Transcript projektindító 2014.09.29_pénzügy

PROJEKTINDÍTÓ NAP
TÁMOP-5.3.3
PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁS
A TÁMOGATÁS UTALÁSÁT AKADÁLYOZÓ
LEGGYAKORIBB PROBLÉMÁK
•
Nem érkeznek be időben a kifizetési kérelmek
•
(következmények: - likviditási problémák, a záró kifizetési
igénylésre maradnak a számlák, előleggel nem tud elszámolni,
beszűkül a mozgástér)
•
Formailag hibás kifizetési igények érkeznek be
•
Számlaösszesítők hibás használata
•
Alátámasztó dokumentumok hiánya vagy hibás használata
•
Nem jelzik időben a módosításokat; kifizetést akadályozó
módosítások
MIT TESZÜNK MI?
FOLYAMATOK FELGYORSÍTÁSA
JOGSZABÁLYI HATÁRIDŐK ÚSZT-BEN (ÚJ SZÉCHENYI TERV):
•
Hiánypótlás kiküldésére: 30 nap
•
Támogatás kifizetésére 45 nap
Elektronizálás – 2014. június 6. óta – postai átfutás kikerülése
MIT TUDNAK TENNI ÖNÖK?
HOL TUD TÁJÉKOZÓDNI?  WWW.SZECHENYI2020.HU
MINDENKÉPPEN HASZNÁLJÁK AZ ALÁBBI DOKUMENTUMOKAT:
•
Pénzügyi elszámolás részletes szabályai (PERSZ)
•
Részletes dokumentummátrix
•
Dokumentummátrix-ellenőrzési szempontok
•
Pályázati Útmutató, Támogatási Szerződés (TSZ) + Általános Szerződési
Feltételek (ÁSZF)
•
4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet
•
547/2013. (XII.30.) Korm. rendelet az egységes működési kézikönyvről (EMK)
MEGVALÓSÍTÁS HATÁRIDEJEI
FIZIKAI BEFEJEZÉS – AZ UTOLSÓ TEVÉKENYSÉG FIZIKAI
BEFEJEZÉSE (AZ UTOLSÓ SZÁMLÁN SZEREPLŐ TELJESÍTÉSI
IDŐPONT, VAGY A FOGLALKOZTATÁS UTOLSÓ NAPJA) 12-15
HÓNAP (2015.06.30)
MEGVALÓSÍTÁS DÁTUMA – AZ UTOLSÓ
TELJESÍTÉS DÁTUMA - 14-17 HÓNAP (2015.08.31)
PÉNZÜGYI
ZB/ZKI BENYÚJTÁSA – MEGVALÓSÍTÁS + 60 NAP (2015.09.30)
PROJEKT BEFEJEZÉSE - A ZB/ZKK KSZ ÁLTALI ELFOGADÁSA
VAGY AZ UTOLSÓ FOLYÓSÍTÁS DÁTUMA
IDŐKÖZI KIFIZETÉSEK (KI-IB)
 Nincs korlát a darabszámra vonatkozóan, egyedül az összegés százalékos határ szabja meg.
 Összeg és százalékos korlátok: 2014 december 31-ig : csak
200.000 Ft!
6 hónapos szabály / 12 hónapos szabály / 50%-os szabály
A projekt fizikai zárását követően, de még a záró elszámolás
benyújtása előtt is nyújthat be időközi kérelmet.
Több körös elszámolás
Előleg elszámolás elég az utolsó kérelemben
A záró kifizetési igény lehet „nullás” is!
A benyújtás és a hiánypótlás kizárólag elektronikusan!
ÚSZT- KIFIZETÉSEK ÉS BESZÁMOLÓK
•
Kifizetési igénylés kizárólag időszakos beszámolóval együtt
nyújtható be, IB projektszinten, KI konzorciumi tagonként
•
Nincs jelentésütemezés
•
Jó tételek kifizetése: ha a beszámoló elfogadásra került
•
-
Nem rögzíthető összesítőre:
deviza számlák valamint
építés, felújítás 200e forint felett
eszközbeszerzés 100e forint felett
•
Pénzügyi felfüggesztés esetei (szabálytalanság,
szerződésmódosítás, köztartozás stb.)
BEADÁSI FELTÉTELEK
Kizárólag az e-ügyintézés felületen kitöltött, sorszámmal
ellátott kifizetési kérelem nyújtható be!
A beszámolót / KI-t a pályázati e-ügyintézés felületen kell benyújtani,
papír alapon NEM! A mellékelt dokumentumokat csak a felületen kell
feltölteni.
