Transcript Schulung der Finanzverantwortlichen

Schulung der
Finanzverantwortlichen
20. und 27. 10. 2012
Arnstadt Kohlenmarkt 20
Inhalt
 1. Vorstellung
 2. Rechnungslegung der Vereine
 3.Ehrenamtspauschale / Aufwandsentschädigung /
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Sachzuwendungen
4. Rücklagenbildung
5. Buchhaltung
5.1. Beispiel einer Vermögensübersicht
6. Buchhaltungsprogramme
7. Sonstiges
2. Rechnungslegung der Vereine
 Fehler bei Schreiben an die Mitglieder (Forderungen
/ Abmahnungen / Kündigungen / Einladungen u. Ä.)
 Im Briefbogen ist der Absender (Verein) falsch
bezeichnet -> vollständiger Name des Vereins sowie die
Vereinsregisternummer sind notwendig! (siehe Anlage –
Kopfbogen des Kreisverbandes)
 Der Adressat (Vereinsmitglied) wird nicht korrekt
bezeichnet.
 Die Zeiträume sind nicht genau bestimmt (z.B.
Ablesezeiträume). Das gilt auch für Pacht,
Versicherungen und andere Forderungen.
2. Rechnungslegung der Vereine
 Genaue Angabe der Durchlaufkosten wie Energie- und
Wasserverbrauch. Niemals hier die Kosten für
Blindstrom oder Mehrverbrauch mit einrechnen!!
Diese werden als Umlagen separat ausgewiesen.
 Bei Erhebung von Umlagen muss die genaue
Bezeichnung sowie der Bezug auf einen
Mitgliederbeschluss oder die Satzung angegeben werden.
 Nicht den Begriff „Rechnung“ verwenden, besser ist
Forderungen, Umlagen o.Ä.
2. Rechnungslegung der Vereine
 Die Anforderung von finanziellen Leistungen,
Abmahnungen, Kündigungen u.Ä. muss unbedingt von
einem gesetzlichen Vertreter des Vereins unterzeichnet
werden.
 Es werden Mahnungen versandt, bevor die geforderten
Beträge fällig sind, oder die Zahlungsfristen stimmen nicht
mit den vertraglichen Vereinbarungen überein.
 Bei einer eigenen Homepage ist es wichtig im Impressum die
vollständigen Angaben zum Verein zu machen wie
Vereinsname, Sitz des Vereins, Zuständiges Registergericht
und Nummer, Vorstand und Anschrift des Vereins.
Internetadresse des Kreisverbandes:
 www.kv-kleingaertner-arnstadt-ilmenau.de
3. Ehrenamtspauschale / Aufwandsentschädigung
Sachzuwendungen
 Die Vorstände der Vereine arbeiten in der Regel
ehrenamtlich also unentgeltlich. Diese Personen können
aber nach § 670 BGB Ersatz für ihre Aufwendungen
verlangen. Typischer Aufwand sind etwa Fahrt- und
Übernachtungskosten oder Ausgaben für Porto,
Büromaterial und die Nutzung des eigenen Telefons.
3. Ehrenamtspauschale / Aufwandsentschädigung
Sachzuwendungen
 Die Zahlung einer Ehrenamtspauschale nach §3 Nr. 26a
EStG sieht keine Begrenzung auf bestimmte Tätigkeiten
im steuerbegünstigten Bereich vor. Für Mitglieder des
Vorstandes können bis zu 500 € pro Jahr steuerfrei
gezahlt werden. Darüber hinaus gehende Beträge müssen
von den Empfängern versteuert werden. Zwingende
Voraussetzung ist aber, in der Satzung muss es verankert
sein! Z.B. folgende Formulierung:
„ DerVorstand
kann für seine Tätigkeit eineVergütung nach
Maßgabe eines Beschlusses der
Mitgliederversammlung erhalten.“
3. Ehrenamtspauschale / Aufwandsentschädigung
Sachzuwendungen
 Gutscheine und Aufmerksamkeiten
 In ihrem Anwendungserlass zur Abgabenordnung
(AEAO, Ziffer 10 zu §55 Abs. 1 Nr. 1AO) lässt die
Finanzverwaltung die Gewährung von Annehmlichkeiten
zu. Dazu gehören z.B. Benzin- und Warengutscheine im
Wert von maximal 40 € pro Jahr. Niemals Bargeld!!!
 Zusätzlich dürfen Vereinsmitglieder aus Anlass
persönlicher Ereignisse (runde Geburtstage, Hochzeit,
Jubiläen u. dgl.) Sachzuwendungen bis zu einem Wert
von 40 € erhalten.
