Transcript HUBT_QLDA_Bai4_QuanLyCongViec

Quản trị dự án
trên máy tính
với Microsoft Project
Khoa CNTT - Đại học Kinh doanh và
Công nghệ Hà Nội
Lộ trình môn học

Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án

Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project(MSP)

Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án

Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc

Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch

Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực

Bài 7: Quản lý chi phí dự án

Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án

Bài 9: Ôn tập và kiểm tra
BÀI 4
XÂY DỰNG LỊCH TRÌNH CÔNG VIỆC
Nội dung chính (1/2)









Khái niệm, ý nghĩa của phân rã
công việc (WBS)
Phương pháp phân rã công việc
Phân rã công việc theo thiết kế sản
phẩm
Phân rã công việc theo quy trình
Phân rã công việc theo tổ chức
Lập danh sách công việc trên MSP
Xác định ngày hoàn thành
Đặt lịch bằng tay và tự động
Liên kết các công việc




Bằng
Bằng
Bằng
Bằng
Predecessor
thao tác kéo thả
nút bấm liên kết
Form nhập Task Information

Các loại liên kết công việc




Thiết lập độ trễ các công việc







Tìm ví dụ 4 loại LK
Thể hiện liên kết trên MSP
So sánh khác biệt trên cùng
cặp 2 công việc
Đặt lag bằng tay
Đặt lag kéo thả
Tách nhập công việc
Chú thích công việc
Gỡ bỏ liên kết công việc
Dịch chuyển công việc
Dịch chuyển toàn bộ dự án
Nội dung chính (2/2)






PERT và CPM
Kiểu mạng AOA và
AON
Cách vẽ sơ đồ AOA
Cách vẽ sơ đồ AON
Định nghĩa đường
Găng – Critical Path
Tính chất đường Găng
và công việc Găng





Ý nghĩa của đường Găng
Phương pháp tìm đường
Găng
Xác định đường Găng
trong MSP
3 bài tập tìm đường Găng
Nhập và kiểm tra kết quả
so với MSP
Khái niệm, ý nghĩa của phân rã công việc

Sau khi xác định các yêu cầu của
dự án, người quản lý dự án cần
lên kế hoạch cho các công việc
cần làm bằng WBS

WBS là viết tắt của Work Breakdown Structure, là cấu trúc phân
rã các công việc của dự án thành
các công việc nhỏ hơn

WBS vừa được sử dụng để xác
định công việc, thời gian, vừa để
phân bổ nhân công, chi phí cho
từng hạng mục dự án
Phương pháp phân rã công việc

Có 3 phương pháp cơ bản để phân rã công việc

Theo thiết kế sản phẩm

Theo quy trình thực hiện

Theo tổ chức con người
Phân rã công việc theo thiết kế sản phẩm



Các công việc cần
thực hiện được phân
chia theo các hạng
mục thành phần của
sản phẩm dự án
Cách phân rã này
thường phải dựa
trên thiết kế sản
phẩm
Thuận lợi cho quá
trình giám sát chất
lượng sản phẩm và
điều phối vật tư,
điều phối nhân lực
theo chuyên môn
Phân rã công việc theo quy trình thực hiện

Các công việc dự án được chia
theo từng giai đoạn hàng tuần,
tháng, quý gắn liền với quy trình
thực hiện dự án

Cách phân rã này thường dựa
trên quy trình sản xuất, quy
trình thi công và lấy thời gian
làm trục chính

Cách phân rã này thuận lợi cho
việc giám sát và đảm bảo tiến
độ thời gian cho dự án, thuận lợi
cho việc điều phối các nguồn lực
KỊP THỜI với các công việc
Phân rã công việc theo tổ chức con người

Công việc được phân chia
theo từng phòng ban, đội
nhóm, từng vai trò cụ thể
trong tổ chức con người
trong/ngoài dự án

Cách phân chia này cần dựa
trên sơ đồ tổ chức trong dự
án hoặc sơ đồ tổ chức nơi
thực hiện dự án vai trò con
người làm trục chính

Cách phân rã này thuận lợi
cho phân công công việc và
điều khiển dự án.

Có thể kết hợp với các
phương pháp phân rã khác
tùy tính chất dự án
Lập danh sách công việc trên MSP

Sử dung Gantt Chart view hoặc Task
Sheet

Nhập các công việc vào cột Task Name

Xác định thời gian hoàn thành trong
cột Duration

Xác định ngày bắt đầu và kết thúc
trong cột Start và Finish

Điều chỉnh chế dộ đặt lịch bằng tay và
tự động

Điều chỉnh quan hệ mẹ-con giữa các
công việc
Các thuộc tính ràng buộc
2. Khi người quản lý thay đổi
Loại task
Duration
Units
Work
Fixed Duration
Work
Work
Units
Fixed Units
Work
Duration
Duration
Fixed Work
Units
Duration
Duration
1. Nếu loại task là..
3. MSP sẽ cập nhật lại
Fixed Units
1.
Giao 1 thợ sơn làm full-time
100% để sơn phòng trong 4
ngày. Số giờ công cần làm là
32 giờ.
2.
Nếu ta tăng số giờ làm việc
lên 40 giờ. MSP sẽ tính toán
lại thời gian làm - DURATION
=5 ngày. Như vậy thợ sơn
phải làm thêm 1 ngày
nữa.Nếu thêm 1 người thợ
sơn full-time nữa, sẽ chỉ mất
2 ngày.
Fixed Work
1.
Nếu hai thợ sơn được giao
100% thời gian để sơn tường
trong 2 ngày (giờ công = 32,
một người làm 16 giờ)
2.
Nếu ta tăng thời gian làm từ
2 ngày lên 4 ngày. MSP sẽ
tính lại số đơn vị nhân công
thành 50% để đảm bảo số
giờ làm cố định 32 giờ.
Fixed Duration

