biểu đồ thể hiện công việc còn lại cần thực hiện so với thời gian.

– Phần công việc còn lại theo trục chiều dọc – Thời gian chạy theo trục ngang

Burn down chart

• • •

Công dụng

Burn down chart báo trước thời gian sẽ hoàn thành mọi công việc.

Burn down chart thường áp dụng cho những dự án có task có thời gian dự kiến.

Dùng để đo lường độ hiểu quả của dự án

Burn down chart

• • • • • •

Cách đọc Burndown chart

Trục ngang: đường thời gian phân chia của dự án.

Trục dọc: thời gian ước lượng cho công việc còn lại của dự án.

Điểm khởi đầu: Điểm xa nhất bên trái biểu đồ Điểm kết thúc: Điểm xa nhất bên phải biểu đồ Đường Ideal Work Remaining : là đường thẳng nối điểm khởi đầu và điểm kết thúc. Đường Actual Work Remaining: Thể hiện công việc còn lại

Burn down chart

• •

Performance của dự án

Đường Actual Work trên đường Ideal Work Line: nhiều công việc còn lại hơn dự kiến. Chậm tiến độ.

Đường Actual Work dưới đường Ideal Work Line: còn lại ít công việc hơn so với dự kiến. Vượt tiến độ dự kiến.

Actual Work Line is above the Ideal Work Line

Burn down chart

• •

Tạo burn down chart

Ước tích tổng thời gian thực hiện tất cả các task.

Cập nhật quá trình thực hiện dự án lên biểu đồ.

PERT CHART

PERT Chart

• • •

What

is PERT Chart?

P

rogram

E

valuation

R

eview

T

echnique Là một sơ đồ mạng lưới thể hiện chuỗi các công việc và mối quan hệ giữa chúng trong quá trình phát triển dự án.

Gồm các

Node

thể hiện cho các sự kiện, cột mốc trong đồ án. Các

Node

nối với nhau bởi các

Vector

thể hiện công việc trong dự án.

Example

Example

Project Manager

WHO

HOW

How

to use it?

- Xác định được tất cả các công việc và thành phần của dự án.

- Xác định được công việc đầu tiên cần hoàn thành.

- Xác định công việc tiếp theo cần làm sao khi công việc #X hoàn thành.

- Xác định được khoảng thời gian hoàn thành mỗi công việc. Thời gian bắt đầu và kết thúc.

- Xác định được

Critical Path

.

How to use it?

How to draw it ?

•

Microsoft Project

•

PERT chart EXPERT

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

PERT chart EXPERT – How to use?

Mở PERT Chart EXPERT.

Nhấp chuột và kéo thả để tạo ra các task, nhấp đúp vào để tùy chỉnh nội dung task.

Nhấp chuột và kéo thả từ một task đến task khác để tạo một mối quan hệ phụ thuộc.

Sắp xếp lại thứ tự các task trong lược đồ.

Thay đổi Views để hiển thị những PERT chart khác nhau. In PERT chart.

Lưu PERT chart.

W

EEKLY STATUS REPORT

Weekly Status Report

•

W

eekly status report ?

Là một bản báo cáo tóm tắt tình hình cụ thể các công việc trong tuần, những gì đã làm được và những gì chưa làm được, tốc độ tiến triển của công việc.

Weekly Status Report

• •

W

eekly status report ?

Ghi lại những thành tựu đạt được và những mục tiêu trước mắt của dự án.

Thể hiện một cách chính xác lịch sử của dự án, truyền tải một cách có hiệu quả tình hình hiện tại của dự án đến tất cả các bên liên quan và hợp nhất việc theo dõi thực hiện, kiểm soát các thay đổi và giải quyết các khó khăn.

Example

Example

WHO

• • • Người viết: Project Team Members Người nhận: Project Manager Project manager cần bản báo cáo của các thành viên trong nhóm dự án một cách thường xuyên để kiểm soát tiến độ của dự án một cách dễ dàng.

HOW TO WRITE?

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Báo cáo của tuần nào?

Do ai viết? Của nhóm nào? Dự án nào?

Báo cáo hiện trạng ngân sách( nếu nó thuộc trách nhiệm của bạn).

Báo cáo các công việc bạn đã hoàn thành, đạt được( giải thích).

Báo cáo công việc sẽ thực hiện trong tuần tiếp theo ( ước tính thời gian) Đọc kĩ và chỉnh sửa.