3. Ehrenamtspauschale / Aufwandsentschädigung
Sachzuwendungen
 Die Gewährung von Speisen und Getränke, anlässlich
und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes,
bei einer Vereinsveranstaltung oder bei einer
Vereinsbesprechung ist möglich (R19.6 der
Lohnsteuerrichtlinien – LStR).
4. Rücklagenbildung
 Die Rücklagenbildung nach §58 Nr. 7a AO ist
grundsätzlich für alle steuerbegünstigten Körperschaften
möglich.
 Dabei unterscheiden wir
 1. Zweckgebundene Rücklagen für
Baumaßnahmen, Reparaturen u. Ä. (keine Beschränkung
der Höhe und zeitlichen Verwendung)
4. Rücklagenbildung
 2. Betriebsmittelrücklagen für periodisch
wiederkehrende ausgaben wie z.B. Mieten, Pachten,
Beiträge o. Ä. (Diese Rücklagen sind zeitnah zu
verwenden in der Regel innerhalb eines Jahres)
 3. Freie Rücklagen können jährlich gebildet werden
aus:
 - 1/3 des Überschusses aus Vermögensverwaltung (z.B.
Zinserträge, Dividenden, Miet- und Pachteinnahmen).
4. Rücklagenbildung
 - 10 % der sonstigen nach §55 Abs. 1 Nr. 5 zeitnah zu
verwendenden Mittel (Bruttoeinnahmen wie z.B.
Beiträge, Umlagen) aus dem ideellen Bereich.
 - Erbschaften, Spenden und Zuwendungen.
 Die Gesamthöhe der freien Rücklage ist unbegrenzt.
Währen der Dauer des Bestehens braucht die
Körperschaft die freie Rücklage nicht auflösen. Die
Rücklage ist aber auf Dauer für steuerbegünstigte
Zwecke zu verwenden.
4. Rücklagenbildung
 Der Landesverband Thüringen der Gartenfreunde gibt
folgende Empfehlung raus:
 In jedem Kleingartenverein sollte mindestens eine
Rücklage in Höhe eines finanziellen Jahresetats
vorhanden sein.
5. Buchhaltung
 Dazu siehe auch „Grüne Schriftenreihe des BDG Nr.
198“.
 Ein gemeinnütziger Verein, welcher die steuerliche
Gemeinnützigkeit besitzt, muss die Vorgaben des
Gemeinnützigkeitsrechts sowie die steuerliche
Aufzeichnungspflicht erfüllen. Dazu gehören die
Buchführung aller Einnahmen und Ausgaben, ein
jährlicher Vereinsabschluss sowie eine
Vermögensaufstellung mit Rechenschaftslegung vor den
Mitgliedern sowie Buchprüfung.
5. Buchhaltung
 Der Gesetzgeber hat vorgeschrieben, dass die gewählten
Vorstände in den Vereinen verpflichtet sind, den
Mitgliedern gegenüber Rechenschaft über die Herkunft
und Verwendung der Gelder abzulegen.
 ( §§ 27 Abs. 3 i.V.m. 259-260, 264, 670 BGB )
5. Buchhaltung
 Das Erfordernis der ordnungsgemäßen Buchführung ist
deshalb von großer Bedeutung, da damit erreicht werden
kann, dass Fremde (z.B. Finanzbehörde, Kassenprüfer)
sehr schnell und ohne großen Aufwand die Buchführung
überprüfen können.
 Neben dem BGB werden auch in den Steuergesetzen
ausdrücklich Aufzeichnungen gefordert.
 Nicht zuletzt fordert die Gewährung der steuerlichen
Gemeinnützigkeit, alle Vorgänge aufzuzeichnen und
nachprüfbar werden zu lassen.
5. Buchhaltung
 Die Prüfung der Anerkennung der steuerlichen
Gemeinnützigkeit erfolgt durch das zuständige
Finanzamt in der Regel für 3 Jahre. Die Finanzbehörde
verschickt dazu Vordrucke, die auszufüllen sind.
 Eine Nichtabgabe hat den Entzug der steuerlichen
Gemeinnützigkeit zur Folge!
5. Buchhaltung
 Art der Buchführung
 Man kann zwischen der einfachen und der doppelten
Buchführung unterscheiden.
 Die einfache Buchführung wird dadurch gekennzeichnet,
dass in der Regel alle Aufzeichnungen der
Geschäftsvorgänge in einem Buch erfolgen ohne eine
weitere Aufteilung.
 Die doppelte Buchführung beinhaltet, dass bei der
Aufzeichnung von Einnahmen und Ausgaben zwei
Buchungen erfolgen.