Thợ sơn được giao sơn
căn phòng trong 4 ngày.
Số giờ làm việc Work = 32
giờ

2. Khi ta giảm số giờ làm
việc của thợ sơn xuống
còn nửa ngày, MSP giữ
nguyên thời gian 4 ngày
và tính lại Work = 16 giờ
Effort-driven
1.
Nếu ban đầu phân công 2 nguồn lực cho một
công việc với khoảng thời gian là 24 giờ. Như
vậy tổng số giờ công của cả hai là 48h, mỗi
người làm 24h trong suốt khoảng thời gian 24
giờ đã lên kế hoạch cho công việc
2.
Tiếp tục tạo một công việc giống như vậy với
thời lượng 24h, chỉ cấp 1 người 100% cho công
việc này, số giờ công sẽ là 24.
3.
Sau đó thêm một nguồn lực thứ 2 làm full-time
100%. Cơ chế lập lịch effort-driven sẽ tính toán
lại để mỗi nguồn lực sẽ làm việc 12h trên 1 task

Tổng giờ công cho task vẫn giữ nguyên 24 giờ
nhưng thời gian dự án giảm xống con 23r
Liên kết các công việc

Liên kết bằng nhập giá trị
Predecessor

Liên kết bằng thao tác kéo thả

Liên kết bằng nút bấm liên kết

Liên kết bằng Form nhập Task
Information

Gỡ bỏ liên kết
Các loại liên kết công việc
Loại
Tên đầy đủ
Ý nghĩa
FS
Finish-to-Start
Xong việc này mới bắt
đầu việc khác
SS
Start-to-Start
Cùng bắt đầu
FF
Finish-to-Finish
Cùng kết thúc
SF
Start-to-Finish
Bắt đầu việc khác khi
xong việc hiện tại
Ví dụ
Thiết lập độ trễ các công việc




Đặt
Đặt
kéo
Lag
Lag
lag bằng tay
lag bằng thao tác
thả
dương
âm
Các thao tác khác trên công việc





Dịch chuyển task
Dịch chuyển project
Chú thích
Tách/nhập task
Liên kết hyperlink
Khái niệm và ý nghĩa mạng công việc

Mạng công việc là kỹ thuật
trình bày kế hoạch tiến độ,
mô tả dưới dạng sơ đồ quan
hệ giữa các công việc, công
việc trên mạng được xác định
cả về thời gian và thứ tự
trước sau

Mạng công việc là sự kết nối
các công việc và sự kiện
trong dự án.

Giúp xác định trực quan các
chuỗi công việc để hoàn
thành dự án, giúp xác định
chuỗi công việc trọng yếu chi
phối thời gian hoàn thành dự
án
AOA và AON

Sơ đồ mạng công việc có hai dạng
 Việc trên mũi tên - AOA
 Việc trên nút - AON
Vẽ sơ đồ mạng công việc cho các dự án sau
Khái niệm đường găng

Đường găng là chuỗi công việc
dài nhất trong các chuỗi công
việc nối từ sự kiện đầu đến sự
kiện cuối.

Đường găng chi phối thời gian
hoàn thành dự án, là đường
các chứa các công việc trọng
yếu trong dự án

Giúp xác định thời gian ngắn
nhất để hoàn thành dự án
Được sử dụng để đảm bảo thời
gian và tối ưu hóa dự án

Tìm đường găng trong các sơ đồ sau
Các đường đi từ (1) đến (8)
ABDIL=2+3+6+2+4=17
ABEFIL=2+3+3+5+2+4=19
ABEGHIL=2+3+3+7+4+2+4=25
ABEGKL=2+3+3+7+9+4=28
ACFIL=2+5+5+2+4=18
ACGHIL=2+5+7+4+2+4=24
ACGKL=2+5+7+9+4=27
KL: Đường găng của sơ đồ là đường
đi có độ dài lớn nhất ABEGKL = 28
(các công việc A, B, E, G, K, L
được gọi là các công việc găng)

Tìm đường găng trong các sơ đồ sau
Các đường đi từ (1) đến (8)
ADHK=8+5+4+3=20
BEHK=4+8+4+3=19
BFIK=4+9+5+3=21
CGIK=2+5+5+3=15
KL: Đường găng là đường đi có độ
dài lớn nhất BFIK = 21 (các
công việc B, F, I, K được gọi là
các công việc găng)

Dựng sơ đồ mạng công việc và tìm
đường găng với MSP

Nhập danh sách các công
việc vào Gantt Chart

Thiết lập thời gian và quan
hệ các công việc

Chuyển sang view Network
Diagram

Sử dụng các chức năng
format định dạng lại sơ đồ
mạng, xác định rõ các công
việc màu đỏ - các công việc
trên đường găng

Đối chiếu kết quả với các
bài tập trước