Felcsatolni: összesítők excel formátumban, alátámasztó
dokumentumok eredet (v. szkennelve)
Záradékolás !
PAPÍR ALAPÚ DOKUMENTUMOK BENYÚJTÁSA!
Kérelmezhető, ha a kedvezményezettnek nem áll módjában
szkennelnie!
Lassítja a kifizetéseket – a beérkezés időpontja a papír
alapú dokumentumok beérkezése lesz!
Ha lehetséges, kerüljük!
ÁRAJÁNLATOK
A KBT. HATÁLYA ALÁ NEM TARTOZÓ BESZERZÉSEK ESETÉN
(ESZA/ERFA 2.2 PONTJA):
•
NETTÓ 100 E FT FELETTI BESZERZÉSEK ESETÉN A
BESZERZÉS TÁRGYA VONATKOZÁSÁBAN LEGALÁBB 3
ÍRÁSOS ÁRAJÁNLAT
•
TULAJDONOS, FENNTARTÓ, VAGYONKEZELŐ, IRÁNYÍTÓ
STB. JOGOKAT GYAKORLÓ SZÁLLÍTÓ ESETÉN 100 E FT
ALATT IS KELL 3 FÜGGETLEN ÁRAJÁNLAT.
•
AZ AJÁNLATTÉTELRE VONATKOZÓ FELKÉRÉSEK ÉS A
BEÉRKEZETT AJÁNLATOK MINDEN MOZZANATA
DOKUMENTÁLT LEGYEN (E-MAIL, FAX, POSTAI LEVÉL)
•
Feladat meghatározás megfelelő részletezettsége
ÁRAJÁNLATOK 2.
•
•
•
•
Alkalmassági feltételek
Ajánlatok értékelésének szempontjai és módszere
3 hónapnál nem régebbiek a szerződéskötéshez képest.
Árajánlatkérés, árajánlat és szerződés összhangja
A KÖZBESZERZÉSI ÉRTÉKHATÁRT EL NEM ÉRŐ BESZERZÉSEK A
HELYSZÍNI ELLENŐRZÉSEKEN VIZSGÁLATRA KERÜLNEK!
KIFIZETÉSI IGÉNYLÉS ÖSSZEÁLLÍTÁSA
1. ZÁRADÉKOLÁS
•
•
•
Projektazonosító ÉS a „támogatás elszámolására
benyújtásra került” szövegezés
Ha a számlának csak egy része kapcsolódik a
projekthez: a megfelelő összeget jelölni kell!
Költségvetési oszlop és sor jelölése javasolt
2. ÖSSZETARTOZÓ DOKUMENTUMOK RENDEZÉSE
•
Dokumentumok összeállítása a dokumentummátrix
szerint
3. SZÁMLÁK BESOROLÁSA KÖLTSÉGÖSSZESÍTŐKRE
•
Először specifikus összesítőkbe való besorolás  200 e
Ft alatti összesítőbe való besorolás  önálló
számlaként rögzíteni
KIFIZETÉSI IGÉNYLÉS ÖSSZEÁLLÍTÁSA
4. SZÁMLÁK RÖGZÍTÉSE A PÁLYÁZATI E-ÜGYINTÉZÉS
FELÜLETEN
• Összesítőket egy bizonylatként és annyi tétellel,
amennyi soron összesített elszámolni kívánt
költséget a részösszegek munkalap
• Önálló számlaként
• Szállítói számla vs. ZKI
5. ALÁTÁMASZTÓ DOKUMENTUMOK FELTÖLTÉSE
• az eredeti záradékolt számlák szkennelése
(olvashatóság)
• Összesítő esetén excel fájl + aláírt szkennelt
példány is szükséges + záradékolás
• dokumentumok feltöltése a felületen
KIFIZETÉSI IGÉNYLÉS DOKUMENTÁCIÓ
ÖSSZEÁLLÍTÁSA
6. IB RÖGZÍTÉSE, ÖSSZERENDELÉS – DOKUMENTUM
CSATOLÁSA NEM SZÜKSÉGES
7. KIFIZETÉSI IGÉNY VÉGLEGESÍTÉSE, BEKÜLDÉSE – CSAK
ELETRONIKUSAN! – TECHNIKAI VISSZAKÜLDÉS NEM
LEHETSÉGES!
KI-IB HIÁNYPÓTLÁSA
•
Elfogadott IB esetén több körös elszámolás, ha a számlák
közt van hiánypótlásra szoruló
•
Csak elektronikusan nyújtható be!