5. Buchhaltung
 Es gilt der Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit der

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


Buchführung. Dazu gehören:
Die Vollständigkeit
Die Richtigkeit
Zeitgerecht (zeitliche Reihenfolge)
Geordnet (Aufbewahrung)
Eine bestimmte Form der Buchführung schreibt der
Gesetzgeber aber nicht vor. Es genügt eine einfache
Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Dann ist aber
eine Vermögensübersicht notwendig.
5. Buchhaltung
 Die Tätigkeit eines gemeinnützigen Vereins wird aus
steuerlicher Sicht in 4 Bereiche aufgeteilt:
 1. Ideeller Bereich Dazu gehört die Verwaltung der
Kleingartenanlage, der Pachtverträge und des Vereins,
die Betreuung der Mitglieder, die Fortbildung und
Fachberatung und Vereinsaktivitäten.
 2. Vermögensverwaltung Dazu gehört die Verwaltung
der Erträge aus Geldanlagen, Verpachtungen (z.B.
Vereinsheim), Inventar.
5. Buchhaltung
 3. Wirtschaftliche Tätigkeit als Zweckbetrieb
Freibetrag = 35000 € pro Jahr. Dazu zählen Erlöse
aus z.B. Tag des Gartens, Erntedankfest,
Fachvorträge, Tombolas, Verleih von Gartengeräten
u.v.m.
 4. Steuerpflichtiger wirtschaftlicher
Geschäftsbetrieb Freibetrag = 35000 € pro Jahr.
Dazu gehört z.B. das selbst bewirtschaftete
Vereinsheim, regelmäßiger Verkauf von Speisen und
Getränken u.Ä.
5.1 Beispiel einer Vermögensübersicht
Aktivposten
A. Anlagevermögen
Grund und Boden
Vereinsgebäude
Vereinsausstattung
B. Umlaufvermögen
Kassenbestand
Bankguthaben
Durchlaufende Posten
Summe
Passivposten
A. Vereinsvermögen
Rücklagen
B. Verbindlichkeiten
Bankverbindlichkeiten
Durchlaufende Posten
Darlehen
Summe
6. Buchhaltungsprogramme
 1. Muster für Buchhaltung (vorgestellt von
Steuerberater Ralf Kießer bei zentr. Schulung)
 2. Beispiel einer Vereinsbuchführung über Excel
(erarbeitet von Gartenfreund Klaus Große,
Vorstandsmitglied im Regionalverband der Kleingärtner
Jena, Tel.: 03641/422600), kostenlos
 3. Vereinsverwaltung 2005 (erarbeitet von WINNER
Community GmbH Schellingstr. 75, 72622 Nürtingen)
Installationspasswort: 6133, Benutzername :
supervisor, Passwort: leer lassen. Homepage:
www.winncomm.de , kostenlos
6. Buchhaltungsprogramme
 4. Kleingartenvereinsverwaltung KGVV
(erarbeitet von Vereins-Meyer-Software , Tonderstr. 21b,
22049 Hamburg Tel.: 040/69645811)Homepage:
www.vereins-meyer-software.de Preis: 210,00 €
 5. Kleingartenverwaltung KGV (erstellt von EDVBüro Lange, EibenstockerWeg 6, 08326 Sosa)
Homepage: www.csn-lange.de Preis: 1 Lizenz=164 € ab
4. Lizenz=60 €, Basis ist Office-Modul ACCESS
6. Buchhaltungsprogramme
 6. Kleingärtner-Vereinsprogramm (erstellt von mp
EDV-Systemberatung und Entwicklung) Homepage:
www.paelmke.de Basis ist Office-Modul ACCESS ,
Preis nach Nachfrage
7. Sonstiges
 Literaturhinweise:
 Grüne Schriftenreihe des BDG (z. B. Band 198)
herausgegeben vom Bundesverband Deutscher Gartenfreunde
 Broschüre des BDG „Finanzen im gemeinnützigen
Kleingärtnerverein“ herausgegeben vom Bundesverband
Deutscher Gartenfreunde
 Internet-Adresse: www.kleingarten-bund.de -> hier kann man
die Schriftenreihe als PDF-Datei herunterladen.
 „Steuerwegweiser für Vereine“ vom Thüringer
Finanzministerium
7. Sonstiges
 Homebanking
 Homebanking ist auch für gemeinnützige Vereine
möglich. Wenn zwei Unterschriften gefordert werden,
sollte man nach jeder Online-Überweisung einen
Ausdruck machen und diesen dann von den zwei
eingetragenen Personen unterschreiben lassen.
 Impressum
 Gert Imme, Markt 11, 99310 Arnstadt, Tel.:
03628938635, E-Mail: [email protected]