•
5-15 nap a hiánypótlásra! (+korrekció ZKI esetén)
•
„Visszaküldésre kerül a pályázati E-ügyintézés felületre” –
minden esetben
•
Közbeszerzéssel érintett összesítők – új rögzítés
IB GYAKORI HIBÁI
•
Nincs összhang az összefoglaló és az egyes tevékenységek között
•
Számla újbóli benyújtása esetén újból be kell számolni a
tevékenységről
•
Közbeszerzés köteles nyilatkozat elmarad – hibás űrlap
•
Indikátorok!!!
ELŐLEG/ELŐKÉSZÍTÉS KÖLTSÉGEI
•
•
Előleg elszámolási határ: pl. 25% előleg  70% a határ
•
•
Bármikor megkezdheti az előleggel való elszámolást!
•
Előkészítés költségei bármikor elszámolhatóak, nem csak az
első kifizetési igénylésben
Legkésőbb a záró kifizetési igényben el kell számolni a teljes
előleggel
Ha átlépi a 70%-ot, automatikusan előlegre rögzítünk!
ÖSSZESÍTŐK HASZNÁLATA
 „KIS TÁMOGATÁSTARTALOM”: 200 E FT, A
MEGÍTÉLT TÁMOGATÁSTÓL FÜGGETLENÜL
 „SPECIFIKUS ÖSSZESÍTŐK” (BÉR, ÚTIKÖLTSÉG,
„REZSI”, ÁFA, SAJÁT TELJESÍTÉS) – MINDEGYIK
KÜLÖN EXCEL TÁBLA!
 Mindig lementeni először saját gépre! Másolást,
Copy-Paste-t, beszúrást, kivágást stb. ne használja.
Elektronikusan is csatolják fel (Excel)!

Képletet ne írják át!
PÁLYÁZÓI KÉRDÉSEK
Pályázói kérdés 1: „Az összesítő sorait egyesével
be kell rögzíteni „új számla”-ként az e-ügyintézés
felületen?”
Pályázói kérdés 2: Mi a teendő akkor, ha egy
számlán
két
tétel
szerepel;
az
egyik
pl.
anyagköltség VII/5.1.1, amelynél külön összesítő
kitöltését kérik, a másik tétel pedig 1.4.3 eszköz,
melyet a felületen külön kell rögzíteni. Jó-e úgy, ha
mindkettőt egy számlaként, azon belül külön
tételenként a felületen rögzítjük?”
SZEMÉLYI KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLÁSA 1.
•
Projektmenedzser/szakmai vezető: figyeljünk a
jogviszonyra!
•
Ha hosszabbítja a projektet, arra az időszakra is
kell projektmenedzsert alkalmaznia!
•
•
Név, pozíció szerepeljen a beazonosíthatóság
érdekében
Kis támogatástartalom értelmezése
SZEMÉLYI KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLÁSA 2.
•
•
•
Alátámasztó dokumentumok – ld. Dokumentummátrix!
•
Munkaidő nyilvántartás: hiteles másolatot, a PROJEKTBEN ELTÖLTÖTT
IDŐRŐL!
•
•
•
•
Csak a hatályos költségvetésben rögzített bér számolható el!
Munkaszerződés / Megbízási szerződés / Kinevezés / Célfeladat kiírás /
Helyettesítési rendelvény
Munkaköri leírásban szerepeljen a projektazonosító
MÁK átutalásról: 15/A dokumentum vagy MÁK nyilatkozat + nyilatkozat,
hogy kinek a bérét utalták
Munkába járás költsége ide kerül (nem az útiköltség-összesítőre)!
Figyeljenek a megfelelő oszlopra való rögzítésre!
MUNKAVISZONY ÉS MEGBÍZÁSI VISZONY
•
•
•
Munkaviszony: 54+56 sorok
Vállalkozási szerződés: 529. sor (projektmenedzser
is lehet, ha vállalkozási szerződéses)
A számfejtett megbízási díj az 54. Bérköltség soron
kerül elszámolásra
SZAKMAI MEGVALÓSÍTÁS OSZLOPON CSAK MUNKAVISZONYBAN
ÁLLÓK BÉRE SZÁMOLHATÓ EL!
SZEMÉLYI KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLÁSA
70 MILLIÓ FT TÁMOGATÁSI ÖSSZEG FELETTI PROJEKT ESETÉN A
PROJEKTMENEDZSMENT TAGJAI A PROJEKTMENEDZSMENT
TEVÉKENYSÉGEN KÍVÜL, A PROJEKTBEN MÁS TEVÉKENYSÉGBEN
SEM KÖZVETVE, SEM KÖZVETLENÜL NEM VEHETNEK RÉSZT.
PÉLDA: PROJEKTMENEDZSER BÉRÉNEK
ELSZÁMOLÁSA
JOGVISZONY: MUNKASZERZŐDÉSSEL ALKALMAZOTT,
HETI ,ÓRÁBAN, 3 HAVI BÉR ELSZÁMOLÁSA
SZÜKSÉGES DOKUMENTUMOK :
1. Munkaszerződés:
első
kifizetési
kérelemben,
tartalmazza a munkabért, munkakört stb. Munkaköri
leírásban szerepelnie kell a projekt megnevezésének, a
projektben betöltött pozíciónak
2. Munkaidő nyilvántartás, aláírva, eredeti szkennelve *
3. Munkabér és járulék átutalásáról banki kivonat (ha
MÁK-os és nincs kivonat, akkor nyilatkozat erről)*
(*BENYÚJTANDÓ, HA NEM KIS TÁMOGATÁSTARTALMÚ AZ
ADOTT KÖLTSÉG)
NYILVÁNOSSÁG
III. Számú kommunikációs csomag
•
•
•
•
•
A”, „B” vagy „C” típusú tábla
Sajtóközlemény, sajtómegjelenések összegyűjtése
Fotódokumentáció
Térképtér
D típusú tábla
2014.07.11. utáni megrendelések esetén:
KTK 2020
OKTATÁSSAL KAPCSOLATOS KÖLTSÉGEK
525. sor oktatás költségei – célcsoport / igénybe vett szolgáltatások
Csak akkreditált/engedéllyel rendelkező képzés számolható el
Ha lejárt az akkreditációja a még megvalósíthatja a képzést, ha azt megkezdte
az akkreditáció lejáratának dátuma előtt.
Benyújtandó:
Képzési szerződés
Jelenléti ívek
Számla
Tanúsítványok a képzések sikeres elvégzéséről
Fotódokumentáció
Kifizetés bizonylata
ÚTIKÖLTSÉG ELSZÁMOLÁSA
 BKV jegy, bérlet: összesítőre kerül (ld. Útiköltség
összesítő!)
 Számla
minden
esetben
kell
az
új
dokumentummátrix
szerint
(de
kis
támogatástartalom esetén benyújtani nem kell, csak
a projektdossziéban megőrizni és helyszíni szemlén
bemutatni)
 Kiküldetési rendelvény - vagy kiküldetési utasítás –
pontos kitöltésére figyeljenek!
 Tüntesse fel, hogy mi célból utazik (ez egyezzen
meg költségvetésben tervezett tétellel, úticéllal)!
ESZKÖZBESZERZÉS
•
•
•
•
•
•
Összesítőre nem kerülhet, önállóan kell rögzíteni és benyújtani
(kivétel 100e forint alatt kis értékű eszköz)
Eszközök megnevezése, értéke, darabszáma a költségvetésbe
betervezettel egyezzen meg! Lefele eltérhet bejelentés nélkül is;
ha nőnek az árak, akkor változás-bejelentéssel lehetséges eltérni
Bármely változás esetén szerződésmódosítás/ változás-bejelentés
(pl. más eszköz, ár változása stb.)
Megrendelő/szerződés – teljesítésigazolás – számla – átutalás
igazolása (dokumentum mátrix) – ha van, akkor közbeszerzés,
egyébként 3 árajánlat!
Számlára záradékolás!
Használt eszköz beszerzése is elszámolható (ld. Útmutató 33. o)
RENDEZVÉNYEKKEL KAPCSOLATOS SZÁMLÁK
•
•
•
•
•
•
szakmai teljesítést igazolom” felirat a számlán
költségvetési oszlop és sor megjelölése
szerződés (nyilatkozat szóbeli megállapodásról), a
kedvezményezett és a rendezvényszervező között
meghívó (több esemény is szerepelhet rajta)
záradékolás
a költségvetésben beazonosítható legyen a rendezvény
TARTALÉK FELHASZNÁLÁSA
MAX 5%
A TERVEZETT TARTALÉK AZ ELŐRE NEM LÁTHATÓ, ELVÁRHATÓ
GONDOS TERVEZÉS MELLETT NEM TERVEZHETŐ (DE
ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGET JELENTŐ) KIADÁSOK FEDEZETÉRE
SZOLGÁL.
TARTALÉK FELHASZNÁLÁSI KÉRELEM – NE HAGYJUK AZ UTOLSÓ
PILLANATRA!
SIKERES MEGVALÓSÍTÁST KÍVÁNUNK!
KÖSZÖNJÜK A FIGYELMET!